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第 3 章 Office2000 高级应用

第 3 章 Office2000 高级应用. 电子报表处理软件 Excel. 公式 自动处理. 表格标题. 数据. 文字. 数值. 自动填充. 公式. 函数. 图表 直观显示. 图表. 图形对象. 数据清单. 排序. 筛选. 分类汇总. 数据管理 功能. Excel 概述. Office 家族成员之一 —— 电子报表软件. 第一节 Excel 概述. ●Excel 的界面 ● Excel 基本概念 . ● Excel 的界面. 工作表 图表. 工作簿（ 255 ）. 工作簿与工作表. 工作簿 （ Workbook ）

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第 3 章 Office2000 高级应用

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  1. 第3章 Office2000高级应用 电子报表处理软件Excel

  2. 公式自动处理 表格标题 数据 文字 数值 自动填充 公式 函数 图表直观显示 图表 图形对象 数据清单 排序 筛选 分类汇总 数据管理功能 Excel 概述 Office家族成员之一——电子报表软件

  3. 第一节 Excel概述 ●Excel的界面 ●Excel 基本概念

  4. ●Excel的界面

  5. 工作表 图表 工作簿（255） 工作簿与工作表 工作簿（Workbook） 一个Excle文件（*.xls）就是一个工作簿。一个工作簿可由多张工作表组成，在默认的情况下是由3张工作表（sheet1、 sheet2 、 sheet3 ）组成的。 工作表（Worksheet） 它是工作簿的一部分，也称作电子报表。工作表标签用于显示工作表名称。

  6. 单元格 单元格是Excel工作簿的最小组成单位。在Excel中单元格是通过位置来进行标识的。 通过单元所在的列号和行号可以惟一地确定单元，将列号与行号排列在一起就构成了单元的地址。 • 列号使用字母表示，顺序为A,B,…Z,AA,AB,….AZ,………IV共有256列。 • 行号使用数字表示，1,2,3,…,65536共有65536行。 这是一个庞大的表格，单元个数共有 256列×65536行=16777216

  7. 单元地址：列号+行号 • 左上角单元：A1 • 右下角单元：IV65536 • 第四行第五列单元：？

  8. 第二节 Excel概述 ●编辑单元格 ●工作表数据的录入 ●修饰单元格 ●编辑工作表

  9. ●编辑单元格 1．选定单元格 （连续单元格、不连续单元格、行、列） 2．插入和删除单元格、行或列 3．复制和移动单元格、行或列 注意：选择性粘贴 4.调整行高和列宽

  10. ●工作表数据的录入 1. 数据输入的一般过程 • 数值型数据（注意：分数的输入） • 文本型数据 • 日期型数据（yy-mm-dd） • 逻辑型数据(true 和false)

  11. 工作表的操作与编辑 确认操作 Enter Tab 取消操作 Esc • 技巧:文本较长时,可以调整列宽. • 双击输入文本的单元格列标和右边界, • 列宽会自动调整到文本的宽度. 工作表的编辑 • 编辑单元格数据 工具栏“合并及居中”功能 同一单元格内进行换行（使用“自动换行”，或使用Alt+Enter强行在单元格内换行）

  12. 单元格内有两类数据： • 常量 • 公式 • 如果要输入当天的日期，请按Ctrl+;(分号) • 如果要输入当前的时间，请按Ctrl+Shift+:冒号 • 系统默认数值、日期、时间在单元格内靠右对齐；而文字在单元格内靠左对齐。 • 批量输入数据： • 在多个单元格区域输入相同数据（选定多个单元格，键入相应数据，然后按Ctrl+Enter键）

  13. ●工作表数据的录入 2. 输入相同的数据 3．采用自定义序列自动填充数据 4．采用填充序列方式自动填充数据 5．清除单元格数据

  14. 有规律数据的快速填充 • 使用填充柄，将数据按某种规律填充到各单元。 • 自定义序列： 如果你经常用到一种在EXCEL系统中本来没有的序列，你可以将它们定义为“自定义序列”。 • 方法：工具—选项—自定义序列 • 利用“编辑”|“填充”命令，填充等差数列、等比数列等 • 输入两个相邻单元的值，再使用自动填充。

  15. 想填充时Excel却复制，想复制时它偏偏又填充……烦！想填充时Excel却复制，想复制时它偏偏又填充……烦！ • CTRL与填充柄的关系：使用CTRL+填充柄将会改变拖曳填充柄时的功能。使其在填充与复制之间相互切换。 • 1、填充复制 • 2、复制填充

  16. 快速的统计计算功能 要计算选定区域内的总计、平均、最大、最小等统计值，可以利用Excel 中的自动计算功能。选定单元格后，Excel 将在状态栏中显示选定区域的总计值。 问题1、如果没有显示状态栏？格式—选项—视图 —复选状态栏。 问题2、我要的可不是总计，而是其他？右键单击状态栏。

  17. ●修饰单元格 1．制作标题 可以采用“合并居中”功能来制作标题

  18. ●修饰单元格 2．单元格数据的格式化 • 方法一：使用“格式”工具栏 • 方法二：打开“格式”菜单，单击“单元格”命令 • Excel提供大量的数据格式：常规、货币、数值、日期等。系统默认的是“常规”单元格格式 • 设置对齐方式 • 添加边框和底纹 • 使用自动套用格式 • 使用格式刷

  19. ●修饰单元格 3．边框和底纹

  20. ●修饰单元格 4．条件格式 条件格式是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式

  21. ●编辑工作表 包括插入、删除、重命名、复制或移动工作表 方法要点：右键单击某个工作表的标签

  22. 第三节　公式和函数的应用 ●公式 ●单元格地址的引用 ●函数概述 ●常用函数 ●财务和统计函数

  23. 公式的运用 • Excel的公式以“=”开头, “=”后面可以由5种元素组成：运算符、单元格引用、数值和文本、函数和括号（ ）。 • 公式就是一个等式 • 公式的优点：快速计算、自动更新 • 公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）

  24. ●公式 1．运算符 算术运算符：+、—、*、/、%、^ • 比较运算符：=、>、<、>=、<=、<> • 文本运算符：& • 引用运算符：：　， 注意：书写的规范性

  25. ●公式 ２．公式的输入 • Excel的公式以=开头，公式中所有的符号都是英文半角的符号。 • 公式输入的操作方法如下：首先选中存放计算结果的单元格；鼠标单击Excel 编辑栏，按照公式的组成顺序依次输入各个部分，公式输入完毕后，按下Enter键即可。 P151 例4-7

  26. 公式的复制和移动 公式的复制 • 方法一：使用“复制”和“粘贴”命令 • 方法二：使用拖动填充柄的方法 通常公式复制时，单元格相对地址发生变化；而移动时，单元格相对地址不发生变化

  27. ●单元格地址的引用 1．绝对引用 • 　绝对引用是指在公式复制时，公式中的单元格地址引用相对于目的单元格不发生改变的地址。 • 　绝对引用的格式是“$列标$行号”， • 　例如：$A$1，$B$3，$E$2。 快捷键：F4

  28. ●单元格地址的引用 2．相对引用 • 　相对引用是指在公式复制时，公式中单元格地址引用相对目的单元格发生相对改变的地址。 • 　相对引用的格式是“列标行号”。 • 　例如：A1，B3，E2。

  29. 图4-17 “税率表”工作表 ●单元格地址的引用 P152 例4-8 相对引用举例：

  30. ●单元格地址的引用 P153 例4-9 绝对引用举例：

  31. ●单元格地址的引用 P154 例4-10 3．混合引用 • 混合引用是指单元格的引用中，一部分是相对引用，一部分是绝对引用。 • 例如：A$1，$B1，$E2。

  32. ●单元格地址的引用 ４．三维地址引用 • 　三维地址引用是在在一个工作表中引用另一个工作表的单元格地址。 • 引用方法是“工作表标签名!单元格地址引用”。 • 例如：Sheet1!A1，工资表!$B1，税率表!$E$2。

  33. 公式与函数的应用 不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称! 单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：[工作簿名称] 工作表名称! 单元格引用地址 =[Sale1.xls] 销售统计! $E$4+ [Sale2.xls]销售统计! $E$4+ [Sale3.xls] 销售统计! $E$4 + [Sale4.xls]销售统计!$E$4

  34. ●单元格地址的引用 ５．名称 　为了更加直观地引用标识单元格或单元格区域，可以给它们赋予一个名称，从而在公式或函数中直接引用。

  35. ●函数概述 1．函数的格式 Excel函数的基本格式是： 　　函数名(参数1,参数2,…,参数n) • 　例如：求和函数SUM的格式是SUM(n1,n2,…)

  36. ●函数概述 ２．函数的输入方法 • 　使用“插入函数”对话框输入函数 • 在编辑栏中输入函数SUM(n1,n2,…)

  37. ●常用函数 1．数学函数 2．统计函数 3．日期函数 4．逻辑函数 5．查找和引用函数

  38. ●常用函数 函数选讲——数学函数SUM • SUM函数的格式是：SUM(N1,N2,．．．) • 函数功能是求所有参数之和。 • 例如： • =SUM(A1:A3) • ＝ SUM(A1:A3,100) 注意： ①引用运算符：：　， ②学习使用帮助菜单 P156 例4-11

  39. RANK(number, ref, order) • 功能：返回一个数字在数字列表中的排位。数字的排位是其大小与列表中其他值的比值 • Number    为需要找到排位的数字。 • Ref    为数字列表数组或对数字列表的引用。Ref 中的非数值型参数将被忽略。 • Order    为一数字，指明排位的方式。 • 如果 order 为 0（零）或省略，Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照降序排列的列表。 • 如果 order 不为零，Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照升序排列的列表。 P158 例4-12

  40. COUNT(value1,value2,...) • 返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。 • 函数 COUNT 在计数时，将把数字、日期、或以文本代表的数字计算在内；但是错误值或其他无法转换成数字的文字将被忽略。 • 如果要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数 COUNTA。 Max函数 Min函数 Average函数 Today函数——返回当前日期

  41. P159 例4-13 • 逻辑函数IF函数： • IF（逻辑判断式，逻辑真时的值，逻辑假时的值） • 例题：奖金分配方案，根据员工全年的销售总额分为三档： • 未完成基本任务80万元者不能得到奖励 • 销售总额在80~120万元者可以拿到2万元的奖励 • 销售总额超出120万元者奖励8万元

  42. 条件计数COUNTIF • 如果需要统计符合一定条件的数据个数，需要使用条件计数。函数格式为： • COUNTIF(区域，条件) • 其功能是在指定区域内统计取值符合条件的单元个数。 • 例如：求工资表中基本工资在1200元以上的人数。 • =COUNTIF(C3:C8,">1200") P159 例4-13

  43. 函数选讲——查找函数LOOKUP 功能：从单行或单列中查找一个值。函数 LOOKUP 是在单行区域或单列区域中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值 • 函数的格式是：LOOKUP(V1,V2,V3)，其中，V1的要查找的值，V2是查找区域，V3是结果区域。 • 函数的功能是：函数的功能是：在V2指定的查找区域中查找小于或等于 V1的最大数值，并返回该最大数值对应的（同行或同列）的结果区域V3中的值。 • 注意：查找区域与结果区域可以同为单行区域（或者同为单列区域），二者的大小要相等。 • 注意：要求查找区域的数据是升序的。 P160 例4-14

  44. ●财务和统计函数 1．投资理财 使用FV函数来计算基于固定利率及等额分期付款方式，返回某项投资的未来值。 P161 例4-15

  45. ●财务和统计函数 2．还贷金额 PMT函数可以计算为偿还一笔贷款，要求在一定周期内支付完时，每次需要支付的偿还额，即通常所说的“分期付款”。 P162 例4-16

  46. ●财务和统计函数 3．保险收益 RATE 函数返回投资的各期利率,可以计算某项投资的收益。 P163 例4-17

  47. ●财务和统计函数 4. 经济预测 TREND 函数返回一条线性回归拟合线的值 P164 例4-18

  48. 第四节　图表功能 ●建立图表 ●编辑图表 更直观地显示数据（图表） 图表：数值数据的图形化

  49. ●建立图表 Excel提供嵌入式图表和图表工作表 • 嵌入式图表是将图表直接绘制在原始数据所在的工作表中 • 图表工作表是将图表独立绘制在一张新的工作表中

  50. 分析图表数据 1. 从不同角度审视数据 在数据源对话框中通过改变“系列产生在行”或“列”的设置来达到图表转置的目的 图表转置 本节待续

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