Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 7 – Teil 1 (06.07.2009): Soziale Kompetenz: Faktor Mensch in der Projektarbeit SS 2009

2. Agenda • Soziale Kompetenz: Faktor Mensch in der Projektarbeit • A6: Berichte der Projektleiter der Teams 5, 3 und 1 • Konflikt- und Krisenmanagement • Besonderheiten von Softwareprojekten • Qualitätsmanagement • Verhandlungsmanagement nach dem Harvard-Konzept • Gastvorträge 16:15 Benedict Gross: Agiles Projektmanagement 17:00 Stefan Schneider: Projektwirtschaft 2020 (Turing-Hörsaal)

3. 20.04. 04.05. 18.5. 25.5. 25.5. 8.6 15.6. 22.6. 6.7. 13.7. V1 V2 Aufgabe 1 V3 Aufgabe 2 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung“ V4 Aufgabe 3 V5 Aufgabe 4 MS 2: Abnahme Prototyp V6 Aufgabe 5 V7 Abgabe P.-Doku Aufgabe 6 Abschluss- Präsentation Projektdokumentation Termine 2009 (Stand: 6.07.2009) Vorträge können auch auf Englisch gehalten werden x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation

4. Dozenten-Bewertung: Zusammenfassung • Themenvielfalt, Praxisbezug, Umsetzung eigener Projekte • Interdisziplinarität, Überblick auch über aktuelle Themen (z.B. Wiki, Story Telling) • Die Möglichkeit das Gelernte gleich an einem eigenen Projekt umzusetzen. • Wichtige Inhalte werden vermittelt, die später im Beruf sehr weiterhelfen werden. • Teamarbeit wird gefördert. Praxisanteil ist natürlicherweise sehr hoch und gibt der Veranstaltung ein ausgewogenes Theorie/Praxis-Verhältnis. • Praktische Anwendung des Themas durch eigenes Projekt, Erfahrungen in der Gruppenarbeit (spez. mit untersch. Fachbereichen zusammenarbeiten) • Die Vorlesung ist trotz zweier Pausen zu lang um komplett folgen zu können. Eine Aufteilung wäre sinnvoll • Auf Grund von fehlendem Vorwissen wird erst sehr spät mit dem eigentlichen Projekt (also der Arbeit) begonnen => hoher Zeitdruck • VL-Format nicht ideal; Lange Vorträge - wenige Pausen • In jeder Sitzung sollten die Kursteilnehmer mehr zu Wort kommen können Details auf Vorlesungswebsite: Evaluierung (nach GPM)

5. IPMA Level A: Zertifizierter Projektdirektor (GPM) IPMA Level B: Zertifizierter Senior Projektmanager (GPM) IPMA Level C: Zertifizierter Projektmanager (GPM) IPMA Level D: Zertifizierter Projektmanagementfachmann (GPM) Zertifizierung von Projektpersonal (Qualitäts-nachweis!) hat wachsende Bedeutung • International anerkannte Kompetenzzertifikate im Projektmanagement • Zertifizierung nach IPMA (International Project Management Association) • Umsetzung durch die nationalen Projektmanagement-Institutionen; in D: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) • Nutzen einer Zertifizierung • Objektive, neutrale Bestätigung der Projektmanagement-Kompetenz • Führen eines anerkannten Titels • Berufliche und persönliche Anerkennung • Verbesserung der Chancen am Markt (vgl. Vortrag 1) • 4-L-C (4-Level-Certification-System der IPMA)

6. IPMA Level A: Zertifizierter Projektdirektor (GPM) IPMA Level B: Zertifizierter Senior Projektmanager (GPM) IPMA Level C: Zertifizierter Projektmanager (GPM) IPMA Level D: Zertifizierter Projektmanagement-Fachmann (GPM) Vorlesung hat CoE-Zertifikat: Nutzen für Vorlesungsteilnehmer • Vorlesung wurde Anfang 2007 mit dem CoE (Certificate of Excellence) der GPM ausgezeichnet • Ziele (CoE) • Auszeichnung der Qualität des Lehrangebots Projektmanagement einer Einrichtung mit öffentlich-rechtlichem Bildungsauftrag (z.B. Uni) • Etablierung eines Erfahrungsaustauschs der Lehrenden • Studierende können die Zertifizierung und das Fachbuch ProjektManager kostengünstiger erwerben • Vorteile für StudentInnen • IPMA-Level D Zertifizierungsgebühr: 350 €* bzw. 400 €* (statt: 650 €) • Fachbuch ProjektManager (GPM): 69 € (statt: 169 €) *) plus 50 € Verwaltungsgebühren

7. PM-Zertifizierung: Ablauf und Termine • Ablauf (Details siehe Vorlesungswebsite: PM-Zertifizierung) • Transferprojekt (Projektbericht) einreichen • Eigenen Part farblich kennzeichnen • Voraussetzung zur Zulassung zur Prüfung: mind. 30 von 60 Punkten • Zertifizierungsworkshop • 2-stündige schriftliche Prüfung (bestanden bei > 50% der zu erreichenden Punkte) • 30-minütiges Prüfungsgespräch

8. Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) neu • GPM führt Basiszertifikatein • Es gehört nicht zum offiziellen IPMA 4-Level-System • Es ist ist als GPM-Produkt unter dem IPMA Level D anzusiedeln • Es dient dazu, Projektteammitglieder für die Mitarbeit in Projekten zu qualifizieren • Kriterien • Zweistündiger schriftlicher (branchenorientierter) Test • Prüfungsgebühren (bei Inhouse-Zertifizierungen mit mindestens 12 Teilnehmern) • 150 € für Studenten (Studentische GPM-Mitglieder: 125 €) • 25 € Zusatzgebühr für Zertifikat in englischer Sprache • Details werden auf der Vorlesungswebsite veröffentlicht

9. Projektiade´09 Abschlussveranstaltung: Agenda 13.07.2009 13:30 Vorlesung (Finale Module) 15:00 Teams 1, 2 und 3 16:00 Teams 5 und 6 anschließend Jury-Bewertung ca. 17:00 Preisverleihung „Projekta 2009“

10. Projektiade´09 Abschlusspräsentation (13.07.2009) • Präsentation • Produktbeschreibung mit den wichtigsten Businessplandaten(Motivation, Nutzen, Zielgruppen etc.) • Projektnachbetrachtung (aus letzter jour fixe-Sitzung) • Vergleich: geschätzter Aufwand – tatsächlicher Aufwand der Teammitglieder (Tabellenform) • Erfahrungen: Teamarbeit & MS Project (jeweils die 3 wichtigsten Erfahrungen) • „Lessons learned“ für Folgeprojekte Dauer: Ca. 5 Minuten • Produktvorführung – live • Vorstellung der wichtigsten Funktionalitäten • Technische Anmerkungen / Besonderheiten Dauer: Ca. 10 Minuten Hinweise • Präsentation durch zwei TeammitgliederInnen • Gesamtdauer von 15 - 20 Minuten einhalten • Abgabetermin der Foliensätze: 09.07.2009 Übertragen Sie Ihre Begeisterung für das neue Produkt auf die Hörer

11. Projektiade´09 Preisverleihung „Projekta 2009“ Die besten Projektarbeiten zur Gründung eines „neuen innovativen Internet-Unternehmens“ werden von der Jury mit der „Projekta 2009“ prämiert Kategorien: • Innovativstes Produkt • Beste Produktpräsentation • Beste Projektdurchführung Gutscheine für Unternehmensgründungs-Workshops gestiftet von Herrn Markus Wolf, Netzwerk Nordbayern Projekta 2009

12. Projektbericht Versand der doc-Version bis 09.07.2009 an Dozent und Assistent Abgabe zu Vorlesungsbeginn am 13.07.2009 • Print-Version des Projektberichtes • CD mit Projektbericht und Produkt Wichtiger Hinweise zum Projektbericht • Für Teilnehmer mit benotetem Schein und für PM-Zertifikanten • Name in Farbe auf dem Titelblatt • Vom Teilnehmer erstellte Kapitel in gleicher Farbe Wichtiger Hinweise zur Print-Version • Pflicht-Anlagen • Jour fixe Wochenprotokolle 1 – 6 • Unterschriebene Arbeitszeitprotokolle (Mai - Juni 2009) aller Teammitglieder

13. Vorlesungsscheine • Abschließende Durchsicht der Projektberichte und Prüfung der SW-Produkte: bis spätestens Ende des Monats; ggf. Nacharbeiten erforderlich! • Abholung der Scheine bei Frau Förster, Sekretariat Informatik III: Info per Mail an die Teilnehmer • Scheine • Informatiker: Kleines Projektpraktikum (alternativ: Seminarschein) • BWL: Fachübung • Sonstige Fachbereiche: Seminarschein • Für benotete Scheine: Im Projektbericht die erstellten Teile farblich kennzeichnen

14. Der Faktor „Mensch“ „Die größten Probleme bei unserer Arbeit sind keine technischen Probleme, sondern soziologische Probleme.“ Tom DeMarco, Timothy Lister: Wien wartet auf Dich! Der Faktor Mensch im DV-Management (Dt. Ausgabe von „Peopleware“), Hanser Verlag München, 1999

15. Der Faktor „Mensch“ • Projektarbeit = Teamarbeit cFaktor „Mensch“ hat entscheidende Bedeutung für Erfolg bzw. Misserfolg eines Projektes • Management der „Human Resources“ ist Kernaufgabe des Projektmanagements • Projektarbeit ist weitgehend planbar • Aber: Projektteamprozesse sind nicht vorhersehbar(Verhalten einzelner Mitarbeiter oder des Teams) „Chemie im Team“ muss stimmen! • Fehler, die im Bereich der Menschenführung gemacht werden, wirken sich häufig extrem negativ auf das Projekt aus c„Soziale Kompetenz“ der PL ist gefragt

16. Faktor „Mensch“: Themen Team- bildung Team- führung Führungsstil Projektleiter Kommuni- kation Konflikt- Management Projektmitarbeiter Motivation Umfeld

17. Warum ein Projektteam? • Teambegriff Team :=Zusammenschluss von Menschen, die ein gemeinsames Ziel anstreben und zur Zielerreichung gemeinsam kooperieren Akronym: „Toll ein anderer macht‘s.“ • Beste Form der Zusammenarbeit zur erfolgreichen Bewältigung großer Herausforderungen • Gruppendynamik (Teamgeist/Teamspirit)Nicht die Leistungen Einzelner, sondern die Fähigkeiten und Anstrengungen aller Beteiligter bringen den Erfolg • Eigenes Ego weitgehend ausschalten • Intensive Kommunikation mit allen Beteiligten • Verständnis für andere und deren Fehler ohne viel Worte ausbügeln Teamspirit: steht heute an vorderster Stelle der Softskills

18. Die Weichen für den Projekterfolg werden oft mit der Projektteamzusammensetzung gestellt • Teamzusammenstellung erfolgt meist „top down“ • Auftraggeber benennt Projektleiter • Projektleiter bildet Kernteam mit TPLs • TPLs besetzen in Abstimmung mit PL die Teilprojektteams • Auswahlverfahren • Persönliches Kennen (beste Voraussetzung) • Empfehlung (Basis: Anforderungskriterien) • Analyse von Skill-Profilen (Trend zu Skill-Management) • Ausschreibung über interne Stellenbörse • Interviews mit potentiellen Teammitgliedern führen • Nicht nur die fachliche Kompetenz sondern auch die soziale Kompetenz der Teammitglieder ist wichtig! • Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV)der einzelnen Projektteammitglieder müssen klar definiert werden

19. Zusammensetzung des Teams • Schlüsselqualifikationen für die Auswahl der Projektteammitglieder • FachspezialistenExperten 1. Wahl mit möglichst sehr guten Kenntnissen der Prozesse im Unternehmen • Teamarbeiterkreativ, konstruktiv-kritisch, produktiv und kommunikationsfähig • BotschafterVertreter anderer Unternehmenseinheiten mit Doppelfunktion • Interessenvertreter der entsendenden Unternehmenseinheit • Verkäufer der Projektergebnisse in dieser Unternehmenseinheit • Sie müssen auch Projektarbeiten übernehmen! • Anforderung an alle: Teamfähigkeit • Gute Balance zwischen unterschiedlichen Mitarbeiter-charakteren erforderlich Grundsatz: Wer keine Zeit hat, sollte nicht mitwirken

20. Forming Storming Norming Performing • Team kommt zusammen • Beschnuppern • Kennen lernen • Sondierungs- gespräche (höflich, unpersönlich) • Aufgaben werden verteilt • Ziele / Autorität des PL werden infrage gestellt • Unklarheiten • Erste Konflikte • Unterschiedliche Einschätzungen • Mitarbeiter- fluktuation • PL muss klären und vermitteln • Team gibt sich Spielregeln • Konfliktpotentiale werden geklärt • Wir-Gefühl bildet sich • Schaffung der erforderlichen Strukturen • Team ist zusam- mengeschweißt • Team arbeitet effizient und ideenreich mit wenig Reibungs- verlusten • Es wird Feed- back gegeben • Gemeinsames Handeln Die Projektteamentwicklung verläuft stets in mehreren Phasen Teameffizienz Zeit

21. Führungsstil und -prinzipien • Mitarbeiterführung := Einwirkung auf die Mitarbeiter, so dass sie ein bestimmtes Ziel erreichen • Erfolgreiche Führungsprinzipien eines Projektleiters • Mensch steht im MittelpunktProbleme der Mitarbeiter haben PrioritätFeedback geben • Voraussetzungen für gute Arbeitsergebnisse schaffen und pflegen • Führung durch Überzeugung und Argumentation • Prinzip der „offenen Tür“ für alle Teammitglieder • Offene und direkte Kommunikation (keine langen „Dienstwege“) • Ergebniskontrolle statt Verfahrenskontrolle • Förderung von Initiative und Eigenverantwortung • Klare Festlegung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV) • Keine Rückdelegation Vertrauen Quelle: Litke, Projektmanagement Bei erkannten Problemen handeln und nicht diese aussitzen

22. Motivation Selbst- verwirklichung „höhere“ Ziele Respekt und Bewunderung Psychologische Bedürfnisse Kontakt, Akzeptanz, soziale Bedürfnisse Ordnung, Sicherheit, Schutz vor Risiken und Bedrohungen Physiologische Bedürfnisse Grundbedürfnisse(Nahrung, Wärme, Kleidung usw.) Bedürfnispyramide nach A. Maslow

23. Wünsche der Mitarbeiter vs. Einschätzung der Vorgesetzten Quelle: Gesellschaft für betriebliche Weiterbildung, Berlin, 2000

24. Tipps zur Motivationsförderung • Kommunizieren Sie ein gemeinsames Ziel, das alle anstreben und führen Sie dazu ein Committment herbei • Studieren Sie sorgfältig die Bedürfnisse Ihrer Projektmitarbeiter • Organisieren Sie gemeinsame (Freizeit-)Aktivitäten, um den Teamgeist zu stärken • Erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern nur das Beste. Überzeugen Sie sie, dass sie auch schwierige Aufgaben bewältigen können • Geben Siezeitnah realistische Feedbacks:- Beachten und belohnen Sie Erfolge immer sofort- Sprechen Sie auch Kritisches stets sofort aus • Legen Sie großen Wert auf Zusammenarbeit und Kommunikation • Stellen Sie die Projektergebnisse als Ergebnisse des Projektteams heraus • Geben Sie die Anerkennung über Projektergebnisse (z.B. im LA oder vom Auftraggeber) zeitnah an ihr Team weiter. • Richten Sie Ihr Team in schwierigen Phasen an kleinen Fortschritten auf • Sorgen Sie dafür, dass Ihre eigene Motivation hoch bleibt

25. Aufgabe 6: Projektorganisation, Soziale Kompetenz, Projektstart und -ende (2) Aufgabe der Projektleiter • Erstellung einer Präsentation PA-Team_x.ppt • Projektorganisation mit Funktionsbeschreibung der Beteiligten (Rollenbeschreibungen) • Kommunikationsplan • Aktueller Umsetzungsstand (Stand: ca. 30.06.2009) • Meilensteintrendanalyse (MTA) • Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project) • Aktueller Projektstatus (Beschreibung) • Projekterfahrungen • Projektarbeit • Projektdurchführung mit MS Project • Erstellung der Jour fixe-Protokolle 5 und 6: P5-Team_x.doc, P6-Team_x.doc • Erstellung der MS-Project-Datei: PA-Team_x.mpp • Ausarbeitung Kapitel 4, 9, 10.6 und 10.8 des Projektberichtes Abgabetermin für die Dateien: 2. Juli 2009 Projektleiter-Berichte: Teams 5, 3 und 1