1 / 16

Elektronisk saksbehandlingsprosjekt ved Universitetet i Bergen

Elektronisk saksbehandlingsprosjekt ved Universitetet i Bergen. Stabsmøte 28.10.2005. Administrative IT-løsninger ved UiB. Økonomisystemet Oracle Financials med tilleggsmoduler prosjektmodulen anleggsmodulen elektronisk fakturabehandling (Basware) innkjøpsløsning (IBX-eHandel)

rehan
Download Presentation

Elektronisk saksbehandlingsprosjekt ved Universitetet i Bergen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Elektronisk saksbehandlingsprosjektved Universitetet i Bergen Stabsmøte 28.10.2005

  2. Administrative IT-løsninger ved UiB • Økonomisystemet Oracle Financials med tilleggsmoduler • prosjektmodulen • anleggsmodulen • elektronisk fakturabehandling (Basware) • innkjøpsløsning (IBX-eHandel) • System for elektronisk saksbehandling • Lønns- og personalsystem

  3. Eksterne krav til elektronisk saksbehandling • Krav i bevilgningsbrev fra UFD om økt bruk av elektronisk saksbehandling • Målfestet i eNorge 2009: Tiltak ”Papirløs forvaltning” med frist 31.12.2007 • Henger også sammen med bruk av e-signatur i offentlig forvaltning

  4. Hva er elektronisk saksbehandling? • Vil i hovedsak si at all dokumentbehandling skjer elektronisk, fra mottak av (eksternt) brev til ferdigbehandlet sak • Dokumenter skannes inn ved institusjonens postmottak (ett eller flere) og sendes så elektronisk til fordeling Postmottak og skanning Ekspedering arkivering Journal- føring For- deling Saks- behandling Godkjenning • Elektronisk saksbehandling og arkiv henger sammen • Journalføringen knyttes tettere opp til selve saksbehandlingen

  5. Elektronisk saksbehandling Internett Postmottak Saksbehandling Dokument- produksjon Inst.leder Skanning Registrering Fordeling Innkurv leder Videre fordeling Saksbehandler Intranett Mottak elektroniske dokumenter Saksbehandler Postutsendelse Leder Arkivmedarb. ESB dokumentlager Godkjenning Arkivering Ekspedering Elektronisk utsendelse SLP Saksbehandler Fagsystemer Sekretær OF Eksterne brukere FS Vit. tilsatt på reise Saksbehandler hjemmefra Medlem bedømmelseskomitè Filtjenere

  6. Offentlige regler og rutiner • Elektronisk saksbehandling og arkiv i offentlig sektor styres av to kravspesifikasjoner: • NOARK-4 standarden • Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling • I tillegg må en rekke lover og forskrifter følges, de mest sentrale er: • Lov og forskrift om offentlige arkiv • Offentlighetsloven • Forvaltningsloven • Personopplysningsloven • Lov om elektronisk signatur Dette gir oss begrensninger på valg av system

  7. Prosjektorganisering og -formål • Forprosjekt startet opp 1. april 2005Formål: - Kartlegge nå-situasjonen ved UiB- Se på mulige gevinster- Kartlegge situasjonen i sektoren ellers- Kartlegge mulige leverandører av et e-sakssystem • Styresak 15. september 2005 • Oppstart hovedprosjekt ultimo september 2005Prosjektet organiseres med en prosjektgruppe og en styringsgruppe.Formål: Innføre elektronisk saksbehandling ved UiB

  8. Elektronisk saksbehandlingssystem ved UiB OF m/tilleggs-moduler Lønn- ogpersonal E-sakog arkiv BORA SEBRA FS

  9. Anvendelsesområde • Elektronisk saksbehandling skal brukes i all administrativ saksbehandling ved UiB • Alle ansatte med administrative funksjoner skal bruke systemet

  10. Hva vil elektronisk saksbehandling bety for UiB? • Strømlinjeforming av organisasjonen • Felles rutiner for fordeling av post, journalføring og saksbehandling • Felles maler • Endrete kompetansekrav • arkivpersonale • kontorpersonale • saksbehandlere • ledere

  11. Krav til organisasjonen • Felles rutiner for saksbehandling og journalføring • Grundig opplæring i nytt IT-system • Høy kompetanse på tekstbehandling, regneark og e-post hos saksbehandlere • Brukerstøtte knyttet til arkiv- og journalføring • Fokus på gjeldende lover og regler for saksbehandling

  12. Ny struktur for arkivfunksjonen • Post kan mottas og skannes ”hvor som helst” • Ikke hensiktsmessig å opprette postmottak og skannesentre ved hvert institutt opprettelse av dokumentsentre på fakultetsnivå og i sentraladministrasjonen: vil være mottakssentre for post til underliggende enheter • Ett felles arkiv som gjenspeiler organisasjonsstrukturen

  13. Mulige gevinster • Felles rutiner for gjennomføring av arkivtjenester og saksbehandling: Sporbarhet, kvalitet, effektivitet øker • Sikrer journalføring av alle institusjonsrelaterte saker, brev og e-post: flere dokumenter blir journalført, e-post blir overflødig for utveksling av saksdokumenter internt • Fullført saksbehandling: dokumentdeling, sporbarhet, gjenfinning og mulighet for innsyn bedres • Kvalitetssystem: store saksfelt holdes samlet og kan enkelt gjenfinnes og være tilgjengelige for alle • Gjenfinning: alle dokumenter i systemet er søkbare • Avlevering/ordning av arkiver: elektronisk avlevering til Statsarkivet. Mindre plassbehov til papirarkiv.

  14. Suksessfaktorer • Klart prosjektomfang • Forankring og eierskap • Ledelsesfokus • Informasjon og opplæring • Ressurstilgang • Endringsevne og -vilje

  15. Videre fremdrift

  16. Informasjon til fakulteter og enheter Hva skjer i nærmeste fremtid: • Fakultetsvise møter med medarbeidere ved institutter og sekretariatene i uke 48-50 • Presentasjon til bruk for fakultetene på aktuelle interne møter • Brev der vi ber om å få oppnevnt superbrukere • Tilbud om generell opplæring

More Related