Helse Nord-Trøndelag - på lag med deg for din helse

1. Helse Nord-Trøndelag- på lag med deg for din helse Organisering av kodekvalitetsarbeidet i Helse Nord-Trøndelag Bente Sofie Nessan Rådgiver Data og analyseavdelingen

3. Våre hovedinstitusjoner • Sykehuset Levanger • Sykehuset Namsos • DPS Kolvereid • DPS Stjørdal

4. Noen nøkkeltall • 2500 medarbeidere • Omsetning på 2,4 mrd kroner • Dekker alle lokalsykehusoppgaver • Enkelte regionale spissfunksjoner (spiseforstyrrelser, kikkhullskirurgi) • Nedslagsfelt - 130 000 mennesker • 27 kommuner i tre fylker • 100 000 kvadratmeter egne bygg

5. Adm. dir • Kommunikasjon og samhandling • Fagavdeling • Personal, økonomi, IKT, Data/analyse mm • Rehab. HNT- Rehab.avd- Fysio/ergoterapi- Nevro og revma- Læring og mestring • Psykiatri HNT- Sengeposter- Poliklinikker- DPS Stjørdal- DPS Kolvereid • Medisin LE- Sengeposter- Poliklinikker- DMS Stjørdal • Medisin NA- Sengeposter- Poliklinikker • Med. sek HNT- Røntgen- Laboratorier- Sterilsentral- … • BFK HNT- Fødeavdelinger- Barneavdeling- BUP- … • Service HNT- Kjøkken- Eiendom- Kontortjeneste- Pasienttransport • Kirurgi LE- Ortopedi, kirurgi og akutt - Sengeposter- Poliklinikker • Kirurgi NA- Ortopedi, kirurgi og akutt - Sengeposter- Poliklinikker

6. Historikk • Kontoransatte tilhører klinikken, egen kontoravdeling i hver klinikk. • Kontoransatte med kurs i Medisinsk koding hadde ansvar for kodeoppfølging i egen klinikk. • Kontoravdelingene trukket ut av klinikkene, lagt til en felles kontorenhet i Serviceklinikken. • Problem??

7. Kodekvalitetsarbeidet etter omorganisering • Fordel med ny organisering, letter å flytte personalet mellom avdelingene ved fravær  • Personell med kodekompetanse ble vikarer ved andres fravær • Kodekvalitetsarbeidet kan jo vente ?

8. Problem med organisering og ansvarslinjer • Klinikkleder og Avdelingsoverlege ansvarlig for kodekvalitet og DRG-oppnåelse ved sin klinikk/avdeling • Ingen linjer til utførende personell • Kontorleder uten forståelse for arbeidsoppgavene • Administrasjonen må forholde seg til klinikker, kontorledere og kodepersonell • Kontoravdelingen blir en utgiftspost • Kliniske avdelinger har inntekter

9. Omorganisering • Ønske fraklinikkene om å få kodepersonalet tilbake i klinikk • Nasjonal koderevisjon 2011. • Rapport hvor det ble satt fokus på beskrivelse av ansvar, organisering og prosess for medisinsk koding.

10. Arbeidsgruppe oppnevnt januar 2012 • MANDAT • Fremme forslag til ny organisering av kodepersonalet. • Fremme forslag til fordeling av koderessurs mellom klinikkene, se på muligheten for om klinikker kan samarbeide om felles ressurs. • Fremme forslag til tidsplan og involvering av tillitsvalgte

11. Ble det noen endring? • Ja! Men ikke uten kamp • Kontortjenesten mener at alt kontorpersonale skal tilhøre dem. «Og nå når de forstår at de også har fagansvaret for koderne skal de løse oppgavene mye bedre» • Gruppen klarer ikke å levere en felles anbefaling på grunn av stor uenighet. • Leverer rapport hvor det er opp til direktøren å ta et valg ut fra rapporten.

12. 1. September 2012 • Kodepersonell tilbakeført til klinikk! Stor jubel!! • De ansatte føler de kommer på rett sted i forhold til oppgaven de løser. • Det blir nå tid til å konsentrere seg om det de virkelig skal arbeide med. Hver dag – hele året. Kodekvalitet • Vi ser raskt resultater i DRG-statistikk.

13. I dag • Kodepersonell som kun arbeider med kodekvalitet i nært samarbeid med klinikk og behandlere. • Med kun fokus på denne oppgaven så blir de gode!! • Flott fagmiljø på tvers av klinikkene. • Levanger: Samlokalisert i kontorfellesskap. • Namsos: Lokalisert ute i klinikk. • Kodenettverk: Alle samles en dag annenhver måned. • Klinikkledere svært fornøyd.

14. Stillingsressurser fordelt pr klinikk

15. Verktøy • NimesVis • Nøkkeltall • Standardrapporter lik tilbakemeldinger fra NPR • Generelle nøkkeltall som dekker alle fagområder • Avdelingsvise nøkkeltall • Seksjonsspesifikke nøkkeltall

16. Bruksanvisning NimesVis / nøkkeltall • Hjelpemiddel for å forstå nøkkeltallet • Alle angriper nøkkeltallet likt

17. Nøkkeltall NimesVis

18. Bruk av muligheter i Nimrod.NET

19. Oversikt over hva som er kontrollert

20. Eget nøkkeltall for kontrollerte

21. Tilbakemelding til lege / Endringsforslag • Alt gjøres i EPJ • Dokumentasjon via følgeskriv på epikrisen • Følgeskriv legges til lege for godkjenning • Kodeendring foretas etter at lege har godkjent endringsforslag

22. Resultater • Større fokus på kodekvalitet i hele klinikken • Læringssirkel som fungerer – legene får forklart kodeendring ut fra regelverk og kodeveiledning • Leger tar kontakt med kodepersonell før de lager epikrisen slik at det blir riktig koding med en gang • Klinikkleder følger opp kodepersonalet • Stor aksept fra leder om å delta på kurs og fagoppdatering

23. Resultater • Stabilt nivå på oppnådd DRG-poeng • Mindre feil på tilbakemelding fra NPR • Det oppdages systematisk feilkoding • Fokus på datakvalitet: Riktig data registrert (Tid inn og ut, Dato, Prosedyrer, Overflyttinger, Fødselsvekt)

24. DRG-poeng ved tertialavslutning – andel av total DRG-oppnåelse

25. Resultater