Download
elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten n.
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten PowerPoint Presentation
Download Presentation
Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

143 Views Download Presentation
Download Presentation

Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. Elektronisch communicerenvoor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2012-2013

  2. Doelstellingen • Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  3. Inhoud Inleiding (Edison en Discimus) Algemene begrippen Edison Zending 1 oktober en in- en uitschrijvingen Andere leerlingenzendingen Discimus Tot slot opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  4. I. Inleiding • Gebruik van leerlingengegevens door AgODi • Edison • Discimus • Softwareleveranciers opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  5. Gebruik van leerlingengegevens door AgODi • Berekenen van omkadering en toelagen • Leerplichtcontrole • Doorgeven van gegevens aan • Schooltoelage • Kinderbijslagfonds • Leer- en ervaringsdatabank • Cijfergegevens voor beleidsondersteuning Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  6. Edison • Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement • sinds 1995 • sinds 2008: WebEDISON • helpdesk Edison: 02 553 90 90 opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  7. Discimus • Nieuw in schooljaar 2012-2013 • Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens • Via webservices geïntegreerd in softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  8. Softwareleveranciers • AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. • Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle zendingen. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  9. II. Algemene begrippen Edison • Terugzendingen • Foutenrapporten • Overschrijven van zendingen • Inschrijvingsgegevens • Identificatienummer • Soorten leerlingenzendingen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  10. Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending • belangrijk om deze op te volgen! • Enkele uren na de zending: melding ontvangst • Volgende dag: foutenrapport • Bij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met leerlingenaantallen, leerlingenkenmerken of afwezigheidscodes van de eerste 3 schooldagen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  11. Foutenrapporten 3 soorten: • Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie, bijvoorbeeld over de leerlingenkenmerken • Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit. • Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  12. Overschrijven van zendingen Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! Opgelet, soms wel annulatie van vorige zending nodig opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  13. Inschrijvingsgegevens • Zending 1-2-3 september • Zending 1 oktober • Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen • Telling 1 februari (of 15 januari / 1 juni) genereren we zelf op basis van de in- en uitschrijvingen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  14. Inschrijvingsgegevens • Op basis van deze in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen. • Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  15. Identificatienummer • Rijksregisternummer • yy mm dd xxx xx • Bisnummer • zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40 opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  16. Identificatienummer Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: • zoeken in eigen databank • opzoeken in rijksregister • naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht • terugzendingen met identificatienummers opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  17. Soorten zendingen - zending 1 oktober- GON-zending stages voltijds engagement studiebewijzen eerste drie schooldagen • in- en uitschrijvingen - problematische afwezigheden- tucht- onderwijs aan huis opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  18. III. Zending 1 oktober en in- en uitschrijvingen • Zending 1 oktober • Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen • Identificatierecord • Inschrijvingsrecord • Foutenrapporten • Terugzendingen • Wijzigingen nadien opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  19. Zending 1 oktober Voor elke leerling • identificatierecord • Identieke structuur voor alle niveaus • inschrijvingsrecord • Specifieke inschrijvingsgegevens voor een leerling uit SO opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  20. Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen • Bij uit- of inschrijving na 1 oktober • worden pas verwerkt nadat de zending van 1 oktober correct is verwerkt • Bij wijziging van administratieve groep, vestigingsplaats, type buitengewoon onderwijs en verblijfsregeling • school stuurt late inschrijving in eigen school • systeem AgODi maakt vroege uitschrijving zelf aan • Tijdig insturen! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  21. Identificatierecord Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit Recordtype Versienummer Recordvolgnummer Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  22. Inschrijvingsrecord • Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs • Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  23. Inschrijvingsrecord • Instellingsnummer • Hoofdstructuur • Stamnummer • Vestigingsplaats • Huidige administratieve groep • Financierbaarheid • Cursus levensbeschouwing • Taalregime • Vreemde taalvak 1 • Vreemde taalvak 2 • Vreemde taalvak 3 • Vreemde taalvak 4 • Vreemde taalvak 5 • Sportstatuut • Soort sport • Inclusief onderwijs • Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO type buitengewoon onderwijs verblijfsregeling Statuut Verpleegkunde Hoofdstructuur vorige inschrijving Datum eerste inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking Beschikbaarheid bevraagde GOK-gegevens Spreektaal moeder spreektaal vader spreektaal broer/zus spreektaal vrienden opleidingsniveau moeder opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  24. Inschrijvingsrecord Tellingsdatum van de zending • 1 oktober voor de zending van 1/10 • datum uitschrijving of inschrijving • uitschrijving is steeds de kalenderdag net voor de inschrijving • of de dag dat de ouders komen uitschrijven opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  25. Inschrijvingsrecord Financierbaarheid • 02 : regelmatig financierbare leerling • 01 : vrije leerling • voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden • geen studiebekrachtiging mogelijk • geen financiering voor de school • 03 : regelmatige niet-financierbare leerling • meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt • wel studiebekrachtiging mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  26. Inschrijvingsrecord Hoofdstructuur vorige inschrijving • enige dat wij vragen over de vorige inschrijving • toegelaten waarden: • "211" Gewoon lager onderwijs in een Vlaamse school • "221" Buitengewoon lager onderwijs in een Vlaamse school • "311" Voltijds gewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school • "312" Deeltijds beroepssecundair onderwijs • "321" Buitengewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school • “801” lager onderwijs in de Franstalige gemeenschap • “802” secundair onderwijs in de Franstalige gemeenschap • "999" Andere (Buitenland, arbeidsmarkt, Syntra, enz.) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  27. Inschrijvingsrecord Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving • enkel bij vroege uitschrijving • wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole • naar andere school • overleden • geen info • … opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  28. Foutenrapporten • Oefeningen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  29. Foutenrapporten • Voorbeeld opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  30. Foutenrapporten Andere voorbeelden fatale fouten • Administratieve groep (admgr) niet ingericht • Vestigingsplaatsnummer niet toegekend • Telling niet open opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  31. Foutenrapporten Fatale fouten: • Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd • Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart • Aanpassen indien nodig • Schoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding  Nieuwe zending noodzakelijk! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  32. Foutenrapporten opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  33. Foutenrapporten Waarschuwende fouten: • Andere schrijfwijze van naam als er wel een identificatienummer is meegestuurd • Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart • Aanpassen indien nodig • Schoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding  Geen nieuwe zending nodig! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  34. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  35. Foutenrapporten Fouten vermijden? • zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken • teruggezonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  36. Foutenrapporten Informatieve boodschap • Familienaam betrokken leerling verschijnt bij zending van late inschrijving of vroege uitschrijving. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  37. Foutenrapporten • Extra informatie, bvb over de leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  38. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  39. Terugzendingen Na zending 1 oktober • Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 ) • Globaal overzicht van de leerlingenkenmerken per school • Overzicht van de leerlingenkenmerken per leerling opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  40. Terugzendingen Leerlingenkenmerken worden in twee vormen teruggestuurd • Niet-gestructureerd: leesbare vorm • Gestructureerd: zodat de software de kenmerken kan importeren in het systeem • Bekijk deze terugzendingen, ze geven waardevolle informatie! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  41. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  42. Wijzigingen nadien • Een nieuwe zending 1 oktober overschrijft volledig de vorige • enkel in samenspraak met de verificateur • Een nieuwe uit- of inschrijving overschrijft de vorige bij hetzelfde stamnummer en dezelfde geldigheidsdatum • bij fout in geldigheidsdatum of stamnummer moet de vorige zending dus geannuleerd worden opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  43. Wijzigingen nadien • Bij fouten in identificatiegegevens (identificatienummer, naam, geboortedatum, …) • verwittig schoolbeheerteam om toekomstige fouten in zendingen te vermijden • Bij foutieve gegevens over de inschrijvingsgegevens (financierbaarheid, godsdienstkeuze, …) • verwittig verificateur • Uitzondering: aanvulling/wijziging leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  44. IV. Andere leerlingenzendingen • Eerste drie schooldagen • GON-zending • Problematische Afwezigheid • Tucht • Onderwijs aan huis • Leerlingenstages • Studiebewijzen • Voltijds engagement opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  45. Eerste drie schooldagen • Doel? • leerplichtcontrole • Wanneer? • uiterlijk de 13de schooldag • Welke gegevens? • alle leerlingen die op minstens één van de drie eerste schooldagen zijn ingeschreven • aanwezigheden (met code bij afwezigheid) op de eerste drie schooldagen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  46. Eerste drie schooldagen • Opgelet voor: na deze zending zijn de stamnummers in ons systeem gekoppeld aan de identificatiegegevens • Terugzendingen foutenrapport + inhoudelijk rapport  bekijk dit kritisch! eventuele fouten hierin kunnen ervoor zorgen dat de leerlingen onnodig een waarschuwingsbrief krijgen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  47. Eerste drie schooldagen • voorbeeld terugzending opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  48. GON-zending • Doel? • extra uren GON voor de school toekennen • Wanneer? • tussen 1 en 8 oktober • Welke scholen? • alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden • Welke gegevens? • identificatierecord van de leerlingen • specifieke GON-informatie opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

  49. Problematische afwezigheid • Doel? • in kaart brengen van de problematiek • studietoelage • Wanneer? • onmiddellijk nadat de leerling 30 halve dagen problematische afwezigheid heeft bereikt (B-code + F-code + K-code) • Slechts 1 zending per leerling per schooljaar opleiding schoolsecretariaten 2012-2013