Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Stand: 02.06.2003 Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Übungsbetrieb und Vorlesungsscheine

2. Agenda • Ziele der Übungen • Vorlesungsscheine • Projektteam • Rolle und Verantwortung des Projektleiters • Rolle und Verantwortung der Projektmitglieder • Übungsaufgaben 1-5 • Erwartete Projektergebnisse • Präsentationen: Anforderungen • Termine • Standards • Unterstützung

3. Ziele der Übungen • Die Vorlesungsteilnehmer sollen • eigene Erfahrungen in der Projektarbeit(=Teamarbeit) sammeln • das in der Vorlesung erlernte methodische Vorgehen erproben und umsetzen • praxisnah Projektatmosphäre „erleben“ • Ziel der Übungen ist es, im Team ein Projekt • zu definieren (Projektantrag) • zu planen (Projektplan) • durchzuführen und zu controllen (Projektdurchführung und Projektcontrolling) • erfolgreich abzuschließen (Projektabschluß) • zu dokumentieren (Projektdokumentation) und • zu präsentieren (Abschlußpräsentation)

4. Vorlesungsscheine • Für InformatikerInnen: Kleines Projekt- praktikum im Fach Informatik Umfang der Übungen: 6 SWh ohne Note • Für HörerInnen anderer Fachbereiche: Seminar- schein Umfang der Übungen: ca. 2-3 SWh ohne Note

5. Projektteams • Bildung von Projektteams • In der 1. Vorlesung werden die Projektteams gebildet; dabei wird eine möglichst durchgängige fachbereichsübregreifende Besetzung angestrebt. • Jeder Teilnehmer übernimmt für eine Aufgabe die Funktion des Projektleiters (in alphabetischer Reihenfolge) • Jedes Projektteam ist verpflichtet, alle fünf Übungs-aufgaben vollständig zu lösen und termingerecht abzugeben. Verantwortung des aktuellen PLs! • Mit der Genehmigung des Projektauftrags (Vorlesung 3) ist bis zum Projektabschluß eine wöchentliche Projektstatussitzung (Jour fixe) mit Protokollerstellung durchzuführen. Die tatsächlichenArbeits-zeiten sind zu protokollieren und mit den geschätzten Zeiten zu vergleichen.

6. Rolle und Verantwortung des Projektleiters • Organisation und Durchführung der Besprechungen • Aufteilung der Arbeit an die Teammitglieder • Überwachung des planmäßigen Fortschritts • Bei Problemen direkten Kontakt mit dem Assistenten oder dem Dozentenaufnehmen • Erstellung der Jour fixe-Protokolle • Termingerechte (spätestensvier Tage! vor der nächsten Vorlesung – wg. Feedback) und vollständige Abgabe der Lösung • An: schlosser@informatik.uni-wuerzburg.de • CC: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de • Präsentation (ppt-Vortrag; Dauer: ca. 7,5 Minuten; max. 10 Folien) vorbereiten und in der Vorlesung halten • Eigenbewertung der Präsentation (Fragebogen direkt nach dem Vortrag selbst ausfüllen)

7. Rolle und Verantwortung der Teammitglieder • Aufgaben • Lösen der zugeteilten Teilaufgaben • Zeitnahe Information des Projektleiters über Probleme • Information des Projektleiters über die Ergebnisse • Bewertung der Präsentation des eigenen PLs (Team-Feedback-Fragebogen) • Nach jeder Vorlesung übernimmt das nächste Teammitglied die Projektleitung • Wechsel der Projektleitung erfolgt in alphabetischer Reihenfolge (A m Z)

8. Aufgabenübersicht: Grobplanung Innovative soziale Serviceleistung im Internet 1. Projekt- idee 2. Projekt- antrag 3. Projekt- planung I PSP, Zeit Ablauf 4. Projekt- planung II Ressourcen Kosten 5. Projekt- durch- führung & Controlling mit Projektmanagementtool MS Project 2002

9. Aufgabe 1: Projektidee Das Team soll einen Vorschlag für eine innovative soziale Dienstleistung im Internet erarbeiten • Vorgehen/Methodik • 6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung • Kreativitätstechniken (Brainstorming, Umkehrungstechnik) • To-do-Liste • Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag (mit MS Office 2000) • 6-Schritte-Methode 1. Zieldefinition 2. Lösungsalternativen 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertung der Alternativen 5. Commitment 6. Vereinbarung der nächsten Schritte • Erfahrungen in der Projektarbeit Datei: Idee-Team_x.ppt

10. Aufgabe 2: Projektantrag • Führen Sie zu den in Aufgabe 1 erstellten Projektideen eine Nutzwertanalyse durch • Zu Ihrer besten Idee soll ein Projektantrag erarbeitet werden • Vorgehen/Methodik • Kreativitätstechniken • Nutzwertanalyse • Klärung der Projektanforderungen (Zieldefinition, Termine, Meilensteinplanung usw.) • Interessenanalyse • Projektantrag Datei: Antrag-Team_x.ppt

11. Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum 23.06.2003 bereitsteht. Die „Projektplanung“ ist an diesem Termin auszurichten. • Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen 3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform • Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten • Erstellen Sie einen Meilensteinplan • Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP1-Team_x.mpp“ • Die Ergebnisse von 1. - 4. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei „Plan1-Team_x.ppt“ darzustellen • Abgabetermin für die beiden Dateien ist der 16.05.2003

12. Zu Aufgabe 3: Projektplanung I • Um den vorgegebenen Termin einzuhalten, ist umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen • Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ des Projektteams durchzuführen • Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das (wöchentliche) Protokoll. • Die jour fixe-Protokolle sind Bestandteile der später abzugebenden Projektdokumentation • Das erste Protokoll „P_1-Team_x.doc“ist mit den beiden anderen Dateien zu versenden • Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu erfassen • Die Datei „Team_x-Name.xls“ ist von jedem Teammitglied anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen • Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen

13. Aufgabe 4: Projektplanung II Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung - mit Kapazitätsausgleich - durchzuführen 1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern Sie die resultierende Datei unter dem Namen „BP2-Team_x.mpp“ 2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Proto-kollerstellung „P_n-Team_x.doc“ 3. Aufgabe des Projektleiters ist es, eine Präsentation „Planung-Team_x.ppt“ zu erstellen; Schwerpunkte: • Ergebnisse der Projektplanung (I + II) • Stand der Umsetzung • Erfahrungen aus der Projektarbeit

14. Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling Voraussetzungen: Meilensteinplan und Basisplander Planung2 (MS Project) von Aufgabe 4 • Führen Sie zu den wöchentlichen jour fixe-Terminen (bis zum Projektende!) jeweils folgende Aufgaben durch • Meilenstein-Trend-Analyse - mit Kommentierung • Jour fixe Protokoll „P_n-Team_x.doc“ • Führen Sie am nächsten jour fixe-Termin folgende Aufgaben durch • Projektüberwachung mit MS Project 2002 „PD-Team_x.mpp“ • Zeiterfassungsformular für alle Teammitglieder:Team_x-Mai-Name-Vorname.xls für Mai 2003 • Erstellen Sie (PL) eine Ergebnis-Präsentation „PD-Team_x.ppt“ • Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der 12.06.2003

15. Projektabschluß: Erwartete Projektergebnisse Im Rahmen der Projektarbeit sind folgende „Produkte“ und „Dokumentationen“ zu erstellen: • Entwicklung der neuen sozialen Dienstleistung im Internet • Kurzpräsentationen zu jeder Aufgabe (Ergebnisse und Erfahrungsbericht als ppt-Vortrag) • Projektdokumentation (Näheres im Kapitel Projektdokumentation) • Projektidee, Nutzwertanalyse, Projektauftrag • Projektstrukturplan, MS-Project-Basisplan, Meilensteinplan, Zeitplan, Ablaufplan, Ressourcenplan, Kostenplan • Verwendete Methodik • Jour Fixe-Wochenprotokolle (gem. Muster) • Unterschriebene Arbeitszeitprotokolle (gem. Muster) • Protokoll der Abschlußbesprechung • Abschlußpräsentation (Produkt und Folien) erfolgt in der letzten Vorlesung am 30. Juni 2003; ca. 10 Minuten / PL

16. Protokoll • Wöchentlich ab 05.05.2003 • Wesentliche Inhalte (Muster in der Vorlesung) • Protokollführer • Teilnehmer • Statusberichte der Teammitglieder • Gesamtstatus • Probleme besprechen und lösen • To-do-Liste • Erstellung des Protokolls „P_n-Team_x.doc“ durch den aktuellen Projektleiter

17. Präsentationen: Anforderungen Geben Sie Ihr Bestes! • 1. Folie • Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r, Co-Autoren • Ort, Datum der Präsentation • Agenda-Folie („Fahrplan“) • Folienset • Fußzeile mit Titel und Seitenzahlen • Tipps zur Folienerstellung (vgl. Vorlesung 2 - Teil Arbeitstechniken) beachten, insb. Lesbarkeit! • Vortrag • Dauer: ca. 7-8 Minuten (Kurzpräsentationen); Empfehlung: Probevortrag im Team • Freier Vortrag; Blickkontakt zu den Zuhörern • Eigenbewertung (Fragebogen direkt nach dem Vortrag) • Bewertung durch das Team (Fragebogen)

18. Termine (Stand: 28.04.03) Jeweils 3 Tage vor der nachfolgenden Vorlesung: Vorab-Versand der Lösungen der aktuellen Aufgabe per Mail an Assistenten und Dozenten 23. Juni 2003: Echt-Einsatz des Web-Auftritts 30. Juni 2003: Projektdokumentation (Papierform) CD mit Projektdokumentation und Softwareprodukt Abschlußpräsentation (AP) (alle Teams)

19. Standards • Für die Erstellung der Aufgaben sind folgende Tools verbindlich zu verwenden: • Dokumentationen: MS Word 2000 • Präsentationen: MS Powerpoint 2000 • Zeittabellen: MS Excel 2000 • Projektmanagement: MS Project 2002 • Mailadressen • Dr. Harald Wehnes: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de • Daniel Schlosser: schlosser@informatik.uni-wuerzburg.de