Programme d’Audit 2007 Résultats Comité Consultatif - 27 février 2008

1. Programme d’Audit 2007RésultatsComité Consultatif - 27 février 2008 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Bert Matthijs

2. Manuel de qualité ISO Les activités principales de l’AFSCA Réglement 882/2004 Autres activités (B&B, Logistique, IT, Service Juridique…) Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 Programme d’audit 2007 • Trois piliers d’activités ont été déterminés pour établir le programme d’audit

3. Pilier 1 : ISO 9001: programme

4. Pilier 1 : ISO 9001: constatations • En général: fonctionnement OK (les collaborateurs connaissent les tâches, collaboration, …) • Différentes recommandations en vue d’améliorer le fonctionnement/la procédure • Documentation (organigramme, procédures, enregistrements, accords avec les clients, …) • Formaliser et mesurer les objectifs qualité • Exécuter revue de direction

5. Pilier 1 : ISO 17025 : programme • Dans tous les labos: • Audits du système: 8 audits • Audits techniques: 9 audits (méthodes d’analyse) • Principalement par l’équipe Q labos – parfois avec l’assistance d’un collaborateur de la cellule d’audit interne • Constatations surtout techniques / en relation avec l’ISO 17025

6. Pilier 2 : activités principales: programme

7. Pilier 2 : constatations (1) • Générales UPC • Bonne communication interne au sein des services audités. • Bonne organisation des inspections et respect du plan d’inspection et d’échantillonnage. • Bonne connaissance des agents de contrôle de la législation en vigueur et bonne exécution du travail d’inspection conformément aux procédures. • Utilisation de check-listes : • L’utilisation de check-listes est répendue de manière générale et est également généralement acceptée. • Les check-listes offrent une certaine garantie d’uniformité des contrôles.

8. Pilier 2 : constatations (2) • Générales UPC Le système peut être amélioré en s’attelant à davantage/de meilleures procédures internes documentées concernant l’organisation, la répartition et l’exécution des tâches ainsi que le rapportage et le contrôle interne: • La mesure de l’application de contrôles internes dépend beaucoup du service audité et demeure dans une série de cas trop informelle • La communication orale est insuffisamment formalisée • Les responsabilités sont partagées mais pas formalisées

9. Pilier 2 : constatations (3) • Générales : Administration centrale • Communication : • On constate plus souvent des problèmes dans des thèmes pour lesquels différentes entités sont impliquées. • Le système de communication entre l’Administration centrale – les services extérieurs dépend beaucoup des entités / services impliqués. • La communication s’opère par différents canaux, de telle sorte qu’il est parfois difficile de conserver l’aperçu général. • Les instructions internes, notes de services, check-listes contiennent parfois des imprécisions ou ne sont pas assez explicites.

10. Pilier 3 : Programme • Amendes administratives : 1 audit

11. Pilier 3 : constatations • Amendes administratives : • Système qui fonctionne bien, mais avec une série de règles qui ne sont pas formalisées. • Jurisprudence propre développée en vue d’uniformiser l’attribution des montants des amendes. • Bonne collaboration avec les parquets. • Le rapportage dans le rapport annuel peut être amélioré. • Bonne et vaste répartition des tâches, mais un gain d’efficacité semble envisageable en ce qui concerne le processus décisionnel.

12. Evaluation procédures Audit Interne • Etablissement du programme d’audit • La procédure permet d’obtenir un programme intégré. • L’analyse des risques demeure limitée. • Encore une vue insuffisante sur comment répondre au critère EU concernant “une couverture suffisante sur une période de 5 ans”  la question a été posée au FVO.

13. Evaluation procédures Audit Interne • Exécution des audits • Bonne collaboration + esprit ouvert des audités. • Bon soutien du top management. • La collaboration avec l’UNIC se passe de mieux en mieux. • La préparation et le rapportage exigent plus de travail que prévu. Néanmoins, les délais sont en grande partie respectés. • La soumission d’un projet de rapport pour commentaires est appréciée. • Le système des plans d’action est lancé. • Jusqu’à présent, focalisation surtout sur la mise en place d’un système ex-labos. Arriver petit à petit à une plus grande intégration avec les systèmes labos.