Elektronisk saksbehandlingsprosjekt ved Universitetet i Bergen

1. Elektronisk saksbehandlingsprosjektved Universitetet i Bergen Informasjon til fakultetene og avdelingene i sentraladministrasjonen Desember 2005

2. Tema for dagen • Litt historikk • Overordnete krav og retningslinjer • Hva er elektronisk saksbehandling? • Hvilken betydning får elektronisk saksbehandling for UiB?

3. Administrative IT-løsninger ved UiB • Økonomisystemet Oracle Financials med tilleggsmoduler • prosjektmodulen • anleggsmodulen • elektronisk fakturabehandling (Basware) • innkjøpsløsning (IBX-eHandel) • System for elektronisk saksbehandling • Lønns- og personalsystem Innføringen og bruken av de administrative fellessystemene er et ledd i kvalitetsarbeidet ved UiB

4. Eksterne krav for UiB vedr. elektronisk saksbehandling • Krav i bevilgningsbrev fra UFD om økt bruk av elektronisk saksbehandling • Målfestet i eNorge 2009: Tiltak ”Papirløs forvaltning” med frist 31.12.2007 • Henger også sammen med bruk av e-signatur i offentlig forvaltning

5. IKT-strategi ved UiB • Standardisering og samordning • Kostnadseffektive, brukervennlige og driftssikre fellesfunksjoner Rektor på IT-forum 3. november: • ”IT fører til kvalitetsforbedring og effektivisering av universitetets administrasjon.” • ”Elektronisk saksbehandlingssystem vil gi effektiv distribusjon av oppgaver og deling av informasjon på en helt annen måte enn det er mulig i papirbaserte systemer”

6. Hva er elektronisk saksbehandling? • Vil i hovedsak si at all dokumentbehandling skjer elektronisk, fra mottak av (eksternt) brev til ferdigbehandlet sak • Dokumenter skannes inn ved institusjonens postmottak (ett eller flere) og sendes så elektronisk til fordeling Postmottak og skanning Ekspedering arkivering Journal- føring For- deling Saks- behandling Godkjenning • Elektronisk saksbehandling og arkiv henger sammen • Journalføringen knyttes tettere opp til selve saksbehandlingen

7. Hva kan UiB oppnå ved elektronisk saksbehandling? • Søking og gjenfinning av dokumenter • Dokumentdeling • Gjenbruk • Samle store saksfelt • Flere brev og dokumenter tilgjengelig på offentlig journal • Økt kompetanse og interesse for saksbehandling og arkiv • Forenkler avlevering til statsarkivet • På sikt: mindre plass brukes til å lagre dokumenter (både fysisk i arkivskap og elektronisk) • Felles rutiner

8. Eksterne føringer (1) • NOARK-4 (Norsk arkivsystem, prosjekt RA, Statskonsult, KS + Departementenes arkivledergruppe).Standard for elektroniske journal-, arkiv- og saksbehandlingssystemer. • Arkivforskriften 1999, NOARK blir obligatorisk for elektronisk journalføring og elektronisk saksbehandling i offentlig forvaltning. • NOARK - kort historikk: • Utviklingen på 80-90 tallet • Behov for felles arkivrutiner • Krav til langtids oppbevaring – avlevering • Krav til kvalitet • Utvikling av kvalitetssystemer

9. Eksterne føringer (2) • NOARK-4, rapport i 2 deler – kvalitetssystem • Funksjonsrettet beskrivelse og kravspesifikasjon • Tekniske spesifikasjoner – datamodell • Laget for at leverandør/systemutvikler skal vite hvilke krav de må forholde seg til. • SGK Statens generelle kravspesifikasjon • Lover og regler • Hjelp for off.virksomhet ved vurdering av løsninger • Hjelp ved utforming av egen kravspesifikasjon

10. Eksterne føringer (3) SGK innhold • Lover og regler • Krav til dokumenthåndtering – formål målgrupper • Krav til saksgang – hvordan saksbehandling utføres • Fellesfunksjoner – integrasjon og sikkerhet

11. Elektronisk saksbehandlingssystem ved UiB OF m/tilleggs-moduler Lønn- ogpersonal E-sakog arkiv BORA SEBRA FS

12. Anvendelsesområde • Elektronisk saksbehandling skal brukes i all administrativ saksbehandling ved UiB • Alle ansatte med administrative funksjoner skal bruke systemet

13. Endring / betydning for UiB og oss som ansatte (1) • Generelt Felles rutiner: • Journalføring og saksbehandling • Krav til kunnskap om lover og regelverk • Felles maler • Frigjøring av plass (brevordnere og papirarkiv) • Arkivmedarbeidere (må ”alltid” være på jobb) • Skanning av alle saksrelevante opplysninger • Kvalitetssikring • Elektroniske dokumenter ved etterspørsel • Elektronisk avlevering til Statsarkivet

14. Endring / betydning for UiB og oss som ansatte (2) • Saksbehandlere: • Begrepsforståelse • Felles rutiner • Økt kompetanse om lover og regelverk • Avskjerming – unntatt offentlighet • Viktig at en sak, stor eller liten, blir holdt samlet på samme saksnummer fra start til slutt • Søkemulighet • Dokumentdeling

15. Endringer for oss som ansatte Tid for ”RE-THINK”: • Vi vil alle måtte endre rutinene rundt mottak, fordeling og arkivering av all post: sett av standardrutiner med lokale tilpasninger. • Noen eksisterende funksjoner vil ”falle vekk” – mens nye oppstår. Dette kan medføre et behov for endret kompetanse i forhold til ny oppgaveutførelse • Alle behøver ikke kunne like mye – det er viktig å tenke gjennom funksjons- og rollefordeling ved alle enheter

16. Funksjoner der e-sak vil få betydning (1) • Ledelse Begrepsforståelse: sak – journalpost – dokument • Søking, finne dokumentene elektronisk • Elektronisk postliste – viderefordeling kopi til andre • Backup ved fravær (viktig) • Elektronisk samhandling / dokumentflyt • Godkjenning av saker

17. Funksjoner der e-sak vil få betydning (2) • Saksbehandling • Begrepsforståelse, sak – journalpost – dokument • Saksbehandling – skjerming av dokumenter • Offentlighetsloven: henvisning til lov og paragraf • Intern dokumentproduksjon - notat • Ekstern dokumentproduksjon – brev • Elektronisk ekspedering • Arkivverdig – arkivuverdig: hvilke dokumenter skal lagres i e-saksystemet • Grensegang mellom dokumenter som skal i fagsystemer og hva som skal i saksbehandlingssystemet

18. Funksjoner der e-sak vil få betydning (3) • Arkivtjeneste • Felles rutiner (viktig) • Kunnskap om lover regelverk arkiv- og offentl.lov • Skanning av inn- og utdokumenter frem til saksbehandlerne er med i systemet • Kvalitetssikring av dokumentene • Kryssreferanse til gammelt system i journalen • Journalføre ferdigstilte dokumenter fra saksbehandler • Periodisering av gammelt system • Elektronisk avlevering til statsarkivet • Brukerstøtte!

19. Funksjoner der e-sak vil få betydning (4) • Kontortjenester • Fordele sakspost – oppdatere journalen • Betjene papirarkiv ved etterspørsel • Periodisere gammelt system (DocuLive) • Ordne avsluttede papirarkiv

20. Superbruker – hvem er det? • Det er viktig å ha kompetansen nært og tilgjengelig for brukerne. Derfor må det være noen på arbeidsplassene som kan litt mer enn andre, og som gjennom opplæring og praksis blir ”spesialister” • Av egenskaper ved en superbruker tenker vi oss en som liker å skape system og struktur, som har forståelse for viktigheten av å klassifisere og fordele saker riktig og som er trygg på å benytte IT systemer som verktøy • Hvem det skal være hos dere, det må dere fortelle oss

21. Opplæring Generell brukeropplæring – dagskurs: • IT: Grunnleggende gjennomgang innen bruk av Windows – bruk av menyer og filbehandling Word – Dokumentbehandling E-post – Vedlegg, e-post som saks-dokument • Generell opplæring innen lovverket: Offentlighetsloven Forvaltningsloven Arkivloven 3. Systemopplæring

22. Systemopplæring • Arkivbruker2 dager (brukerkurs) +1 dag (skannemodul) • Saksbehandler/leder/postfordeler1 dag • Superbruker3 dager • Systemadministrator (hovedarkivet)2 + 2 dager • Kursholder2 dager i tillegg til superbrukerkurs (3 dager) en arkivbruker som også skal være superbruker og kursholder trenger totalt 8 kursdager

23. Skisse for fremdrift

24. Prosjektorganisering • Prosjektgruppe med fagkompetanse på arkiv, organisasjon og IT • Styringsgruppe med bred representasjon fra flere fakultet og fra alle nivå i organisasjonen

25. Spørsmål? • Kontakttelefon – 8 94 20: operativ fra 16. januar 2006 • E-postadresse: e-sak@uib.no