DOSYALAMA STANDART DOSYA PLANI

1. DOSYALAMASTANDART DOSYA PLANI Dr. Burçak ŞENTÜRK

2. KAVRAMSAL ANALİZ

3. VERİ (DATA) • Veri (data); olaylara ilişkin nesnel gerçekler olup birbiriyle ilişkilendirilmemiştir. • Çoğu kez bir anlamı veya içeriği yoktur. • Örneğin; “A4” bir veridir ancak bir çok kişi için hiçbir şey ifade etmez.

4. BİLGİ (INFORMATION) • Kişisel anlamda düzenlenmiş enformasyondur. • Birgerçeğinveyadurumuntecrübesiylekazanılanfarkındalıkveyaaşinalıktır.

5. BELGE (record) • Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış, ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir. • Bilgi ile bu bilginin üzerinde veya içinde kayıtlı bulunduğu ortamın, delil olarak veya danışma amacıyla kullanılabilecek bileşkesidir.

6. Bir şahıs, kurum ya da kuruluş tarafından üretilen ya da kuruluşa gelen, fiziksel yapısı ya da özelliği ne olursa olsun, gelecekte kültürel, idari ve hukuki nedenlerden dolayı kullanılabilecek ve dolayısıyla kanıt niteliği de taşıyabilecek her türden kaydedilmiş bilgidir.

7. DOSYALAMA

8. Dosya • Güncel kullanım veya arşivsel düzenleme sırasında bir araya getirilerek gruplanmış belge birimi • Aynı konu, kişi, dönem, bölge, faaliyet ve birim ile ilgili belgeler bütünü

9. DOSYA PLANI Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda biriken belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak için önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

10. DOSYA YÖNERGESİ Kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır.

11. Dosyalama Kurum ve kuruluşlarda biriken her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemidir.

12. Genel bir bakış açısıyla dosyalama; belgelerin üretimini gerçekleştiren birimleri, belgenin üretimini gerektiren fonksiyonu ve belgenin içeriğini dikkate alarak kaybolma ihtimaline karşı belgeleri belli bir düzen içerisinde saklama ve depolama yöntemidir.

13. DOSYALAMANIN FAYDALARI

14. İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belge kolaylıkla bulunur. • Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınır. • Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkiler. • “Bilgi Edinme Hakkı” doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanır ve şeffaf yönetim anlayışı sağlanır. • İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe yol açmaz.

15. Bilgi ve belgelerin kontrolünün sağlanması idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak kararların doğru ve yerinde alınması ve iş ve işlemlerde hata payının en aza indirgenmesi mümkün olur. • İşlemi biten belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için birimlerde belge kalabalığı olmaz. • Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmaz çünkü dosya sistemi geçici olarak verilen dosya ve belgenin kaydının tutulmasını ve iadesinin kontrolünü gerektirmektedir.

16. Dosyalama sistemi kurum ve kuruluşların verimini arttırır, zaman ve iş kaybını engeller. • Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkanı, arşivlerde belge aramak için harcanılan zaman ve iş kaybını en az seviyeye düşürür. • Güncelliğini kaybeden (saklanmasına lüzum görülmeyen) belgeler rahatlıkla tespit edilir. • İçerdiği bilgi sebebi ile uzun yıllar korunması gereken, diğer bir ifade ile arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgeler tespit edilir. • Gerek birim, gerekse kurum arşivlerinde dosyalar rahatlıkla düzenlenir.

17. Kurumların yükümlü oldukları iş ve işlemleri rahatlar ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesine imkan sağlar.

18. DOSYALAMA SİSTEMİNİN UYGULANMAMASININ ZARARLARI

19. Çeşitli kayıt ve belgelerin sayıca artması, sınıflama ve sıralamanın yetersiz olması sonucunda, kayıt ve belgelerin takip edilmesi ve işleme konması zorlaşır. Etkin bir belge sistemi olmayan birimlerde biriken kayıt ve belgelerin yaklaşık üçte biri atılabilir niteliktedir. Gerekli, gereksiz tüm kayıt ve belgelerin düzensiz bir şekilde elde tutulmasını öngören bir uygulama, artı olarak getireceği mali yükün yanı sıra zaman kaybına da neden olur ve istenen bilgilere ulaşılmasını engelleyerek yönetimi güç duruma sokar.

20. Etkin olmayan bir dosyalama sisteminde kesin kurallar belirlenmediği için belgeler genellikle yanlış dosyalara ve klasörlere konulur. Belge gerekli olduğunda da bulunamaz, çünkü ortadan yok olmuştur. • Dosyalama yapan dosya memuru ya da sekreter “-Ben o belgeyi dosyaya koymuştum, ama şimdi nerede olduğunu bulamadım…”gibi yakınmalarda bulunur. Böyle bir sistemde kişiler birbirlerini suçlama eğilimindedir.

21. Kim almış, kim koymuş gibi pek çok belirsiz durumun sorumluluğunu kimse üzerine almak istemez. Bu durumda etkin olmayan bir dosyalama sisteminin hem istenen bilginin elde edilmemesine, hem de insan ilişkilerinin bozulmasına neden olduğu söylenebilir.

22. Dosyalarda, klasörlerde, dolaplarda ve çekmecelerde bir sürü belge ve kayıt yığılması olur. Dosyalama için kullanılan yer ve personel yetersiz kalır. Bu durum da yeni yerlerin oluşturulmasını, yeni personelin istihdam edilmesini, yeni dosyalama donanımlarının ve araçlarının satın alınmasını gerektirir. Bunlarda dosyalama maliyetini yükselten diğer hususlardır.

23. İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olmaz. • Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları, alınması gereken kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller. • Bilgi ve belge altyapı eksikliği, iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder ve verimliliği düşürür. • Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur. • Tarihi ve kültürel değerler yok olur.

24. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ

25. Kurum İçerisinde Kayıtlar Korunmalıdır. Çünkü; • Kurumlar, faaliyetlerini ve sonuçlarını, kendilerini yasal olarak denetlemekle görevli organlara karşı belgelendirmeli/ delillendirmelidirler. • Yapılacak her türlü faaliyet ve alınacak her türlü kararda önceki faaliyetlere ilişkin kayıtlara başvurma ihtiyacı vardır. • Kurum, çalışan ve üçüncü şahısların hak ve menfaatlerini korunmasında ve gerektiğinde ispatında kayıtla birinci derecede önemlidir.

26. Kayıtların yeniden kullanılabilecek şekilde düzenlenmesindeki en önemli etkenlerden biri, kayıtların doğru ve sistem dahilinde dosyalanmasıdır.

27. Belgelerin düzenlenmesinde bilinen ve uygulanan çeşitli dosya tasnif sistemleri bulunmaktadır. Bu sistemlerin amacı, belgelerin her aşamada ulaşılabilir bir düzen içerisinde tutulmasıdır.

28. Dosya tasnif sistemi belirlenirken; • Kurum ve kuruluşların sunduğu hizmetlerin türü • Belgelerin türü, göz önünde bulundurulmalıdır.

29. Dosya tasnif sisteminin seçimi, • Sistemin oluşturulması, • Sistemin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi, • Güncelliğinin takip edilmesi, • Kuralların belirlenmesi ve • Uygulamaların denetimi sorumlu bir birim tarafından gerçekleştirilmelidir.

30. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • Alfabetik Dosyalama Sistemi • Kronolojik Dosyalama Sistemi • Coğrafî Esasa Dayalı Dosyalama Sistemi • Konu Esasına Dayalı Dosyalama Sistemi • Numara Esasına Dayalı (Numerik) Dosyalama Sistemi

31. Alfabetik Dosyalama Sistemi • Sistemin temelini alfabetik sıra oluşturmaktadır. • Sistemin uygulanabilmesi için ilgili dosyalar isimler ile ilgili olmalıdır. • Sistemde kişi isimleri yerine soy isimlerinin esas alınması kullanımı kolaylaştırmaktadır. • Yanlış dosyalama ve hata yapma olasılığı en az seviyededir. • Personel özlük bilgileri, öğrenci dosyaları, müşteri dosyaları v.b.

32. Kronolojik Dosyalama Sistemi • Sistemin temelini tarihler oluşturmaktadır. • Dosyalar tarihlerine göre dosyalanmaktadır. • Güvenilir ve basit bir sistemdir. • Banka işlemleri, muhasebe işlemleri v.b. mali konularda oluşan belgeler

33. Coğrafi Esasa Dayalı Dosyalama Sistemi • Sistemin temelini kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafi bölgeler oluşturmaktadır. • Dosyalar kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere ve mahallelere göre alfabetik olarak dosyalanmaktadır. • Güvenilir ve basit bir sistemdir. • Nüfus işlemleri, belediye işlemleri, tapu ve kadastro işlemleri v.b.

34. Konu Esasına Dayalı Dosyalama Sistemi • Tek Konu – Tek Dosya Sistemi • Belgeler konu bazında ayrılır • Konular 3 bölümde düzenlenir - Ana Konular - Alt Konular - Tek Konular • Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfi ile, alt ve tek konular rakamla gösterilir.

35. Numara Esasına Dayalı Dosyalama Sistemi • İki alt sistemi bulunmaktadır. - Serial (Numaralı) - Desimal (Ondalık) • Dosyalar almış oldukları sayılara göre arşivlenirler.

36. Serial (Numaralı) Dosyalama Sistemi • Bu sistemde dosyalar 1’den başlayarak sonsuza kadar birbirini devam eden numaralar alır. • Sistem, sayılarlarla aranabilecek özelliklere sahip dosyalarda kullanılmalıdır. • Personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları, karar dosyaları v.b. • Sistemin önemli bir özelliği, sistemi tanıtan bir araştırma vasıtasına (araştırma aracı) (indeks, katalog v.b.) ihtiyaç duymasıdır.

37. Ondalık (Desimal) Dosyalama Sistemi • Bu sistemde kurumda görülen hizmetler 10 ana konu grubuna bölünür ve her ana konu grubu kendi içerisinde 10lu olarak alt gruplara ayrılır. • Amaç, kurumlara gelen yazıların konuları ön plana çıkarılarak konu temelli ayrımın yapılmasıdır. • Sistemin oluşturulabilmesi için kurumun tüm hizmet ve faaliyetleri araştırılmalı ve 10 ana faaliyet başlığı altında toplanmalıdır.

38. İYİ BİR DOSYALAMA SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ • Basitlik • Ussallık (Akılcılık) • Kullanışlılık • Ekonomiklilik • Tutarlılık • Esneklik • Transfer Kolaylığı

39. Basitlik; İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır.

40. Ussallık (Akılcılık); İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir.

41. Kullanışlılık; İyi bir dosyalama sistemi kurumun ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Örneğin; ülkenin dört bir yanında satış mağazası olan bir işletmenin dosyalama sisteminin ana grupları, bölgesel temele göre, alt grupları müşterilerin isimleri temeline göre dosyalanmalıdır.

42. Ekonomiklilik; • İyi bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan ekonomi sağlamalıdır. • Az yer, az personel, az donanım, az araç-gereç ve kullanımı için az zaman ve emek gerektiren bir dosyalama sistemi, ekonomik bir sistemdir.

43. Tutarlılık; İyi bir dosyalama sisteminde, sistem kendi içinde tutarlı olmalıdır. Tutarsız, farklı durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Sistemde ana gruplar ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulmalıdır.

44. Esneklik; İyi bir dosyalama sistemi değişen şartlara uydurulabilmelidir. Örneğin şu anda iki bölgede faaliyet gösteren bir dağıtım şirketi, gelecek yıllarda bölge sayısını beşe çıkarmayı planlamaktadır. Öyleyse, dosyalama sistemi yeni şartlara uyabilecek şekilde tasarlanmalıdır.

45. Transfer Kolaylığı; İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemden faydalanmayı kolaylaştırmalıdır. Belgelerin dosyalanmasının nedeni, zamanı ve yeri gelince onlardan faydalanmaktır. İsteyen kişinin dosyayı alabilmesi; geri verebilmesi; bir başkasına devredebilmesi ya da daha uzun süre bekletilmesi gereken dosyaların arşive gönderilmesi kolay olmalıdır.

46. STANDART DOSYA PLANI

47. YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARIVEYÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARISAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI

48. www.yok.gov.tr

49. KAPSAM • AÇIKLAMALAR VE KURALLAR • STANDART DOSYA PLANI EKLER • GENEL KONULAR • YÜKSEKÖĞRETİM ANA HİZMET FAALİYETLERİ • DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER • YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER

50. AÇIKLAMALAR VE KURALLAR