Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto

1. Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto Kehityspäällikkö Antti Mäki CSC – Tieteen tietotekniikan keskus oy 5.11.2013, IT2013, Tampere

2. Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonvälityksen* ja raportoinnin** palvelut * Vain korkeakoulujen tiedot ** Koko koulutusjärjestelmä

3. strategiset tavoitteet ohjaus toiminnan tarpeet

4. RAKETTI-VIRTA-projektin tuotokset KSHJ ym. Oppijan valtakunnalliset palvelut (OPH) ----- 30 / 39testi-vaiheessa Käytössä Aikataulu 1Q/2014 Keskitetty tietovaranto-palvelu Korkeakoulu-kohtaiset tieto-integraatiot Viranomais-tietovirrat Testiympäristö Tilastokesk. ja OKM tiedonkeruut (opiskelijatied.) Yhteinen tietoarkkitehtuuri käytössä

5. Tietovarannon tietosisällön rajaus(laki 484/2013, tallennusvelvoite + ministeriön tiedonkeruukirje) Tutkintoon johtava koulutus Ei tutkintoon johtava koulutus Tutkinnot Opiskeluoikeudet Ilmoittautumis-tiedot Opintosuoritukset ja arvosanatiedot Henkilön tunnistetiedot Opiskeluoikeustiedot myös eräistä ei tutkintoon johtavista

6. Eri palvelut, jotka käsittelevät eri tietovarantoja eri lähteistä reaaliaikaisesti Kopioitu tietovaranto (Perustietovarantojen viitearkkitehtuuri) Opintosuoritukset, Opiskeluoikeudet, LK-ilmoittautumiset kerran kk – kerran vrk, eräsiirto reaaliaikaisesti, ws-soap Nykyiset lähdejärjestelmät, jotka käsittelevät kaikkia tietoja monoliittisesti Siirtomuotona kummassakin tapauksessa sama XML-määritys

7. Korkeakoulujen toteutusten tilanne 4.11.2013 • 1) = Winha Pro, 2) = WinhaLogiDW. 3) = Oodi – konsortio:, 5) Asio, 4) = muut lähdejärjestelmät • MPKK:n ja POLAMK:n kanssa aloitettu keskustelut mukaan tulemisesta; erikseen HögskolanpåÅland

8. Ohjauksen tietotarpeet muodostuvat panoksista ja tuotoksista PANOKSET TUOTOKSET Opiskelijat, Rahoitus, … Tutkinnot, Suoritukset Julkaisut… Korkeakoulun sisäinen tietovarasto, prosessien johtamisen tarpeet

9. TiKe opiskelijatiedonkeruu TiKe tutkintotiedonkeruu OKM opintopistetiedonkeruu

10. Korkeakoulujen tuottamat tietovarannot (hallinnollinen tieto) Palvelut kansalaisille, työnantajille (SADe) Asiointipalvelut, tietojen yhteentoimivuus Avoin tieto Opiskelijavalinnat, liikkuvuus, AHOT… Rahoituksen hakeminen, raportointi… Opettaja-, tutkija-, henkilökunta- ja opiskelijaliikkuvuus Opintotiedot (Kansallinen osaamisen pääoman tietovaranto) Henkilöiden roolitiedot Julkaisutiedot

11. Eri palvelut, jotka käsittelevät ja tallentavat tietoja eri tietovarannoissa reaaliaikaisesti Yhteinen tietovaranto (Perustietovarantojen viitearkkitehtuuri) Reaali-aikaisesti, ws-soap / rest…? Opintotiedot, Julkaisutiedot, Roolitiedot jne. kerran kk – kerran vrk, eräsiirto Kansallinen palveluväylä? Nykyiset lähdejärjestelmät, jotka käsittelevät kaikkia tietoja monoliittisesti

12. Haasteita tulevaisuuden tavoitteille • Strategisten tavoitteiden asettaminen • Kokonaisarkkitehtuurin kypsyys • Tietojen yhdisteltävyys • Osaoptimointi

13. Kiitos!- Ja yhteenveto • Tietovaranto on osa OKM:n CSC:ltä hankkimia tiedonvälityksen ja raportoinnin palveluita • Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovarannon taustalla ovat operatiiviset, ohjaukselliset ja strategiset tavoiteet • Operatiivinen toteutus loppusuoralla korkeakouluissa • Tietovaranto ohjauksen osatietolähteeksi 2014 • Tietojen yhteentoimivuuden laajentaminen strategisena pitkän tähtäimen tavoitteena • Haasteita mm. organisaatiorajojen ylitys, yksilöinti

15. Koodistopalvelu käyttöön Korkeakoulukohtaisen tietointegraation toteuttaminen: Hahmotelmia korkeakoulun toimenpiteistä ? Tiedostojen siirtäminen tietovaranto-palveluun (SFTP) Lähdejärjes-telmä Yhteismital-listen XML-siirtotiedosto-jen muodos-taminen Siirtotiedos-tojen tarkastaminen Lähteet: Tietojen kokoaminen eri lähteistä? Siirto: lähdejärjestelmän tuotantoympäristöstä suojatulla yhteydellä CSC:n palvelimelle korkeakoulun omaan hakemistoon Muodostus: lähdetiedoista poimimalla ja päätelemällä. Tarkastus: yhteisen tietoarkkitehtuurin tarkastuksien tekeminen muodostetuille tiedostoille (luodaan ja ylläpidetään yhteisesti). Muodostuksen ja tarkastuksen automatisointi, jotta lähteen tietoja voidaan korjata mahdollisimman pian?

16. Tietojen turvaamisen tavoitteet tietovarannon toteutuksessa • Tietojen mahdollisimman sujuva ja laaja käyttö joustavasti erilaisissa tilanteissa on ensisijainen tavoite rekistereihin kuuluvien henkilöiden oikeuksien edistämisessä • Samalla tietovarantoon tuotavat tiedot turvataan tietosuojan ja tietoturvan toteutumisen varmistavilla kuvauksilla, määrityksillä ja ratkaisuilla

17. Tietojen luovuttaminen • Opiskelijavalintarekisterin käyttöön eli OPH:n toteuttamiin valtakunnallisiin palveluihin laissa säädetyn velvollisuuden nojalla eikä edellytä korkeakoululta erillistä ratkaisua • Muihin viranomaistarpeisiin perustuu eri laeissa määriteltyihin tiedonsaantioikeuksiin sekä siihen, että kyseiset viranomaiset pyytävät korkeakouluja toimittamaan tiedot tietovarannon kautta • Muuten rekisterinpitäjän päätöksellä

18. Tietovarannon tietojen käsittely • Tietovarantoon ei ole suoria käyttöliittymiä • Tietovarannon lukurajanpinta luovuttaa automaattisesti kaiken pyydetyn tiedon sallituille palveluille (nyt vai OPH) • OPH:n ylläpitämien palveluiden osana valvotaan henkilötietojen käyttöä • Viranomaistiedonkeruita varten poiminnat toteutetaan erikseen valtuutetun CSC:n henkilöstön toimesta

19. Ehdotukset korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon mahdollistamista jatkokehityshankkeista • Viranomaiskäytön laajentaminen: Tietohallinto-ohjausryhmän esitykset • Suoraan korkeakouluille tarjottavat palvelut • Tietovarannon laajentaminen uusiin tietoalueisiin

20. Nykyisen tietovarannon viranomaiskäytön laajennus • Opettajan pätevyystiedon laajentaminen ja Valviran laillistamispäätöksiin keräämät pätevyystiedot • Opiskelijoiden kansainvälisen liikkuvuuden tietoja • OKM:n suorien tiedonkeruiden osittainen korvaaminen (VIRTA--Vipunen-integraatio) • Seurataan opintohallinnon tietosuojakäytäntöjen kehitystä (lokien lukupalvelut ym.?) • Muitakin ehdotuksia pöydällä (kuten Kela-tiedonsiirrot)

21. Suoraan korkeakouluille tarjottavien palveluiden tukeminen • Pitkäaikaissäilytys opiskelijatietojärjestelmiä koskevien velvoitteiden osalta (maksullinen palvelu?) • Tietohallinto-ohjausryhmä esittää selvitettäväksi • Tietojen käyttö korkeakoulujen muussa toiminnassa, kuten opiskelijaliikkuvuus, AHOT ym. (TIPTOP) • Tietojen luovuttaminen hyväksytyille palveluille • Tiedon luovuttamisesta päättää korkeakoulu • Tiedon luovutusten hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luotaisiin toimintatavat

22. Ehdotus:Kaikkien korkeakoulujen tietojen luovuttaminen uusille palveluille • Tekninen ylläpitäjä (CSC) auditoi automaattista luovutusta tarvitsevan palvelun • CSC kokoaa tietosuojalausunnon ja päätösesityk-sen rekisterinpitäjälle eli korkeakoululle • Korkeakoulu päättää luovutuksesta, jonka jälkeen tiedot ovat automaattisesti saatavilla, kuten OPH:n tuottamiin palveluihin (OPH:lle toteutetun lukurajapinnan kautta)

23. Tietovarannon laajentaminen uusiin tietoalueisiin • Julkisen hallinnon tietovarantoja • Valtakunnallisia: väestö-, paikka-, yhteisö-… • Koulutustarjontatietovaranto (OPH, kesken) • Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto • Henkilön saavutukset: tutkinto, suoritus, oikeus… • Julkaisutietoja…? (tutkijaliikkuvuus) • Henkilöstötietoja…? (opettajaliikkuvuus) • Strateginen kysymys: miten tietojen yhteen-toimivuutta halutaan rakentaa? (korkeakouluissa)

25. Koulutuksen ja tutkimuksen tarve yksilöintiratkaisulle • Henkilötunnuksen ongelmia • Voi muuttua • Sen saaminen ulkomaalaisille kestää liian kauan • Sisältää tarpeetonta tietoa iästä ja sukupuolesta • Miten ulkomaalainen yksilöidään • Nimi ei yksilöi henkilöä • Osoite, syntymäpaikka, syntymäaika, kansalaisuus, passinumero… • Riittääkö, että yksilöidaan vain hakijoita? (Joonas Mäkinen, OPH)

26. Tietojen yhteentoimivuuden avaimena on yksilöinti • Case: Yksilöintitiedolla henkilöön voidaan yhdistää • Nimi-, yhteys-, tausta- ja tietosuojatiedot (VTJ) • Ylioppilastutkinto ja muu toisen asteen tutkinto • Korkeakoulututkinto, suoritukset, opiskeluoikeudet ja ilmoittautumiset (VIRTA) • Toimii vain henkilötunnuksen avulla, ellei tietovarannoissa ole muuta yksilöintitunnistetta • Arkkitehtuuritason ongelma: sama henkilö esiintyy korkeakoulussa moneen kertaan eri hetuilla – kustannuksia korkeakouluille ja viranomaisille

27. Ehdotus tietovarannon yhteisen tietoarkkitehtuurin päivityssyklistä Ensimmäinen vuosi Q4 Korkeakou-lujen palaute ja uudet tiedonkeruu-tarpeet Q1 Tarvitaanko tietovaran-toon uusia tietoja? Q2 Uusien tietojen ja siirtojen määrittely Q3 Uusien vaatimusten julkaisu Q4 Korkeakou-lujen palaute ja uudet tiedonkeruu-tarpeet Q1 Tarvitaanko tietovaran-toon uusia tietoja? Q1 Uusien tietojen ja siirtojen määrittely Q3 Uusien vaatimusten julkaisu Q3 Tiedot tieto-varantoon uusilla vaatimuksilla VE: Tieto pääteltävissä nykyisestä tietosisällöstä tai muu tiedonkeruutapa Q3 Tiedot tieto-varantoon uusilla vaatimuksilla Toinen vuosi Q4 Q1 Q2 Q4 Q1 Q1 Kirjaamisen muutokset, tekninen toteutus