Dokumentu saglabāšanas procesu atbalsts vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS)

1. Dokumentu saglabāšanas procesu atbalsts vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS) Konference “Dokumentu saglabāšana – teorētiskie un praktiskie aspekti” 2013. gada 14. jūnijs

2. Projekts Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas izstrādes un ieviešanas 2.kārta • Projektu īsteno Kultūras informācijas sistēmu centrs sadarbībā ar Latvijas Nacionālo arhīvu • Projekta beigu termiņš 2013. gada novembris (sākotnēji – 2012. gada augusts) • Sistēmu izstrādā AS “Rix Technologies” • Elektronisko dokumentu pieņemšanas, saglabāšanas un izmantošanas komponenti – SIA “Tieto”

3. VVAIS atbalstītie procesi • Institūciju uzraudzība • Arhīva dokumentu aprakstīšana • Pieprasījumu izpilde • Pētnieku apkalpošana • LNA dokumentu pārvaldība • Uzdevumu un sanāksmju vadība • Dokumentu saglabāšana

4. Datu par glabājamo vienību ievade un uzturēšana • Pamatdati:GV kods, tips, nosaukums, datējums, apjoms, glabāšanas vieta • Informācija par bojājumiem un profilaktiskajām apstrādēm • GV glabāšanas vietas vēstures uzkrāšana • Sasaistes ar apraksta vienību izveide

5. Informācijas par glabātavu un glabāšanas vietu uzturēšana • datu ievade, apskate, labošana • glabāšanas vietas fiksēšana katrai GV • atskaišu par noslodzi, tukšajām glabāšanas vietām izgūšana • ierakstu par mikroklimatu glabātavā izveide, vides apsekošanas aktu pievienošana

6. Glabājamo vienību pieņemšana • pieņemšanas-nodošanas akta izveide, reģistrācija, iesniegšana, noraidīšana, labošana (arī ārējam lietotājam) • pieņemto glabājamo vienību sarakstu pārbaude • glabājamo vienību pieņemšanas apstiprināšana

7. Glabājamo vienību izsniegšana • izsniegšanas pieprasījumu sagatavošana (iespēja izvēlēties kopiju oriģināla vietā), iesniegšana, pārbaude • GV pieejamības pārbaude • GV izsniegšanas un saņemšanas reģistrācija • brīdināšana par laikā neatdotām GV

8. Glabājamo vienību esības un fiziskā stāvokļa pārbaude • pārbaužu plānošana • pārbaudes procesa atbalsts: datu ievade, akta izveide, sakaņošana, apstiprināšana (pilns cikls) • datu par veiktajām esības pārbaudēm uzkrāšana

9. Trūkstošo lietu meklēšana • glabājamās vienības iztrūkumu reģistrēšana • meklēšanas darbību fiksēšana • meklēšanas sarakstu sagatavošana, iesniegšana to izskatīšanai komisijā • komisijas lēmuma sagatavošana, nosūtīšana un informācijas par lēmumu izpildi uzkrāšana • GV izslēgšana no nacionālā dokumentārā mantojuma

10. Glabājamo vienību iznīcināšana • sarakstu sagatavošana, iesniegšana, apstiprināšana

11. Restaurācijas pasūtījumu aprites nodrošināšana • pieprasījumu sagatavošana un iesniegšana • restaurācijas pasākumu fiksēšana katras GV datos • GV saņemšanas no restaurācijas reģistrācija

12. Glabājamo vienību kopiju izgatavošanas - mikrofilmēšanas un digitalizācijas procesa atbalsts • pieprasījumu sagatavošana, pārbaude, nosūtīšana, • informācijas par izgatavotajām kopijām ievade un piesaistīšana konkrētai GV • GV saņemšanas no kopēšanas reģistrācija • kopiju uzskaites sarakstu veidošana

13. Paldies par uzmanību! Ingūna Slaidiņa LNA direktora vietniece, VVAIS projekta grupas vadītāja LNA inguna.slaidina@arhivi.gov.lv