slide1 n.
Download
Skip this Video
Download Presentation

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 20

- PowerPoint PPT Presentation


  • 173 Views
  • Uploaded on

اسناد الكترونيكي. تهران ساختمان آرشيو ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران 14مرداد 1388. Record تعريف. حقايق و وقايع ثبت شده براي استفاده يا ارجاعات بعدي.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about '' - clara


Download Now An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

اسناد الكترونيكي

تهران

ساختمان آرشيو ملي

سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران

14مرداد 1388

record
Record تعريف
  • حقايق و وقايع ثبت شده براي استفاده يا ارجاعات بعدي.
  • يادبود، حقيقت، گواه، شاهد، موثق بودن و داراي اهميت قانوني. حقايق يا شرايطي كه در قالب دانش و شواهد نوشته و نگهداري شود.
  • Record
    • كار چاپي يا نوشته اي كه داراي طبيعتي رسمي و قانوني باشد، كه ممكن است به عنوان شاهد و گواه به كار رود،
    • اطلاعات يا داده اي كه بر رسانه اي قرار گرفته است، كه داراي مندرجات، متن و ساختار است، و به عنوان گسترشي از ذهن آدمي به كار رود و يا قابليت شمارش را به تصوير بكشد؛
    • داده يا اطلاعاتي كه توليد شده و يا دريافت شده در قالب يك فعاليت شخصي يا سازماني و به منظور حفاظت كنار گذاشته شده باشد، تا به عنوان شاهدي براي ارجاعات آينده و فعاليتهاي بعدي به كار رود.
  • Record معاني كاملاً مجزا و مهمي در كتابداري و علم اطلاع رساني دارد. در آرشيو و مديريت اسناد اساساً به مدركي كه از بعضي از سازمان­ها بيرون آمده كه حقايف و مطالبي را به شكل رابطي حفظ مي كند، باز مي گردد. فهرست نويسها ركورد را داده اي مي­دانند كه مربوط مي­شود به يك مدرك يا بخشي از فهرست يا مدخل ديگر.
  • سابقه/پيشينه: مدركي كه توسط يك آژانس، سازمان و يا فرد در اجراي وظايف قانوني يا قراردادهاي كاري، توليد يا دريافت شده و نگهداري مي‌شود. (A Glossary for Archivist) .
slide3
تعريف سند
  • آنچه كه بدان اعتماد كنند؛ مدرك، مستند؛ نوشته اي كه قابل استناد باشد؛ مهر و امضاي قاضي و حكم و فرمان پادشاهي و چك و دست نوشته و مكتوبي كه بدان اختيار شغل و ملكي را به كسي بدهند.(فرهنگ فارسي معين)
  • نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد. (مادة 1284 قانون مدني)
  • گاهي به مطلق دليل (اعم از نوشته و لفظي ) گفته مي‌شود. در اين صورت مرادف مدرك است و در همين معني عبارت (سندكتبي) استعمال شده است. نوشته اگر براي تعيين وام يا طلب باشد، آن را تمسك – سند دين – سند طلب مي‌نامند.
  • روات يك حديث را در اصطلاحات علوم راجع به فقه، سند مي‌گويند. (ترمينولوژي حقوقي، دكتر محمد جعفر جعفري لنگرودي)
  • سند عبارت است از نامه، گزارش، نقشه، تصوير ومواردي نظير آن صرف نظر از شكل ظاهر آنها كه به وسيلة يك سازمان و يا جانشين آن در تعقيب وظايف و يا در زمينة امور مربوط به عنوان سوابق مثبته در انجام وظايف، چگونگي خط مشي، تصميمات، روشها، عمليات و ديگر فعاليت ها و يا به مناسبت ارزش اطلاعاتي محتوي آنها ايجاد و دريافت و نگاهداري شده و يا داراي ارزش نگهداري باشد. (مديريت اسناد، مهدي وزير نيا)
  • به اطلاعاتي كه توسط يك سازمان و يا يك فرد به موجب الزام قانوني يا فعاليت كاري به عنوان شواهد و مدارك، توليد ، دريافت و نگهداري شده اند سند مي گويند ISO 15489
  • و ...
slide4
انواع تقسيم بنديهاي اسناد
  • بر اساس ماهیت و شكل
    • اسناد متنی (مكتوب)
    • اسناد غیر متنی(غير مكتوب)
  • بر اساس نحوه توليد
    • اسناد سنتي
      • نوشتاري (طومارها، مکاتبات اداری)
      • ترسيمي (مانند نقشه)
      • ديداري و شنيداري (عکس، اسلاید، انواع نوارهای صوتی و تصویری)
      • ريزنگاره‌ (میکروفیلم، ميكروفيش، ...)
      • گرافيكي (پوستر)
    • اسناد الكترونيكي
    • و شكلهاي آينده
slide5
انواع ...: ادامه
  • موارد ديگر
    • از نظر منشاء: دولتي/حكومتي، بخش خصوصي، فردي؛
    • از نظر چرخه حيات: جاري، نيمه جاري، راكد؛
    • از نظر ارزش:اداري،آرشيوي؛
    • از حيث اعتبار قانوني (ماده 1286قانون مدني): سند رسمي (اسنادي که در اداره ثبت اسناد واملاك، يا در دفاتر اسناد رسمي و يا نزد ساير مامورين رسمي (شناسنامه) تنظيم شده باشد( و عادي؛
    • از نظر درجه حساسيت: عادي، محرمانه، خيلي محرمانه، سري، بكلي سري؛
    • از لحاظ محتوا و موضوع: اداري، مالي، علمي و فني، قانوني، تاريخي، فرهنگي، سياسي، نظامي، اقتصادي،عمراني.
    • در كتاب تاريخ شناسي: اقتصادي و اجتماعي، فرهنگي، سياسي و اسناد شخصي
    • و ...
slide6

تعريف سند الكترونيكي

  • اسناد مكاتبه شده و نگهداري شده بوسيله تجهيزات الكترونيك (AS 4390)
  • هر گونه اطلاعات كه بوسيله يك يا در درون يك شكل خاص كه تنها توسط يك كامپيوتر قابل پردازش باشد (NARA)
  • سندي رقمي كه به وسيله رايانه قابل اداره كردن، انتقال يا پردازش باشد (IRMT)
  • سندي كه بر روي محملي الكترونيك نگهداري شود و بشود به راحتي به آن دسترسي يافت يا آن را تغيير داد (ARMA International)
  • رکوردهای ذخیره شده در یک شكل که فقط یک کامپیوتر می تواند آن را پردازش كند. California Department of Gen. Services Procurement
  • سوابقي که برای کاربری، انتقال و یا پردازش توسط یک کامپیوتر دیجیتال مناسب است.ICA
  • به اطلاعاتي كه با استفاده از رايانه در محيط مجازي توليد، بهره برداري و نگهداري مي‌شود و يا استفاده از آنها بدون رايانه امكان پذير نيست، سند الكترونيك گفته مي‌شود.
slide7
سند الکترونیکی رکوردی است که می تواند توسط یک کامپیوتر manipulated دستکاری، منتقل و یا پردازش شود. اين ركورد:
    • بر روي يك حامل مغناطیسی یا نوری (از جمله نوار مغناطیسی، نوار كاست، ديسكت، سی دی، دي وي دي و دیسک سخت) نوشته شده
    • در کد دودویی binary code ضبط شده
    • براي دسترسي نيازمند رايانه (سخت افزار و نرم افزار) است
    • به راحتي قاتبل دستكاري است (به روز شدن، از بين رفتن و ...)
slide8
انواع اسناد الكترونيكي
    • محيط ساختار نيافته Words, Power Points, Spread Sheet etc.
    • محيط داراى ساختار : پايگاه داده ها
    • محيط شبكه
  • تقسيم بندي عمومي تر
    • مدارک ساده: با یک نوع نرم افزار، فرمت و شکل تولید می شود. مانند مدارک تولید شده در برنامه های اداری، پست های الکترونیکی، متون، عکس و صدا و ...
    • مدارک مرکب: با بیش از یک برنامه اجرائی تولید شده و به شکل یک مدرک و سند واحد عرضه می گردد، مانند صفحات وب، پست های الکترونیکی و طرحهای گرافیکی و ...
slide12
چرخه حيات اسناد سنتي و الكترونيكي

اسناد الكترونيكي

اسناد سنتي

چرخه حيات اسناد

  • پايگاه اطلاعاتي
  • ديسك، سي دي
  • كاغذ ، فيلم
  • حامل و مدياي ثابت

ايجاد (توليد / دريافت)

استفاده

  • پايگاه اطلاعاتي
  • e-Mail
  • Web
  • نگهداري در مخزن الكترونيكي
  • سيستم ثبت
  • نگهداري در مخزن

نگهداري

  • تكميل شده هنگامي كه نياز به نگهداري اسناد در مدت زمان بيشتري نيست

تعيين تكليف

  • تعيين تكليف در مرحله ایجاد

انتقال به آرشيو

  • شكل فيزيكي
  • دستي
  • همراه با ابرداده (متاديتا) و امنیت
  • الكترونيكي
  • شكل فيزيكي
  • نگهداري در مخازن

حفظ و نگهداري

  • همراه با ابرداده و امنیت

امحاء

  • به صورت فيزيكي
  • الكترونيكي و دستي

استفاده مجدد

slide13
تعريف مديريت اسناد
  • مديريت اسناد استفاده از روشهاي برنامه‌ريزي شده‌اي است كه براي دستيابي به كارايي و صرفه‌جويي، بر مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف پرونده‌ها نظارت دارد؛ براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده ( در دسترس) باشد.
  • مديريت اسناد حوزه‌اي از مديريت مسئول در كنترل سيستماتيك و كارآمد بر ايجاد، دريافت، استفاده و نگهداري و تعيين تكليف اسناد است و شامل فرايندهايي براي دريافت و نگهداري اطلاعات بديهي در مورد فعاليتهاي شغلي و معامله در شكل اسناد استISO 15489
slide14
مديريت اسناد الكترونيكي چيست؟
  • با توجه به تعريف مديريت اسناد، مي توان گفت مديريت اسناد الكترونيكي استفاده از روشهاي برنامه‌ريزي شده ‌براي دستيابي به كارايي و صرفه‌جويي، در مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف اسناد است، براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده باشد.
  • اجراي اصول مدیریت اسناد براي اسناد الکترونیکی که بر روی دیسک، نوار و یا هر شکلی از رسانه های مغناطیسی و یا نوری قرار دارد(ARMA)
slide15
چگونه اسناد الكترونيكي را مديريت مي كنيم؟ اشاره
  • توليد: چه روشها و استانداردهايي مورد استفاده قرار مي گيرد؟
  • ارزشيابي: چه چيزي، چه زماني و در چه شكلي براي نگهداري انتخاب مي شود؟
  • سازماندهي: چگونه توصيف مي شود؟
  • نگهداري: كجا؟ به چه شكل؟ تحت چه مسئوليت چه كسي؟
  • دسترسي: عامل كنترل كننده؟ شكل بازيابي؟
  • انتقال : كي و چگونه؟
  • امحاء: كي و چگونه؟
slide16

طراحي سيستم؟

  • نگهداري سيستم: زمان مهاجرت اطلاعات؟
  • به كارگيري استانداردها و رويه ها: كدام؟
  • EROS: UK
  • InterPARES: North America
  • VERS: Australia
  • SPIRT (Australia)
  • DIRKS (Australia)
  • e-SPARK (Malaysia)
slide17
مزايا و معايب اسناد الكترونيكي

مزايا:

  • دسترسي آسان
  • كاهش فضا و هزينه هاي نگهداري
  • بازيابي موثر و سرعت و سهولت انجام امور
    • كاهش كاغذ بازي در ادارات
    • مديريت زمان
    • مديريت مطلوب بر عملكرد سازمان
  • توزيع گسترده تحت شبكه
    • امكان ارسال و دريافت همزمان چند پيام
  • رقابت بيشتر
  • كنترل بهتر
  • به روز رساني آسان
  • كاهش هزينه‌هاي اداري، تجهيزات اداري و نيروي انساني
slide18

معايب :

  • ريسك پذيري بالا از منظر ازبين رفتن اطلاعات (بايگاني مجازي)
  • محرمانگي:
    • سهولت دستكاري اسناد
    • تخريب اسناد حمله ويروسي
    • دسترسي به اطلاعات محرمانه و امنيت شبكه / هكرها: استفاده شخصي و انتشار بدون هماهنگي
  • حفظ و نگهداري- مركب
  • مهاجرت پر خرج اما ضروري (نوسازي و به روز رساني)
  • دلسرد كردن بازديدكنندگان واقعي
  • فرسودگي و تغيير تجهيزات
  • وابستگي به تكنولوژي
slide19
½ Magnetic Tapes
  • 5 1/4” Floppy Discs
  • 3 1/2” Diskettes
  • Compact Discs/CD ROM
  • DVD
  • Thumb Drives/Pen Drives
  • ????
slide20
تغيير
  • از كاغذ به سند الكترونيك
  • از سوابق به اطلاعات
  • از آنالوگ به ديجيتال (0101010101)
  • از شكل فيزيكي (واقعي) به مجازي
  • از رسانه به محتوا
  • از پشت جبهه به خط مقدم (تغيير موقعيت)
  • از آرشيويست به مدير اسناد (يا هر دو نقش در يك قالب)
  • از درگير شدن دير هنگام در امور مربوط به سند تا مداخله از ابتدا
  • از مديريت ناقص تا كامل بر چرخه حيات اسناد
  • تعريف دگربارة مسئوليتها، سياستها و واژگان تخصصي
ad