L e m ll e t m m d rl narman 2013
Download
1 / 55

STANDART DOSYA PLANI - PowerPoint PPT Presentation


  • 393 Views
  • Uploaded on

İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ NARMAN - 2013. STANDART DOSYA PLANI.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'STANDART DOSYA PLANI' - hieu


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
L e m ll e t m m d rl narman 2013

İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

NARMAN - 2013

STANDART DOSYA PLANI


Evrak dosyalama ve ar v h zmetler ne da r mevzuat

Kanun No: 3473 28 Eylül 1988Yayımlandığı Resmi Gazete: 04/10/1988 Sayı: 19949Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında KanunTarih: 16/05/1988Yayımlandığı Resmi Gazete: Sayı: 19816Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik1991/17 sayılı ve 13/8/1991 tarihli Haberleşme Kodu Uygulaması ile ilgili Başbakanlık GenelgesiYayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayı: 25658Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik25/03/2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Konulu Başbakanlık Genelgesi

Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 18/10/2012 tarihli ve B.02.0.İGB-542-864 sayılı yazısı

Milli Eğitim Bakanlığının İdari Birim Kimlik Kodu ile ilgili 2012/43 sayılı genelgesi

EVRAK DOSYALAMA VE ARŞİV HİZMETLERİNE DAİR MEVZUAT


Tan mlar

Dosya;

Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu,

Tümleşik Dosya;

Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı (Personel Dosyası, Dava Dosyası,Proje Dosyası vb.)

Dosya Planı;

Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini,

Standart Dosya Planı;

2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planını

Tanımlar


Tan mlar1

İdari Kimlik Birim Kodu;

Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez (unique) nitelikteki koddur.

Dosyalama;

Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,

Ortak Alan;

Standart dosya planında 000-099 ve 600-999sayısal aralığındaki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya planlarını

Tanımlar


Tan mlar2

Ana Hizmet Faaliyetleri;

  • Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla

    yükümlü oldukları 100-599sayısalaralığındaki dosya planlarını

    Ana Dosya;

  • Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları

    Saklama Kodu;

  • Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodları ifade eder.

Tanımlar


Kurumlar kendileri 1 haz rlar 2 100 599

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırladı. 3 Ortak Alanlar(000-099 / 600-999)

Kurumlar kendileri 1hazırlar2 100-599


Standart dosya plan n n uygulanmas

Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099sayısal aralığı kullanılmıştır.

Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında 600-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

Standart Dosya Planının Uygulanması


Standart dosya plani

Kurumların her biriminde var olması muhtemel olan bu dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir.(000-099 aralığı)

STANDART DOSYA PLANI


600-999 dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir. aralığındaki dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir


Dosyalama lemler nde uyulacak kurallar

Dosya Planlarının dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir.000-099ve 600-999 sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100-599 sayısal aralığında yer alan konuların ise kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içeriği unutulmamalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR


Dosyalama lemler nde uyulacak kurallar1

Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR


Dosyalama lemler nde uyulacak kurallar2
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

Örnek;

Bayındırlık ve İskan Bakanlığına bağlı bir kurumdan gelen

147.04.02.00 dosya numaralı “Dershane Açılması” konulu bir yazının cevabı

Müdürlüğümüzden

410.01.00.00 dosya numaralı “Özel Dershane İşleri” konulu bir yazı şeklinde olmalıdır.

147 Eğitim ve Spor Yapıları

410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları


M ll e t m bakanli i
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.


Ler bakanli i
İÇİŞLERİ BAKANLIĞI aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.


Standart dosya planinin uygulanmasi
Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

Ana konular için 000 sayısal, birinci, ikincive üçüncü alt konular için 00 sayısal

karakterler kullanılmıştır


Standart dosya plan n n uygulanmas1

Standart Dosya Planının Uygulanması


L e m ll e t m m d rl b l m kodlari
İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ BÖLÜM KODLARI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Kurum kodlari
KURUM KODLARI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Okul kodlari
OKUL KODLARI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Okul kodlari1
OKUL KODLARI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Okul kodlari2
OKUL KODLARI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Okul kodlari3
OKUL KODLARI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Zel kodlar
ÖZEL KODLAR yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Zel kodlar1
ÖZEL KODLAR yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Standart dosya planinin uygulanmasi1
Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 22698811-821.04.00.00[06]/345

    • A B C

    • ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri)

    • 1.Alt Konu (Tur ve Gezi)

    • Narman Anadolu Lisesi 2.Alt Konu

    • 3.Alt Konu

    • (Anadolu Lisesi)

    • A:İdari Birim Kimlik Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya planinin uygulanmasi2

Örnek yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

-622.01/69: Talep ve Şikayetler (Bayburt)

-724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)

-050.02.04[54/351]:54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı

-641.04[2004/13]:2004/13 no’lu idari dava dosyası

-903.07.02[C-46]:C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurtiçi Görevlendirmesi

-604.02.03[TBAG-719]:TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi(izleme ve raporlama)

-604.02.03/06[TBAG-719]:Ankara ili ile ilgili TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi

(istisna getirilen ayrımlar /)

(kurumca özel önem arz eden özel kodlar [ ])

Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI


Standart dosya planinin uygulanmasi3
Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 22698811-821.04.00.00/703

    • A B C

    • ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri)

    • 1.Alt Konu (Tur ve Gezi)

    • Narman Anadolu Lisesi 2.Alt Konu

    • 3.Alt Konu

    • A:İdari Birim Kimlik Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya plan n n uygulanmas2
Standart Dosya Planının Uygulanması yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 45796015-160.02.02.00[15]/224

    • A B C

    • Özel Eğit.Reh.Ve Dan. Hiz.

    • Reh. Ve Dan. Hiz.

    • Reh. Programları

    • Anadolu Sağlık

    • Meslek Lisesi Anadolu Meslek Liseleri

    • A:İdari Birim Kimlik Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya planinin uygulanmasi4
Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 99420873-225.02.00.00/133

    • A B C

    • 18 Mart Ortaokulu

    • Ödül ve Disiplin İşleri

    • Disiplin İşleri

    • A:İdari Birim Kimlik Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya planinin uygulanmasi5
Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı:51308614-903.03.02.01[A-2530]/612

    • A B C

    • Aşık Sümmani

    • İlkokulu Personel Özlük İşleri

    • Terfi ve İntibak İşleri

    • İntibak İşleri

    • Hizmet Değerlendirmesi

    • A: İdari Birim Kimlik Kodu, Sicil No

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya planinin uygulanmasi6
Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 68920670-198.03.01.00/796

    • A B C

    • Halk Eğitim Merkezi

    • Eğitimle İlgili Defter,Dosya,Çizelge ve Belgeler

    • Sertifika,Kurs/Tamamlama ve Diğer Belgeler

    • Sertifika

    • A: İdari Birim Kimlik Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya planinin uygulanmasi7
Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 58154890-746.01.02.02[LIFE IS A MEAL]/234

    • A B C

    • Koyunören İO

    • AB-Türkiye Mali İşbirliği

    • IPA Katılım Öncesi Mali Araç

    • COMENIUS (Life is a meal)

    • Projeler

    • Proje Raporları

    • A:Birim Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya plan n n uygulanmas3
Standart Dosya Planının Uygulanması yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 93648958-315.02.00.00/AZ/123

    • A B C

    • Salih Zeki Dilek İO

    • Kardeş Okul Uygulamaları AZARBEYCAN

    • Yurt Dışı

    • A:Birim Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya planinin uygulanmasi8
Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 80677911-310.04.00.00[4-UÇF]/456

    • A B C

    • YBO

    • Müsamereler,Yarışmalar

    • Festivaller 4.Uluslararası Çocuk Festivali

    • A:Birim Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Standart dosya plan n n uygulanmas4
Standart Dosya Planının Uygulanması yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 81308105-105.01.00.00/419

    • A B C

    • İlçe MEM

    • Okul,Kurum Açma,Kapatma,Devir,Ad Verme İşlemleri

    • Okul,Kurum,Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri

    • A:Birim Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası.


Zel kodlar2
ÖZEL KODLAR yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Standart dosya plan n n uygulanmas5
Standart Dosya Planının Uygulanması yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.

  • Sayı: 57346727-903.05.01.00/334

    • A B C

    • İlçe MEM

    • Personel Özlük İşlemleri

    • İzin İşlemleri

    • Yıllık

    • A:Birim Kodu,

    • B:Dosya Numarası,

    • C:Evrak Kayıt Numarası


Saklama kodlari
SAKLAMA KODLARI yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.


Standart dosya plan n n uygulanmas6

Dosya planında yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. “Diğer” (99) adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir.

Bu tür dosyalar tanımlandığı konu grubunun alt konularından her hangi birini ilgilendirmeyen yazıların dosyalanması amacıyla kullanılmalıdır.

Standart Dosya Planının Uygulanması


Faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazı kodlamasında ve dosyalamasında kullanılacak


Standart dosya plan n n uygulanmas7

Ana hizmet birimlerinin numaralandırıldığı grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazı kodlamasında ve dosyalamasında kullanılacak100-599 sayısal aralığında dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce,

-Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir.

Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar”(000-099/600-999)www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.

Standart Dosya Planının Uygulanması


Standart dosya planina g re dosyalama
STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazı kodlamasında ve dosyalamasında kullanılacak


Dosyalama lemler nde uyulacak kurallar3

Üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar,o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişemediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır.Örneğin yıl içerisinde “Personel İşleri”ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda ”900 Personel İşleri” kodu ile açılacak dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. 900-929

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR


Standart dosya planina g re dosyalama1

Ana hizmet ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişemediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır.Örneğin yıl içerisinde birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında 100-599 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak; yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır.

Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir.

“Genel” adı ile açılan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki belgelerin ayırımını sağlamak amacıyla “yarım kapak dosya” veya “ayraç” kullanımı belgenin düzeni ve erişimi açısından olumlu sonuç verecektir.

STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA


Aynı konuya ait belgelerin yoğunluğu dikkate alınarak alt konulara göre dosyalanması gerektiği durumlarda coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayrımlar yapılarak ayrı dosyalar açılabilecektir.


Yo unlu u az olan farkl dosyalar bir dosyada toplanabilir her dosya grubu ayra la ayr lmal d r
Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır.


901 toplanabilir. Her dosya grubu

İş İstekleri

902

Personel Alımı

903

Atama İşleri

903.07

Görevlendirmeler

903.06

İşten Ayrılma, İstifa veİşe Son Verme

900-929

Personel İşleri


Dosyalama lemler nde uyulacak kurallar4

Bir işlemle ilgili yazılar,işlem sonuçlanıncaya kadar “İşlemdeki Yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli;işlemin tamamlanması halinde,ilgileri ile bir araya getirilerek asıl dosyasına konulmalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR


Kurum Adı “İşlemdeki Yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli;işlemin tamamlanması halinde,ilgileri ile bir araya getirilerek asıl dosyasına konulmalıdır.

  • Açılacak dosya üzerindeki etiketleme Standart Dosya Planına uygun olarak yapılır.

Birim Kodu

Dosya Numarası

Konu Adı

Dosyanın Yılı


  • Devlet “İşlemdeki Yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli;işlemin tamamlanması halinde,ilgileri ile bir araya getirilerek asıl dosyasına konulmalıdır.yazar !

  • (Devlet için arşiv önemlidir.)

  • Söze mühür vurulmaz!


Standart dosya plani de erlend rme toplantisi sona erm t r

STANDART DOSYA PLANI DEĞERLENDİRME TOPLANTISI SONA ERMİŞTİR.

KATILIMINIZDAN ve katkIlarInIzdan DOLAYI TEŞEKKÜR EDERİZ.


ad