1 / 25

OPAD 2014

OPAD 2014. Program: 1 . Kort om OPAD-prosjektet 2. Gjennomgang av ansvarskart med tidslinje 3. Gjennomgang av flytdiagram. Resultatområder. S – Systemer og arbeidsprosesser K – Kommunikasjon O – Organisasjon, styring og ledelse. Linje- eller driftsorganisasjonene.

aine
Download Presentation

OPAD 2014

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. OPAD 2014 Program: 1. Kort om OPAD-prosjektet 2. Gjennomgang av ansvarskart med tidslinje 3. Gjennomgang av flytdiagram

  2. Resultatområder S – Systemer og arbeidsprosesser K – Kommunikasjon O – Organisasjon, styring og ledelse

  3. Linje- eller driftsorganisasjonene Operativ administrasjon 2014 UMB Universitetsdirektør NVH Adm. direktør Styringsgruppe Direktørene ved UMB og NVH: Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse Sentraladm. Hovedadm. Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Referansegruppe Prosjektleder OPAD Malena Bakkevold Prosjektgruppe Catherine Caillée, Kai Tilley ,Lisbeth Andreassen S S S O Delprosjekt 1: Personal, økonomi, arkiv, servicetorg, sentralbord Koordinator: Sekr.leder, Hans Gran, NVH Arbeidsgrupper Delprosjekt 2: Forskning, studie, bibliotek, SEVU Koordinator: Fung. studiesjef Einar Amundsen, NVH Arbeidsgrupper Delprosjekt 3: Bygg, eiendom, drift, kommunikasjon Koordinator: Ass.dir. Jan Olav Aasbø, UMB Arbeidsgrupper Delprosjekt 4: Organisasjon, styring, ledelse Koordinator: Seniorrådgiver Elizabeth de Jong, UMB Arbeidsgruper

  4. Ansvarskart med tidslinje og ressursestimat

  5. Hovedpunkter • Hensikt og ansvar • Innholdet i ansvarskartet • Selve skjemaet - eksempel • Råd og tips

  6. Hva er et ”ansvarskart”? Et ansvarskart er et styringsverktøy (skjema) som brukes i planleggingen og gjennomføringen av prosjekter.

  7. Hensikt • Styringsverktøy for arbeidsgruppen og for delprosjektkoordinator • Sikre kvalitet gjennom medvirkning og brukerhensyn • Kompetanseheving i prosjektmetodikk Kvalitet og framdrift!

  8. Hvem har ansvar for hva? Arbeidsgruppeleder eller den som er ansvarlig for arbeidsoppgaven (dersom ikke egen gruppe) Delprosjektkoordinator Faglig ansvarlige administrative ledere

  9. Hvem lager arbeidsgruppens ansvarskart? • Ansvarskart med tidslinje skal lages av alle arbeidsgrupper i OPAD • Gruppeleder er ansvarlig, men lager forslaget i samarbeid med arbeidsgruppen • Forslaget sendes de to fagansvarlige administrative lederne og delprosjektkoordinator for kommentarer • Ansvarskartet signeres av de fagansvarlige administrative lederne • Signert skjema sendes delprosjektkoordinator

  10. Hva består ansvarskartet av? • Aktivitetene eller oppgavene som skal utføres (hva) • De som er involvert (hvem) • Ansvaret for de ulike oppgavene • Ressursestimat, dvs. hvor lang tid oppgaven vil ta i timeverk, dagsverk eller ukeverk • Tidsplan (tid på kalenderen) Skjema! Excel!

  11. 1. Hva er en milepæl (delmål)? • Viktige beslutningspunkter • I styringsgruppen for OPAD, i Fellesstyret • En bolk med arbeid • Undersøkelse, kartlegging, gjennomgang • Møter, samlinger, workshops Vi snakker om 10-15 milepæler i ansvarskartet

  12. 2. Hvem er ”interessentene”? Sjekkliste: • Hvem bruker resultatet? • Hvem skal godkjenne resultatet? • Hvem leverer innsats, kunnskap og ressurser? • Hvem berøres av resultatet (legger merke til, forstyrres, oppnår goder, får endret egne betingelser) Det gjelder å spille på lag med interne og eksterne medspillere!

  13. Arbeidsgruppen har flere interessenter – Få med de viktige i din! • Godkjenner resultater: • Faglig ansvarlige administrative ledere • Delprosjektkoordinator • Styringsgruppen for OPAD • Fellesstyret • Tjenestemannsorganisasjonene • Leverer innsats, kunnskap og ressurser: • Arbeidsgruppeleder • Gruppemedlemmer • Rådgivere av ulike slag (brukere, eksperter, tjm., )

  14. Arbeidsgruppen har flere interessenter – Få med de viktige i din! Det finnes ingen fasit! Hver arbeidsgruppe må finne sine interessenter Berøres av arbeidsgruppens resultater: • Ansatte • Ledere • Studenter • Grupper og miljøer utenfor institusjonene

  15. Nærmere om involvering av tjm.org. OPAD saker som skal opp i felles IDF møte til informasjon drøfting eller forhandling, skal framgå av arbeidsgruppens ansvarskart 15

  16. Andre former for medvirkning • Deltagelse i: • Referansegruppen • Partssammensatte utvalg • Arbeidsgrupper • Være høringsinstans Tenk også på verneombudenes og utvalgenes medvirkning og rolle!

  17. Brukere • Ansatte i: • vitenskapelige stillinger • administrative stillinger i lokale enheter • tekniske stillinger • Ledere • Studenter • Eksterne grupper og miljøer 17

  18. Ulike måter å få med brukerne • Deltakelse i • referansegruppen • arbeidsgrupper • Intervju eller samtaler med brukere • Skriftlig tilbakemeldingssystem • materiale sendes til lokale enheter for tilbakemelding • Høringsrunder • Allmøter • Workshops • Gjennomgang av tidligere utarbeidet materiale 18

  19. 3. Ansvarssymboler A Arbeidsledelse med framdriftsansvar U Utfører arbeid B Hovedbeslutning b Delbeslutning R Må rådspørres r Kan kontaktes for råd I Må informeres D Må drøftes F Må forhandles

  20. 4. Ressursestimatet( dagsverk) • Bryt ned oppgaven i aktiviteter,estimer arbeidsomfanget per person og aktivitet, summer opp ressursestimatene (”bottom-up”) • Vurder nøye de vanskeligste oppgavene • Benytt erfaringstall (spør “kjentfolk”)

  21. 5. Tid på kalenderen Beregn kalendertiden • aktiviteter som ikke kan starte eller ikke blir ferdige før andre er ferdige (avhengigheter) • beslutninger tar tid, beregn ventetid! • Gruppemedlemmene jobber kun begrenset tid i arbeidsgruppen, vurder andre gjøremål forøvrig • husk ferier, kurs, andre aktiviteter Hvor lang tid tar oppgaven?

  22. Framgangsmåte: 1.Skriv inn oppgavene eller aktivitetene som arbeidsgruppen skal gjøre. 2.Før på interessentene (personer, grupper, instanser) Start med de som tar beslutninger, følg opp med koordinator og gruppeleder. 3. Fyll ut ansvarsmatrisen (rutearket) med det ansvaret den aktuelle interessenten skal ha. Bruk ansvarssymbolene. 4.Lag ressursestimat per oppgave. Beregn i dagsverk. 5. Finn sluttdato per oppgave eller aktivitet og plott denne inn i kalenderen. Vurder når oppgaven bør startes opp og fyll tidslinjen (cellene) med farge.

  23. Bruk av Excel • Før du redigerer i celle: Dobbelklikk på cellen før du skriver, da vil tekst fra før bli stående • Celler med skråstilt tekst skråstilles først etter at du har gått ut av cellen • Dele linjer i celle: Trykk Alt + Enter • Legge til linje: Trykk Ctrl og +

  24. Gjennomgang av eksempel

  25. Aktuell litteratur • Hjelp, jeg er blitt prosjektleder! • Stavne, Thormodsæter/Prosjektforum AS, NKS 2005 • Målrettet prosjektstyring • Andersen, Grude, Haug , NKI 2009, 6.utg. • Grundbog i projektledelse • Hans Mikkelsen, Jens O. Riis, Prodevo 2003 • Mer effektivt prosjektarbeid - I offentlig og privat virksomhet • Svein Arne Jessen, Tano Aschehoug 2005, 3.utg.

More Related