CHAPTER 4

1. MANAJEMEN MANAJEMEN CHAPTER4 PERENCANAAN dan PENGAMBILAN KEPUTUSAN

3. Learning Objectives After studying this chapter, you should be able to: • Summarize the function of decision making and the planning process. • Discuss the purpose of organizational goals, and identify different kinds of goals. Discuss who sets goals, and describe how to manage multiple goals. • Identify different kinds of organizational plans, note the time frames for planning, discuss who plans, and describe contingency planning. • Discuss how tactical plans are developed. • Describe the basic types of operational plans used by organizations. • Identify the major barriers to goal setting and planning, how organizations overcome those barriers, and how to use goals to implement plans.

4. Chapter Outline • Decision Making and the Planning Process • Organizational Goals • Purposes of Goals • Kinds of Goals • Responsibilities for Goals • Managing Multiple Goals • Organizational Planning • Kinds of Organizational Planning • Time Frames for Planning • Responsibilities for Planning • Contingency Planning • Tactical Planning • Developing Tactical Plans • Executing Tactical Plans • Operational Planning • Single-Use Plans • Standing Plans • Managing Goal-Setting and PlanningProcesses • Barriers to Goal Setting and Planning • Overcoming the Barriers • Using Goals to Implement Plans

5. Konteks Lingkungan Misi Organisasi • Maksud/ Tujuan • Dsr Pkiran • Nilai • Arahan Strategic goals Strategic plans Tactical goals Tactical plans Operational goals Operational plans Decision Making and the Planning Process • The Planning Process Figure 7.1

6. Organizational Goals • Maksud dari Tujuan Organisasi • Tujuan, memberi petunjuk dan kesatuan arah bagi orang-orang dlm organisasi • Memberikan pengaruh yang kuat thdp kualitas dari aspek perencanaan • Sumber motivasi bagi karyawan dlm organisasi • Memberikan mekanismeyang efektif utk evaluasi dan pengendalian

7. Jenis Tujuan • Berdasarkan Tingkatannya • Mission statement : pernyataan ttg maksud/tujuan organisasi yg fundamental • Strategic goals : tujuan yang dirancang oleh dan utk manajemen puncak ; berkaitan dgn masalah umum dan luas • Tactical goals : dirancang oleh dan utk manajer menengah ; bgmn mengoperasionalkan strategic goals • Operational goals : dirancang oleh dan untuk manajer tk bawah ; berhubungan dgn operasionalisasi tactical goals bersifat jangka pendek • Berdasarkan Bidang Tugas • Tujuan utk bidang produksi, pemasaran, SDM • Berdasarkan Waktu • Tujuan dirancang berdasarkan jangka panjang, menengah dan jangka pendek

8. Mission: Our mission is to operate a chain of restaurants that will prepare and serve high-quality food on a timely basis and at reasonable prices. Strategic Goals President and CEO ï Provide 14 percent return to investors for at least ten years ï Start or purchase new restaurant chain within five years ï Negotiate new labor contract this year Tactical Goals Vice president ñ operations Vice president ñ marketing Vice president ñ finance ï Keep corporate debt to no more ï Open 150 new restaurants ï Increase per store sales 5 percent than 20 percent of liquid assets during next ten years per year for ten years for next ten years ï Decrease food-container costs by ï Target and attract two new market ï Revise computerized accounting 15 percent during next five years segments during next five years system within five years ï Decrease average customer wait ï Develop new promotional ï Earn 9 percent on excess cash this by thirty seconds this year strategy for next year year Operational Goals Restaurant manager Advertising director Accounting manager ï Implement employee incentive ï Develop regional advertising ï Split accounts receivable/payable system within one year campaigns within one year functions from other areas within ï Decrease waste by 5 percent this ï Negotiate 5 percent lower two years year advertising rates next year ï Computerize payroll system ï Hire and train new assistant ï Implement this year í s for each restaurant this year manager promotional strategy ï Pay all invoices within thirty days Organizational Goals • Kinds of Goals for a Regional Fast-Food Chain Figure 7.2

9. Tnggung Jwb utk Menetapkan Tujuan • Who Sets Goals? • Semua manajer harusnya terlibat dlm proses pengambilan keputusan • Setiap manajer bertanggung jwb utk menetapkan tujuan berkaitan dgn tingkatan manajerialnya • Top manajer & Board of Director merumuskan Misi & Strategic goals dst. • Mengelola Tujuan Berganda • Seringkali terdpt tujuan yg berbeda antara unit orgn dlm perusahaan • Optimalisasi : menyeimbangkan tujuan yg berbeda • Manager dpt memilih utk mengejar satu tujuan dgn mengecualikan yang lain, atau menentukan satu target menengah diantara tujuan yang berbeda

10. Perencanaan Organisasi • Strategic Plans • Rencana umum yang mendasari keputusan utk alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan utk mencapai tujuan strategis. Dirancang oleh dan utk manajemen puncak • Tactical Plans • Rencana yang ditujukan utk mencapai tujuan taktis, dikembangkan utk mengimplementasikan rencana strategis. Dirumuskan oleh Top Manager bersama Middle Manger. Lingkup masalahnya lbh spesifik dan nyata dgn jangka waktu yang lebih singkat • Operational Plans • Menitik beratkan pada pelaksanaan rencana taktis utk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh Middle dan Lower manager. Lingkup bidang aktivitasnya kecil dgn janga waktu pendek.

11. HIERARKHI PERENCANAAN . Misi Dir & CEO Renstra Top Management RencanaTaktis Middle Managmt & staf fungsional Rencana Operasional Line Managmt , Penyelia

13. Kerangka Waktu Perencanaan • Dimensi Waktu Perencanaan Tergantung dari komitmen organisasi. Strategic plan jk panjang, Taktic Plans jk menengah dsb. Long-range Plans • Meliputi isu strategis yang akan datang (10 th) . • Lingkungan dinamis dan statis • Kurang Fleksibilitasnya (monitoring dan ajustmen) Intermediate Plans • Biasanya antara 1 -5 th, paralel dgn rencana taktisnya • Lbh bersifat sementara dan lbh mudah berubah Short-range Plans • Durasi waktu s/d 1 th • Rencana tindakan (action plans) dan rencana reaksi (reaction /contingency plans.)

14. Tnggung Jawab utk Perencanaan • Semua manajer terlibat dlm proses perencanaan pd tingkat tertentu (Marketing, Productin, HRD Manajer) • Planning Staff • Staf perencanaan utk membantu manajer • Mengurangi beban kerja manajer, mengkoordinasikan kegiatan perencanaan manajer, mempunyai berbagai alat & teknik yang berbeda utk pemecahan masalah, wawasan yang luas dp manajer • Planning Task Force (Satgas Perencanaan) • Diadakan pd waktu orgns membutuhkan, utk permasalahan khusus • Terdiri dari berbagai wakil dlm organisasi • Dibubarkan setelah selesai • Board of Directors (Dewan Direksi) • Merumuskan misi dan strategi perusahaan • Chief Executive Officer (CEO) • Presdir/Ketua Dewan Direksi • Mempunyai peran utama dlm proses perencanaan dan mengimplementasikan strategi

15. Tnggung Jawab utk Perencanaan • Executive Committee (Komite Eksekutif) • Terdiri dr top executives dlm organisasi. Meet regularly for input to the CEO and review strategic plans. • Line Management • Manajer lini berperan penting dlm perencanaan orgns • Membantu memformulasikan strategi berdasarkan informasi dari pelaksanaan rencana • Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana yang dikembangkan top manajer

16. Ongoing planning process Action point 1 Action point 2 Action point 3 Action point 4 Merumuskan rencana Mengembangkan Implementasi rencana Merinci indikator Rencana berkaitan Dan mengidentifikasi Peristiwa dan menge contingensi Final Dgn peristiwanya Peristiwa Embangkan rencana Kontingensi utk Setiap peristiwa Memonitor indikator peristiwa dan Mengimplementasikan rencana kontingen Contingency Planning • Contingency : serangkaian tindakan alternatif yang akan diambil bila rencana tindakan secara tdk terduga terganggu atau tdk sesuai lagi. • Rencana ini membantu manajer mangatasi perubahan dan ketdk pastian Si bila diperlukan Figure 7.3

17. Mengembangkan Rencana Taktis Melaksanakan rencana tak tis • Mengenali & memahami Renca Na strategis dan tujuan taktis • Mengevaluasi arah tindakan dgn tujuan • • Merinci sumber daya yang re Memperoleh & mendistribusikan Informasi dan smbr daya Levan dan masalah waktu • Mengenali & mengidentifikasi Memonitor komunikasi vertikal Komitmen SDM Dan horisontal • Memonitor aktivitas berkelanju Tan utk mencapai tujuan Perencanaan Taktis Mengembangkan dan Melaksanakan Rencana Taktis Figure 7.4

19. Perencanaan Operasional JENIS RENCANA OPERASIONAL • Rencana Sekali Pakai (Single-use Plan) • Rencana yang dikembangkan utk melaksanakan suatu kegiatan yang tidak akan diulang (sekali pakai). a. Program : rencana sekali pakai utk serangkaian aktivitas yang besar Program Peningkatan Produksi Pertanian b. Proyek : rencana sekali pakai utk lingkup lebih kecil/sempit Proyek Pembuatan saluran irigasi 2. Rencana Tetap (Standing Plan) • Rencana yang dikembangkan utk aktivitas yang berulang secara teratur selama periode waktu tertentu • Kebijakan : rencana tetap yang merinci respons umum organisasi thdp suatu masalah atau situasi tertentu • Prosedur Operasi Standar (SOP) : rencana tetap yang menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti utk pekerjaan tertentu • Peraturan : rencana tetap yang mendiskripsikan dgn tepat bgm aktivitas tertentu harus dilaksanakan

20. Hierarkhi Rencana Operasional . Rencana Operasional Rencana Tetap Rencana Sekali Pakai Program Ang garan Kebijakan SOP Proyek Peraturan • J AF Stoner & H Kontz

21. Hambatan dlm Penetapan Tujuan & Proses Perencanaan • Manajer harus memahami hambatan yang dpt menganggu penetapan tujuan dan perencanaan dan sekaligus mengetahui bgm mengatasinya.

22. Management by Objectives (MBO) • MBO adalah suatu teknik manajemen dgn melibatkan karyawan pd semua tingkatan dengan mendefinisikan sasaran secara bersama dan mengendalikan hasil utk mencapai hasil yang optimal • Prinsipnya : dgn mempartisipasikan karyawan dlm merumuskan sasaran organisasi , karyawan akan lebih berkomitmen utk mencapai tujuan organisasi.

23. Proses MBO . Feedback Mengkomunikasikan tujuan & rencana org Menetapkan tuju an orgn Memadukan penetapan tujuan dgn perencanaan Pemantauan & koreksi Memulai program Evaluasi Melakukan pertemuan Menspesifikasi rencana tindakan Melakukan konseling Mengalokasikan smbr dya Figure 7.5

24. Efektivitas MBO • Strengths (Success) • Membuat setiap anggota organisasi lebih mengetahui tujuan /sasaran orgns • Improved employee motivation • Memperbaiki komunikasi manajer dan bawahan • Penilaian kinerja lbh obyektif berdsrkan prestasi • Membantu mengidentifikasi bakat manajerial pd karyawan • Menyediakan filosofi manajemen sistematis • Membantu pengendalian organisasi

25. Efektivitas MBO • Weaknesses (Failure) • Implementasi MBO yang buruk • Kurangnya dukungan top manajemen dlm penerapan MBO • Pendelegasian proses MBO pd manajemen yang lbh rendah • Terlalu menekankan pd tujuan kuantitatif dan rencana kuantitatif • Resistensi manajer thdp partisipasi bawahan dlm membuat keptsan dan rencana

26. Rangkuman • Proses perencanaan merupakan fungsi manajerial dasar yang harus dilakukan organisasi • Mendasarkan konteks lingkungan orgns, manajer mengembangkan beberapa jenis tujuan dan rencana • Pengambilan keptsan adalah kerangka kerja semua perencanaan, karena setiap langkah dlm proses perencanaan melibatkan suatu keputusan • Tujuan mempunyai 4 maksud dasar : menyediakan petunjuk dan arah, memfasilitasi perencanaan, mendorong motivasi dan komitmen karyawan dan mempromosikan evaluasi dan pengendalian

27. Ringkasan (lanjutan) 5. Tujuan dpt dibedakan atas tingkatan dlm orgns, bidang /fungsi orgns dan waktu 6. Semua manajer dlm orgns perlu ikut terlibat dlm proses penetapan tujuan • Tujuan sangat berhubungan dgn perencanaan • Jenis utama rencana adalah : rencana strategis, taktis dan operasional • Setelah rencana dikembangkan manajer harus mengawal bagaimana rencana harus dicapai • Rencana taktis dikembangkan utk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis • Rencana operasional muncul pada manajemen organisasi tingkat terendah, dgn lingkup waktu yang pendek dan ruang yang lebih sempit

28. Rangkuman (lanjutan) • RenopmerupakanimplementasiRencanataktisutkmencapaisatuataulebihtujuanoperasional • JenisRenop : rencanasekalipakaidanrencanatetap (jangkapanjang) • Hambatandlmpenetapantujuandanperencanaan yang efektif (MBO) : tujuan yang tdksesuai, sistempenghargaan yang tdktepat, lingkungan yang dinamis, penolakanthdpperubahan,keenggananthdptujuan yang ada

29. Utk mengatasi hambatan tsb dilakukan : pemahaman tujuan dan rencana, komunikasi dan partisipasi, revisi dan pembaruan sistem 15.