Download
1 / 21
220 likes | 362 Views
Chapter 4. ERP และความเหมาะสมกับองค์กร. หัวข้อการเรียนรู้. ERP คืออะไรเหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ ตัวอย่างความสำเร็จของโครงการ ERP ความแตกต่างระหว่างเถ้าแก่ และนักบริหารมืออาชีพ. ประวัติโดยย่อของ ERP.
E N D
Chapter 4 ERP และความเหมาะสมกับองค์กร
หัวข้อการเรียนรู้ • ERP คืออะไรเหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ • ตัวอย่างความสำเร็จของโครงการ ERP • ความแตกต่างระหว่างเถ้าแก่ และนักบริหารมืออาชีพ
ประวัติโดยย่อของ ERP ERP – Enterprise Resource Planning มีรากเดิมจากระบบ MRP II – Manufacturing Resource Planning การวางแผนทรัพยากรการผลิต มีรากดั้งเดิมจาก MRP – Material Requirements Planning คือ การวางแผนความต้องการวัสดุ MRP พัฒนาไปเป็น MRP II เพิ่มความสามารถอื่น เช่น ระบบขาย ระบบบัญชี การเงิน การคิดต้นทุน และอื่นๆ เป็นต้น
มีอะไรบ้างใน ERP ? โมดูลสำคัญ 3 อย่าง ของ ERP คือ การจัดจำหน่าย (Distribution), การผลิต (Manufacturing), และการบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) ERP ใหญ่ ๆ บางตัวโมดูลการจัดการบุคลากร (Human Resource Management: HRM) อยู่ด้วย โมดูลการจัดจำหน่าย หมายถึงกระบวนการจัดการเกี่ยวกับการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า การคิดราคา การออกใบแจ้งหนี้ การเบิกสินค้าสำเร็จรูปเพื่อการส่ง และการตัดสต็อกและควบคุมสินค้าคงคลัง การรับของคืน เป็นต้น โมดูลการผลิตจะเกี่ยวข้องกับการวางแผนการผลิต การออกไปสั่งผลิต การจัดซื้อวัตถุดิบ การเบิกจ่ายวัตถุดิบเข้าไปในสายการผลิต การติดตามความคืบหน้าของปริมาณสินค้าระหว่างผลิตและที่ผลิตได้ การติดตามปริมาณแรงงานที่ใช้ในการผลิต
มีอะไรบ้างใน ERP ? โมดูลการบัญชีและการเงินประกอบด้วย การทำบัญชีลูกหนี้ การทำบัญชีเจ้าหนี้ และการทำบัญชีแยกประเภท การคำนวณต้นทุนการผลิต การเก็บเงินรายได้จากการขายสินค้าและบริการ การชำระเงินค่าวัตถุดิบและค่าใช้จ่ายต่างๆ การชำระภาษี ระบบ ERP ในปัจจุบันมักจะมีระบบประมวลข้อมูลสำหรับผู้บริหาร รวมทั้งสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เช่น ระบบลูกค้าสัมพันธ์ CRM – Customer Relationship Management ซึ่งจัดการกระบวนการทางธุรกิจทั้งก่อนการขายและหลังการขาย ERP ช่วยในการบันทึกธุรกรรมประจำวัน ระบบ ERP จะใช้ฐานข้อมูลรวม ซึ่งช่วยให้พนักงานและเจ้าหน้าที่สามารถสื่อสารกันได้เป็นอย่างดี ข้อมูลในระบบจะเชื่อมต่อกันหมด ทำให้การทำงานของทั้งองค์กรเกิดการบูรณาการ
ท่านพร้อมที่จะใช้ ERP หรือไม่? • ท่านพร้อมที่จะปฏิรูปวิธีการทำงานของท่านหรือไม่ • ผู้บริหารรู้สึกว่า น่าจะทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากมีระบบสารสนเทศที่ดี ก็จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของการเปลี่ยนไปใช้ระบบ ERP ผู้บริหารต้องมีกลยุทธ์ในการจัดการการเปลี่ยนแปลงนี้ จำเป็นต้องให้ความสนใจพยายามเข้าใจกระบวนการเปลี่ยนแปลงและผลกระทบในทางที่เป็นลบและบวกต่อองค์กร การหากลยุทธ์ในการสร้างความร่วมมือในระหว่างบุคลากรในบริษัทให้มีเอกภาพ รวมทั้งผลักดันโครงการให้ประสบความสำเร็จเป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารระดับสูง
ท่านพร้อมที่จะใช้ ERP หรือไม่? • 2. มีใครที่รับผิดชอบทำการศึกษาหาระบบ ERP ที่เหมาะกับบริษัท • บริษัทควรสรรหาทีมงานในการศึกษาหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม และผู้บริหารควรสรรหาหัวหน้าทีมซึ่งสามารถเป็นผู้จัดการโครงการ ERP ที่เข้มแข็ง เนื่องจากกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ ERP มักจะกินเวลานาน • ท่านตั้งงบประมาณพอหรือไม่สำหรับโครงการ • ซอฟต์แวร์, ฮาร์ดแวร์ และค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและรับคำปรึกษาจากบริษัทที่ปรึกษา
ท่านพร้อมที่จะใช้ ERP หรือไม่? • บุคลากรของท่านพร้อมหรือยัง • การคุ้นเคยกับวิธีการทำงานเก่า ๆ การแก้ปัญหาแบบเดิม ๆ และไม่ตระหนักถึงความสำคัญในการป้อนข้อมูลธุรกรรมอย่างสม่ำเสมอ และถูกต้องด้วย การขาดวินัยในการทำงานของพนักงาน เป็นบ่อเกิดแห่งความสับสนจนกระทั่งนำไปสู่ความล้มเหลวของการ Implement • ระบบ ERP เป็นการสร้างภาระงานอย่างหนึ่งให้กับผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหารควรจะเข้าใจและสังเกตถึงการเปลี่ยนแปลงของระบบ ERP ที่มีผลกระทบต่อการทำงาน
ตัวอย่างของความสำเร็จในการใช้ ERP บริษัท UC เป็นบริษัทผลิตและประกอบคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่มีโรงงานแห่งเดียวในสหรัฐอเมริกา และมีระบบย่อยประมาณ 40 ระบบเชื่อมต่อกัน และเชื่อมข้อมูลเป็นระบบแบ็ช (Batch) โดยระบบจะบั่นทอน ความสามารถของบริษัทในการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้อย่างถูกต้องและทันเวลา โดยมีต้นทุนที่ต่ำสุด การขึ้นระบบนี้บริษัทใช้วิธีแบบขึ้นทีเดียวให้เบ็ดเสร็จ โดยมีการปิดการปฏิบัติการ 10 วัน บริษัทมีการวัดสมรรถนะของการปฏิบัติงานของตนเองในหลายมิติแต่ที่สามารถวัดได้เป็นตัวเลขมีอยู่ 2 มิติ คือ 1.สัดส่วนของคำสั่งลูกค้าที่ส่งได้ทันกำหนด และ 2. เวลานำส่ง หรือเวลาส่งมอบคำสั่งสินค้าซึ่งหมายถึงช่วงเวลาระหว่างวันที่รับคำสั่งและวันที่ส่งสินค้า
ตัวอย่างของความสำเร็จในการใช้ ERP รูปแสดงสัดส่วนของคำสั่งลูกค้าที่ส่งสายกว่ากำหนด
ตัวอย่างของความสำเร็จในการใช้ ERP รูปแสดงค่าเฉลี่ยของเวลาส่งมอบคำสั่งลูกค้าทุกชนิด
ตัวอย่างของความสำเร็จในการใช้ ERP รูปแสดงค่าเบี่ยงเบนแต่ละวันของเวลาส่งมอบของคำสั่งลูกค้า
ต้นทุนรวมของเจ้าของ ปัจจุบันการซื้อของถูกอย่างเดียว ไม่ใช่สิ่งที่เจ้าของคำนึงถึงในระหว่างการตัดสินใจเสมอไป แต่ “ความคุ้มค่า” บางครั้งก็ทำให้เกิดความคาดหวังของผู้ลงทุนที่มากกว่าความเป็นไปได้จริง แต่การลงทุนในระบบ ERP อาจจะไม่ได้ดั่งใจทันทีเพราะเป็นการลงทุนในระยะยาว และเป็นการลงทุนที่สูงในแง่ของต้นทุนรวมของเจ้าของ
ต้นทุนรวมของเจ้าของ รูปแสดงต้นทุนรวมของเจ้าของ
ต้นทุนรวมของเจ้าของ ถึงแม้ว่าระบบ ERP จะมีราคาสูงเพียงใด การคำนวณความคุ้มค่า เพื่อการตัดสินใจความเป็นไปได้ของโครงการ ก็ต้องมีการประมาณการอายุขัยของระบบ แนวคิดต้นทุนรวมของเจ้าของเน้นว่าไม่ให้ดูแต่ต้นทุนที่ลงไปครั้งแรกเท่านั้น เพราะเป็นเพียงส่วนเดียวของต้นทุน แต่ต้องคำนึงต้นทุนที่เกิดจากการสนับสนุนและซ่อมบำรุงระบบจึงจะเป็นต้นทุนรวมที่แท้จริง การตัดสินใจที่จะลงทุนในระบบ ERP หรือไม่ เป็นเรื่องที่เถ้าแก่ต่างต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ เพราะนอกจากจะเสียเวลาในการดำเนินงานใช้กำลังคนและใช้เงินทุนสูงแล้ว องค์กรยังต้องคำนึงถึงค่าเสียโอกาสในการนำทรัพยากรเหล่านั้นไปทำอย่างอื่น การที่ผู้เป็นเจ้าของกิจการมีความแตกต่างในพื้นฐาน
มุมมองของเถ้าแก่ ปู่สร้าง ถูกที่สุด ดีที่สุด ความต้องการที่จะสร้างชื่อเสียงให้เป็นที่ยอมรับ ทำให้การตัดสินใจเลือก ERP มักจะเป็นประเภทมีชื่อ (Brand Name) ไว้ก่อน พ่อขยาย “ความคุ้มค่า” ลูกต่อเติม ถ้าคิดว่ารุ่นปู่ และรุ่นพ่อมีความสามารถในการต่อรองที่เก่งแล้ว รุ่นลูกจะเก่งกว่าอย่างมากเพราะได้เรียนรู้หลักการต่อรองจากการศึกษาในระดับสูงอย่างมีหลักวิชาการ แล้วก็ยังได้เปรียบจากอำนาจการต่อรองจากการหนุนหลังของกิจการที่อยู่ในเครือข่ายของปู่และพ่อ ดังนั้นเถ้าแก่รุ่นลูกที่ติดดินก็จะสามารถได้รับผลตอบแทน จากการลงทุนใน ERP อย่างสูงสุด
มุมมองของเถ้าแก่ รุ่นลูกหรือหลานนี้ส่วนใหญ่จบจากเมืองนอก และมีวิสัยทัศน์สมัยใหม่ มีการทำงานเป็นระบบ มีความสามารถในการต่อรองแบบไม่จบไม่สิ้น ต้องการให้แถมแล้วแถมอีก ไม่เน้น “Big Name” มีความสามารถในการเห็นภาพ หรือเข้าใจความต้องการขององค์กรอย่างชัดเจน มีอำนาจและหน้าที่ในการตัดสินใจ และใช้ที่ปรึกษามืออาชีพเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถเรียนรู้ “Best Practices”
ความแตกต่างระหว่างเถ้าแก่และนักบริหารมืออาชีพความแตกต่างระหว่างเถ้าแก่และนักบริหารมืออาชีพ เถ้าแก่มีเงินและมีอำนาจในการตัดสินใจ นักบริหารมืออาชีพมีความเข้าใจในเรื่องกระบวนการธุรกิจ และการประยุกต์ใช้ระบบ ERP ในการดำเนินงาน นักบริหารมืออาชีพมักจะกำหนดแนวทางที่แน่นอนในการดำเนินการตามวัตถุประสงค์ ในขณะที่เถ้าแก่จะมีการกำหนดไว้ในตอนแรกถูกเปลี่ยนหรือขยาย ขอบเขตขึ้นเรื่อย ๆ จนความชัดเจนของ วัตถุประสงค์ในการจัดทำระบบก็กระจายออก จนหาความชัดเจนได้ยาก
ความแตกต่างระหว่างเถ้าแก่และนักบริหารมืออาชีพความแตกต่างระหว่างเถ้าแก่และนักบริหารมืออาชีพ มืออาชีพทางการบริหารจัดการ (Business Professionals) มีวัตถุประสงค์ที่แน่นอน โอกาสที่องค์กรจะประสบผลสำเร็จในโครงการ ERP จะมีค่อนข้างสูง การจัดการโครงการจะเป็นไปอย่างมีระบบ ผู้บริหารชั้นสูงมีอำนาจและหน้าที่ในการตัดสินใจเต็มที่ โดยจะไม่เปลี่ยนวัตถุประสงค์หรือเปลี่ยนใจจากรายงานความก้าวหน้าที่ยอมรับไปแล้ว ทำให้การทำงานสามารถทำเสร็จตามกำหนดในโครงการ ERP โดยความ”ล่าช้า” จะเกิดจากด้าน”คน” มากกว่าคือความสามารถในการสร้างความร่วมมือระหว่างบุคลากร ความรู้ ความเข้าใจในกระบวนการจัดการโครงการมากกว่า
ลูกเถ้าแก่มืออาชีพ ลูกเถ้าแก่มืออาชีพนั้นต้องได้ทุกอย่างไม่ว่าจะเป็นภาพลักษณ์ ประสิทธิภาพในการทำงานหรือความคุ้มค่า และมีการทำการบ้านเรื่องต้นทุนรวมของเจ้าของอย่างละเอียด ดังนั้นโครงการติดตั้ง ERP ภายใต้การนำของลูกเถ้าแก่มืออาชีพ จะมีการจ้างที่ปรึกษา มีการว่าจ้างแบบเอาท์ซอร์ส (Outsource) มีการสนับสนุนจากผู้บริหาร และก็มักจะเสร็จตามเวลา อีกทั้งประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
