Office 技巧簡介

Office 技巧簡介 作者：郭國銓後續修改：丁建均

一、常用快捷鍵 • 斜體 Ctrl + I, 粗體 Ctrl + B • 全選 Ctrl + A, 儲存 Ctrl + S • 複製 Ctrl + C, 剪下 Ctrl + X • 貼上 Ctrl + V, 搜尋 Ctrl + F • 復原 Ctrl + Z, 取消復原 Ctrl + Y • 換頁 Ctrl + Enter, 換行(但不換段落) Shift + Enter • 繪圖時，可以用 Alt 配合滑鼠來微調大小和位置 • 複製文字的格式 Ctrl + Shift + C • 將複製的格式套用到文字 Ctrl + Shift + V

一、常用快捷鍵(續) • 下標 Ctrl + 等號 • 上標 Ctrl + Shift + 加號 • 改變字母的大小寫 Shift + F3 • 將字母設為全部大寫格式 Ctrl + Shift + A • 將字母設為小寫格式 Ctrl + Shift + K • 增減縮排 Alt + Shift + 左右 • 改變中英文輸入 Ctrl + Space • 改變全形半形 Shift + Space • 更改輸入法 Ctrl + Shift

一、常用快捷鍵(續) • Help: F1 • 同樣的動作再做一次: F4 • 尋找與取代 F5: (在 PowerPoint 當中，F5 的功能為放映) • Ctrl + 標點符號: 可輸入該標點符號的全形(例如： Ctrl + . 變成。) 這功能只適用於 Word

二、自動校正的活用 • 一些常用的字，可用「自動校正」功能。 • 例如： parameter 這個字太長了 (a) 可以選擇「工具」  「自動校正選項」

二、自動校正的活用(續) (b) 接著，在「取代」輸入 para，在「成為」輸入 parameter (c) 再按「新增」以及「確定」

二、自動校正的活用(續) • 以後，每次輸入 para 再按空白鍵(或標點符號)，就會自動變成 parameter 了 • 如果真的想輸入 para 這個字，只要在變成 parameter 之後按Ctrl + Z (復原) 即可按空白鍵

三、符號的快速輸入法 • 一些常用但鍵盤上找不到的符號 (像  ，  )，除了「插入」「符號」之外，也可以用「自動校正」或「快速鍵」的功能來輸入在Word 中按「插入」「符號」後，可以發現左下方有二個鍵先選定要設定快速輸入法的符號註：這方法只適用於 Word，不能用在 Excel 和 PowerPoint

三、符號的快速輸入法(續) • 接著，我們可以選擇要設定快速輸入法的符號，再按「自動校正」這個鍵，就會出現如下的畫面

三、符號的快速輸入法(續) • 接著在取代的地方，輸入 lb，再按「新增」和「確定」

三、符號的快速輸入法(續) • 以後，每次輸入 lb 再按空白鍵或標點符號，就會自動變成  了按空白鍵

三、符號的快速輸入法(續) • 或著，也可以用快速鍵的方式。我們可以在 7 頁的畫面中，選擇要設定快速輸入法的符號，再按「快速鍵」這個鍵，就會出現如下的畫面

三、符號的快速輸入法(續) • 接著，按電腦鍵盤上的 Alt, Shift, 再按 L，再一起將這三個鍵放開，就會出現如下的畫面 • 然後先按「指定」再按「關閉」

三、符號的快速輸入法(續) • 以後，每次按 Alt + Shift，再按 L，再一起放開後，就會出現  註：以上所述的符號快速輸入法，只適用於 Word，不能用在 Excel 和 PowerPoint

四、繪圖 • 要調整圖形的位置和大小，除了用滑鼠之外，以下幾個技巧也可以學起來 • 同時調整長和寬： + Shift • 讓中心的位置不變： + Ctrl • 微調位置： Ctrl + 上下左右鍵 • 微調大小或位置： Alt + 滑鼠

四、繪圖（續） • 插入圖片時，要用框架而非文字方塊 • 儘可能將繪圖畫布的「配置」設為「與文字排列」，以免當文字增加時，圖片的位置會亂跑「格式」 「繪圖畫布」  「配置」 「與文字排列」

四、繪圖（續） • 調整文字方塊中的內邊界文字方塊的內邊界預設值皆為 0.25cm。有時，為了要讓圖變得更小，但不想把文字變小，則需要縮小內邊界方法：選取文字方塊後，先按「格式」 「文字方塊」

四、繪圖（續） 接著再按「文字方塊」這個標籤，並且將「內邊界」的值調小，再按「確定」即可

四、繪圖（續） • 畫圖時，有時加上文字方塊，會蓋住後面的線條或箭號，而且會出現外框此時，可以先選取文字方塊，再按「格式」「文字方塊 (如同16 頁的圖)

四、繪圖（續） 接著，在「色彩與框線」這個標籤中，將填滿的「色彩」選為「無填滿」，將框線類別的「色彩」選為「無線條」，再按「確定」

四、繪圖（續） 按照剛才說的方法，就可將文字方塊的外框，以及蓋住後面線條和箭頭的問題解決註：只需設定一個文字方塊，其他的文字方塊，只要選取後按 F4 即可

四、繪圖（續） • 群組： • 要同時複製、剪下、移動、放大或縮小一組物件，可先將這些物件選取後，再按右鍵，選「群組物件」，再按「群組」，就可以將這些物件變成同一個群組，一同複製、剪下、移動、放大或縮小。將右邊三個箭頭設成群組

四、繪圖（續）  之後，若要處理個別的物件，只需按右鍵，選「群組物件」，再按「取消群組」即可。群組設為群組後，這三個箭頭就可以一起移動、剪下、和複製了

五、巨集 • 編輯文件時，有一些事情(如插入方程式)經常做，但是每一次都要按多個按鍵，很麻煩此時，可以用「巨集」的功能 • Example: 插入 MathType 原本流程是：「插入」  「物件」「 MathType」現在希望只要按 Shift + Alt + F 就可以輸入 MathType

五、巨集（續） (a) 首先，按「工具」  「巨集」 「錄製新巨集」

五、巨集（續） (b) 接著，點選「鍵盤」

五、巨集（續） (c) 出現如下畫面後，先輸入想要設定的快速鍵 Shift + Alt + F (直接按電腦上的鍵盤即可）輸入完之後，接著按「指定」，再按「關閉」

五、巨集（續） (d) 接著，出現如下的畫面，就是開始錄製巨集了此時，照著原本輸入 MathType 的流程操作「插入」  「物件」「 MathType」操作結束後，把 MathType 關掉

五、巨集（續） (e) 接著，按方形的按鈕，即完成巨集的錄製方形按鈕以後，按 Shift + Alt + F，就可以插入 MathType 了

六、自動加Fig. 與編號

六、自動加Fig. 與編號（續） 黃俊德製作

七、References • 台大圖書館 http://www.lib.ntu.edu.tw/ • Office 官方網站 http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HP051866641028.aspx • 別人做的小技巧http://disp.ee.ntu.edu.tw/Alex/skill%20of%20making%20paper.chm • Google http://www.google.com.tw • Office中的help

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