Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal

1. Foranalyseved overgang tilelektronisk arkivKontaktkonferansen 2007IKA Møre og Romsdal 10. Mai 2007 Kari.Remseth@ika-trondelag.no

2. Agenda • Hva er en foranalyse? • Hvorfor? • Gjennomgang av de viktigste momentene • Arkivorganisering/arkivdanning • Rammer Noark-4.1 • mm

3. Hvilken nytte har arkivet? • en av organets viktigste ressurser for å kunne drive en forsvarlig forvaltning • utføre saksbehandling • dokumentere saksbehandling og vedtak • yte service overfor kunden/innbyggerne • forskning • Utfordringen: er å få en enkel, effektiv og aktiv forvaltning av denne ressursen FORANALYSE

4. AKTIVITETER-Prosjekt elektroniske arkiver (1) • Prosjekt oppstartsmøte • Teknisk installasjon • Foranalyse • Plan for konfigurering og oppsett • Ferdigstille foranalyse og konfig.dokument • Kurs i systemadministrasjon, dok/arkiv-faglig • Klargjøring av basisregistere • Klargjøring av dokumentmaler • Kurs arkiv inkl. skanning • Installasjonsdag inntruffet. Løsningen kan benyttes i tilnærmet ordinær drift. • Osv….

5. AKTIVITETER-Prosjekt elektroniske arkiver (2) • Kurs for saksbehandlere inkl. utvalgssekr. og superbrukere • Oppsett av skjema og skjemaimport • Kurs ansettelsessak • Kurs utvalgsbehandling • Kommunen klargjør drift-databasen, data legges inn • Kvalitetssikring av drift-databasen • OPPSTART ORDINÆR DRIFT • Leveringsdag inntruffet. Garantiperioden starter. Vedlikehold av eldre versjon starter. • Tilstedeværelse etter driftsstart • Kommunen holder internopplæring for de som skal på kurs i Byggesak, Delingssak og Plansak. • Oppfølgingsdag for arkivet

6. Formål • Formålet med foranalysen er at kommunen skal få en god oversikt over det behovet saksbehandlerne har innenfor alle fagområder • Analysen skal belyse alle forhold som har relevans for både organisasjonen og saksbehandlerne • Analysen skal danne grunnlaget for konfigurering og oppsett av sak-/arkivsystemet med tilhørende rutiner som etter innføring av elektroniske arkiver, effektivt ivaretar både saksbehandlernes, organisasjonens og samfunnets behov.

7. Hvorfor elektroniske arkiver? • Bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt. • Til passe kommunens elektroniske tjenester til publikums forventninger til det offentlige. • Integrert e-post • Elektroniske skjema/døgnåpen forvaltning • mm

8. Prosjektetablering foranalyse • Prosjektgruppe med personer fra arkiv, saksbehandlere og ledere • Prosjekt- og milepælsplan • Undergrupper for spesielle områder opprettes – for eksempel. malgruppe, rutinegruppe med mer • Styringsgruppe

9. Foranalyse • Administrativ organisering • Politisk organisering • Juridiske rammebetingelser • Rammebetingelser Noark-standard • Arkivorganisering • Rutiner • Brukere/Roller • Systematisk gjennomgang av alle stabs- og driftsenheter • identifisere behov • grunnlag for konfigurering og oppsett av sak-/arkivsystemet

10. Foranalyse - prosess Juridiske rammebetingelser • Adm. Og • politisk • organisering Noark-4.1 Fagsystem? Arkiv-organisering, Ansvar og rutiner

12. Forskrift om elektronisk kommunikasjon - gjeldende fra 1. Juli 2002 • Målsetting (§1) : • Sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon • Forutsigbar, fleksibel og samordnet forvaltning (fellesregler på et nytt område) med sikre og gode tekniske løsninger • Enkel måte for publikum å utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter i forhold til det offentlige

13. Arkivansvaret Lov om arkiv - §6, Arkivforskriften §1-1 • Arkivplikt for offentlige organ • Offentlig organ har ansvar for at underliggende organ får råd og veiledning • Arkivet skal være sikret som informasjonskilde for nåtid og fremtid • informasjonen skal være tilgjengelig til enhver tid • Administrasjonssjefen har et overordnet arkivansvar for hele kommunen – overordnet alle organ

14. Arkivorganisering - ansvar • Dagligarkivet/bortsettingsarkiv • Depot • Depotordning skal opprettes i alle kommuner – under ledelse av depotansvarlig

15. Periode- deling Noark-4 base Noark-3 base DatobasertAdministrativInndeling Arkiv Arkiv Arkivdel Klassering Arkivkode Klassering Arkivkode Prosjekt Sak Statisk Administrativ Inndeling Sak Journal- post Doku-ment Doku-ment Ver. VersjonVariant Format Skarpt skille eller?? Håndtering av uavsluttede saker?

16. Periodedeling/avlevering • Periodisering fører til bortsetting • Bortsetting – avlevering/depot Loven: http://www.lovdata.no/all/nl-19921204-126.html Forskriften: http://www.lovdata.no/for/sf/kk/kk-19981211-1193.html Regler vedrørende avlevering fra IKAMR

17. Elektronisk Vedlegg og doku- menter med formkrav Viktig

18. Datobasertadministrativinndeling Arkiv Arkivdel Arkivkode Prosjekt Sak Journal- post Doku-ment Ver. VersjonVariant Format • Felles Noark-4.1 base Nye arkivdeler ved overgang elektroniske arkiver Alle hoveddok. I en sak må være elektroniske. Vedlegg kan være på pair

19. Alle hoveddok. I en sak må være elektroniske. Vedlegg kan være på pair

20. Arkiv • omfatter de dokumenter som er produsert og mottatt av en arkivskaper • Et eller flere arkiv? • Et arkiv – felles/sentralt postmottak eller desentraliserte postmottak?

21. Arkivverdier som registreres i databasen • Kortkode – forkortelse arkivets navn • Betegnelse – arkivets navn • St.prim.kode - arkivnøkkelkode, hentes fra tabellen Ordningsprinsipp • Nummerserie – felles nummerserie? • Arkivbase ID – unik identifikator for arkivet • Tatt i bruk – Automatisk dagens dato • Merknader – plass for tekstlige beskrivelser

22. Arkivdel • Fysisk/logisk enhet for oppbevaring av saksdokumenter • Felles primært ordningsprinsipp for alle saker i en arkivdel Arkivdeler opprettes etter kommunens og saksbehandlernes behov

23. Arkivdeler • Saksarkiv • Gidnr • Personalarkiv • Møtebøker • Landbruksarkiv? • Byggesaksarkiv? • Elevmapper • Barnehagemapper • SGK?

24. Arkivdel • Betegnelse • Arkivtilhørighet • Nummerserie • Primært ordningsprinsipp • Sekundært ordningsprinsipp • Valgfritt sekundært ordningsprinsipp • Primærkode • Arkivstatus • Papirdokument tillatt • Elektronisk dokument tillatt • Startdato • Journalenhet kortkode • Journalenhet betegnelse • Arkivperiode • Detaljer

25. Journalenhet(er) • er en arkivorganisatorisk enhet Arkiv Journalenhet Arkivdel Journalenhet Arkivdel Saker Saker

26. Noark-4.1base Arkiv Journalførende enhet Saksarkiv Personal GID Arkivdeler Arkivorganisering

27. Journal og registreringsrettigheter • Registreringsrettigheter i journalen styres av roller • Personer knyttet til rollen arkivpersonell har registreringsrettigheter til journalen begrenset til saker og journalposter innen egen journalførende enhet • I praksis benyttes journalenhet til å begrense arkivpersonalets registreringsrettigheter

28. Journalenhet

29. Interkommunalt samarbeid organisering og ansvar?

30. Barnevernstjenesten Midt-Trøndelag • Interkommunalt samarbeid mellom 5 kommuner i Sør- og Nord-Trøndelag • Kommunelovens §27 • Vertskommune • Vertskommunen er ansvarlig for dagligarkiv/bortsettingsarkiv • Depot - IKA Trøndelag

31. Noark-4.1 base Felles fagsystem barnevernsmapper Arkiv Saksarkiv Arkivdeler? Personalarkiv Dokumentasjon vedr. administrasjon av felles barnevernstjeneste arkiveres i vertskommunens arkiv

32. Tilgangsstyring/tilgangsgrupper • Tilgang til systemet deles i lese- og skriverettigheter. Alt som ikke er skjermet av tilgangskoder er i prinsippet tilgjengelig for alle • Lesetilgang/leserettigheter betyr at personer kan tildeles rettigheter til å lese poster som i systemet er skjermet med tilgangskode • Leserettigheter er knyttet mot administrativ tilhørighet • Tilgangsgrupper etableres for tilgang til saker på tvers av administrativ enhet

33. Skrivetilgang • I tillegg til å styres av personens administrative tilhørighet – styres skrivetilgangen også av rolle og status på sak, journalpost og det dokumentet en vil skrive på • Rollen Arkivleder har skrivetilgang i alle journalenheter • Rollen Arkivpersonale har skrivetilgang i egen journalenhet • Rollen Leder har skrivetilgang i saker i egen adm. enhet • Rollen Saksbehandler har skriverettigheter i egne saker

34. Roller • Alle roller som skal være tilgjengelige i systemet må defineres i en egen tabell i administrator • Rollen saksbehandler • Opprette egne saker • Opprette JP i egne saker eller saker hvor du er registrert som saksbehandler på en JP • Opprette/redigere dokumenter i egne JPRollen leder • Opprette saker for alle i egen avdeling • Opprette JP i alle saker som tilhører egen avdeling • Opprette/redigere dokumenter i alle JP som tilhører egen avdeling

35. Tilgangskoder • Noark-4 anbefaler å benytte tilgangskodene 5, 5a og 6 • Personalsaker (P) • Elevsaker (E) • Barnehagesaker (B) • Skattesaker (S) • Møtebehandling (MB) • Overformynderi (O)

36. Brukere • Tilgangskode en bruker skal klareres for og hvilke administrative enheter klareringen gjelder for, må settes opp mot alle brukerne • Skriverettigheter er normalt knyttet til den rollen en bruker er logget på med • En person kan legges inn med en rolle i forhold til en og samme administrative enhet

37. Kvalitetssikring - “Prosesstyring” eSkjema

38. Journalenhet(er) • er en arkivorganisatorisk enhet Kommune Arkiv Avdeling Avdeling Avdeling Arkivdel Journalenhet Brukere Brukere Brukere Journalenhet Arkivdel Roller Saker Saker • Arkivleder • Arkivarer • Leder • Saksbehandler

39. Skjemaimport (mot importsentraler) • I sak-/arkivsystemene er det lagt opp til importsentraler der en kan motta alle eksterne søknader som kommer inn via internett. • Alle elektroniske skjema som kommunen har utarbeidet vil være aktuelle for import til sak-/arkivsystemene og tilpasses systemet.

40. Skjema-integrasjon • gjør at virksomheten enkelt kan registrere dataene direkte inn i sak-/arkiv-systemene. • gir store besparelser for virksomheten og reduserer feilprosenten fordi man slipper manuell registrering av skjemaet. Dette fører til at det blir frigitt tid for virksomhetens ansatte.

41. E-post • Rutiner for e-post må utarbeides – både når det gjelder journalføring, mottak og sending. I henhold til forskrift om elektronisk kommunikasjon (se arkivplan.no) må kommunene vurdere å benytte automatisk kvitteringsmekanismer til e-postløsningen. • Kommunene må dessuten ta stilling til hvilke dokumenter som ved formkrav må ha en digital signatur ved sending.

42. Krav til håndskreven underskrift? • Ot.prp nr 108 (2000-2001) Lov om endringer i diverse lover for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon (Ot.prp.nr 108 (2000-2001), Innst. O.nr 6(2001-2002), beslutning O.nr. 19 (2001-2202) • Gamle bestemmelser er fortsatt gjeldende - men de må rettes inn mot nye arbeidsredskaper og metoder.

43. E-signatur • erstatter håndskreven underskrift (original) - dvs. den autentiserer dokumentet/sier noe om avsenders identitet • knytter utsteder av dokumentet til innholdet • tilkjennegir av avsender går god for innholdet • betraktes som bevis på at den som har signert dokumentet er den som har skrevet det og viser at dokumentet er ferdigstilt

44. Sikker elektronisk kommunikasjon • Legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk saksbehandling og elektronisk kommunikasjon • Før elektronisk signatur tas i bruk må kommunen ha beskrevet mål- og strategi for informasjonssikkerhet, jfr. sikkerhetsbestemmelsene i forskrifter til personopplysningsloven og E-kommunikasjons forskriften (§11) • Sikkerhet omfatter både fysiske og administrative tiltak

45. Kvalitetssikring - “Prosesstyring” eSkjema

46. SGK-funksjonalitet • Private mapper? • Mapper for administrativ enhet? • Fellesmappe for kommunen?

47. Rutine-utvikling • Saksbehandlingsrutiner • Daglige arkivrutiner • Skanning • Enkeltskanning: Journalfører først og skanner inn aktuelt dokument i journalposten • Bunkeskanning: Skanner mange dokumenter samtidig og fordeler dem på saker etterpå • Nettverkskanning: Skanner all post med en nettverkskanner som legger dokumentene samlet i en fil. Bearbeiding og journalføring skjer deretter på egen arbeidsplass.

48. Byggesøknad – prosess (1) • Plan- og bygningsloven setter krav til at den som skal gjennomføre en søknadsprosess. Kommunen skal dokumentere at tiltaket er i samsvar med loven og dens forskrifter. • Samspill mellom kommunen, byggefirma, arkitekt og underleverandører • Interaktive elektroniske skjema på Internett • Nødvendige skjemaer og hele tegningsunderlaget kan tilgjengeliggjøres elektronisk, • Autentisering og etterrettelighet blir ivaretatt av digitale signaturer og PKI.  

49. Byggesøknad – prosess (2) • Kommunen besørger digital tilgang til kart, ledningskart og reguleringsbestemmelser. Byggefirmaet med samarbeidspartnere returnerer utfylte, autentiserte søknadsskjemaer, situasjonskart, reguleringsplan, detaljerte tegninger og kartgrunnlag for prosjektering - alt elektronisk og standardisert for videre behandling i kommunen. • Det legges inn kontroll med "lovlige verdier" interaktivt i skjemautfyllingen - og det kvitteres for søknaden umiddelbart etter at ansvarlig søker har signert med sin digitale signatur (jfr. Forskrift om elektronisk kommunikasjon)

50. Elektronisk byggesaksarkiv • gir mulighet for å følge status på en sak mens den er til behandling ved innsyn i elektronisk arkiv via internett.Saken kan søkes opp ved hjelp av saksnummer, adresse eller eiendom (GID). For hver sak kan en få tilgang til opplysninger om: • dato saken ble registrert • dato saken sist ble endret • ansvarlig avdeling og saksbehandler • liste over alle offentlige dokumenter i saken • liste over hvilke oppgaver som er utført i saken.