SERVIZIO AMMINISTRAZIONE

1. Responsabile Maria Teresa Ghirelli Francesca Firmani (Art. 15) Caterina Pedicini (Art.15) SERVIZIO AMMINISTRAZIONE Cura in conformità con la normativa vigente e le specifiche disposizioni dell’Istituto, la gestione amministrativa-contabile dei Laboratori Nazionali e del Gruppo Collegato di Cosenza Il servizio è dotato dei seguenti Uffici:

2. Aggiornamento normativo per quanto di competenza; • Gare (Istruzione pratiche,supporto e verifica amministrativo/procedurale/contabile); • Supporto amministrativo aiResponsabilidelprocedimento e relative nomine annuali; • Gestione protocollo corrispondenza e fatture; • Organizzazione corsi lingua estera; • Compensi ospiti ricercatori (Seminari,TARl, FAI, MICIN, CSN e Comitato scientifico); • Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. ResponsabileMaria Luisa Bontempi Andrea Quattrini Ufficio Affari Generali e Segreteria

3. Aggiornamento normativo per quanto di competenza; • Contratti di fornitura, lavori, servizi, manutenzioni; • Tenuta partitario fornitori; • Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. ResponsabileMaria Elisa Napoleoni Caterina Pedicini (Art.15) Ufficio Ordinativi econtratti

4. Aggiornamento normativo per quanto di competenza; • EmissioneordiniEsteri per forniture e servizi • Cura l'Import-export, i rapporti con le autorità doganali e la tenuta partita IVA per gli scambi UE; • Pratiche contratti UE e rendicontazione secondo la normativa europea; • Rendicontazione cofinanziamenti PRIN - FIRB – MAE; • Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. ResponsabileAntonio Colucci Catia Conti Ufficio Rapporticon l’Estero

5. Aggiornamento normativo per quanto di competenza; • Gestione del fondo economale; • Certificazione ritenute d'acconto e compensi corrisposti al personale associato e professionisti vari; • Cura l'autorizzazione e la liquidazione delle trasferte per il personale dipendente e associato; • Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio ResponsabileGiuliana Zaratti Daniela Napoleoni Marco Rizzo Ufficio Economatoe Missioni

6. Aggiornamento normativo per quanto di competenza; • Contabilità degli impegni e liquidazione fatture; • Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. ResponsabileAntonella Romanelli Graziella Girardi Ufficio Impegno eRiscontro

7. Aggiornamento normativo per quanto di competenza; • Rapporti con gli Organi centrali dell' Istituto; • Supporta il Responsabile amm.vo nella predisposizione del bilancio di previsione delle spese generali di funzionamento; • Supporta il Responsabile amm.vo nella gestione del bilancio (previsione, variazioni, assestamento, consuntivo e rendicontazioni periodiche); • Contabilità pagamenti, emissione di mandati e reversali; • Gestione del conto di tesoreria, pianificazione della spesa in relazione alla disponibilità di cassa; • Gestione del patrimonio, inventariazione dei beni e ricognizione periodica; • Gestione contabile dei prelievi effettuati dai Servi zi e dalle Divisioni del Funzionamento presso il magazzino; • Gestione contabile fondi esterni; • Gestione finanziamenti per convenzioni e accordi con Università e altri enti; • Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. ResponsabileStefania Mannetti Francesca Tibaldi Sergio Rossi (Art.15) Ufficio Ragioneria e Patrimonio

8. Aumento del carico di lavoro dovuto a: • Carenza di personale; • Aumento del numero di finanziamenti esterni di media entità da gestire in bilancio; • Nuove disposizione di normative(richieste DURC, verifiche c/o EQUITALIA ) • Nuove procedure da attuare ( es. intervento sostitutivo INPS – INAIL per DURC irregolari); • Eccessivo ricorso all’emissione di ordini per piccole quantità di materiale di uso frequente (es. cancelleria accessori di materiale informatico, TONER ecc.); • Richieste mensili di storni di bilancio da sottoporre all’approvazione del Direttore Generale – (assestamenti mensili oltre ai due principali di Giugno e Ottobre); • Avvio della nuova gestione della foresteria; • Avvio del MEPAe relative problematiche; • Nuovo obbligo di Legge predisposizione pagamenti a 30 gg d.r.f. (D.L. n.35 dell’ 8/04/2013). CRITICITA’ • Sistema informativo, necessita ancora dopo tre anni in produzione di sostanziali modifiche ed aggiornamenti nonché della risoluzione di bug che intralciano quasi quotidianamente il lavoro; • Informazioni scarse e poco esaustive da parte delle Direzioni Centrali competenti; • Ridotte risorse destinate alla formazione del personale amministrativo; • Personale precario.

9. Sistema informativo: si auspica la solerte risoluzione dei problemi più volte analizzati e segnalati a chi di competenza, ma ancora irrisolti come ad esempio: - Portale per i seminari e le collaborazioni scientifiche - Workflow documentale che accompagni l’RDA (oggi solo cartacea) - Risoluzione dei problemi relativi all’anagrafica dei percipienti - Aggiornamento e risoluzione dei problemi del Patrimonio - Procedure di Stampa più funzionali. Proposte OPERATIVE

10. Maggiore collaborazione del personale ricercatore e delle segreterie, nella programmazione e gestione della spesa, un razionale uso degli ordini e un più attento invio della documentazione. Con la normativa in continua evoluzione è necessario formare adeguatamente il personale amministrativo, si rende quindi necessario aumentare i finanziamenti destinati alla formazione. Come si rende necessario una più chiara e tempestiva informazione sulle direttive dell’Istituto. Attuare iniziative volte, ad assumere nuovo personale a TD, a garantire una stabilità all’attuale personale precario, a motivare il personale in ruolo che da anni porta avanti un carico di lavoro sempre maggiore, con senso di responsabilità e collaborazione.

11. In conclusione: • l’organizzazione del servizio può essere ottimizzata sulla base di quanto sopra esposto , fermo restando la compatibilità con la nuova organizzazione amministrativa a cui l’Ente si sta avviando . • In altre parole, se venisse attuato l’accorpamento dell’Ufficoapprovvigionamenti e Patrimonio dell’Ammi.ne Centrale e della Presidenza, il carico di lavoro amministrativo gravante sui LNF sarebbe allo stato attuale insostenibile .