1 / 29

PENGANTAR KEARSIPAN

PENGANTAR KEARSIPAN. Dra . ELLY SUPRIHATIN, M.Pd. PENGERTIAN ARSIP ( menurut Kamus ). Kamus Umum Bahasa Indonesia Arsip adalah simpanan surat-surat penting yang memenuhi syarat tertentu ;.

lea
Download Presentation

PENGANTAR KEARSIPAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGANTAR KEARSIPAN Dra. ELLY SUPRIHATIN, M.Pd

  2. PENGERTIAN ARSIP (menurutKamus) • KamusUmumBahasa Indonesia Arsipadalahsimpanansurat-suratpenting yang memenuhisyarattertentu ; • Mempunyaikepentinganbagilembaga, organisasi, instansi, perseoranganbaikuntukmasakinimaupunmasa yang akandatang • Disimpandengansistemtertentu agar mudahditemukankembali

  3. PENGERTIAN ARSIP (menurutkamus) 2. KamusAdministrasiPerkantoran Arsipadalahkumpulanwarkat yang disimpansecarateraturberencanakarenamempunyaisuatukegunaan agar setiap kali diperlukandapatcepatditemukankembali • Warkatharusmempunyaikegunaan • Disimpansecarateraturdanberencana • Dapatditemukankembalidenganmudahdancepatapabiladiperlukan

  4. PENGERTIAN ARSIP ( menurutasalkata)

  5. PENGERTIAN ARSIP Informasiterekam yang dibuatatauditerimaolehorganisasiatauperorangandalamtransaksikegiatanatautindakansebagaibuktiaktifitas yang memilikinilaiguna, disimpandandapatditemukankembalidengancaratertentusaatdibutuhkan.

  6. PENGGOLONGAN ARSIP

  7. PENGGOLONGAN ARSIP

  8. PENGGOLONGAN ARSIP

  9. PENGGOLONGAN ARSIP

  10. PENGGOLONGAN ARSIP

  11. PENGGOLONGAN ARSIP

  12. PENGGOLONGAN ARSIP

  13. PENGGOLONGAN ARSIP

  14. TUGAS • Kearsipanmerupakansalahsatuproduksipekerjaankantor. • Sebutkanberbagaimacamjenispekerjaankantor / office work • Sebutkanprodukkantor lain selainkearsipan, danjelaskanmasing-masing ! • Sebutkannilaiarsip-arsipdibawahini ! • Kuitansi • NeracaKeuangan • Ijasah • SuratPengangkatanPegawai • Laporanhasilpenelitianilmiah • Pengumumanpenerimaanpegawaibaru

  15. TUGAS 3. Menurutsifatkepentingannya, termasukarsipapakaharsip-arsipdibawahini • Aktependirianorganisasi • Ijasah • Pengumumanpenerimaanmahasiswabaru • SuratPertanggungjawaban (SPJ) • SuratKeputusanPemberianPensiun • SuratTandaPenerimaanBarang • Kuitansi • LaporanTahunan • SuratPerintahJalan 4. Sebutkanmacam-macamarsip yang memilikinilaikegunaanhukum, sejarah, danpendidikan !

  16. KEGIATAN PENGARSIPAN

  17. PembuatanArsip Termasukkegiatanpembuatanarsipadalah; • Menulissurat, E-mail, Fax, Mengisiformulir, Membuatpamflet, Menulisnotulen, ataumerekampidato (pelajariprosedurpengurusansuratkeluar) • Menerimasurat, e-mail, fax, atauinformasi lain. (pelajariprosedurpengurusansuratmasuk)

  18. 2. Distribusi Kegiatanmendistribusikaninformasi yang sudahdibuatatauditerimakepadaorang-orang yang akanmenggunakannya (atasan, karyawandalamsatubagian, ataubagian lain dalamsatuperusahaan, ataudikirimkeluar) Pastikandibuatsalinanyauntukdisimpansebelumdidistribusikan

  19. 3. Penggunaan Kegiatanpemanfaataninformasiolehpenerimauntuk; • Membuatkeputusan • Referensi • Pemenuhanpersyaratan legal

  20. 4. Penyimpanan (filing) Kegiatanpenyimpananarsipditempat yang amandengancaratertentu agar mudahditemukankembalisaatdiperlukandiwaktu yang lain.

  21. 4. Penyusutan & Penghapusan Kegiatanpemindahanarsip, penyusutandanpenghancuranarsipsetelahmelewatiperiodewaktupenyimpanantertentu.

  22. PEMBERKASAN (Filing) • Kegiatanmenataarsip agar amandanmudahditemukankembali. • Prosedur • Pemeriksaan • Pengindeksan • Pengkodean • Pembuatantunjuksilang • Pengurutan • Penyimpanan

  23. PEMBERKASAN (Filing) • PEMERIKSAAN Kegiatanmenentukanapakahsuatuinformasisudahsiapdiarsipataubelumdenganmelihattandapelepas (release mark) berupa ; • parafdrpihak yang berwenang • disposisi / catatan “Dep”, untukdiarsip • Cap agenda • tanda lain yang disepakati

  24. PEMBERKASAN (Filing) 2. PENGINDEKSAN (bacacaramengindeks ) Kegiatanmengelompokanarsip-arsipsejenissesuaicarapenyimpanan yang digunakanmelaluitahapan; • Penentuansistempengindeksan; denganalphabetisdannumerik . • Penentuansegmenberkas; pemilihanbagiandariinformasidalamberkas yang akandijadikanrujukandalammenentukantempatdalamkelompokarsip

  25. PEMBERKASAN (Filing) • PEMBUATAN KODE Kodepenyimpananbisadibuatdengan; • huruf • angka • gabunganhurufdanangka

  26. PEMBERKASAN (Filing) 4. PEMBUATAN TUNJUK SILANG tunjuksilanginidibuathanyajikadiperlukan, yaituketikasuatuberkasdikenalidengannama yang lain atausatuberkasberisilebihdari 1 masalah.

  27. PEMBERKASAN (Filing) 5. PENYORTIRAN Kegiatanmenyusunarsipberdasarkanklasifikasinyasesuaisistempengindeksan yang digunakan.

  28. PEMBERKASAN (Filing) 6. PENYIMPANAN Kegiatanmenataarsipketempatpenyimpanansesuaidengankodepenyimpananmasing-masing

  29. ALAT-ALAT KEARSIPAN ..\..\PERLENGKAPAN ARSIP.docx

More Related