Módulo 1 Introdução ao Gerenciamento de Projetos

1. Módulo 1 Introdução ao Gerenciamento de Projetos Professor Adriano Joaquim adriano.joaquim@fumec.br

3. Alguns paradigmas para refletirmos Vocês não acham que nos últimos 40 anos nós e as empresas vivenciamos: o barateamento das tecnologias, dos sistemas de transporte, a explosão dos softwares, a disseminação da Internet e da telefonia móvel, o uso da banda larga dentre outros instrumentos que tornaram o mundo cada vez menor? Então, resultado não seria Se por um lado mais pessoas tiveram acesso à informação, as transações comerciais ficaram mais fáceis e rápidas e, consequentemente, mais pessoas se inseriram na atividade econômica e com isso ganharam poder. De outro lado...

4. O cenário no qual as empresas passaram a atuar ficou muito mais complexo, pois as exigências: • Para que sejam cumpridos os padrões para produção em nível internacional e nacional, tais como: ISO e ABNT; • As regulamentações das Agências reguladoras – Nacionais e Internacionais; • Da legislação ambiental, dentre outras, passaram a restringir, cada vez mais, sua atuação. Mas vejam, não foi só isso. Por conta da competitividade/concorrência promovida pela internacionalização dos processos produtivos, as empresas foram forçadas a buscar modelos de trabalho baseados na parceria e na especialização.

5. Por isso, nos últimos anos as empresas brasileiras: • Investiram em inovação tecnológica; • Ampliaram a educação gerencial voltada para resultados; • Incentivaram o empreendedorismo e a gestão da informação e do conhecimento com vistas à: Produção de diferenciais competitivos que suportassem a sobrevivência e diminuíssem os erros operacionais e, consequentemente as organizações concentraram esforços no gerenciamento do custeio e na geração de diferencias competitivos.

6. INDG

8. Pensemos um minuto! Se cada mudança pela qual uma organização tivesse que passar ou fazer não for detalhadamente pensada, como ficaria as suas operações? Por isso, cada mudança pela qual uma organização tenha de passar deve ser um projeto. Nunca se esqueça! Marketing é feito para os clientes de hoje e as inovações para os clientes de amanhã. Peter Druker

9. Por isso é que o sucesso do negócio depende cada vez mais de projetos. Enquanto as operações envolvem atividades repetitivas e contínuas, como manufatura, serviço e produção. Os projetos, por suas características e objetivos, impulsionam a inovação das organizações e, consequentemente, as mudanças. Sem eles as empresas não conseguiriam construir suas vantagens competitivas.

10. Leia o que alguns experts já escreveram • “O trabalho por projetos é o futuro das organizações” – Tom Peters (1998) • “Em todo tipo de organização – governamental, institucional e industrial – existe um reconhecimento crescente de que, embora muitos projetos existam dentro da organização, eles são frequentemente pouco compreendidos e não adequadamente gerenciados.” – Archibald (2003) • “(...) negócios de qualquer organização dependem, de alguma forma, de sua habilidade de gerenciar projetos.” – Prado (2010)

11. Tom Peters acrescenta... The Seven-step Path to Sustaining Success are: You take care of the people. The people take care of the service. The service takes care of the customer. The customer takes care of the profit. The profit takes care of the re-investment. The re-investment takes care of the re-invention. The re-invention takes care of the future. (And at every step the only measure is EXCELLENCE.) www.tompeters.com

12. Então, vamos conversar sobre Gestão Estratégica? Recuperemos a informação. Marketing é feito para os clientes de hoje e as inovações para os clientes de amanhã. Peter Druker Acrescentemos mais uma. O ciclo de vida médio de um produto de sucesso é de seis anos.

13. Vamos conversar sobre Gestão Estratégica? Conclui-se: um olho no peixe e o outro no gato. Para sobreviverem e crescerem as organizações precisam, ao mesmo tempo: • Manter eficientes os sistemas de administração, finanças, RH, produção e logística e, para tanto, exercem um forte controle das operações rotineiras. • Dedicar esforços para promover mudanças e gerar inovações que garantam a sua longevidade.

14. Mas como elas operacionalizam isso? Utilizando-se das ferramentas de P.L.A.N.E.J.A.M.E.N.T.O E.S.T.R.A.T.É.G.I.C.O

15. Um conceito para nos ajudar “Planejamento estratégico é um processo estruturado para identificação de metas globais da organização e seu desdobramento em ações (ou iniciativas) estratégicas. Estas por sua vez, desdobram-se em programas e PROJETOS. O planejamento estratégico de uma organização é o seu maior plano: aquele que puxa todos os outros. Ele reflete o que a alta administração pensa do seu negócio e estabelece um amplo conjunto de metas e os meios para alcançá-las. Divide-se em: PROCESSO DE FORMULAÇÃO ESTRATÉGICA E ALINHAMENTO ESTRATÉGICO.” Grifos nossos Prado e Archibald (2009)

16. Formulação Estratégica Começa com a identificação das Metas Globais da organização e pode ser representada pela seguinte equação: Meta global = objetivo estratégico+valor+prazo Nesta etapa tem de ser considerados os stakeholders (partes interessadas) e a identidade organizacional (visão, missão e valores).

17. Formulação Estratégica Assim que as metas globais são estabelecidas, passa-se a identificar as iniciativas estratégicas. Os modelos mais conhecidos para executá-la é o modelo de SWOT e o de BSC.

18. Formulação Estratégica Ao encerrar o processo de formulação estratégica dar-se-á início ao processo de alinhamento estratégico que consiste em: Identificar ações (programas e projetos) capazes de atender às iniciativas estratégicas. Geralmente agrupam-se da seguinte forma: • Melhorias na operação; • Investimentos; • Desenvolvimento de novos produtos; • Marketing e relacionamento com clientes; • Sistemas de informação

19. Planejamento Estratégico Formulação Estratégica: METAS GLOBAIS (objetivos Estratégicos) INICIATIVAS ESTRATÉGICAS Stakeholders Visão Missão Valores Alinhamento Estratégico Revisão / Mudanças Outras iniciativas CLIENTES Avaliação PROGRMAS / PROJETOS OPERAÇÕES

20. Políticas Ações Objetivos - 5 ANOS Gerenciamento pelas diretrizes Metas anuais que devem ser gerenciadas: Gerenciamento de Projetos Melhoria da operação Um ANO Inovações Melhorias Sistema de Padronização Operação Orçamento UM DIA Gerenciamento da rotina (dia-a-dia) Resultados Adp. mod. INDG

21. Um alerta e uma consideração Como vimos, as mudanças forçam as organizações a construírem e gerenciarem projetos. Como estamos inseridos em uma sociedade na qual as mudanças são constantes, o domínio das metodologias de gerenciamento de projetos são tão fundamentais para o profissional de Administração quanto é saber utilizar técnicas de negociação, gerenciamento do tempo e o uso de sistemas de informação.

22. O que já sabíamos e relembramos ou o que acabamos de aprender. Você escolhe: As metas globais (objetivos estratégicos ) de uma organização são desdobradas em iniciativas estratégicas e em programas e projetos. Pode-se concluir, portanto, de que é pela execução dos projetos é que as organizações atinge suas metas. Certo?! Então acredito que vale a pena refletirmos sobre quão bem funciona esse processo. Vamos lá?!

23. Vamos ler o que Ram Charam, da Fortune Magazine disse sobre os motivos dos CEO’s fracassarem. “Na maioria dos casos de fracasso, que nós estimamos ser de 80%, o problema de fato não foi uma má estratégia. Foi uma má implementação”. • Poderíamos afirmar que os principais motivos para os projetos fracassarem seriam: • A escolha inadequada de quem irá liderá-lo ou a incapacidade de afastar líderes pouco competentes e, • A falha no controle e falta de comprometimento nas entregas e, portanto, de gerenciamento.

24. Vamos recuperar a seguinte informação O gerenciamento de projetos está diretamente relacionado com a obtenção das metas organizacionais. Para que cheguemos a mais uma conclusão O gerenciamento de projetos caracteriza-se por atuar sempre em parceria com as demais práticas e técnicas de gestão; tais como: a engenharia, pesquisa e desenvolvimento, qualidade total, gestão financeira, mercadológica, da informação, dentre outras. É multidisciplinar

25. Em que áreas a gestão de projetos mais se aplicam? • Para se garantir retorno sobre o investimento que será feito pela empresa; • Para lançamento de produtos; • Desenvolvimento de Softwares; • Melhoria de resultados operacionais e financeiros: • Diminuição de custo fixo e/ou variável; • Aumento de receita e de vendas; • Identificação de gargalos em linha de produção; • Eliminação de perdas.

26. Onde os projetos acontecem? Tanto na alta e baixa administração quanto na estrutura operacional das organizações. • Na alta administração compõem os diversos portfólios e programas e estão diretamente ligadosao planejamento estratégico da organização e permitem assegurar que: • Os projetos corretamente concebidos, sejam selecionados, priorizados e autorizados para serem executados; • Os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização; • Que os recursos necessários (tempo, dinheiro, pessoas etc.) sejam apropriadamente alocados a cada projeto.

27. Onde os projetos acontecem? • Na baixa administração compõem a carteira de projetos de um setor ou departamento de uma organização e permite mais eficiência na definição, planejamento, programação, execução, monitoramento e controle: • De cada projeto; • Da carteira de projetos de um determinado setor.

28. O que é o Mapa Estratégico? Consiste na relação entre os objetivos estratégico, as iniciativas estratégicas e os projetos. Pode ser representada da seguinte forma: Objetivo estratégico 1 Objetivo estratégico 2 Objetivo estratégico 3 Metas Globais Iniciativa estratégica 4 Iniciativa estratégica 5 Iniciativa estratégica 1 Iniciativa estratégica 2 Iniciativa estratégica 3 Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 4 Projeto 6 Projeto 7 Projeto 8 Projeto 5

29. Olha só! Atenção! Para que o mapa estratégico seja eficiente, deverá haver pessoas responsáveis pelos: • Pelos objetivos estratégicos, • Pelas iniciativas estratégicas e, • Pelos projetos. Importante! É esse jeito de organizar os objetivos e as iniciativas, qual seja, na forma de mapa estratégico, que levam as empresas a criarem programas e portfólios para gerenciar seus projetos.

30. Em suma: os projetos têm o seu ambiente, assim como existe o ambiente funcional/operacional Ambiente funcional\Operacional Proposta: um projeto geralmente começa com uma proposta ou uma resposta a um pedido externo. Produção: a solução entra em operação se torna à rotina de produção Projeto: uma equipe desenvolve e implanta a solução requerida

31. Então, há o gerenciamento corporativo de projetos? A resposta é sim! Quando a organização busca gerenciá-los como um conjunto sistemático, tendo como objetivo, alcançar as metas estratégicas definidas no planejamento estratégico. Mas isso não é nada fácil, pois a organização precisa coordenar uma série de elementos fundamentais para que só então possa gerenciá-los corporativamente; são eles:

32. Elementos para que as organizações gerenciem corporativamente seus projetos • A organização deve, culturalmente, praticar o planejamento estratégico e saber desdobrá-lo em metas para todas as áreas; • Todos saibam e utilizem a mesma metodologia para gerenciá-los; • A existência de uma central de dados informatizada para ajudar na gestão das informações sobre os projetos em andamento; • Sinergia entre as áreas que operacionalizam os projetos e seus stakeholders.

33. Mas quais são as vantagens do gerenciamento corporativo de projetos? • Haverá uma coordenação central que fará o alinhamento entre o planejamento estratégico e os programas/projetos que serão executados, para que as metas do PE sejam atingidas; • Haverá uma coordenação central liderando as iniciativas ligadas ao gerenciamento de projetos na organização;

34. Mas quais são as vantagens do gerenciamento corporativo de projetos? Consequentemente, a padronização da metodologia e o controle efetivo das ações, geram consistência ao modelo de gestão da empresa, bem como ganhos operacionais na implantação dos projetos. Além disso, acredita-se que os diversos departamentos da organização desenvolvam relacionamentos mais harmônicos, pois precisam se reconhecer para gerenciar os projetos.

35. Mas quais são as vantagens do gerenciamento corporativo de projetos? Por fim, podemos dizer que os EGP-c ou o escritório de gerenciamento de projetos corporativos: • TORNAM a organização mais ágil no sentido de aceitar e implementar mudanças; • GARANTEM um maior alinhamento dos projetos com os negócios da organização; • PADRONIZAM o uso de um único modelo de gestão e de IMPLEMENTAÇÃO de projetos pela organização.

36. Mas onde deve ser alocado o gerente corporativo de projetos? Presidência Diretoria de Gestão EGP-c Diretoria A Diretoria B Diretoria C Diretoria D EGP EGP

37. Quais são as suas responsabilidades? Podemos resumi-las em: • Participar dos desdobramentos das metas organizacionais; • Escolher os gerentes de portfólios/programas e projetos da organização; • Acompanhar os EGP’s e, consequentemente, o que está sendo desenvolvido por eles; • Atuar como facilitador na resolução de conflitos, bem como no desenvolvimento de práticas de melhorias contínuas intersetoriais; • Auxiliar na identificação do SPONSOR para os programas e projetos; • Cuidar da carreira dos Gestores de Projetos da organização; • Cuidar do conhecimento adquirido durante a execução dos projetos.

38. Que tal identificarmos as principais características de um projeto? • É um evento não repetitivo; • É conduzido por pessoas; • Tem um ciclo de vida definido; • Tem objetivos claros e bem definidos; • Tem uma sequência clara e lógica de eventos em seu planejamento; • Tem parâmetros e restrições bem definidos – valores e prazos para cada atividade que deve ser executada; • Utiliza recursos • É multidisciplinar • É complexo, pois haverá sempre divergência de objetivos, bem como mudanças tecnológicas.

39. No entanto, podemos afirmar que as principais características de um projetos são: A sua individualidade, a temporariedade e necessidade de elaboração progressiva.

40. Não obstante de ser uma característica dos projetos, consiste essencialmente na melhoria de percepção que os envolvidos no projeto tem sobre ele e permite o desenvolvimento de ajustes que contribuam para que o projeto seja cada vez mais eficaz. Mas em que consiste na elaboração progressiva?

41. Então é importante saber quando os projetos são iniciados e quando devem ser finalizados.

42. Pelo amor de Deus Adriano! Fala logo o que é projeto! Tá bom! Vamos aos conceitos. Sim! Aos conceitos, pois existem vários. Porém, vamos fechar em apenas dois. O primeiro o da ISO 10006 que definem as diretrizes para gerenciamento de projetos. “Um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com data para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.” AOS CONCEITOS?!

43. O segundo foi sugerido pela PMI “É um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço único. Temporário significa que todo projeto tem um início e um término bem definidos. Único significa que o produto ou serviço distingue-se substancialmente de todos os produtos e serviços existentes.”

44. Agora é a nossa vez de construirmos o nosso conceito de projetos.

45. Bem, agora que já aprendemos que são projetos e que eles se inserem nas estratégias organizacionais, que tal organizarmos nosso raciocínio para que possamos compreender o que gerenciar projetos pode significar para as organizações?

46. Mas antes de qualquer coisa é preciso saber que o gerenciamento de projetos é um dos ramos da Ciência da Administração e trata do planejamento, execução e controle de projetos. Atualmente a metodologia para gerenciamento de projetos mais utilizada e difundida no mundo é a PMI, a qual é desenvolvida para à ANSI, cujo programa de formação de gestores é reconhecida pela ISO. Além disso...

47. Significa a “aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar as atividades que visam atingir as necessidades ou expectativas das partes envolvidas no projeto.” PMI 2004. Para tanto, será necessário dar respostas, de forma estruturada, para às seguintes perguntas:

48. O quê?Por quê?Para quem?Quando?Quanto?Como?Onde?Quem vai fazer?Lembre-se de que essas respostas se tornam mais sólidas conforme o projeto progride.Que conceito é esse?

49. Então, vamos dar um passo adiante? Gerenciar projetos é a combinação de pessoas, técnicas, e sistemas necessários à administração dos recursos indispensáveis para atingir o êxito final dos projetos. Isso significa que gerenciá-lo é fazer o necessário para completá-lo dentro dos objetivos estabelecidos.

50. E seus benefícios para a organização são: • Diferencias competitivos e novas técnicas surgem na organização; • Previsão de situações desfavoráveis; • Adaptação de trabalhos ao mercado e ao consumidor; • Previsão orçamentária antes do início das atividades; • Decisões estratégicas facilitadas; • Maior controle das fases do projeto; • Facilidade de orientar o posicionamento do projeto; • Processo otimizado de alocação de recursos; • Documentação desenvolvida e disponível.