Ateliers Gains 3 ème campagne de revue -Accompagnement SI PDS

1. Ateliers Gains3ème campagne de revue -Accompagnement SI PDS 24 Février 2011 1

2. Les objectifs de cet atelier • Vous proposer une méthodologie dans la mesure de l’usage et des gains basée sur l’analyse des processus • Capitaliser sur vos projets et vos résultats

3. Identifier les trois types d’indicateurs Projet Exploitation routine Retrait Indicateurs de pilotage projet Indicateurs d’usage Mesure initiale Indicateurs d’impacts / gains

4. Qu’est ce qu’un bon indicateur ?

5. Formaliser et suivre un tableau de bord Nombre d’interventions Taux de performance • Suivre la tendance (les gains sont souvent progressifs) • Diffuser et communiquer les résultats • Interpréter et mettre en place des actions si nécessaires Taux d’occupation Taux de débordement

6. La performance selon vous • Sur la tranche 1, des gains sont identifiés pour 80% des projets • Ils peuvent être classés en respect des critères ANAP en quatre grands segments de gains qualitatifs et quantitatifs

7. Comment évaluer l’atteinte de vos objectifs ?

8. E1 E2 E3 E4 E5 E6 E6 Etablir la cartographie « métier » et « fonctionnelle » sur le périmètre du projet Cartographie métier Évaluation fonctionnelle A5 A6 A7 si A1 A2 A3 44 A8 Vision SDSI Cartographie fonctionnelle Fct.1 Fct.2 Fct.3 Fct.4 Fct.5 Fct.6 Fct.7 Fct.8 Fct.9 Fct.10 Vision SDI Cartographie applicative (application, flux) Appli. 4 Appli. 5 Évaluation technique Appli. 6 Appli. 1 Appli. 2 Appli. 3 intranet Serveur 1 Serveur 2 Serveur 3 poste poste poste SDI: Schéma directeur informatique SDSI: Schéma directeur du système d’information

9. Illustration : production du compte rendu suite à consultation externe médecin Acteurs secrétaire Diffusion papier Compte rendu diffusé Arrivée du patient Accueil Consultation Dictée CR Saisie CR Validation Signature CR Quelle diffusion ? Mode ? Stockage Envoi sécurisé Eléments d’entrée Eléments de sortie Activités

10. Illustration : production du compte rendu dans la consultation externe Diffusion papier Action Mode ? Accueil Consultation Dictée CR Saisie CR Validation Signature CR Quelle diffusion ? Évaluation fonctionnelle Stockage Envoi sécurisé Mise à jour dossier patient Alimentation dossier bureautique Consultation liste de diffusion Ajout CR entrepôt Fonction Admission Identification PS Application GAM DPI Bureautique ? Entrepôt Annuaire PS Vision SDI Serveur 1 Serveur 2 Serveur 3 intranet poste SDI: Schéma directeur informatique SDSI: Schéma directeur du système d’information Évaluation technique poste poste

11. Etude de cas : Mesure des gains d’un sous-projet d’optimisation de la prise en charge du patient lors d’une intervention au bloc opératoire

12. Etape 1 : Rappeler les objectifs Stratégique Améliorer la qualité et la sécurité de la prise en charge du patient par un meilleur partage d’information Opérationnel Améliorer la complétude du dossier d’anesthésie

13. Etape 1 : Quantifier les objectifs • Améliorer la complétude du dossier d’anesthésie • Mesure initiale : 68% de complétude (certification) • Moyenne nationale en 2009 : 75% • Objectif national fixé par le ministère de la santé : 80% • Objectif fixé en interne : 80% de complétude au bout d’un an de mise en œuvre de du dossier anesthésie informatisé en se focalisant dans un premier temps sur le critères pré-anesthésie.

14. Grille de lecture de l’indicateur IPAQS proposée par l’AP-HP http://qualite-securite.aphp.fr/Comprendre-l-indicateur-Tenue-du-dossier-anesthesique

15. Etape 2 : Identifier les impacts sur les processus Formaliser le processus de prise en charge du patient en anesthésie Identifier ce qui est impacté dans le processus par le projet d’informatisation

16. Etape 2: Identifier les zones d’impact de l’informatisation Chambre interne ou domicile si ambulatoire Activités programmées et non programmée s Activités auprès du patient Anesthésie patient Prescription Pratiquer intervention Consultation chirurgie Transfert Consultation anesthésie Planification Accueil et préparation du patient Prescription Surveillance réveil Transférer vers la SSPI Gestion de la traçabilité Activités «Back office» Saisie CR Codage Gestion des stocks du bloc Inventaire laboratoire Préparation salle et matériel Gestion/ planification ressources Annuaire/ portail Dossier médical Bloc opératoire Dossier adm. prescriptions Dossier de soins Dossier de spécialité Identité patient Gestion des mouvements

17. Etape 2 : Identifier les zones d’impact de l’informatisation Chambre interne ou domicile si ambulatoire Activités programmées et non programmée s Activités auprès du patient Anesthésie patient Prescription Pratiquer intervention Consultation chirurgie Transfert Consultation anesthésie Planification Accueil et préparation du patient Prescription Surveillance réveil Transférer vers la SSPI Gestion de la traçabilité Activités «Back office» Saisie CR Codage Gestion des stocks du bloc Inventaire laboratoire Préparation salle et matériel Gestion/ planification ressources Annuaire/ portail Dossier médical Bloc opératoire Dossier adm. prescriptions Dossier de soins Dossier de spe Identité patient Gestion des mouvements Zone d’impact de l’informatisation

18. Etape 3 : Définir les indicateurs d’usage (1/3) • Indicateur d’usage • Nombre d’anesthésistes utilisateurs • Nombre de connexions / nombre d’utilisateurs (par population dans le temps) • Nombre de patients suivis dans le dossier anesthésie informatisé / nombre de patients passés au bloc • Point de mesure dans le dossier patient

19. Etape 3 : Définir les indicateurs de gains (2/3) • Indicateurs de gain • Mise en place de l’indicateur de complétude du dossier anesthésique sur les 7 critères IPAQSS de la phase pré-anesthésie • Point de mesuredans le dossier patient (requête sur champs vide ou pas) • Mesure initiale : certification précédente : % de dossiers complets

20. Etape 3 : Définir les indicateurs de gains (3/3) Les 7 critères IPAQSS de la phase pré-anesthésie 1. Identification du patient sur toutes les pièces du dossier 2. Identification du médecin anesthésiste sur le document traçant la phase pré-anesthésique (CPA et/ou VPA) 3. Trace écrite de la visite pré-anesthésique (VPA) 4. Mention du traitement habituel ou de l’absence de traitement dans le document traçant la CPA (ou la VPA) (si applicable) 5. Mention de l’évaluation du risque anesthésique dans le document traçant la CPA (ou la VPA) 6. Mention du type d’anesthésie proposé au patient dans le document traçant la CPA (ou la VPA) 7. Mention de l’évaluation des conditions d’abord des voies aériennes supérieures en phase pré-anesthésique dans le document traçant la CPA (ou la VPA)

21. Bonnes pratiques « indicateurs » • Se référer à la documentation de référence, par exemple : • Pratiques exigibles prioritaires, HAS • Indicateurs IPAQSS (repris par HAS pour certification) • Indicateurs de mesure de l’efficience ANAP, etc. • S’appuyer sur l’analyse du processus pour • Définir un indicateur qui concilie l’évaluation fonctionnelle et technique • Identifier les points de mesure automatisables dans les applications (et les croiser)

22. ANNEXES

23. Glossaire Performance L'Organisation Mondiale de la Santé (OMS), considère que la performance consiste à mobiliser les ressources disponibles pour : • améliorer la santé de la population ; • développer la capacité du système de santé à prendre en compte les attentes de la population (ex : le respect de la dignité, de la confidentialité, de la sécurité, de l'autonomie, de la qualité du service,...) • réduire les iniquités de financement. Autrement dit, il s’agit de l’efficience d’un système (rendement des ressources allouées) et sa capacité à satisfaire les exigences des parties prenantes Valeur La valeur doit être considérée comme multidimensionnelle, objective et dynamique, reflétant les diverses dimensions et l’évolution des objectifs stratégiques suivis par les organisations. Trois grandes conceptions de la valeur peuvent être distinguées : ➜ la valeur financière ➜ la valeur opérationnelle ➜ la valeur concurrentielle

24. Glossaire • Les gains d’un projet SI PDS dépendent de la manière dont les professionnels de terrain comme les dirigeants s’approprient le nouvel outil. L’intégration des gains (notamment dans le cadre du calcul du retour sur investissement) est ainsi difficile, car il faut distinguer : • Les gains valorisables :Ils sont financiers ou peuvent être traduits directement et facilement en éléments financiers. • Les gains quantifiables : ces gains peuvent être mesurés ou quantifiés. Néanmoins leur traduction financière n’est pas directe (voire trop complexe) • Les gains identifiables : Ils font l’objet de mesure qualitative et ne peuvent être traduits en éléments financiers (ou faiblement de façon indirecte). Gains Processus « Ensemble de moyens et d’activités liés qui transforment des éléments entrants en éléments sortants. Ces moyens peuvent inclure le personnel, les finances, les installations, les équipements, les techniques et les méthodes. » (Norme ISO 8402, AFNOR, 1995). Autrement dit, un processus correspond à une suite d'actions conduisant à un but défini. C’est un enchainement d’activités reliées par des flux, qui transforment des entrées (ressources) en résultats (matériel ou immatériel) dans un environnement donné. Ils sont généralement formalisés à l’aide de logigrammes.

25. Glossaire Cartographie fonctionnelle La cartographie fonctionnelle décrit les fonctions du SI permettant la réalisation des processus métier. Cartographie applicative La cartographie applicative décrit l’ensemble des applications du système informatique et les liens entre elles.

26. Bibliographie • ANAP, Création de valeur par les technologies de l’information et de la communication pour les structures de santé – Synthèse des connaissances – Paris, Avril 2010 • ANAP, répertoire d’indicateurs « Piloter l’activité, mesurer l’efficience », Janvier 2010 • ANAP, Kit de base des tableaux de bord des établissements de santé, Mai 2006 • GMSIH (Groupement pour la modernisation du système d’information hospitalier), Évaluation du retour sur investissement des projets du système d’information – Guide à l’usage des établissements de santé – v2.0, Paris, avril 2008. • GMSIH (Groupement pour la modernisation du système d’information hospitalier), Contribution des systèmes d’information hospitaliers à la performance des établissements de santé, Paris, septembre 2008. • HAS, Manuel de certification des établissements de santé V2010, Juin 2009. • MAINH (Mission nationale d’appui à l’investissement hospitalier), Guide d’aide à l’investissement SIH, Paris, janvier 2008.