Taller : Office 2007

1. Taller: Office 2007 M.C. César Vázquez; Ing. Héctor Torres; D.G. Alejandra Morales Del 14 de octubre al 25 de noviembre de 2008

2. Introducción • La incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a las actividades laborales con la finalidad de coadyuvar en la realización de los procesos a través de posibilidades de procesamiento, representación y transmisión de información. En este sentido, el desarrollo de habilidades técnicas en el manejo de la computadora y programas informáticos, resulta de particular interés para la realización de dichos procesos. • La ofimática –área de la informática- se encarga de la organización automatizada de la información generada en oficinas. Diversas tareas pueden automatizarse a través de programas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Access. 2

3. OBJETIVO GENERAL Al finalizar el taller, el personal de la CONAGUA habrá aplicado las herramientas avanzadas de Office 2007 para elaborar documentos digitales combinados 3

4. Tabla de contenidos 4

5. Metodología del taller: • Durante el desarrollo del curso, se emplearán técnicas como: Exposición; interrogación; demostración; diálogo; lluvia de ideas; experiencia estructurada. Se realizarán prácticas y ejercicios para que los participantes, a través de experiencias estructuradas, apliquen las funciones revisadas en pantalla, y elaboren diversos documentos formateados, así mismo se dialogue para recibir retroalimentación del grupo y los instructores. Finalmente se resolverán dudas y se realizarán conclusiones del curso. Técnicas instruccionales Exposición Demostración Ejercicios Evaluación • Ejercicios: • Word: 15% • Excel: 30% • PowerPoint: 30% • Outlook: 15% • Access: 10 % 5

6. Microsoft WORD 2007 César Vázquezcvazquez@ucol.mx 14 y 16 de octubre de 2008. De 8:30 a 11:30 a.m. 6

7. Microsoft Word 2007 • Es un procesador de texto creado por Microsoft, y actualmente integrado en la suite de ofimática Microsoft Office. Mediante el uso de este programa, lo usuarios pueden elaborar documentos texto formateados. Contenido Documentos maestros Hojas de estilo 7

8. Temas revisados noviembre de 2007 • Elementos de Word 2007 • Edición básica • Diseño de página • Tablas, organigramas y diagramas • Estilos y plantillas • Imágenes y gráficos • Combinar correspondencia • Tablas de contenidos e ilustraciones • Notas al pié, marcadores y referencias cruzadas • Páginas web 8

9. Ejercicio 1:Crear un documento maestro a partir de un esquema • Crea un nuevo documento • En vista esquema crea el esquema que vemos en la imagen • Haz de cada tema un subdocumento • Escribe unas líneas de texto cualquiera en cada subdocumento (tema) • Guarda el documento maestro con el nombre Manual maestro en una carpeta llamada Manual 9

10. Ejercicio 2:Convertir un documento ya existente en un documento maestro • Crea un nuevo documento • En vista esquema escribe el título principal del documento Manual del conductor con título 1 • Inserta todos los temas como subdocumentos • Cierra sin guardar 10

11. Conclusiones 11

12. Microsoft Excel 2007 Ing. Héctor Torres López torresh72@hotmail.com 12

13. Objetivo • Al finalizar el modulo el participante podrá aplicar los conocimientos básicos Excel , en el uso y configuración funciones, macros y formulas a manera de realizar su trabajo de una manera mas eficiente y sencilla 13

14. Formulas y Funciones • Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. • =5+2*3 • Función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos. • Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes. 14

15. … • Operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales. • Constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes. 15

16. Errores comunes al escribir fórmulas • Hace coincidir todos los paréntesis de apertura y de cierre • Utiliza dos puntos para indicar un rango  • Escribe todos los argumentos necesarios  • Anida como máximo siete funciones • Escribe los nombres de otras hojas entre comillas • Incluye la ruta de acceso a los libros externos • Escribe los números sin formato   16

17. Operadores de cálculo en fórmulas 17

18. Operadores de comparación 18

19. Operador de concatenación de texto 19

20. Operadores de referencia

21. Prioridad de operadores

22. Referencia de funciones • Funciones de complemento y automatización • Cubo • Administración de listas y bases de datos • Fecha y hora • Ingeniería • Financieras • Información • Lógicas • Búsqueda y referencia • Matemáticas y trigonometría • Estadísticas • Texto y datos

23. Informes de tabla dinámica • Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.

24. Macros • Una macro es una acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas repetitivas, una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no es necesario utilizar una macro, puede eliminarla.

25. Conclusiones 25

26. Microsoft Outlook 2007 Ing. Héctor Torres López torresh72@hotmail.com 26

27. Objetivo • Al finalizar este modulo mediante el conocimiento adquirido el participante podrá operar de manera eficiente su correo electrónico, cómo administrar su tiempo y llevar una agenda colaborativa electrónica

28. Cuentas de correo electrónico • Introducción a los tipos de cuentas de correo electrónico • Agregar o quitar una cuenta de correo electrónico • Revisar o cambiar la configuración de la cuenta de correo electrónico • Cambiar la información de la cuenta de correo electrónico de su ISP • Elegir la cuenta de correo electrónico que se va a utilizar para enviar un mensaje

29. Contactos • Crear un contacto • Buscar un contacto • Agregar, cambiar o quitar una imagen de un contacto • Compartir una carpeta de contactos con otros usuarios • Resolver o eliminar contactos duplicados • Utilizar contactos de Outlook como origen de datos de una combinación de correspondencia

30. Correo electrónico • Libreta de direcciones • Crear mensajes • Firmas • Datos adjuntos

31. Calendario y programación • Citas, reuniones y eventos • Área de reuniones • Trabajar con el Calendario

32. Conclusiones 32

33. Microsoft Access 2007 Ing. Héctor Torres López torresh72@hotmail.com 33

34. Objetivo • Al finalizar este modulo el participante mediante ejercicios que realizará durante el módulo resolverá los problemas de búsqueda, integración y distribución de información que se le presenten en su ámbito personal y laboral

35. Qué es Access • Es un elemento de la familia de Microsoft Office que nos permite manejar volúmenes de información de forma rápida y eficiente, común mente llamado manejador de base de datos, nos permite realizar tareas similares a las de office de manera estructurada.

36. ¿Qué es una base de datos? • Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

37. Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

38. Con Access, puede: • Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. • Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento. • Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo. • Organizar y ver los datos de distintas formas. • Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

39. Conceptos Generales • Información • Dato • Campo • Registro • Base da datos • Campo llave

40. Bases de datos:Partes de una base de datos • Tablas • Formularios • Informes • Consultas • Macros • Módulos

41. Tablas :Insertar, agregar o crear un nuevo campos • Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos • Agregar campos mediante plantillas de campos • Agregar un campo de una tabla existente • Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

42. Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal • ¿Qué es una clave principal? • Agregar una clave principal autonumérica • Definir la clave principal • Quitar la clave principal • Cambiar la clave principal

43. Formularios: Crear un formulario • Crear un formulario mediante la herramienta Formulario • Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido • Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos • Crear un formulario mediante el Asistente para formularios • Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco • Obtener información sobre los controles • Obtener información sobre los diseños de controles • Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño • Ajustar un formulario en la vista Presentación • Ajustar un formulario en la vista Diseño • Agregar controles a un formulario • Guardar el trabajo

44. Filtros: limitar el número de registros en una vista • Introducción a los filtros • Tipos de filtro • Aplicar un filtro • Quitar o volver a aplicar un filtro • Borrar o guardar un filtro

45. Ordenar registros de manera personalizada • Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo únicos • Ordenar un número grande de valores de campo único

46. Consultas :Crear una consulta de selección sencilla • Introducción • Crear una consulta • Agregar criterios a la consulta • Agregar cálculos a la consulta • Resumir los valores de la consulta

47. Informes: Crear informes sencillos • Elegir un origen de registros • Crear un informe mediante la herramienta de informes • Crear un informe mediante el Asistente para informes • Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco • Obtener información sobre las secciones del informe • Obtener información sobre los controles • Ajustar el informe en la vista Presentación • Ajustar el informe en la vista Diseño

48. Crear e imprimir etiquetas • Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas • Aprender sugerencias y trucos para crear etiquetas • Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word

49. Conclusiones 49

50. Microsoft PowerPoint 2007 Alejandra Moralesalejandra_morales@ucol.mx 50