Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS)

1. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) Jakub Grzegorczyk Wydział Selekcji i Wdrażania Zespół Zadaniowy ds. Wsparcia Beneficjentów Systemowych Centrum RZL

2. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) W ramach systemu sprawozdawczość PO KL zbierane są dane ilościowe o uczestnikach projektu (zał. Nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność) oraz bardziej szczegółowe informacje na temat uczestników projektu i instytucji otrzymujących wsparcie w ramach EFS. Ten drugi rodzaj danych jest zbierany i przetwarzane w ramach systemu PEFS – w specjalnie do tego przygotowanej aplikacji Formularz PEFS 2007. Dane uczestników zbierane w ramach PEFS to dane osobowe (imię, nazwisko, adres zamieszkania etc.)

3. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – podstawy prawne Zbieranie danych w systemie PEFS odbywa się na ogólnych zasadach przetwarzania danych osobowych określonych w następujących aktach prawnych: • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024)

4. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Ochrona danych osobowych • Podstawowe pojęcia związane z ochroną danych osobowych: • Dane osobowe –wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (np. numer PESEL); • Zbiór danych – każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym dostępny wg określonych kryteriów; • Przetwarzanie danych – każda operacja wykonywana na danych osobowych (zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie); • Administrator danych – organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych;

5. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Ochrona danych osobowych • PEFS a ochrona danych osobowych: • Warunkiem uczestnictwa w projekcie jest pisemna zgoda osoby na przetwarzanie jej danych osobowych. • Osoba powinna zostać poinformowana o możliwości swojego przyszłego udziału w badaniu ewaluacyjnym, którego celem jest udoskonalenie oferowanej dotychczas pomocy i lepsze dostosowanie jej do potrzeb przyszłych uczestników. • W ramach PEFS nie będą zbierane tzw. „dane wrażliwe” (zgodnie z art. 27 ust. 1 Ustawy: pochodzenie etniczne lub rasowe, poglądy polityczne religijne i filozoficzne, wyznanie, przynależność do partii lub związku, stan zdrowia, kod genetyczny, nałogi, życie seksualne, skazania orzeczenia o ukaraniu i inne orzeczenia wydane w postępowaniu przed sądem lub urzędem).

6. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Ochrona danych osobowych • PEFS a ochrona danych osobowych – cd.: • Niedopuszczalne jest przekazywanie danych dot. uczestników wsparcia w innej formie niż Formularz PEFS 2007. Jeżeli projektodawca zbiera dane dot. uczestników wsparcia przy pomocy innych narzędzi, ankiet, formularzy powinien archiwizować je na zasadach określonych w Ustawie o ochronie danych osobowych i przechowywać przez okres określony w art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (3 lata od zamknięcia programu operacyjnego).

7. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – podstawowe informacje • System przetwarzania danych osobowych w ramach EFS: • Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach POKL jest Minister Rozwoju Regionalnego. • IZ powierza IW (IP2) przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz IZ na podstawie porozumienia między IZ a IW (IP2). Porozumienie w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji PO KL pomiędzy IZ a IW (IP2) zostało podpisane w dniu 8 lipca 2008 r. • IW (IP2) jest umocowana do powierzenia przetwarzania danych osobowych Beneficjentom na podstawie umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL.

8. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – podstawowe informacje • System przetwarzania danych osobowych w ramach EFS – cd.: • Na mocy umów o dofinansowanie, Beneficjenci są uprawnieni do nadawania i odwoływania swoim pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych – upoważnienia te muszą być wydane na piśmie zgodnie z wzorem określonym w umowie o dofinansowanie. • Beneficjenci mogą także powierzać przetwarzanie danych osobowych (w imieniu i na rzecz IZ) podmiotom realizującym zadania ewaluacyjne, związane z monitoringiem i sprawozdawczością – powierzenie to musi mieć charakter pisemny i może stanowić np. część umowy z wykonawcą. • Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy Beneficjenta posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Zasada ta stosuje się do wszystkich instytucji przetwarzających dane (partnerzy, wykonawcy).

9. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Obowiązki Beneficjenta Obowiązki Beneficjenta związane z systemem PEFS: • Zgodnie z Umową o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest do przekazania wraz z wnioskiem o płatność informacji o wszystkich uczestnikach projektu zgodnie z zakresem informacji określonym przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego; informacje te przekazywane są w formie elektronicznej (formularza PEFS). • Zgodnie z umową o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest do umożliwienia IW i IZ dokonania zapowiedzianej kontroli w miejscach, gdzie przetwarzane są dane osobowe. Istnieje także możliwość dokonania niezapowiedzianej kontroli w sytuacji powzięcia wiadomości o rażącym naruszeniu Ustawy o ochronie danych osobowych. • Beneficjent jest także zobowiązany do prowadzenia ewidencji pracowników i podmiotów upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

10. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Obowiązki Beneficjenta Obowiązki Beneficjenta związane z systemem PEFS – cd.: • Zgodnie z zawartą Umową o dofinansowanie Beneficjent zobligowany jest między innymi niezwłocznie informować właściwą Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Pośredniczącą II Stopnia lub Instytucję Zarządzającą o: • wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu; • wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem. • udzielać odpowiednio Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Pośredniczącej II Stopnia lub Instytucji Zarządzającej, na każde jej żądanie, informacji na temat przetwarzania wszystkich danych osobowych, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i jego pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.

11. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Obowiązki Beneficjenta • Przesyłanie formularza PEFS 2007: • Obowiązkiem beneficjentów jest wypełnianie i przesyłanie elektronicznego zestawienia danych o uczestnikach do instytucji, do której składany jest wniosek beneficjenta o płatność. Formularz PEFS 2007 powinien zostać dostarczony do właściwej instytucji osobiście lub przesłany pocztą za potwierdzeniem odbioru. Niedopuszczalne jest przesyłanie danych pocztą elektroniczną. • Beneficjent nie powinien składać informacji o uczestnikach projektu na tej samej płycie co wersja elektroniczna Wniosku Beneficjenta o płatność. • Dane elektroniczne powinny zostać przed wysłaniem skompresowane (formaty: ZIP, TAR, GZ lub RAR) oraz zabezpieczone hasłem (minimum 8 znaków, wielkie i małe litery oraz cyfry lub znaki specjalne). Hasło nie powinno być przekazywane tym samym pismem co dane elektroniczne.

12. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – cele zbierania danych • Cel gromadzenia danych w PEFS 2007 • Dane gromadzone w PEFS 2007 umożliwią dotarcie do uczestników projektów w celu przeprowadzenia badań ewaluacyjnych. Otrzymane wyniki badania pozwolą sprawdzić, co dzieje się z tymi osobami, dzięki czemu możliwa będzie ocena adekwatności, skuteczności i trwałości udzielonego wsparcia. • Dane gromadzone w PEFS 2007 będą także służyć generowaniu niektórych wskaźników obrazujących stopień realizacji POKL – przede wszystkim niektórych wskaźników produktu i rezultatu określonych w dokumentach programowych.

13. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – narzędzie zbierania danych • Narzędzie zbierania danych do PEFS 2007 • Formularz PEFS 2007 to plik w formacie MS Excel, ułatwiający prawidłowe wprowadzanie danych o uczestnikach projektów realizowanych w ramach PO KL. Jego działanie w większości opiera się na makrach, zatem ważne jest, by w ustawieniach MS Excel zaznaczyć opcję umożliwiającą uruchamianie makr. • W związku z wymogami Ustawy o ochronie danych osobowych, formularz PEFS 2007 jest chroniony hasłem administratora (udostępnianym przez IW Beneficjentom); dodatkowo każdy użytkownik aby móc korzystać z aplikacji musi się do niej zalogować przy pomocy unikalnego loginu i hasła użytkownika.

14. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Formularz PEFS wersja 2.0 Dla okresów sprawozdawczych następujących po 31.12.2009 r., dane PEFS należy przedstawiać w aplikacji w wersji 2.0. Podstawowe różnice pomiędzy wersją 1.0 a 2.0: • Dostęp do aplikacji jest zabezpieczony hasłem; • W formularzu zbierane są także dane nt. instytucji, którym udzielane jest wsparcie; • Zmiana zasad sprawozdawczości: w danym okresie rozliczeniowym przekazywane są dane o wszystkich uczestnikach projektu, którzy rozpoczęli, zakończyli, przerwali lub kontynuują udział w projekcie od początku realizacji projektu (jeżeli w danym okresie nie ma takich uczestników, to formularz PEFS nie jest dołączany do wniosku).

15. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – typy danych zbieranych w Formularzu PEFS W systemie PEFS 2007 zbierane są dane dotyczące: • Projektu oraz projektodawcy; • Grupy docelowej (instytucji, osób bezrobotnych i pracujących bezpośrednio objętych wsparciem); • Szczegółów udzielonego wsparcia. • Dane dotyczące grupy docelowej oraz form wsparcia są w Formularzu • przyporządkowane odpowiednim Priorytetom i Działaniom PO KL. • W ramach projektów badawczych i informacyjno-promocyjnych • nie ma obowiązku zbierania danych.

16. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) –zbieranie danych w Formularzu PEFS • Podstawowe zasady zbierania danych o uczestnikach projektu: • Dane zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału uczestnika w projekcie – ich podanie stanowi warunek udziału uczestnika w projekcie; • Określenie cech uczestników (wiek, status na rynku pracy, wykształcenie etc.) ma miejsce w chwili rozpoczęcia ich udziału w projekcie i nie podlega aktualizacji; • Nie zbierane są dane wrażliwe (dotyczące np. stopnia niepełnosprawności, pochodzenia rasowego lub etnicznego, wyznania religijnego, stanu zdrowia, nałogów); • Zbieranie danych bazuje na deklaracjach i oświadczeniach uczestników i nie wymaga się od nich okazywania dokumentów potwierdzających tożsamość.

17. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – zbieranie danych w Formularzu PEFS • Podstawowe zasady zbierania danych o uczestnikach projektu – cd.: • Co do zasady, formularz PEFS powinien być kompletny (zawierać wszystkie dane o wszystkich uczestnikach, którzy w danym okresie rozliczeniowym rozpoczęli, kontynuują, przerwali i zakończyli udział w projekcie); • Brak danych jest dopuszczalny jedynie w przypadku danych teleadresowych; • Pola w odniesieniu do których nie zebrano danych należy pozostawić pustymi; • Sytuacje takie należy jednak traktować jako przypadki szczególne spowodowane brakiem posiadania przez danego uczestnika projektu np. numeru telefonu komórkowego, czy adresu e-mail. W tej sytuacji projektodawca zobowiązany jest do przedstawienia pisemnego wyjaśnienia czynników, które spowodowały brak poszczególnych danych.

18. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – zbieranie danych w Formularzu PEFS • Podstawowe zasady zbierania danych o uczestnikach projektu – cd.: • W sytuacji, gdy w deklaracjach uczestników Beneficjent wykrył błędy/omyłki (np. błędne przyporządkowanie miasta do powiatu/województwa), dane te powinny zostać skorygowane (pismo MRR nr DZF-VIII-0422-10-Aso/10 z 2.02.2010); • W przypadkach gdy przekazane dane będą niekompletne, a uzasadnienie takiego stanu rzeczy nie zostanie przedstawione, uczestnik projektu będzie uznawany za nieuprawnionego do udziału we wsparciu, a tym samym wydatki związane z jego uczestnictwem w projekcie będą uznawane za niekwalifikowane.

19. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) • Termin przekazywania danych o uczestnikach projektu • Projektodawca składa formularz PEFS 2007 (elektroniczną wersję) wraz z Wnioskiem beneficjenta o płatność. Wersja papierowa składanych formularzy nie jest wymagana. • Formularz, który składany jest przez projektodawcę powinien zawierać dane o wszystkich uczestnikach, którzy rozpoczęli, kontynuują, przerwali lub zakończyli udział w projekcie od początku realizacji projektu (jeżeli w danym okresie nie ma takich uczestników, to formularz PEFS nie jest dołączany do wniosku). • Nieprzekazanie danych przez beneficjenta może powodować odrzucenie wniosku o płatność.

20. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – informacje techniczne • Wypełnianie Formularza PEFS 2007 • Formularz PEFS 2007 można uruchamiać w aplikacji MS Excel w wersji 97 i nowszych. • Dla prawidłowego działania formularza makra w MS Excel muszą mieć ustawiony poziom co najwyżej średni a podczas uruchamiania należy wyrazić zgodę na uruchamianie makr.

21. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Administrowanie Formularzem • Administrowanie formularzem PEFS 2007. • Instytucja Zarządzająca udostępnia IP i IP II Formularz PEFS 2007 w wersji 2.0. Formularz jest zabezpieczony hasłem i loginem dla Administratora. • Administrator Bezpieczeństwa Informacji w IP II jest zobowiązany do zmiany hasła oraz przesłania aplikacji do Beneficjentów. • Administrator Bezpieczeństwa Informacji Beneficjenta jest zobowiązany do zmiany hasła administratora formularzu oraz nadania użytkownikom posiadającym uprawnienia do przetwarzania danych osobowych loginów i haseł. • Zmiana hasła administratora powinna nastąpić każdorazowo przed złożeniem formularza do IP 2.

22. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – Administrowanie Formularzem Instytucja Zarządzająca ADMINISTRATOR SYSTEMU - termin roboczy na określenie pracownika/osoby u beneficjenta, który będzie wykonywał zadania związane z zakładaniem i usuwaniem kont użytkowników w Formularzu PEFS 2007. Administrator Bezpieczeństwa Informacji u Beneficjenta (ABI u Beneficjenta) – osoba wyznaczona przez osobę upoważnioną do podejmowania decyzji w imieniu Beneficjenta, odpowiedzialna za nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta. Udostępnienie pustego Formularza PEFS 2007 z kontem administratora i hasłem Przekazanie hasła do konta administratora dla wypełnionego Formularza PEFS 2007 Przekazanie pustego Formularza PEFS 2007 ze zmienionym hasłem do konta administratora IP II BENEFICJENT ABI BENEFICJENTA* Przekazanie wypełnionego Formularza PEFS 2007 wraz z hasłem do konta administratora Wyznaczenie ABI i przekazanie mu formularza Nadawanie/usuwanie kont i haseł użytkownikom Formularza PEFS 2007 ADMINISTRATOR SYSTEMU** Zarządzanie kontem (zmiana hasła)

23. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Po uruchomieniu formularza należy kliknąć przycisk „Uzupełnij dane” • Pojawi się okno logowania, gdzie użytkownik zobowiązany jest wprowadzić identyfikator oraz hasło nadane przez ABI i wykazane w karcie uprawnień dostępu do Formularza PEFS 2007 zgodnie z Polityką bezpieczeństwa Beneficjenta.

24. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Zarządzanie użytkownikami • Dokonanie logowania z wykorzystaniem loginu i hasła administratora powoduje pojawienie się okna umożliwiającego zarządzanie użytkownikami Formularza PEFS 2007.

25. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Administrowanie formularzem PEFS 2007 • Wybranie pola umożliwia wprowadzenie danych dla nowej osoby, której zostaną nadane uprawnienia dostępu do Formularza. • Dla poprawności procesu niezbędne jest uzupełnienie wszystkich pól zawierających kolejno imię, nazwisko, login oraz hasło nowego użytkownikaoraz zaakceptowanie dokonanych zmian poprzez wybór pola • Panel zarządzania użytkownikami posiada również funkcję usuwania uprawnień dostępu do Formularza PEFS 2007. Wybór pola nie wymaga dalszych potwierdzeń i pozwala na usunięcie uprawnień dostępu do Formularza wraz ze wszystkimi danymi użytkownika.

26. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych w Formularzu PEFS 2007: • Zgodnie z „Podręcznikiem użytkownika PEFS” każda instytucja przetwarzająca dane w ramach systemu PEFS jest zobowiązana do założenia Rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Formularzu PEFS 2007 oraz określenia procedury nadawania użytkownikom dostępu do w/w formularza. • Rejestr powinien zawierać następujące pola: imię i nazwisko użytkownika, identyfikator, zakres przyznanych uprawnień, datę nadania dostępu, datę odebrania dostępu.

27. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych w Formularzu PEFS 2007 – cd. • Procedura nadawania użytkownikom dostępu do Formularza PEFS 2007 powinna określać osoby uprawnione do nadawania oraz odbierania dostępu do formularza (ABI) oraz wskazywać procedurę rejestrowania tych procesów w Rejestrze osób uprawnionych do przetwarzania danych w Formularzu PEFS 2007. • Do zbierania, przetwarzania i przesyłania danych osobowych w ramach PEFS 2007 są uprawnieni tylko ci pracownicy beneficjenta (ew. wykonawcy lub partnera), którzy posiadają pisemne imienne upoważnienie (zgodnie z wzorem zawartym w umowie o dofinansowanie).

28. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Po wprowadzeniu indywidualnego identyfikatora i hasła pojawi się okno z dostępnymi opcjami: • „Dane projektu” – informacje o tytule i numerze projektu, Priorytecie, Działaniu, Poddziałaniu, Liczbie osób niepełnosprawnych i liczbie dzieci w wieku od 3 do 5 lat objętych wsparciem. Wprowadzenie tych danych na początku pracy z aplikacją jest konieczne aby później możliwe było wybrane form wsparcia. • „Dane instytucji” – w ramach tej zakładki zbierane są dane dotyczące instytucji na rzecz której udzielone zostało wsparcie wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi udzielonego im wsparcia. • „Dane uczestników indywidualnych (udział w projekcie z własnej inicjatywy)” – w ramach tej zakładki zbierane są dane dotyczące indywidualnych uczestników projektu. • „Dane uczestników instytucjonalnych” - w ramach tej zakładki zbierane są dane dotyczące pracowników instytucji, której udzielano wsparcie.

29. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • W zakładce „Dane instytucji zbierane są następujące dane: • Nazwa; • Typ instytucji; • Wielkość (tylko w odniesieniu • do przedsiębiorstw); • NIP; • REGON; • Dane teleadresowe; • Szczegóły wsparcia • (katalog zamknięty skorelowany z Działaniem)

30. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Jeżeli wsparcie realizowane na rzecz danej instytucji obejmowało również jej pracowników, należy zaznaczyć odpowiednie pole w Formularzu. • Po zaznaczeniu tej odpowiedzi po prawej stronie karty aktywuje się pole którego wybór otwiera okno „Dane pracowników instytucji”. • W ramach przedmiotowej karty powinny zostać uzupełnione zarówno dane ogólne dotyczące danej osoby biorącej udział w projekcie, jak również szczegóły dotyczące zrealizowanego na jej rzecz wsparcia.

31. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Jednym z pól dostępnych w ramach zakładki „Dane instytucji” jest pole „Liczba osób objętych wsparciem w ramach instytucji”. Pole to uzupełniane jest ręcznie przez beneficjenta. W polu tym powinna znaleźć się informacja dotycząca liczby osób objętych wsparciem w ramach instytucji, dla której uzupełniana jest zakładka. W przypadku, w którym wsparcie realizowane na rzecz danej instytucji nie obejmowało wspierania jej pracowników – pole powinno zostać uzupełnione wartością „0”.

32. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Zakładka dotycząca pracowników instytucji („Dane uczestników instytucjonalnych”) zawiera podobne pola jak zakładka „Dane uczestników indywidualnych (udział w projekcie z własnej inicjatywy)”: • Imię i nazwisko; • PESEL; • Płeć; • Wykształcenie; • Wiek w chwili przystąpienia do projektu; • Opieka nad dzieckiem do lat 7 lub osobą • zależną; • Dane teleadresowe; • Status na rynku pracy; • Data rozpoczęcia i zakończenia udziału w projekcie; • Szczegóły wsparcia; • Zakończenie projektu zgodnie z zaplanowaną ścieżką uczestnictwa.

33. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Na zakładce „Dane uczestników instytucjonalnych” oraz „Dane uczestników indywidualnych” występuje przycisk „Szczegóły wsparcia”. Po kliknięciu pojawi się okno z polami do wpisania odpowiedniej formy wsparcia jaką został objęty uczestnik. • W przypadku, gdy dany uczestnik korzystał z kilku rodzajów wsparcia, każde kolejne należy wprowadzać za pomocą przycisku „Dodaj”

34. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • W przypadku, gdy dany uczestnik projektu korzysta kilkukrotnie z określonej formy wsparcia – np. studiuje na dwóch kierunkach studiów podyplomowych, należy odnotować, że skorzystał z danej formy wsparcia kilka razy (w przykładzie – 2).

35. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – praca z aplikacją • Ostatnia zakładka dostępna w ramach głównego menu Formularza PEFS 2007 umożliwia dokonanie podglądu oraz modyfikację danych dotyczących wszystkich osób, które wzięły udział we wsparciu, niezależnie od tego, w ramach której instytucji były one zatrudnione. Należy jednak zaznaczyć, iż w ramach tej zakładki wyświetlane są jedynie dane pracowników instytucji objętych wsparciem. W widoku tym nie są wyświetlane dane osób, które przystąpiły do udziału w projekcie z własnej inicjatywy.

36. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – wydruk danych • Formularz zapewnia wydruk następujących danych uczestnika projektu: • Imię uczestnika projektu; • Nazwisko uczestnika projektu; • PESEL uczestnika projektu; • Data i godzina pierwszego wprowadzenia danych uczestnika projektu; • Identyfikator osoby, która wprowadziła dane uczestnika projektu.

37. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – import danych z plików tekstowych • Formularz umożliwia również importowanie danych ze specjalnie przygotowanego pliku tekstowego. Sposób przygotowania takiego pliku opisany został w procedurze pt. „Format plików tekstowych importowanych przez arkusze MS Excel używany do zbierania danych o uczestnikach biorących udział w projektach realizowanych w ramach PO KL”. Plik tekstowy może zostać przygotowany przez dowolnego użytkownika systemu.

38. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – import danych z plików tekstowych • Po zakończeniu pracy z Formularzem PEFS 2007 wprowadzone zmiany powinny znaleźć odzwierciedlenie w głównym ekranie aplikacji.

39. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – import danych z plików tekstowych • „Liczba instytucji biorących udział w projekcie” uzupełnia się automatycznie na podstawie liczby instytucji wpisanych w Formularzu w ramach zakładki „Dane instytucji”; • „Liczba uczestników indywidualnych biorących udział w projekcie” uzupełnia się automatycznie na podstawie liczby uczestników indywidualnych wpisanych do Formularza w ramach zakładki „Dane uczestników indywidualnych” biorących udział w projekcie z własnej inicjatywy; • „Łączna liczba pracowników instytucji” uzupełnia się automatycznie na podstawie liczby uczestników indywidualnych wpisanych do Formularza w ramach zakładki „Dane instytucji” – w zakładce „Dane pracowników instytucji” i odzwierciedla dane zbiorcze przedstawione w zakładce „Dane uczestników instytucjonalnych”.

40. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – przypadki szczególne • Udział w kilku różnych formach wsparcia / wielokrotny udział w projekcie: • W przypadku, gdy do danej instytucji (IP, IP2 lub IZ), wraz z wnioskiem beneficjenta o płatność został przekazany Formularz PEFS 2007 zawierający dane uczestnika projektu, który uprzednio zakończył udział we wsparciu, zgodnie z zaplanowaną ścieżką uczestnictwa a następnie „wrócił do projektu” i został objęty kolejną formą wsparcia, beneficjent jest zobowiązany do: • zaktualizowania danych dotyczących tej osoby poprzez usunięcie (w przypadku gdy w bieżącym okresie rozliczeniowym dana osoba kontynuuje udział w projekcie) lub modyfikację (w przypadku gdy w bieżącym okresie rozliczeniowym dana osoba zakończyła udział w projekcie) daty zakończenia udziału w projekcie; • uwzględnienie wszystkich form wsparcia, którymi dany uczestnik został objęty, (które już wcześniej zostały zgłoszone do systemu PEFS 2007 oraz nowych tj. związanych z ponownym uczestnictwem w projekcie); • przesłania zaktualizowanego Formularza wraz z kolejnym wnioskiem beneficjenta o płatnośćdo odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ); • zaktualizowania danych zawartych w Załączniku nr 2 do Wniosku o płatność (zwł. Tabeli nr 1).

41. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – przypadki szczególne Przerwanie udziału w projekcie: • Dane osób, które z różnych przyczyn przerwały swoje uczestnictwo w projekcie powinny znaleźć się w PEFS 2007. Najczęstsze przyczyny wycofania się przez osoby bezrobotne oraz pracujące, które zgłosiły się do uczestnictwa w projekcie z własnej inicjatywy zostały zdefiniowane w polu Powody wycofania się z proponowanej formy wsparcia. Jeśli przyczyną rezygnacji jest znalezienie zatrudnienia lub kontynuowanie edukacji, pozwoli to w sposób bardziej właściwy ocenić realizowane projekty. • zakończenie udziału w projekcie z powodu podjęcia zatrudnienia wcześniej, niż uprzednio było to planowane, należy uznać za zakończenie udziału w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieżką • Jeżeli uczestnik podpisze deklarację uczestnictwa w projekcie, ale nie dojdzie do rozpoczęcia przez niego udziału w pierwszej formie wsparcia oferowanej w ramach projektu i nie zostaną poniesione wydatki w związku z jego uczestnictwem w projekcie, osobę należy wycofać z udziału w projekcie. Tym samym dane na temat takiego uczestnika nie będą wykazywane w ramach systemu sprawozdawczości oraz nie należy wprowadzać danych tej osoby do Formularza PEFS 2007

42. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – przypadki szczególne Przerwanie udziału w projekcie – cd.: • Jeżeli dany uczestnik projektu wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych, jest to równoznaczne z przerwaniem przez niego udziału w projekcie oraz z wykreśleniem jego danych osobowych z Formularza PEFS 2007. Jeżeli Formularz PEFS 2007 uwzględniający dane takiego uczestnika został już przekazany do odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ) wraz z wnioskiem o płatność, beneficjent jest zobowiązany niezwłoczne poinformować odpowiednią instytucję o przedmiotowej sytuacji

43. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – przypadki szczególne • Korekty danych: • W przypadku gdy Formularz przesłany przez beneficjenta do odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ) będzie wymagał korekty, beneficjent jest zobowiązany, niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji (błędy w przekazanym Formularzu, zmiana danych teleadresowych, etc.) poinformować o tym fakcie instytucję, do której dany Formularz został skierowany oraz przesłać poprawiony Formularz wraz z wyjaśnieniem powstania niezgodności i informacją, w którym miejscu Formularza została dokonana korekta. • Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce, w przypadku, jeśli dana osoba, bądź też instytucja, która zakończyła udział w projekcie w okresie objętym wnioskiem o płatność, nie została wpisana do Formularza przekazanego do odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ). W takim przypadku wnioskodawca jest zobowiązany, niezwłocznie po wykryciu błędu poinformować o tym fakcie odpowiednią instytucję oraz przesłać poprawiony Formularz, wraz z wyjaśnieniem powstania niezgodności.

44. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – przypadki szczególne • Niekwalifikowalność: • W sytuacji, w której okaże się, że w wyniku np. kontroli dany uczestnik został uznany za niekwalifikującego się do otrzymania pomocy, dane tej osoby powinny zostać usunięte z Formularza PEFS 2007. W przypadku, gdy Formularz z danymi uczestnika, który został uznany za niekwalifikowanego przekazano już do właściwej instytucji, należy przesłać ponownie Formularz, obejmujący zdarzenia powstałe w tamtejszym okresie - bez przekazywania danych tej osoby.

45. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – przypadki szczególne • Brak numeru PESEL: • Osobom, które nie posiadają numeru PESEL (np. nie posiadają obywatelstwa polskiego) nadaje się zastępczy numer PESEL – jest on nadawany tylko na potrzeby systemu PEFS 2007. • Beneficjent jest zobowiązany przesłać do IP 2 Formularz zgłoszenia konieczności nadania sztucznego numeru PESEL dla uczestników projektów realizowanych w ramach PO KL. Zgłoszenie powinno zawierać tylko liczbę osób, którym należy nadać numer(y) – nie może zawierać ich danych osobowych; • IP 2 nadaje Beneficjentowi odpowiednią liczbę kolejnych wartości sztucznego numeru PESEL oraz wpisuje w/w numeru do rejestru. • Po otrzymaniu numerów, Beneficjent jest zobowiązany przypisać je konkretnym uczestnikom i wprowadzić dane do formularza.

46. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – przypadki szczególne • Zbieranie danych osobowych od osób poniżej 18 roku życia: • Do Formularza PEFS będą wprowadzane dane osobowe osób nieletnich, które rozpoczęły edukację przynajmniej na poziomie pierwszej klasy gimnazjum; • Zgoda na przetwarzanie danych osobowych osoby, która nie ukończyła 18 lat będzie w jej imieniu wydawana przez przedstawiciela ustawowego; • Deklaracja uczestnictwa w projekcie w imieniu osoby, która nie ukończyła 18 lat będzie podpisywana przez przedstawiciela ustawowego.

47. Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) – przypadki szczególne • Zbieranie danych osobowych od osób poniżej 18 roku życia – cd.: • W przypadku składania przez potencjalnego uczestnika projektu, który nie ukończył 18 roku życia, oświadczenia o spełnieniu warunków kwalifikowalności osoby do projektu, oświadczenie będzie podpisywane w imieniu uczestnika przez przedstawiciela ustawicznego

48. Jakub Grzegorczyk Wydział Selekcji i Wdrażania Zespół Zadaniowy ds. Wsparcia Beneficjentów Systemowych Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich e-mail:jakub.grzegorczyk@crzl.gov.pl telefon: (022) 237 00 83

49. Dziękuję za uwagę