CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL

1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL TRUONG XUAN THANG 2351

2. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL I. Giới thiệu Excel là một phần mềm bảng tính thuộc bộ phần mềm Microsoft Office, được dùng trong các ứng dụng tính toán, bảng lương, bảng biểu thống kê, có khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị.

3. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL II. Màn hình cửa sổ chương trình Excel :

4. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL III. Mô tả màn hình Excel : • 65536 hàng (rows), ký hiệu từ 1 … 65536. • 256 cột (Column), ký hiệu từ A, B, C, … IV • Giao điểm của cột và hàng được gọi là ô (Cell), mỗi ô được gán một địa chỉ là địa chỉ của cột và hàng. Ví dụ : B5, AC128 … • Vùng (Khối) : Là tập hợp các ô liền kề nhau hình thành hình chữ nhật, mỗi khối được gán cho địa chỉ là địa chỉ ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. VD : B12:D20.

5. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL III. Mô tả màn hình Excel : • Mỗi tập tin bảng tính được gọi là 1 book, mỗi book có nhiều tờ bảng tính gọi là sheet. • Trên thanh menu có các menu lệnh như : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Option, Data, Windows, Help. • Trên thanh Toolbar và Format Toolbar có các nút lệnh thường dùng.

6. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL IV. Các phím di chuyển con trỏ ô trong Excel :

7. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL V. Khái niệm địa chỉ tương đối và tuyệt đối : A. Địa chỉ tương đối : Là địa chỉ trong công thức sẽ bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. B. Địa chỉ tuyệt đối : Là địa chỉ trong công thức không bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. Có 3 loại địa chỉ tuyệt đối :

8. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL V. Khái niệm địa chỉ tương đối và tuyệt đối : A. Địa chỉ tương đối Là địa chỉ trong công thức bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. B. Địa chỉ tuyệt đối :Là địa chỉ trong công thức không bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. Có 3 loại địa chỉ tuyệt đối : • Địa chỉ tuyệt đối theo cột : Sẽ không thay đổi khi sao chép theo cột. • Địa chỉ tuyệt đối theo dòng : Sẽ không thay đổi khi sao chép theo dòng. • Địa chỉ tuyệt đối theo cột và dòng : hoàn toàn không thay đổi khi thực hiện sao chép. Ta có thể thay đổi địa chỉ từ tương đối sang địa chỉ tuyệt đối bằng cách nhấn phím F4 khi lập công thức.

9. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL VI. Các phép toán trong Excel : Độ ưu tiên của các toán tử : Ưu tiên tính toán các phép tính trong ngoặc đơn (), sau đó sẽ theo thứ tự : ^, *, /, +, - . (Tính trong ngoặc đơn và lũy thừa, nhân, chia, cộng, trừ, từ trái sang phải).

10. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL VI. Các phép toán trong Excel : 1. Phép toán số học : ^ Lũy thừa 5^2 = 25. * Nhân 3*3 = 9. / Chia 3/3 = 1 + Cộng 3+3 = 6. - Trừ 3-3 = 0.

11. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL VI. Các phép toán trong Excel : 2. Phép toán quan hệ : = Bằng nhau A1 = B1. > Lớn hơn A1 > B1. < Nhỏ hơn A1 < B1. >= Lớn hơn hoặc bằng A1 >= B1. <= Nhỏ hơn hoặc bằng A1 <= B1 < > Khác A1 < > B1.

12. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL VI. Các phép toán trong Excel : 3. Phép toán nối chuỗi : VD : “Trung tâm” & “Tin Học”  “TrungTâmTin Học” 4. Phép toán trên dữ liệu ngày tháng : Ngày  Ngày  Số. Ngày  Số  Ngày.

13. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL VII. Các thông báo lỗi thông thường : #DIV/0! : Lỗi thông báo có một phép toán nào đó chia cho số 0 hoặc trong một ô chưa có giá trị. #NUM! : Lỗi này do kết quả công thức quá lớn hoặc quá nhỏ mà Excel không thể tính được. #N/A! : Lỗi này xảy ra khi công thức được sao chép đến ô mới mà tại ô đó không có giá trị nào.

14. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL VII. Các thông báo lỗi thông thường : #NAME? : Lỗi này thông báo khi bạn nhập sai tên hàm hoặc tên biến. #REF! : Lỗi này thông báo công thức đang sử dụng một ô không có thực. #VALUE! : Lỗi này thông báo khi thức xuất hiện các phép toán không cùng kiểu dữ liệu. ##### : Lỗi này thông báo khi dữ liệu bị tràn do cột không đủ độ rộng để hiển thị dữ liệu.

15. Một số hàm tính toán thông dụng I. Nhóm hàm Logic : AND(Logical1 , Logical2 , . . .)- Trả về kết quả True hoặc False của các biểu thức logic. - Nếu tồn tại ít nhất một biểu thức (Logical) có giá trị là False thì hàm AND cho kết quả False, nếu không thì cho kết quả True. - Ví dụ : AND(3>2, 5<8) = True. AND(3>1, 6<9, 5>7) = False.

16. Một số hàm tính toán thông dụng I. Nhóm hàm Logic : • OR (Logical1 , Logical2 , . . .) - Trả về kết quả True hoặc False của các biểu thức logic. • Nếu tồn tại ít nhất một biểu thức (Logical) có giá trị là True thì hàm OR cho kết quả True, nếu không thì cho kết quả False. • - Ví dụ : OR(3<2 , 5< 8) = True.

17. Một số hàm tính toán thông dụng I. Nhóm hàm Logic : • NOT (Logical)- Trả về kết quả là True, khi biểu thức có giá trị là False. • Và ngược lại, trả về kết quả là False khi biểu thức có giá trị True. • - Ví dụ : NOT(3 >2) = False.

18. Một số hàm tính toán thông dụng II. Nhóm hàm số học : ABS (Number)- Trả về giá trị tuyệt đối của một số Number - Ví dụ : ABS(-5) = 5. INT(Number)- Trả về phần nguyên của một số thập phân.- Ví dụ : INT(3.2) = 3 INT(-3.2)= -4

19. Một số hàm tính toán thông dụng II. Nhóm hàm số học : MOD(Number, Divisor)- Trả về giá trị phần dư của một phép chia số Number cho số divisor - Ví dụ : MOD (10 , 3) = 1

20. Một số hàm tính toán thông dụng II. Nhóm hàm số học : ROUND(Number , Num_Digits) - Trả về kết quả là số number được làm tròn đến Num_Digits số lẻ. Lưu ý : - Num_Digits > 0 : làm tròn phần thập phân - Num_Digits < 0 : làm tròn phần nguyên - Ví dụ : ROUND (35123.374 , 2) = 35123.37 ROUND (35123.374 , 1) = 35123.4 ROUND (35123.374 ,-3) = 35000

21. Một số hàm tính toán thông dụng II. Nhóm hàm số học : SQRT(Number)- Trả về căn bậc hai của số Number. - Ví dụ : SQRT (16) = 4.

22. Một số hàm tính toán thông dụng III. Nhóm hàm thống kê : MAX(Number1 , Number2 , . . .) - Trả về giá trị lớn nhất của các số liệt kê Number1 , Number2 , . . . - Ví dụ : Dữ liệu trong các ô B1, B2, B3 là 4, 8, 3. Công thức trong ô B4 là MAX(B1 : B3) = 8. MIN(Number1 , Number2 , . . .) - Trả về giá trị nhỏ nhất của các số liệt kê Number1 , Number2 , . . . - Ví dụ : Dữ liệu trong các ô B1, B2, B3 là 4, 8, 3. Công thức trong ô B4 là MIN(B1 : B3) = 3.

23. Một số hàm tính toán thông dụng III. Nhóm hàm thống kê : AVERAGE(Number1 , Number2, . . . )- Trả về kết quả là trung bình cộng của các số đã liệt kê Number1 , Number2 , . . . - Ví dụ : Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3 là 4, 8, 3 Công thứcô B4 là AVERAGE(B1 : B3) = 5

24. Một số hàm tính toán thông dụng III. Nhóm hàm thống kê : • COUNT(Value1 , Value2 , . . .)- Trả về kết quả là số các phần tử kiểu số. • Ví dụ : • COUNT(2 , “ab” , 5 , 4) = 3. • Dữ liệu trong các ô B1 , B2 , B3 , B4 là SN , 4 , 8 , 3. • Công thức trong ô B5 là COUNT(B1 : B4) = 3.

25. Một số hàm tính toán thông dụng III. Nhóm hàm thống kê : COUNTA(Value1 , Value2 , . . .) - Trả về kết quả là số các phần tử khác trống (ô trống là ô không có dữ liệu) SUM(Number1 , Number2, . . .) - Trả về giá trị là tổng của các số liệt kê Number1 , Number2 , . . . - Ví dụ : Dữ liệu trong các ô B1, B2, B3 là 4, 8, 3. Công thức trong ô B4 là SUM(B1 : B3) = 15.

26. Một số hàm tính toán thông dụng III. Nhóm hàm thống kê : RANK(Number,Ref,[Order]) - Dùng để xếp hạng của một địa chỉ dữ liệu so với một vùng dữ liệu. - Number : Số hoặc ô cần xếp hạng. - Ref : Vùng dữ liệu so sánh. - [order] : Điều kiện xếp hạng (0 : Xếp hạng theo thứ tự giảm dần; 1 Xếp hạng theo thứ tự tăng dần).

27. Ví dụ hàm RANK Khi thứ thự xếp bằng 1 Khi thứ thự xếp bằng 0

28. Một số hàm tính toán thông dụng IV. Nhóm hàm về chuỗi : LEFT(Text , Num_char)- Trả về chuỗi con của chuỗi Text được trích từ trái sang phải Num_char ký tự Ví dụ : LEFT(“Pham Van Tuan” , 8) = “ Pham Van”.

29. Một số hàm tính toán thông dụng IV. Nhóm hàm về chuỗi : RIGHT(Text , Num_char)- Trả về chuỗi con của chuỗi Text được trích từ phải sang trái Num_char ký tự Ví dụ : RIGHT(“Pham Van Tuan” , 4) = “ Tuan”

30. Một số hàm tính toán thông dụng IV. Nhóm hàm về chuỗi : MID (Text , Start_num , Num_char)- Trả về chuỗi con của chuỗi Text được trích từ vị trí Start_num và dài Num_char ký tự Ví dụ : MID(“Pham Van Tuan” , 6 , 3) = “Van”

31. Một số hàm tính toán thông dụng IV. Nhóm hàm về chuỗi : LEN(Text): Trả về kết quả là chiều dài của chuỗi Text. Vi dụ :LEN(“Trung Tam Tin Hoc”) = 17. UPPER(Text):Trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ in. Ví dụ : UPPER(“hoa hong”) = “HOA HONG”

32. Một số hàm tính toán thông dụng IV. Nhóm hàm về chuỗi : LOWER(Text):Trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ thường. Ví dụ : LOWER(“HOA HONG”)= “hoa hong” PROPER(Text):Trả về chuỗi Text trong đó ký tự đầu tiên mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in.Ví dụ : PROPER(“le nguyen anh thu”) = “Le Nguyen Anh Thu”.

33. Một số hàm tính toán thông dụng IV. Nhóm hàm về chuỗi : TRIM(Text):Trả về chuỗi Text trong đó các ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi được cắt bỏ. Ví dụ : TRIM(“ hoa hong “) = “hoa hong”. CONCATENATE(Text1,Tex2,Text3,...) :Trả về kết quả là một chuỗi kết nối các Text1, Text2, ... Ví dụ : CONCATENATE(“dem”,”dong”) = “demdong”.

34. Một số hàm tính toán thông dụng V. Nhóm hàm ngày, giờ : DATE(Year,Month,Date)- Trả về kết quả ứng với ngày tháng năm. Ví dụ : DATE(93, 08,25) = 25/08/93 (nếu ô chứa hàm định dạng hiển thị số lớp Date và dạng DD/MM/YY).

35. Một số hàm tính toán thông dụng V. Nhóm hàm ngày, giờ : NOW(): Trả về kết quả là ngày, giờ hiện hành. Ví dụ : NOW() = 09/12/2009 10:25 PM TODAY(): Trả về kết quả là ngày hiện hành. Ví dụ : TODAY() = 09/12/2009.

36. Một số hàm tính toán thông dụng V. Nhóm hàm ngày, giờ : DAY(serial_number): Trả về kết quả là một ngày, ứng với giá trị serial_number. Ví dụ : DAY(32156) = 14. MONTH(serial_number) :Trả về kết quả là một tháng, ứng với giá trị serial_number. Ví dụ : MONTH(32156) = 01.

37. Một số hàm tính toán thông dụng V. Nhóm hàm ngày, giờ : YEAR(serial_number) : Trả về kết quả là một năm, ứng với giá trị serial_number. Ví dụ : YEAR(32156) = 1988.

38. Một số hàm tính toán thông dụng VI. Nhóm hàm đổi dữ liệu : TEXT (Value , Format_Text) : Đổi số thành chuỗi (không còn giá trị tính toán). Ví dụ : TEXT (1.256, “###.###”) = “1.256” TEXT (1.256, “###.##”) = “1.26” VALUE (Text) : Hàm này đổi một chuỗi dạng số thành số. Ví dụ : VALUE (“265”) = 265

39. Một số hàm tính toán thông dụng VII. Nhóm hàm điều kiện : • IF (Logical_test,[Value_if true], [Value _if false])- Hàm này trả về : • - Giá về giá trị Value_if true nếu Logical_test là true • Giá về giá trị Value_if false nếu Logical_test là false • Ví dụ : IF(3>2, “A”, “B”) = “A”. • IF(5>7, ”A”, ”B”) = “B”.

40. Một số hàm tính toán thông dụng VII. Nhóm hàm điều kiện : SUMIF (Range, Criteria, [Sum_Range])- Trả về giá trị là tổng của những dòng được chọn của vùng Sum_Range, những dòng này được chọn ứng với những dòng của vùng Range có giá trị thỏa mãn điều kiện của Criteria.

41. Ví dụ về hàm SUMIF : SUMIF(B2:B5,”>160”,C2:C5)

42. Một số hàm tính toán thông dụng VII. Nhóm hàm điều kiện : COUNTIF (Range, Criteria) - Dùng để đếm các giá trị của vùng Range thoả mãn điều kiện Criteria.

43. Ví dụ về hàm COUNTIF : COUNTIF(B2:B5,”Táo”) Ví dụ 1

44. Ví dụ về hàm COUNTIF : COUNTIF(C2:C5,”>=54”) Ví dụ 2

45. Một số hàm tính toán thông dụng VIII. Nhóm hàm tìm kiếm : VLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])  Hàm này trả về giá trị Lookup_val trong bảng Table (tại cột đầu tiên của Table), tìm được tại dòng nào sẽ trả về giá trị ở dòng đó tại cột thứ Col_index (cột đầu tiên đếm là thứ 1).

46. Ví dụ hàm VLOOKUP

47. Một số hàm tính toán thông dụng VIII. Nhóm hàm tìm kiếm : HLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Row_index_num, [Range_lookup]) Hàm này trả về giá trị Lookup_val trong bảng Table (tại dòng đầu tiên của Table), tìm được tại cột nào sẽ trả về giá trị ở cột đó tại dòng thứ row (dòng đầu tiên đếm là thứ 1).

48. Ví dụ hàm HLOOKUP

49. Giới thiệu về các công thức mảng • Khi một mảng công thức được thể hiện, nó được bao bọc bởi hai dấu ngoặc {}.  Hai dấu này bạn không được gõ vào.  Thay vì vậy , sau khi bạn gõ công thức vào rồi bạn bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter.  Excel sẽ tự động đưa vào hai dấu ngoặc này.   • Bạn phải bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter  khi lần đầu tiên bạn nhập công thức hay mỗi lần bạn sửa công thức sau đó. Nếu bạn nhập vào công thức mà bạn quên nhấn tổ họp phím Ctrl+Shift+Enter, công thức của bạn sẽ trả về giá trị không đúng hay thông báo lỗi #VALUE! error.

50. Ví dụ, bạn xem xét ví dụ sau:=IF(A1=B1,1,0) • Nó sẽ trả về giá trị 1 nếu  A1=B1, hay  0  nếu A1 không bằng B1. • Giả sử bạn muốn đếm số ô trong khoảng  A1:A10, với điều kiện là những ô đó bằng tương ứng với các ô trong khoảng B1:B10.  Bằng cách sử dụng công thức mảng, bạn có thể làm điều này bằng cách đưa mảng vào hàm IF và cuối cùng là sử dụng hàm Sum để cộng các kết quả đó lại • =SUM(IF(A1:A10=B1:B10,1,0))