Slide1 l.jpg
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 65

KESEKRETARIATAN DAN KEARSIPAN PowerPoint PPT Presentation


  • 796 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

KESEKRETARIATAN DAN KEARSIPAN. DASAR HUKUM . UU No. 7 Thn 1971 PP No. 34 Thn 1979 Permen Diknas No. 42 Thn 2006 Permen Diknas No. 37 Thn 2006 Permen Diknas No. 26 Thn 2006 Kepmen Diknas No. 145/U/2004. PERSURATAN. Pengertian :

Download Presentation

KESEKRETARIATAN DAN KEARSIPAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Slide1 l.jpg

KESEKRETARIATAN DAN KEARSIPAN


Slide2 l.jpg

DASAR HUKUM

UU No. 7 Thn 1971

PP No. 34 Thn 1979

Permen Diknas No. 42 Thn 2006

Permen Diknas No. 37 Thn 2006

Permen Diknas No. 26 Thn 2006

Kepmen Diknas No. 145/U/2004


Slide3 l.jpg

PERSURATAN

Pengertian :

Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

  • Fungsi Surat :

  • 1. Wakil dari pengirim/penulis

  • 2. Alat pengingat

  • 3. Pedoman kerja

  • 4. Bukti tertulis hitam di atas putih

  • Syarat-syarat surat yang baik :

  • Sistematis susunan isi surat

  • Singkat, tidak bertele-tele

  • Jelas

  • Format menarik (wujud fisik yang menarik)


Pengurusan naskah dinas l.jpg

PengurusanNaskahDinas


Pengurusan naskah dinas5 l.jpg

PengurusanNaskahDinas


Slide6 l.jpg

KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT

  • Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar

  • Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat

  • Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya

  • Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat

  • Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan arsip


Slide7 l.jpg

  • PENGELOMPOKAN SURAT MASUK :

  • Surat biasa

  • Surat penting dan

  • Surat rahasia

  • Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat penting pencatatanya menggunakan kartu kendali dan untuk surat rahasia pencatatannya dalam keadaan tertutup

  • Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :

  • Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan

  • Surat tersebut memerlukan tindak lanjut

  • Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti


Slide8 l.jpg

JENIS SURAT :

  • Surat Dinas;

  • Nota Dinas;

  • Memo;

  • Surat Pengantar;

  • Surat Keputusan;

  • Surat Edaran;


Slide9 l.jpg

JENIS SURAT :

Surat Undangan;

Surat Tugas;

Surat Kuasa;

Surat Pengumuman;

Surat Pernyataan;

Surat Keterangan;

Berita Acara.


Slide10 l.jpg

  • Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

  • Bagian-bagian dari surat dinas :

    a. kepala surat dinas;

    b. pembuka surat dinas;

    c. isi surat dinas; dan

    d. penutup surat dinas.


Contoh surat dinas l.jpg

  • DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

  • INSTITUT PERTANIAN BOGOR

  • Kampus IPB Darmaga Bogor

  • Telp. (0251) 622642

    • 10 ketukan

    • Nomor:tanggal surat………

    • Lampiran:1 inci

    • Hal:

    • Yth. ____________

    • ________________

    • ______

    • ______________________________________

    • ______________________________________

    • ____________________

    • ______________________________________

    • ______________________________________

    • ______________________________________

    • ______________________________________

    • ____________________

    • ______________________________________

    • ____________________

      • nama jabatan

      • tanda tangan

    • Tembusan : nama pejabat

    • NIP

Contoh Surat Dinas

15 ketukan

……………

1 ½ inci

215 mm


Slide12 l.jpg

KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL

  • Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat.

  • Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat/mengeluarkan surat.

  • Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek surat.


Kode surat di lingkungan ipb l.jpg

KODE SURAT DI LINGKUNGAN IPB

I.KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR………………………………………………………I3

II.KODE UNIT KERJA/KODE JABATAN

  • Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV……………………………………………………………………….I3

  • Pimpinan Majelis Wali Amanah (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris) ………………….I3.MWA

  • Ketua Senat Akademik…………………………………………………………………………………………I3.SA

  • Ketua Dewan Audit……………………………………………………………………………………………I3.DA

  • Ketua Dewan Guru Besar …………………………………………………………………………………..I3.DGB

  • Dekan, Wakil Dekan Faperta……………………………………………………………………………I3.1

  • Dekan, Wakil Dekan FKH………………………………………………………………………………I3.2

  • Dekan, Wakil Dekan FPIK………………………………………………………………………………I3.3

  • Dekan, Wakil Dekan Fapet………………………………………………………………………………I3.4

  • Dekan, Wakil Dekan Fahutan……………………………………………………………………………I3.5

  • Dekan, Wakil Dekan Fateta……………………………………………………………………………..I3.6

  • Dekan, Wakil Dekan FMIPA……………………………………………………………………………I3.7

  • Dekan, Wakil Dekan FEM……………………………………………………………………………..I3.8

  • Dekan, Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia ……………………………………………I3.9

  • Dekan, Wakil Dekan Sekolah Pasca Sarjana………………………………………………….I3.10

  • Kepala Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat…………………………I3.11

  • Kepala Kantor Persiapan Implementasi Otonomi ………………………………………..I3.12

  • Kepala Kantor Audit ……………………………………………………………………………………..I3.13

  • dst…


Kode perihal surat l.jpg

KODE PERIHAL SURAT

  • Hubungan Masyarakat……HM

  • Kerjasama Luar Negeri……LN

  • Organisasi dan Tata Kerja…OT

  • Perlengkapan………………LK

  • Perencanaan……………….PR

  • Ketatausahaan………………TU

  • Kepegawaian………………KP

  • Keuangan…………………KU

  • Hukum……………………HK

  • Pengawasan………………WS

  • dst


Frase pembuka sebuah surat resmi l.jpg

Frase pembuka sebuah surat resmi :

  • Dengan ini kami beritahukan bahwa………….

  • Bersama ini kami kirimkan ……..

  • Dalam rangka………

  • Diberitahukan dengan hormat ………

  • Menyusul surat kami tanggal……..

  • Membahas surat Anda no…….. perihal…..

  • Sehubungan dengan………

  • Sehubungan dengan surat saudara tanggal……

  • Menunjuk surat pemberitahuan dari…….. bahwa……. maka…..


Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai antara lain l.jpg

Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain :

  • Sesuai dengan surat perjajian……….

  • Seperti Saudara ketahui………

  • Berikut ini kami sampaikan……..

  • Sehubungan dengan hasil rapat…….

  • Kami sangat bergembira atas kepercayaan Saudara…..


Kalimat penutup yang baik l.jpg

Kalimat Penutup yang baik :

  • Atas perhatian dan bantuan Saudara kami sampaikan terima kasih

  • Kami mengharap bantuan Saudara

  • Kami menunggu kabar dari Saudara

  • Besar harapan kami akan


Dalam kalimat penutup dianjurkan menggunakan ungkapan yang baku antara lain l.jpg

Dalam kalimat penutup dianjurkan menggunakan ungkapan yang baku , antara lain :

  • Mudah-mudahan pertimbangan yang kami kemukakan bermanfaat bagi Saudara

  • Kami harapkan agar Saudara meneruskan pengumuman ini kepada staf/pegawai di lingkungan unit kerja Saudara

  • Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini


Slide19 l.jpg

NOTA DINAS

  • Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan

  • Sifatnya minta penjelasan dan keputusan

  • Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.


Nota dinas l.jpg

Nota Dinas


Slide21 l.jpg

MEMORANDUM (MEMO)

1. Isinya sama dengan nota dinas

2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan kepada bawahan

3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan atau diketik.


Memorandum l.jpg

Memorandum


Slide23 l.jpg

SURAT EDARAN

  • Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis ditujukan kepada pejabat tertentu

  • Tidak memuat kebijakan pokok

  • Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan yang telah ada


Surat edaran l.jpg

Surat Edaran


Surat tugas l.jpg

SURAT TUGAS

  • Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

  • Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom atau tabel.

  • Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

    a. kepala surat tugas;

    b. pembuka surat tugas;

    c. isi surat tugas; dan

    d. penutup surat tugas.


Surat tugas26 l.jpg

Surat Tugas


Surat undangan l.jpg

SURAT UNDANGAN

  • Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

  • Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau kartu.


Surat undangan28 l.jpg

Surat Undangan


Surat undangan29 l.jpg

Surat Undangan


Surat keterangan l.jpg

SURAT KETERANGAN

  • Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

  • Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

    a. kepala surat keterangan;

    b. pembuka surat keterangan;

    c. isi surat keterangan; dan

    d. penutup surat keterangan.


Surat keterangan31 l.jpg

Surat Keterangan


Slide32 l.jpg

SURAT PENGANTAR

  • Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu

  • Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar formulir

  • Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas


Surat pengantar l.jpg

Surat Pengantar


Slide34 l.jpg

WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

  • Penandatanganan surat keluar dari PT yang ditujukan ke instansi di luar Depdiknas

    • Ditandatangani sendiri oleh Rektor;

    • Dapat ditandatangani oleh pejabat dibawah eselon I atas nama Rektor, kecuali jenis dan sifat surat-surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan, perlu ditandatangani oleh Rektor.

  • Surat keluar yang ditujukan kepada Menteri ditanda tangani oleh Rektor


Slide35 l.jpg

3.Penandatangan surat keluar dari PT kepada Instansi dalam lingkungan Depdiknas.

  • Ditujukan kepada Menteri ditandatangani sendiri olehg Rektor

  • Dapat ditandatangani oleh pejabat dibawah eselon I menurut pembidangan permasalahan dan ruang lingkup tugasnya. Kecuali menurut jenis dan sifatnya surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan perlu ditandatangani oleh Rektor

  • Dapat ditandatangani oleh pejabat eselon II (Wakil Dekan Fakultas, Sekretaris Lembaga) menurut pembidangan permasalahan dengan atas nama Dekan/ketua Lembaga

  • Dapat ditandatangani oleh Pejabat Eselon III di lingkungan PT, apabila Pejabat Eselon II berhalangan dengan sebutan untuk beliau (u.b).


Slide36 l.jpg

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

  • a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang mendantangani surat mendelegasikan penanda-tanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya;

  • u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya;

  • a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya;


Slide37 l.jpg

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

  • plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menadantangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat;

  • wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya;

  • u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.


Slide38 l.jpg

KEARSIPAN


Bidang pengelolaan dan pengembangan arsip ipb arsip universitas l.jpg

Bidang

Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB

(Arsip Universitas)


Slide40 l.jpg

STRUKTUR ORGANISASI BPPA IPB

Kepala Perpustakaan

Kepala Bidang

Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

Kepala Seksi Pengembangan Arsip

Kelompok Pustakawan dan Arsiparis IPB


Tupoksi l.jpg

Mengelola dan mengembangkan Arsip IPB yang meliputi pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis, mengembangkan sistem teknologi informasi kearsipan dan mempersiapkan terbentuknya kelembagaan Arsip IPB (Arsip Universitas)

TUPOKSI


Asas pengelolaan arsip di ipb bab i pasal 2 tata kearsipan depdiknas l.jpg

Asas Pengelolaan Arsip di IPB(Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan Depdiknas)

Kombinasi

Desentralisasi

dan

Sentralisasi


Sentralisasi l.jpg

SENTRALISASI

Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Arsip Unievrsitas IPB(Bidang PPA IPB)


Desentralisasi l.jpg

DESENTRALISASI

bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan kurang dari 5 (lima) tahun dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja di lingkungan IPB


Keuntungan dan kerugian asas kombinsi l.jpg

KEUNTUNGAN

Adanya keseragaman sistem

Kesalahan filing dan arsip yang hilang dapat dikurangi

Duplikasi arsip dapat dikurangi

Kemudahan dalam pembuatan JRA

KERUGIAN

Kesulitan dalam menggabungkan atau mengumpulkan arsip yang mempunyai keterkaitan

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN ASAS KOMBINSI


Jenis arsip yang akan dikelola arsip universitas bidang ppa ipb l.jpg

JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA ARSIP UNIVERSITAS (BIDANG PPA IPB)


Pengertian istilah l.jpg

PENGERTIAN ISTILAH


Slide48 l.jpg

PENGERTIAN ARSIP

Dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-KetentuanPokokKearsipan

Pasal 1

Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan “Arsip” ialah :

  • a.Naskah-naskah yang dibuatdanditerimaolehLembaga-lembaga Negara danBadan-badanPemerintahandalambentukcorakapapunbaikdalamkeadaantunggalmaupunberkelompok, dalamrangkapelaksanaankegiatanpemerintahan;

  • b.Naskah-naskah yang dibuatdanditerimaolehBadan-badanSwastadan/atauperorangan, dalambentukcorakapapun,baikdalamkeadaantunggalmaupunberkelompokdalamrangkapelaksanaankehidupankebangsaan.


Slide49 l.jpg

ARSIP AKTIF PP 34/1979 Pasal 1 (3)]

Arsipdinamis yang secaralangsungdanterusmenerusdiperlukandandipergunakandalampenyelenggaraanadministrasi, digunakansecaralangsungdidlmperenc, pelaksanaanpenyelenggaraankehidupankebangsaan & pemerintah

ARSIP IN-AKTIF, PP 34/1979 Pasal 1 (4)

Arsipdinamis yang frekuensi- penggunaannyauntuk- penyelenggaraanadministrasisudahmenurun, frekuensinyasdhjauhmenurun


Slide50 l.jpg

  • SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

  • Sistem Masalah

  • Sistem Abjad/Angka

  • Sistem Tanggal

  • Sistem Wilayah

Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus dipertahankan keutuhan kelompoknya.


Slide51 l.jpg

Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama badan, nama tempat dan nama organisasi

Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada setiap arsip

Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor, arsip disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka

Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah, penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang dapat dilakukan menurut daerah.


Slide52 l.jpg

POLA KLASIFIKASI

Daftar pengelompokan arsip berdasarkan permasa-lahan / pokok masalah yg disusun secara berjenjang, logis dan sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi. Kegunaannya:

Pedoman baku untuk penataan arsip yg didasarkan

pada sistem pemberkasan subyek.

2. Sarana pengendalian & akan membantu dalam memper-

cepat penemuan kembali arsip.

3. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama akan

mengelompok ke dalam satu berkas.

4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.


Contoh skema klasifikasi arsip l.jpg

Contoh Skema Klasifikasi Arsip


Indeks l.jpg

INDEKS

  • INDEKSSUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKASFUNGSI :MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYAMEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP


Jenis indeks l.jpg

JENIS INDEKS

  • INDEKS NAMA ORANG

  • INDEKS NAMA BADAN

  • INDEKS NAMA TEMPAT

  • INDEKS MASALAH

  • INDEKS ANGKA


Slide56 l.jpg

PENATAAN ARSIP

Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (Sementara)

Tujuan

  • Menyatukan informasi arsip;

  • Mengamankan informasi dan fisik arsip;

  • Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.


Slide57 l.jpg

  • PROSEDUR PENATAAN ARSIP

  • Meneliti arsip yang akan disimpan

  • Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar

  • Meneliti lampiran

  • Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas

  • Menyusun arsip


Penataan arsip aktif l.jpg

PenataanArsipAktif


Slide59 l.jpg

PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip, dengan cara :

  • Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

  • Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku

  • Menyerahkan arsip statis ke Diknas (Karena IPB sudah mempunyai Arsip Universitas maka diberi wewenang untuk menyimpan arsip statis)

Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan


Slide61 l.jpg

TUJUAN PENYUSUTAN

  • Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna

  • Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip

  • Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban institusi


Slide62 l.jpg

  • PEMELIHARAAN ARSIP

  • Tempat penyimpanan memenuhi syarat (standar kearsipan ANRI)

  • Peralatan

  • Memperbaiki arsip yang rusak

  • Mengatur temperatur


Otomasi sistem kearsipan l.jpg

Otomasi Sistem Kearsipan

Menggunakan sistem otomasi berbasis komputer untuk mengelola kearsipan agar memudahkan sistem penyimpanan dan temu balik arsip


Contoh aplikasi otomasi kearsipan l.jpg

Contoh Aplikasi Otomasi Kearsipan

  • Program SIPATI dari ANRI

  • DAS (Dokumentasi Arsip Surat)

  • Modifikasi Winisis

  • Modifikasi CMS Joomla

  • dll


Slide65 l.jpg

TERIMA KASIH


  • Login