Professionelles projektmanagement in der praxis
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Professionelles Projektmanagement in der Praxis. Veranstaltung 3 – Teil 1 (22.05.2006): Projektplanung 1 SS 2006. Agenda. Organisatorisches Vortrag 3: Mind Mapping mit dem MindManager Pro6 Projektplanung I Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete Aufwandschätzung Ablaufplanung

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Presentation Transcript


Professionelles projektmanagement in der praxis

Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 3 – Teil 1 (22.05.2006):

Projektplanung 1

SS 2006


Agenda

Agenda

  • Organisatorisches

  • Vortrag 3: Mind Mapping mit dem MindManager Pro6

  • Projektplanung I

    • Projektstrukturplan (PSP)

    • Arbeitspakete

    • Aufwandschätzung

    • Ablaufplanung

    • Terminplanung

  • Berichte der PL der Teams 1, 6, 7 und 8 zur Aufgabe 2

  • Projektplanung I mit MS Project 2003


Organisatorisches 1

8.5.

22.5.

29.5.

29.5.

12.6

19.6.

26.6.

17.7.

Aufgabe

1

Aufgabe

2

MS 1:

Abnahme

„Planung und

Aufgaben-

Verteilung“

Aufgabe

3

Aufgabe

4

MS 2:

Abnahme

Prototyp und

Projektdoku I

Aufgabe

5

  • Abschluss-

  • Präsentation

  • Projekt

  • Produkt

  • Projektdoku

Organisatorisches (1)

x: Präsentation PL

V: Vortrag aktuelles PM-Thema


Organisatorisches 2

Organisatorisches (2)

  • Feedback zur Aufgabe 2

    • Insgesamt sehr gute Ideen und professionelle Ausarbeitungen

    • Businessplan-Daten sind extrem wichtig (Das Richtige machen) und bestimmen die Anforderungen an die Funktionalitäten und die technische Realisierung (Die Umsetzung richtig machen).

Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 29.05.04 im Router-Lab (A204; L3):

11:00 Team 111:15 Team 211:30 Team 3 11:45 Team 4

12:00 Team 512:15 Team 612:30 Team 7 12:45 Team 8

Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die Planungen mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder vorzulegen

  • MS Project 2003

    • Auf den Clients im Windows-Lab (A201) installiert

    • Gast-Account: projman; Passwort: pm_ss06

    • 120-Tage-CD mit MS Project 2003 wird zur Verfügung gestellt


Bewertung der vortr ge

Bewertung der Vorträge

  • Eigenbewertung (direkt im Anschluß an den Vortrag)

    • Persönlicher Auftritt

    • Blickkontakt

    • Verständlichkeit des Vortrags

    • Lesbarkeit der Folien

    • Stimme

    • Gesamteindruck

Eigen-

Bewertung

  • Bewertung durch das Projektteam(direkt im Anschluß an den Vortrag)

    • Möglichst zeitnah

    • Angemessen

    • Offen

    • Korrekt und wahr

    • Brauchbar; keine Pauschalaussagen

Team-

Bewertung

  • Videoanalyse aufgenommener Vorträge im Video Lab (A205) – direkt nach der Vorlesung (ab 17:00 Uhr)


Vortrag 3 mind mapping mit dem mindmanager pro 6

Vortrag 3: Mind Mapping mit dem MindManager Pro 6

  • Mind Mapping: Kreativitäts- und Visualisierungstechnik (Erfinder: Toni Buzan)

  • Aufgabe

    • Darstellung der Technik

    • Erprobung des Produktes MindManager Pro 6

  • Arbeitsmaterial:

    • Rainer Volz: MindManager Pro 6: Die visuelle Informationszentrale, Projektmagazin 24/2005

    • Links:

      • mindmap.ch

      • mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test)

      • mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland)

  • Vortragsinhalte

    • Grundprinzip, Beispiel(e), Vor-/Nachteile, Einsatzmöglichkeiten

    • Erfahrungen mit dem Tool „MindManager Pro 6“

  • Termin: 22.05.2006


Projektverlauf phasenkonzept

Projektverlauf: Phasenkonzept

  • Projekt läuft in mehreren Phasen ab

  • Hauptphasen:

Initiali-

sierung

Planung

Durch-

führung

Abschluß

Projekt-Ergebnis

P r o j e k t – P r o z e ß

Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes


Aufgaben in der planungsphase

Aufgaben in der Planungsphase?

Workshopteil

  • Aufgaben herausfinden

  • Zeitplan erstellen

  • Ablaufplan(wann wird was gemacht)

  • Einplanung von Pufferzeiten

  • Aufgaben koordinieren und verteilen

  • Personen auf die Aufgaben verteilen

  • Ressourcen Planung

  • Budget/Kosten Planung


Projektplanungsphase berblick

Projektplanungsphase: Überblick

Zeitplan

Projektauftrag

Was ist im Projekt zu tun?

Projekt-

strukturplan

Ressourcenplan

- Ziele

- Termine

- Kosten

Kostenplan

Arbeitspakete/Vorgänge

- Name, AP-Nr.

- Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen

- Aufwand, Dauer, Abhängigkeiten

- Kosten


Methoden und techniken

Methoden und Techniken

  • Projektstrukturpläne (PSP)

    • Objektorientierte

    • Funktionsorientierte

    • Ablauforientierte

    • Gemischte

  • Aufwandsschätzverfahren

    • Expertenbefragungen

    • Schätzmethoden für Softwareprojekte

  • Terminplanungstechniken

    • Terminlisten

    • Balkendiagramme

    • Netzplantechniken

      • CPM (Critical Path Method)

      • PERT (Program Evaluation and Review Technique)

      • MPM (Metra Potential Method)

  • Auslastungsdiagramme


Projektstrukturplan psp strukturierte t tigkeitscheckliste

Projektstrukturplan (PSP): Strukturierte Tätigkeitscheckliste

engl. Work Breakdown Structure (WBS)

  • Aufgabe: Projekt in überschaubare und abgegrenzte Einheiten zerlegen

  • PSP: Vollständige, hierarchisches Darstellung der Teile der Projekt-Aufbaustruktur als Diagramm oder Liste. Jedes darin enthaltene übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben werden.

  • Ziele des PSP:

    • Reduktion der Komplexität

    • Schaffung von Transparenz

    • Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen und Abhängigkeiten

  • PSP ist die Grundlage für sämtliche nachgelagerten Planungen (Abläufe, Termine, Ressourcen, Kosten) und für die Steuerung der Projektdurchführung


Projektstrukturplan psp erstellung

Projektstrukturplan (PSP): Erstellung

Vorgehen

Top down

  • Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch überschaubare Teilaufgaben vorliegen

  • Motto: „vom Groben zum Feinen“

Bottom up

  • Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping)

  • Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium

  • Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern)

  • Ergänzung um fehlende Aufgaben


Psp muster

PSP: Muster

AP (Arbeitspaket) oderVorgang (MS Project 2003):nicht mehr zu unter-

teilende Aufgabe


Praxisbeispiel projektstrukturplanung

Praxisbeispiel: Projektstrukturplanung


Psp arten und darstellungsformen

PSP: Arten und Darstellungsformen

  • PSP-Arten

    • Objektorientierter PSP

    • Funktions- bzw. tätigkeitsorientierter PSP

    • Ablauf- bzw. phasenorientierter PSP

    • Mischformen (in der Praxis üblich)

  • PSP-Darstellungsformen

  • Organigrammform

  • Listenform

  • Workflow

    • Direktionen

      • IT-Produkte

      • Medienkatalog

      • Büromaterial

    • Zentrale/Zentrale Einheiten

      • IT-Produkte

      • Medienkatalog

      • IT-Verbrauchsmaterial

  • Organisation

    • Bedarfsmeldung

      • Personenkreis

      • Form der Meldung

      • Weiterleitungsverfahren

    • Entscheidung treffen

      • ...


Objektorientierter psp

Objektorientierter PSP

  • Gliederungskriterium: Alle Objekte, Komponenten, Bauteile des erwarteten Produktes (Ergebnisses)

  • Beispiele


Funktionsorientierter psp

Funktionsorientierter PSP

  • Gliederungskriterium: Alle Tätigkeiten/Funktionen/ Handlungen (z.B. Planen, Fertigen, Kontrollieren), die durchzuführen sind, um das Ergebnisziel zu ereichen

  • Beispiele


Ablauforientierter psp

Ablauforientierter PSP

  • Gliederungskriterium: Die einzelnen Phasen/Abläufe/ Entwicklungsprozesse, um das erwartete Ergebnis zu erzielen (Orientierung am Projektablauf)

  • Beispiele


Gemischtorientierter psp kombination mehrerer gliederungsprinzipien

Gemischtorientierter PSP: Kombination mehrerer Gliederungsprinzipien

  • Gliederungskriterien: Objekte, Tätigkeiten und PhasenHäufigste PSP-Art; auf jeder horizontalen Strukturierungs-ebene grundsätzlich nur eine Logik verwenden!

  • Beispiele

Ablauforientierung

Objektorientierung


Psp in listenform

PSP in Listenform

  • IST-Analyse

    • Workflow

      • Direktionen

        • IT-Produkte

        • Medienkatalog

        • IT-Verbrauchsmaterial

        • Büromaterial

      • Zentrale/Zentrale Einheiten

        • IT-Produkte

        • Medienkatalog

        • IT-Verbrauchsmaterial

        • Büromaterial

    • Organisation

      • Bedarfsmeldung

        • Personenkreis

        • Form der Meldung

        • Weiterleitungsverfahren

      • Entscheidung treffen

        • ...

Vorstudie "e-Procurement"


Spannungsfeld planungstiefe

Spannungsfeld Planungstiefe*

  • So detailliert wie nötig, da Projektplanung ...

    • Komplexität reduziert

    • Transparenz schafft

    • Chancen und Risiken aufdeckt

    • Unsicherheiten reduziert

  • So einfach wie möglich, da Projektplanung ...

    • Zeit kostet

    • aufwändig ist

    • zunehmend komplizierter wird

    • die Planungselemente auch controllt werden müssen (zusätzlicher Aufwand)

*) nach: G. Hab / R. Wagner, S. 108


Regeln zur psp erstellung

Regeln zur PSP-Erstellung

  • PSP („Mutter aller Projektplanungen“) mit hoher Sorgfalt erstellen

  • Einbeziehung des Teams

    • Mitarbeiter-Motivation wird gefördert

    • Gemeinsames Verständnis wird entwickelt

    • Einheitliche Terminologie ist gesichert

    • Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird

  • Mehrere Ansätze prüfen

  • Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen

  • Komplexe Aufgaben sind stärker zu untergliedern als einfachere

  • Standard-PSPs als Vorlagen (Templates) für gleichartige Unternehmensprojekte

Der Gebildete treibt die Genauigkeit nicht

weiter als es der Natur der Sache entspricht.

Aristoteles


Arbeitspakete die mikromeilensteine des projektleiters

Arbeitspakete: Die Mikromeilensteine des Projektleiters

  • Kleinste Einheiten des PSP

  • Umfang kann sehr unterschiedlich sein

    • Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson

    • Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen

    • Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma

  • Kriterien für Arbeitspakete

    • Eindeutige Verantwortlichkeit

    • Konkretes Ergebnis

    • Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten)

    • Keine Überschneidung mit anderen Paketen

    • Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Paketen

  • Für jedes Arbeitspaket ist eine AP-Beschreibung zu erstellen


Arbeitspaket formular

Arbeitspaket-Formular

Projekt-Nr.:

Projektname:

Projektleiter:

AP-Nr.:

AP-Name:

AP-Verantwortlicher:

Erwartete Ergebnisse:

Voraussetzungen:

Beteiligte: Aufwand (in h)

Name 1:

Name 2:

Name 3:

Gesamt: xx h

Kosten (in €):

Personalkosten :

Sonstige Kosten:

Gesamt: xx €

AP-Start (Datum):

AP-Ende (Datum):

Unterschrift :

(Projektleiter)

Unterschrift:

(AP-Verantwortlicher)


Regeln zur ap erstellung

Start

MS 1

MS 2

Phase 1

Phase 2

AP 1.1

AP 1.2

AP 1.3

AP 2.1

AP 2.2

Regeln zur AP-Erstellung

  • Für jedes AP darf es nur einen AP-Verantwortlichen geben

  • Bei einer phasenorientierten Planung muss ein AP innerhalb einer Phase liegen (Ausnahme: phasen-übergreifende Aufgaben wie Kostencontrolling)

  • Umfang der APs so planen, dass sinnvolle Termin- und Kostenüberwachung möglich sind


Unterschied aufwand dauer

Aufwand

=

Dauer

Unterschied: Aufwand / Dauer

Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen)Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT)

Dauer: Zeitraum, den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordertEinheiten: Jahr , Monat, Woche, Tag

  • Mitarbeiter stehen häufig dem Projekt nur anteilig zur VerfügungBeispiel: 20%-Anteil für ProjektarbeitAufwand: 1 PTaDauer: 1 Woche

  • Einsatz von Teilzeitkräften im ProjektBeispiel: HalbtagskraftAufwand: 6 PTaDauer: 12 Tage

  • Es gibt Dauer-orientierte Aufgaben, d.h. unabhängig vom AufwandBeispiel:Bestell- und Lieferprozess mit fester Dauer: 4 Wochen(kann auch durch zusätzliche Mitarbeiter nicht verkürzt werden)


Aufwandssch tzung methoden 1

Teambewertung

Teambewertung mit

Aufwandsmatrix

Unabhängige

Experten

  • Delphi-Methode

  • Schätzklausur

Aufwandsschätzung: Methoden (1)

Expertenbefragung

  • Einzelschätzung

Einzelperson

  • Mehrfachbefragung


Aufwandssch tzung methoden 2

Aufwandsschätzung: Methoden (2)

Schätzmethoden für Softwareprojekte

  • Algorithmische Methoden

    • Parametrische Schätzmethoden

    • Faktoren- und Gewichtungsmethoden

COCOMO

  • Vergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten)

    • Analogiemethoden

    • Relationsmethoden

Function-Point-Verfahren

  • Kennzahlenmethoden(Basis: projektspezifische Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten)

    • Prozentsatzmethoden

    • Multiplikatormethoden

    • Produktivitätsmethoden


Fehler bei der aufwandssch tzung

Fehler bei der Aufwandsschätzung

  • Aufwände werden zu optimistisch, d.h. zu niedrig geschätzt

  • Aufwände für Projektmanagement, Sitzungen, Reporting, Berichtserstellungen, Abstimmungen u.ä. werden in der Planung vernachlässigt

  • Verantwortliche Mitarbeiter werden bei der Aufwandschätzung nicht eingebunden


Tipps zur aufwandssch tzung

Tipps zur Aufwandsschätzung

  • Annahmen und Abhängigkeiten (z.B. von Auftraggeberleistungen) dokumentieren

  • Nicht zu knapp kalkulieren; „stiller Puffer“ für Unvorhersehbares

  • Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzungsprozess a Motivation

  • Niemals „herunterhandeln“ lassen!

  • Nachbetrachtung am Projektende („lessons learned“):

AbweichungenaUrsachenforschungabessere zukünftige Schätzungen


Ablauf und terminplanung

Ablauf- und Terminplanung

Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert

  • Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische Abhängigkeiten)

  • Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu Sammelvorgängen zusammengefasst

  • Festlegung von Meilensteinen (Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse)

  • Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten: Terminlisten, Balkenpläne, Netzpläne


Vorgangsbeziehungen 1

Vorgangsbeziehungen (1)

  • Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA)

    • Der nächste Vorgang kann erst dann begonnen werden, wenn der vorherige abgeschlossen ist

  • Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA)

    • Beide Vorgänge müssen gleichzeitig gestartet werden


Vorgangsbeziehungen 2

Vorgangsbeziehungen (2)

  • Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE)

    • Beide Vorgänge müssen gleichzeitig beendet werden

  • Sprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE)

    • Der 2. Vorgang darf erst dann beendet werden, sobald der erste begonnen wurde


Vorgangsbeziehungen 3

Vorgangsbeziehungen (3)

  • Vorgangsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung

    • Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann:

    • ... + Zeit

    • ... + %

Beispiel:

EA+1M

EA-1M


Terminberechnung

Terminberechnung

  • Bekannt

    • Benötigte Aufwände

    • Zugeteilte Ressourcen

    • Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen)

  • Berechnung der Termine

    • Vorwärtskalkulation

      • Anfangstermin des Projektes ist festgelegt

      • Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangs-beziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende

    • Rückwärtskalkulation

      • Endtermin des Projektes ist festgelegt

      • AusEndtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbezie-hungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn

Dauer der Vorgänge


Terminplanungsmethoden

Terminplanungsmethoden

  • Terminliste

AP

Verantwortlicher

Dauer

Endtermin

  • Balkendiagramm (Gantt-Diagramm)

  • Vernetztes Balkendiagramm

    • Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen

    • Sehr gut geeignet für Präsentationen

  • Netzplantechnik

    • Terminplanungsmethode für Großprojekte


Vernetztes balkendiagramm

Vernetztes Balkendiagramm

  • Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen:

  • weit verbreitet

  • sehr übersichtlich

  • zeitliche Parallelen werden aufgezeigt

  • „kritische Pfade“ werden sichtbar

  • schnell zu erstellen (mit PM-Tool)


Pufferzeiten und kritischer pfad

Pufferzeiten und kritischer Pfad

  • Pufferzeit eines Vorgangs

    • Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird

    • Freier Puffer:Zeitspanne, um die sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden

  • Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit

  • Kritischer Pfad:Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge enthält

Kritischer Pfad


Netzpl ne

Netzpläne

  • Alternative (komplexere) Darstellungsform für Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.B. Anlagenbau)

  • Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in graphischer Form

  • Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige Einsatzmittel

  • Näheres in Projektplanung 2


Meilensteinplan

Meilensteinplan

  • Meilensteine: Wichtigste Zwischen-Ergebnisse im Projektverlauf

  • Meilensteinplan: Zeitplan für den Lenkungsausschuss

  • Beispiel:

    M1 (31.03.04): Grobentwurf ist abgenommen

    M2 (30.04.04): Feinentwurf ist abgenommen

    M3 (30.06.04): Programmierung ist abgenommen

    M4 (31.07.04): Programmabnahme ist erfolgt

  • Meilensteine in MS Project:Vorgänge mit Dauer = 0


Aufgabe 2 projektantrag 1

Aufgabe 2: Projektantrag (1)

  • Ergänzen Sie Ihre Ideenfindung durch Anwendung der Umkehrmethode – sofern in Aufgabe 1 nicht bereits geschehen

  • Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch – zunächst Referenzmatrix bilden, dann Alternativenbewertung Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn

  • Beantworten Sie zu Ihrer Lösung (innovatives Internetunternehmen) folgende Businessplan-Fragen

    • Wie setzt sich die Zielgruppe (Nutzer) zusammen?

    • Worin besteht der besondere Kundennutzen?Welche Vorteile haben Ihre Kunden? Welche Chancen eröffnen Sie ihnen?

    • Welches Alleinstellungsmerkmal hat hier neues Unternehmen? Durch was unterscheidet sich Ihre Firma von bereits existierenden? Was ist wirklich neu?

    • Wie groß ist das Marktpotential?

  • Erstellen Sie eine Interessenmatrix (potentielle Unterstützer / Gegner Ihres Projektes)

  • Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten.Ihr Internet-Unternehmen soll zum 10.7.2006 (Termin) online gehen

Berichte der Projektleiter

der Teams 1 und 6


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