1 / 34

Mengelola Pertemuan / Rapat

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT. Mengelola Pertemuan / Rapat. KD.1. Adakah di antara kalian yang belum pernah mengikuti rapat ?. Apa yang dimaksud dengan rapat ?. Pengertian Rapat.

sibyl
Download Presentation

Mengelola Pertemuan / Rapat

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT MengelolaPertemuan/Rapat KD.1

  2. Adakah di antara kalian yang belumpernahmengikutirapat? Apa yang dimaksuddenganrapat?

  3. PengertianRapat • Rapatialahpertemuanataukumpulandalamsuatuorganisasi, perusahaan, instansipemerintahbaikdalamsituasi formal maupunnonformaluntukmembicarakan, merundingkan, danmemutuskansuatumasalahberdasarkanhasilkesepakatanbersama. • Dalamorganisasi, secaraluasrapatdidefinisikansebagaisebuahpertemuan yang dihadiriolehbeberapakumpulan orang untukmembicarakansesuatuhalpenting yang menyangkutkepentinganbersama di dalamorganisasiataupunkepentinganbersamadenganpihak internal lainnyagunamenghasilkankeuntungan yang optimum.

  4. Gunadantujuanrapat

  5. GunaRapat • Menyebarkaninformasi. • Mendapatkanfeedback yang diharapkan. • Melahirkangagasan-gagasanbaru yang inovatifdankreatif. • Memberisolusibagipermasalahan yang ada. • Membangunkesepakatanterhadapsuatukeputusandanalurtindakan.

  6. TujuanRapat • Untukmencarisolusiatasmasalah yang menjaditopik, agar pesertarapatdapatikutberpartisipasikepadamasalah-masalah yang sedangterjadi. • Untukmenyampaikanperintah, pernyataan, ataupunmenginformasikankeputusan-keputusan yang sudahdiambilsebelumnyakepadapihak yang berkepentingan. • Untukmenjalinkerjasama di bidangbisnisbesertaketentuannya. • Untukmenjembatanisegalabentukperselisihan yang adasecarakekeluargaan. • Sebagaialatkoordinasiantarinternatauantarekstern. • Mempersiapkansuatuacaraataukegiatan. • Menampungsemuapermasalahandariarusbawah (parapesertarapat).

  7. Unsur-unsurrapat

  8. Unsur-UnsurRapat • Tujuanrapat • Masalahrapat • Pemimpinrapat • Notulisatausekretarisrapat • Pesertarapat

  9. Syaratpemimpinrapat: • Tidakmemonopolijalannyaacara. • Tidakmemberikomentardanmemberikanmimik yang jengkeldantidaksimpati. • Tidakmengumpat. • Terkendali. • Tidakmelawahsehinggaarahdantujuanacaramenjadihilang, kecualihanyasesekalisajauntukmemberipenyegaran agar suasanatidakmembosankandanmembuatkantuk. • Dapatberbicarasepertiselayaknyaseorangpublic relation (PR).

  10. Tipepemimpinrapat: • Tipeotoriter • Tipedemokratis • Tipelaissez-faire Bapak SBY memimpinrapat Kabinet Indonesia Bersatu II

  11. Tugaspemimpinrapat: • Menginformasikan • Menyakinkan • Membujuk • Mengispirasi • Memberitauladan/ soko guru • Menghibur

  12. Fungsi/kegunaanpesertarapatadalahsebagaiberikut: • Sebagaipenyumbangpendapat • Sebagaipenyimpul • Sebagaipenyumbang data • Sebagaipenerimahasilkeputusan • Sebagaipembantupemimpin

  13. Tipepesertarapat: • Tipeagresif • Tipeinisiatif • Tipesupportif • Tipepasif • Tipeoratif • Tipeakomodatif • Tipenetral

  14. Jenis-jenisrapat

  15. BerdasarkanTujuan • Rapatperundingan; bertujuanmenghindaritimbulnyasuatuperselisihan, mencarijalantengah agar tidakmerugikankeduabelahpihak. • Rapatkonfirmasi/penjelasan; tujuannyamenyampaikanpenjelasan/ konfirmasimengenaihalapasaja yang sudahditetapkansehinggabisadijadikansebagaipedomanbagilangkahkerjaselanjutnya. • Rapatpemecahanmasalah; untukmenemukanpemecahantentangsuatumasalah yang sedangterjadiataudihadapi. • Rapatkerjasama; bertujuanuntukmenghasilkankerjasamaantarakeduabelahpihak, khususnyadalamberniagasehinggatercapaikesepakatanbersama yang salingmemberikanlaba yang optimum.

  16. BerdasarkanSifat • Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat formal, yang dilaksanakandengansuatuperencanaanterlebihdahulusesuaidenganaturan yang berlakudansemuapesertarapatmemperolehundangan. • Rapat informal (informal meeting); Rapat yang dilaksanakansecaratidakresmidantidakberdasarkansuaturencana yang bersifatresmi. • Rapatterbuka; rapat yang dapatdihadiriolehsemuakalangan yang berkepentingan, baik internal maupuneksternal. • Rapattertutup; rapat yang diselenggarakanuntukkalangantertentudalamsuatuorganisasi, biasanya yang dibahashal-hal yang menyangkutmasalah yang sifatnyarahasia.

  17. BerdasarkanJangkaWaktu • Rapatrutin; rapat yang selaludiadakansecararutin, waktunyasudahtertentuataubiasa. • Rapatinsidental; rapat yang diselenggarakansesekaliwaktusajadanumumnyatanpaperencanaan yang detail jauh-jauhhari.

  18. BerdasarkanSasaran/JumlahPeserta Jikapesertaberjumlahsedikitdanbersifat formal, makadisebutsebagairapattertutupataurahasia. Jikapesertaberjumlahbanyakdanbersifat formal, makajenispertemuantersebutdapatmeliputi: rapatpleno, rapatkerja, rapatkomite, konggres, symposium, debatdiskusi, temuwicara, lokakarya, sarasehan, open house, resepsi, penataran, penlok (penataranlokakarya), konferensi, seminar, ataudiskusi panel.

  19. Persiapanrapat

  20. 1. Media Rapat Contoh media rapat: • white board • sound system • hand out • flip charts • Transparansi • OHP • LCD proyektor • ATK, dll. Adalahsegalabentukperalatandanperlengkapan yang menjadifasilitaspenunjangbagipertemuan/ rapat agar berjalandenganlancar.

  21. 2. DokumenRapat • Berbagaidraft suratpenjanjian di-save di flash disk • Company profile • Press release • Legalisasisuratkuasa • Suratnotariat • Aktatanah, aktagedung, STNK kendaraan • Aktapendirianperusahaan • Laporankeuangan • Dokumenniaga • Asuransi • Atributpromosi • Identitasperusahaan • Giro • Invoice (faktur) • Kuitansi • Suratsetoranpajak • Surat PBB • Suratreferensi bank • Suratreferensikolega • Polis pertanggungan • Convernote

  22. 3. Akomodasi Akomodasi (penginapan) yang aman, nyaman, danbersihadalahkriteria yang harusdijunjungtinggi agar dapatmenjagaimage perusahaansebagaituanrumah. Macam-macamakomodasidapatdisesuaikandenganmaterirapat yang akandibicarakan, anggaran, sertapesertarapatnya. Beberapapilihanakomodasi yang dapatdisediakanantara lain hotel, motel, apartemen, losmen, mess, rykon, hostel, bunga low, pension, daniinn (hergerg).

  23. 4. TempatRapat Hal-hal yang harusdipertimbangkandalammemilihtempatrapat: • Akustik • Ukuranruangan • Ventilasi • Polusilingkungan • Jalurpintuutamadanalternatif • Pintuakseskeberbagairuangsentraldan vital • Pencahayaan

  24. 5. Tata Ruang(Lay Out) Tata ruangkantoradalahpenentuandanpenyusunanperabotdanalat-alatkantorpadatempat yang tersediadenganletak yang tepatsertapengaturanalirankerja yang dapatmemberikankepuasanbagiparakaryawan. Faktorpenting yang harusmendapatperhatiandalamperencanaangedungataufisikkantoradalahlokasidanlingkungansertacahaya, warna, udara, dansuara.

  25. Pengaturantempatduduk: Ditentukandarijumlahpesertarapatdanluasruangrapat. • Gaya klasik/kelas; cocokuntukjumlahpeserta yang banyak • Gaya konferensi; dimaksudkan agar semuapesertamerasadihargaidanuntukmenimbulkansemangatteam work • Gaya huruf U; cocokuntukrapatinformal • Gaya workshop; cocokuntukdiskusikelompok

  26. Gaya Workshop Gaya Klasik/Kelas Gaya Huruf U Gaya Konferensi

  27. Syaratrapat yang sempurna

  28. Adanyatim yang solid • Adanyatujuanrapat yang jelas • Adanyaakomodasi yang lengkap • Adanyakesamaanvisidanmisi • Adanyaketerbukaan • Adanyasikappenghormatanterhadapkolega

  29. TeknikdalamMempersiapkanRapat

  30. MenyusunPeraturanRapat • Pembuatandraft pasal-pasaldanayat-ayatnya. • Setiappasaldanayatdiuraikansecarajelasdan detail sehinggatidakmenimbulkankesalahpahamandanpertikaian. • Pasaldanayat yang dibuatharusmewakilidarikebutuhansemuapihak. • Semuaketentuan yang tercantum di dalamperaturanharusdapatmelindungisegalahakdankewajibansemuapesertarapat. • Peraturanditulissesuaidengankaidahsistematika yang berlaku (adakepala/pembukaan, isipasal/batangtubuh, danpenutup/kaki). • Bahasa yang digunakanharusjelasdanbakusesuaidengan EYD.

  31. MenyusunKonsepWaktuSebuahRapat Seorangsekretarisharuspintarmenyiasatiwaktudengancaramelihatjadwalharidan jam yang kosongsehinggapimpinandapatmengikutipertemuan/ rapatdengankolega.

  32. Menyusun Proposal Rapat • Menggunakankertasberukuran A4 atau F4. • Beratkertasadalah 80 gram. • Memilikilembarpembatasuntukmemisahkanantarbab. • Isi proposal terdiriatas: • Katapengantar/pendahuluan; • Latarbelakang; • Tujuan; • Jeniskegiatan; • Rencanakerja; • Waktupelaksanaan; • Tempat; • Personel; • Anggarandana; • Penutup; dan • Lampiran. Proposal adalahdokumen yang digunakanuntukmengajukansuatuproyekkerjasamakepadapihakkolegadenganpaparanmateri yang salingmenguntungkan.

  33. MembuatUndangan UndanganBerperihal UndanganBerjudul

  34. KD 1 selesai…Selamatmelanjutkanke KD berikutnya…

More Related