bik 6501 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
BIK 6501 PowerPoint Presentation
Download Presentation
BIK 6501

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 69

BIK 6501 - PowerPoint PPT Presentation


  • 255 Views
  • Uploaded on

BIK 6501. Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt-gruppen Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen Prosjektgruppens etablering og utvikling Prosjektkultur Pensum: K&G 5, 7; BHG 6, 8. Hva er en organisasjon? Ulike definisjoner som vanlig.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'BIK 6501' - chul


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
bik 6501
BIK 6501

Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt-gruppen

  • Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon
  • Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen
  • Prosjektgruppens etablering og utvikling
  • Prosjektkultur
  • Pensum: K&G 5, 7; BHG 6, 8
hva er en organisasjon ulike definisjoner som vanlig
Hva er en organisasjon? Ulike definisjoner som vanlig.

En organisasjon er en gruppe personer som ved hjelp av et system av regler sikter på å nå bestemte mål ved hjelp av koordinert virksomhet.

En gruppe med gjensidig forståelse og forventninger til resultat av felles handlinger.

Flere som samarbeider om aktiviteter i retning av felles mål.

prosjektet i forholdet til basisorganisasjonen
Prosjektet i forholdet til basisorganisasjonen

Adskilt

prosjektorganisasjon

(selvstendig prosjekt)

Matrise

Uten endring i basisorganisasjonen

(avdelingsinternt prosjekt)

matriseorganisasjon
Matriseorganisasjon

Prosjekt-

koordinering

svak prosjektmatrise
Svak prosjektmatrise

Prosjekt-

koordinering

sterk prosjektmatrise
Sterk prosjektmatrise

Prosjekt-

koordinering

en prosjektklassiker
En prosjektklassiker

Matrise

Funksjonell

Prosjektisert

0 %

100%

Antall i prosjektarbeid

Antall i linjearbeid

Svak matrise

Sterk matrise

0 %

100%

Ingen

koordinator

Deltid

Heltid

Full-tid

prosjekt-

leder

Prosjekt-

kontor

Autonom

gruppe

Koordinator

Fra Robert Youker, Organizational Alternatives For Project Managers, 1977

organiseringsform og prosjektsuksess
Organiseringsform og prosjektsuksess

100

80

60

40

Grad av selvstyre

Feilrate

20

0

Linje

Svak matrise

Balansert

Sterk matrise

Autonom

matrise

prosjektgruppe

Fra Larson/Gobeli: Organizing for Product

Development Projects, Journal of Innovation Management, 1988

prosjektorganisasjonen
Prosjektorganisasjonen

STYRINGS-

GRUPPE

REFERANSE-

GRUPPE

PROSJEKT-

LEDER

REFERANSE-

GRUPPE

ADMINISTRATOR

PROSJEKTMEDARBEIDERE

PROSJEKTGRUPPEN

styrende rolles ansvarsomr der
Styrende rolles ansvarsområder
  • Avklarer:
  • Bakgrunn, behov og formål
  • Effektmål
  • Rammer
  • Spesielle ansvarsforhold
  • Beslutter:
  • Start, stopp
  • Beslutningspunktene
  • Store endringer
  • Nedleggelse
  • Godkjenner:
  • Mål og planer
  • Prosjektorganisasjonen
  • Sluttleveransen
  • Bistår med å:
  • Sikre ressurser
  • Finne prosjektleder
beslutningspunktet
Beslutningspunktet

Kost/nytte-analyser

Overliggende strategi

Mottakers situasjon

og trender

Marked

NYTTE-

Kundens situasjon

Konsekvenser

SITUASJONEN

BESLUTNINGS-

PUNKT

Bruk av ressurser i

Avvik

RESSURS-

prosjektet

PROSJEKT-

Usikkerhet

TILGANG

Fremgang

STATUS

Prosjektporteføljen

Endringer

Forpliktelse og overbevisning

prosjekteier hva er det
Prosjekteier – hva er det?

?

1. Hva er det?

  • Prosjektets sponsor - betaler prosjektet og høster fruktene fra senere drift.
  • Bruker av prosjektleveransen - ønsker derfor å sikre best funksjonalitet.
  • Prosjektansvarlig - sikre best mulig gjennomføring av prosjektet.
  • Prosjektets beskytter - ved hjelp av sin innflytelse sikre prosjektet mot ødeleggende krefter.

2. Viktige alternative oppgaver:

styringsgruppen
Styringsgruppen

Brukere

Mottakere

Linjeledere

Andre som

skal leve med

resultatet

Viktige interne

interessenter

medlemmene av styringsgruppen skal
Medlemmene av styringsgruppen skal
  • være enige om basisorganisasjonens overordnete mål
  • støtte prosjekteier og prosjektleder
  • bruke egen kompetanse og innflytelse
  • informere tilbake til egen avdeling
  • bistå med å skaffe ressurser

Er medlemmene av styringsgruppen

besluttende eller rådgivende?

slide18

Man sitter ikke

i en styringsgruppe.

Man ARBEIDER

i en styringsgruppe!

det er uenighet i l reb kene om forholdet styringsgruppe og prosjekteier
Det er uenighet i lærebøkene om forholdet styringsgruppe og prosjekteier!
  • Beste moderne praksis (PROS/PROMIS/Telenor etc.):
    • Prosjekteier skal være en person
    • Prosjekteier kan utnevne en styringsgruppe der prosjekteier er sjef
    • Prosjektleder kommuniserer oppover primært med prosjekteier
  • KG og SAJ: Prosjekteier utnevner styringsgruppe som kommuniserer med prosjektleder
  • SAJ: Prosjekteierbegrepet finnes ikke
  • BHG: Styringsgruppe representerer kunden
  • Praksis i offentlig virksomhet: Prosjekteier er gjerne en organisasjon. Styringsgrupper gjør ofte mer arbeid enn prosjektgrupper (mer status å være i en styringsgruppe?
prosjektkart plpmodellen
Prosjektkart - PLPmodellen

PLP er utviklet

av SND, brukes nå av

Innovasjon Norge –

Se www.plputvikling.no

Prosjekteiere Oppdragsgiver

Styringsgruppe

PA

Ressurseiere

Premissgivere

Referanse gruppe

PL

Prosjektmedlemmer

Brukere, anvendere

joint venture
”Joint venture”

GRUPPE

A

C

B

PROSJEKT-

LEDER

ADMINISTRATOR

PROSJEKTMEDARBEIDERE

PROSJEKTGRUPPEN

delprosjekter
Delprosjekter
  • Når er det nødvendig?
  • Hvordan dele inn prosjektet?
5 delprosjekter
5 delprosjekter?

Utvikle flaske-

automat

Produksjons-

forberedelse

Mekanikk

Elektronikk

Programvare

Grensesnitt

mot bruker

eller to delprosjekter
Eller to delprosjekter...

Delprosjekt ”Grensesnitt”

Grensesnitt

mot bruker

Programvare

Elektronikk

Produksjons-

forberedelse

Mekanikk

Delprosjekt ”Boksen”

organisering av selve prosjektgruppen
Organisering av selve prosjektgruppen
  • Kjerneteam?
  • Trekkspillorganisasjon?
  • Deltidsansatte?
  • Interne ansvarsforhold?
  • Hvem organiserer?
  • Hierarki?
  • Matrise?
  • Deltakere fra mange organisasjoner?

AGH

diskusjonstema
Diskusjonstema
  • Hvordan skal man få prosjektorganisasjonen til å fungere best mulig?
  • Hvordan skal man få til samvirket mellom prosjektet og basisorganisasjonen?
organisering av selve prosjektgruppen1
Organisering av selve prosjektgruppen
  • Kjerneteam?
  • Trekkspillorganisasjon?
  • Deltidsansatte?
  • Interne ansvarsforhold?
  • Hvem organiserer?
  • Hierarki?
  • Matrise?
  • Deltakere fra mange organisasjoner?

AGH

organisering og oppstart
Organisering og oppstart
  • Etableringen av prosjektgruppen
  • Definering av prosjektets suksesskriterier
  • Gruppens arbeidsmetoder (Hvordan)

BHG kap. 6

Når er prosjektoppstart?

viktige punkter
Viktige punkter
  • Sikre at alle ressurser er tilgjengelig og med klare avtaler
  • Sikre et arbeidsklima som gir fortrolighet og gjensidig respekt
  • Avklare roller og ansvar og sørge for felles forståelse av dette
  • Etablere prosjektgrupper og sette i gang teambyggingsaktiviteter
  • Sikre at vi har de fem nøkkelord på plass
  • Unngå tvil
sette sammen prosjektgruppen
Å sette sammen prosjektgruppen

Klassisk angrepsmåte:

Utgangspunkt i de aktivitetene som utføres og finner personer som er dyktigst til å utføre dem

BHG s.116

en alternativ m te velge prosjektmedlemmer p
En alternativ måte å velge prosjektmedlemmer på
  • Hvem er interessert i prosjektet?
  • Hvem er ivrig til å bidra og ser prosjektet som nødvendig?
  • Hvem har de spesifikke kunnskapene som trengs?
  • Hvem kan stå som representant for viktige interessentgrupper?
  • Hvem forstår prosjektets motstandere?
  • Hvem har den rette innflytelse?
  • …. hvem egner seg til prosjektleder for disse menneskene
struktur eller empati
Struktur eller empati
  • Generelt gjelder:
  • Jo mer oppgaven kan programmeres jo større behov er det for en strukturert organisasjon.
  • Jo mindre oppgaven kan programmeres, jo større behov er det for å tenke menneskelige relasjoner.
husker vi denne
Husker vi denne?
  • Fra rent spesialistprosjekt til rent prosessorientert prosjekt
  • Ulike PSO-leveranser?

pso

Rent spesialistprosjekt

Rent prosess-

orientert prosjekt

Ulike team/grupper?

isomorf ensartet gruppestruktur
Isomorf (ensartet) gruppestruktur

Gruppestruktur er ensartet - resultat kan bli uensartet

KG kap 5.2

prosjektplanlegging er konjunktiv prosjektgjennomf ring er komplement r
Prosjektplanlegging er ”konjunktiv”, prosjektgjennomføring er ”komplementær”
  • Konjunktive oppgaver – alles bidrag er nødvendig, sluttproduktet er ulikt fra det den enkelte kan komme opp med – prosjektplanlegging)
  • Komplementære oppgaver – oppgaven kan brytes ned og oppgaver fordeles, resultat av planlegging
hvordan f teamet til fungere

Hvordan få teamet til å fungere?

Skal vi si team eller gruppe?

slide48

?

Yte-

evne

Kvalitet?

Kvantitet?

??????

hva p virker gruppers yteevne
Hva påvirker gruppers yteevne?
  • Tillit
  • Forpliktelse
  • Trygghet
  • Antall
  • Polarisering
  • …..

Finn optimalpunktet – og det er avhengig

av oppgaven

slide50

KG s.139

Utføring

Team-

sam-

arbeid

Norming

Avslutning/sorg

Storming

Forming

Negativ

Positiv

Synergi?

m l for prosjektgruppens utviklingsstadium ved oppstarten av prosjektet
Mål for prosjektgruppens utviklingsstadium ved oppstarten av prosjektet
  • Skape en følelse av gruppeidentitet
  • Etablere en felles oppfatning av gruppas overordnede mål og kriterier for suksess
  • Den enkelte medarbeider kan besvare spørsmålet ”Hvilken fordel har jeg av dette?”
  • Avdekke skjulte motforstillinger som den enkelte kan ha mot prosjektet eller andre i gruppen

BHG s.121

teamicide
Teamicide
  • Team bygges ikke, de dyrkes og vokser organisk fra god jord og næring – men temmelig uforutsigbart
  • Teamicide (teamutryddelsesmidler, teamkontroll):
    • ledelse i forsvarsposisjon
    • byråkrati
    • fysisk adskillelse
    • oppsplitting av medarbeideres tid
    • kvalitetsreduksjon av prosjektleveransen/produktet
    • tøvete tidsfrister
    • forsøk på å hindre klikkdannelse

”Peopleware -Productive Projects and teams”

Tom DeMarco & Timothy Lister

ulikheter
Ulikheter
  • De beste individer er 10 ganger mer produktive enn de dårligste
  • De beste individer er 2.5 ganger bedre enn det normale
  • De samme forhold gjelder også for grupper!

”Peopleware -Productive Projects and teams”

Tom DeMarco & Timothy Lister

teamsammensetning og roller
Teamsammensetning og -roller
  • Initiativtakeren
  • Informanten
  • Koordinatoren
  • Utformeren
  • Overvåkeren
  • Teamarbeideren
  • Iverksetteren
  • Fullføreren
  • Spesialisten

Belbins teamroller

K&G s. 138-140

c g jungs typologiske modell

Utadvent

Innadvent

Sanse

Intuisjon

Oppfatte

Føle

Vurdere

Tenke

Vurdere

Oppfatte

Avslutte

C.G.Jungs typologiske modell

Se f.eks. Roward Bayne: The Myer-Briggs Type Indicator

slide57

Føle

Varm

Visjonær

Retning

Fremtid

Muligheter

Observant

Mennesker

Hjelpsom

ENTREPRENØR

INTEGRATOR

Sanse

Intuisjon

PRODUSENT

ADMINISTRATOR

Vide mål

Logisk

Konsepter

Regler

Fakta

Trinn for trinn

Tenke

Logisk

Beina på bakken

hva kan vi bruke dette til
Hva kan vi bruke dette til?
  • Lage balanserte grupper?
  • Forstå andres væremåte?
  • Fordele roller?
  • Ingenting?
  • Forbedring av eget potensiale?
myter om grupper
Myter om grupper
  • Typologi-balanserte grupper er effektive
  • En høyt utviklet (moden) gruppe er mest effektiv
  • Alle grupper utvikles over gitte faser
  • I teambygging er det viktig å identifisere den enkeltes grunnleggende teamrolle og bygge videre på de sterke sidene av denne rollen

Endre Sjøvold: Teamet – utvikling, effektivitet og endring i grupper

oppgavetypen
Oppgavetypen
  • Additive oppgaver – jo flere, jo bedre (tautrekkingskonkurranse, grøftegraving)
  • Konjunktive oppgaver – alles bidrag er nødvendig, sluttproduktet er ulikt fra det den enkelte kan komme opp med – prosjektplanlegging)
  • Komplementære oppgaver – oppgaven kan brytes ned og oppgaver fordeles, resultat av planlegging
  • Disjunktive oppgaver – kirurgteamet, superekspert med hjelpere
gruppefunksjoner
Gruppefunksjoner
  • Kontroll (målrettet oppgaveløsning, handlekraft, autoritet)
  • Omsorg (ivaretagenhet, relasjonsbygging, kreativitet)
  • Avhengighet (lojalitet, konformitet, aksept)
  • Opposisjon (kritikk, konkurranse, provokasjon)

SPGR-modellen, Endre Sjøvold

indikator p gruppemodenhet
Indikator på gruppemodenhet
  • Synergi – engasjement, empati, samarbeid
  • Tilbaketrekning – motløshet, utydelighet, usikkerhet

SPGR-modellen, Endre Sjøvold

moden gruppe
Moden gruppe
  • Behersker alle fire funksjoner
  • Funksjonene balanserer gjennom en fri flyt i kommunikasjon medlemmene i mellom
  • Gruppen er tilpasningsdyktig
  • Gruppen er effektiv i oppgaver som krever konjunktiv oppgaveløsning
umoden gruppe
Umoden gruppe
  • Primitivt samspill
  • Har en tendens til å utpeke syndebukker
  • Samhold gjennom opposisjon
  • Kan være effektiv til å løse additive oppgaver og komplementære oppgaver
s rg for et stimulerende prosjektmilj
Sørg for et stimulerende prosjektmiljø
  • Åpen kommunikasjon uten skjulte agendaer
  • Eierskap til arbeidsoppgaver
  • Prøve ut nye ting i en felles forståelse av usikkerhet
  • Kreativitet
  • Ha det moro
  • En stammekultur
  • Tillit

Francis Hartman: Don’t Park Your Brain Outside, PMI

yteevne og konflikter i gruppen
Yteevne og konflikter i gruppen

Fra Linda Lai: Dømmekraft

Prestasjonsevne

Er det flere dimensjoner av ”konfliktnivå”

Konfliktnivå

grupper som fungerer bedre enn individer er kjennetegnet av
Grupper som fungerer bedre enn individer er kjennetegnet av:
  • Vi ombestemmer oss ikke for å unngå konflikt og for å oppnå gruppeharmoni.
  • Vi føler oss ikke presset til å gi etter dersom vi ikke er overbevist.
  • Vi betrakter meningsforskjeller som naturlige og nyttige.