Zmiany w dokumentach związane z wdrażaniem Priorytetu VII PO KL w ramach projektów systemowych

1. Zmiany w dokumentach związane z wdrażaniem Priorytetu VII PO KL w ramach projektów systemowych Dariusz JaremekLublin, dnia 8 czerwca 2009 r.

2. Dokumenty • Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013 z dnia 9 marca 2009 r. • Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 25 marca 2009 r. (odzwierciedlenie zmian stanowi GWP). • Zasady dokonywania wyboru projektów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 1 kwietnia2009 r. • Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 27 marca 2009 r.

3. Nowa wersja Generatora Wniosków Aplikacyjnych wersja 4.3 • W związku z wejściem w życie nowych wytycznych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instytucja Zarządzająca w dniu 1 kwietnia 2009 r. udostępniła wersję 4.3 Generatora Wniosków Aplikacyjnych.

4. Nowa wersja Generatora Wniosków Aplikacyjnych wersja 4.3 • W ramach wersji 4.3 Generatora Wniosków Aplikacyjnych zrealizowano następujące funkcjonalności: • dodano obsługę projektów współpracy ponadnarodowej i projektów innowacyjnych (Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL); • zwiększono w części trzeciej wniosku Charakterystyka projektu; liczbę znaków do 20 000 i 30 000 w zależności od wybranego Poddziałania; • rozszerzono oświadczenie Beneficjenta o część przewidzianą dla Partnerów; • usunięto z Budżetu projektu pozycję w tym koszty personelu.

5. Nowa wersja Generatora Wniosków Aplikacyjnych wersja 4.3 • usunięto z Harmonogramu realizacji projektu pozycję „Zaangażowany personel”; • zmieniono słownik dla pola 1.2 Numer i nazwa Działania; • dostosowano do wymogów sprawozdawczych tabelę 3.2.1 „Przewidywana liczba osób/instytucji objętych wsparciem EFS w ramach projektu i ich status (ilościowe)”; • zapisywanie danych do pliku w formacie zip_pokl (plik xml).

6. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 25 marca 2009 r.

7. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 27 marca 2009 r.

8. Przygotowanie projektu systemowego - wymogi merytoryczne Pkt 3.1 Cel projektu • Uzasadnienie zgodności celów projektu z PO KL i innymi dokumentami strategicznymi powinno odnosić się do Strategii Rozwoju Województwa na lata 2006-2020, Strategii Polityki Społecznej Województwa Lubelskiego na lata 2005-2013 i Planu Działania na rok 2009; • Przedstawienie informacji na temat spełniania kryteriów merytorycznych (posiadanie strategii);

9. Przygotowanie projektu systemowego - wymogi merytoryczne Pkt 3.2 Grupy docelowe • Charakterystyka i uzasadnienie wyboru osób objętych wsparciem; • Rzetelny opis sposobu rekrutacji; • Dane ilościowe dotyczące osób objętych wsparciem powinny być spójne z danymi zawartymi w działaniach i rezultatach;

10. Przygotowanie projektu systemowego - wymogi merytoryczne Pkt 3.3 Działania • Prawidłowe nazewnictwo zadań, zgodne z zapisami Zasad przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych ops, pcpr i rops w ramach PO KL 2007-2013; • Spójność pomiędzy opisem działań w punkcie 3.3 wniosku a informacjami zawartymi w budżecie i harmonogramie realizacji projektu; • W przypadku realizacji kontraktu socjalnego w ramach realizacji projektu, obowiązkowe jest zastosowanie co najmniej trzech instrumentów aktywnej integracji;

11. Przygotowanie projektu systemowego - wymogi merytoryczne Pkt 3.3 Działania • Informacja dotycząca wartości dodanej. Zgodnie z wykładnią obowiązujących wytycznych„Przewodnikiem po kryteriach wyboru projektów (udzielania dofinansowania) w ramach PO KL” we wniosku należy wskazać wartość dodaną projektu, która wynika z ogólnego opisu projektu i zazwyczaj związana jest z osiągnięciem dodatkowych rezultatów, niewynikających bezpośrednio z celów projektu i z jego działań. • Informacja o spełnieniu wymogów organizacyjnych (zatrudnienie) – Praca socjalna.

12. Przygotowanie projektu systemowego - wymogi merytoryczne Pkt 3.5 Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem • Przejrzyste określenie struktury zarządzania projektem (kto odpowiada za obsługę finansowo- księgową, promocję, kontakty z wykonawcami, itp.?); Harmonogram realizacji projektu • Brak konieczności wykazywania liczby uczestników projektu oraz zgodność pomiędzy okresem zaangażowania personelu a czasem trwania poszczególnych etapów, szczególnie dotyczy zadania Promocja projektu. V. Oświadczenie. • Po dokonaniu zmian we wniosku uwzględniających uwagi IP 2, należy zmienić datę wypełnienia wniosku na aktualną.

13. Przygotowanie projektu systemowego - wymogi merytoryczne Budżet projektu • Zgodność kwoty wkładu własnego wykazanej w punkcie 4.3 Budżetu projektu z faktyczną wartością przedstawioną w Szczegółowym budżecie projektu; • Konieczność przeliczenia Budżetu projektu po dokonaniu zmian w Szczegółowym budżecie projektu; Szczegółowy budżet projektu. • Wykazywanie kwoty nagrody dla pracowników socjalnych w wysokości nie przekraczającej 15% wartości zadania Aktywna integracja;

14. Przygotowanie projektu systemowego - wymogi merytoryczne Szczegółowy budżet projektu – cross financing • Koszty w budżecie nie powinny być zapisywane hasłowo lub gromadzone w jednym punkcie np. zakup zestawu komputerowego (myszka, ups, komputer, oprogramowanie…); wykazywanie kosztów jednostkowych sprzętu, oprogramowania; • Rzetelne uzasadnienie ponoszenia kosztów w ramach cross financingu. Szczegółowy budżet projektu - Koszty pośrednie • Umieszczanie w ramach kosztów pośrednich pozycji uwzględnionych w katalogu zawartym w Zasadach finansowania PO KL; • Wskazanie poprawnej metodologii wyliczania kosztów pośrednich.

15. Od wniosku do aneksu Poprawnie przygotowany wniosek o dofinansowanie realizacji projektu jest kierowany na posiedzenie Zarządu Województwa Lubelskiego celem jego zatwierdzenia, a tym samym przyjęcia do realizacji w roku 2009.

16. Od wniosku do aneksu • Kolejnym etapem jest przedłożenie przez Beneficjenta wymaganych załączników (w dwóch egzemplarzach). Integralną część umowy stanowią następujące załączniki : • Zakres danych uczestników projektu; • Harmonogram płatności (wypełniony); • Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT (wypełnione); • Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo • księgowego (w przypadku gdy dotyczy); • Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych; • Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych; • Bilans realizacji projektu systemowego (Zasady przygotowania…)

17. Od wniosku do aneksu Finalnym etapem będzie podpisanie aneksu do umowy ramowej pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego w Lublinie pełniącym funkcję Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia), a Beneficjentem systemowym.

18. Aneks do umowy ramowej W związku ze zmianą m.in. dokumentów programowych zmianie ulegną zapisy umowy ramowej zawartej na okres 01.01.2008 – 31.12.2013. Wszelkie zmiany w treści umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu do umowy. Zmianie ulegną następujące zapisy umowy:

19. Aneks do umowy ramowej Zmianie ulegną następujące zapisy umowy (cd.): • Dodanie przepisu, który zobowiązuje Beneficjenta do wniesienia wkładu własnego stanowiącego nie więcej niż 10,5% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu na 2009 r. Zawartą w umowie (w ustępie 3) kwotę wkładu własnego, w aneksie (w ustępie 3a) zastąpiono wskazaniem jedynie udziału procentowego.

20. Aneks do umowy ramowej Zmianie ulegną następujące zapisy umowy (cd.): • Dodanie zapisu dotyczącego rozliczania kosztów pośrednich projektu. W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem wskazano udział procentowy ww. kosztów. W/w udział nie może przekroczyć 20% poniesionych i udokumentowanych bezpośrednich wydatków Projektu, pomniejszonych o kwotę wydatków sfinansowanych w ramach cross-financingu. W przypadku zmiany sposobu rozliczania kosztów pośrednich w 2009 r. z ryczałtu na faktycznie poniesione wydatki, ww. zapis ulegnie przekreśleniu.

21. Aneks do umowy ramowej Zmianie ulegną następujące zapisy umowy (cd.): • W przypadku nie spełniania przez Beneficjenta wymagań w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego – stosowny pkt umowy ulega przekreśleniu. • Dodanie ustępu, w którym zobligowano Beneficjenta do złożenia bilansu realizacji projektu według wzoru załączonego do umowy w terminie 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez IW (IP2) wniosku o płatność za ostatni okres rozliczeniowy, w okresie realizacji wniosku o dofinansowanie.

22. Aneks do umowy ramowej Zmianie ulegną następujące zapisy umowy (cd.): • Uwzględnienie następującej kwestii: „W razie nieosiągnięcia na danym etapie Projektu założonych we wniosku rezultatów Projektu, Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) ma prawo renegocjować umowę z Beneficjentem, o ile w wyniku z analizy wniosków o płatność i przeprowadzonych kontroli zachodzi podejrzenie nieosiągnięcia ww. rezultatów”.

23. Aneks do umowy ramowej Zmianie ulegną następujące zapisy umowy (cd.): • Określenie kwoty dofinansowania projektu na rok 2009. • Wskazanie numeru rachunku bankowego. Zgodnie z zapisami umowy ramowej Beneficjent zobligowany jest niezwłocznie poinformować IW (IP2) o zmianie numeru rachunku bankowego.

24. Dziękuję za uwagę Dariusz Jaremek