KESEKRETARIATAN I

1. Dra. C. Dyah S. Indrawati, M.Pd KESEKRETARIATAN I BKK PAP Prodi Ekonomi Jurusan P.IPS FKIP UNS Oleh

2. PENGERTIAN SEKRETARIS • ASAL KATA SEKRETARIS DAN SEKRETARIAT Perkataan sekretaris berasal dari bahasa : Latin : Secretum artinya rahasia ; orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan seretarium / secretarius.

3. Perancis : SecretaireBelanda : SecretariesInggris : Secretary Pada Permulaannya, sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia. Dalam perkembangan selanjutnya pengertian sekretaris lebih luas, seperti yang dikemukakan oleh M. BRAUM dan RAMON dari Portugal, sbb. :

4. “Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-surat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu”.

5. Persamaan & perbedaan istilah “sekretaris” dan “penulis” : • Penulis = orang yang tugas pekerjaan menulis atau kecakapan kerja tulis menulis termasuk orang yang mempunyai kecakapan menulis”. Dalam hal ini dapat diterima penulis : sekretaris, tapi penggunaannya masih terbatas. Contoh : dalam suatu kepanitiaan, organisasi ke-OR-an, koperasi, dll dapat digunakan silih berganti antara penulis = sekretaris.

6. Sekretaris organisasi/ perusahaan (executive secretary bussiness secretary) : sekretaris ini berfungsi sebagai manajer sec. Formal menjalankan manajemen dan kepemimpinan karena berfungsi sebagai manajer sekretaris ini mempunyai bawahan. • Contoh : sekretaris wilayah daerah, sekretaris lembaga pendidikan, dll.

7. Kalau ditinjau lebih luas sekretaris = penulis. • Contoh : Sekjen PBB, menteri Sekneg, Sekwilda,. dsb ; kata sekretaris tidak bisa diganti dengan penulis. • Kesimpulan : Istilah penulis lebih sempit dibanding sekretaris. Atau sekretaris lebih luas dari penulis

8. Di dunia ini hanya terdapat 2 macam sekretaris = • 1. Sekretaris pribadi / pimpinan (private secretary) : sekretaris ini hanya dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Pekerjaan yang diberikan dipertanggung jawabkan langsung kepada pimpinan. Sesuai dengan predikatnya sekretaris harus mengetahui : sifat dari pimpinannya, keinginannya dan kebiasaannya.

9. 2. Sekretaris organisasi / perusahaan (executive secretary, bussiness secretary) ini berfungsi sebagai manajer sec. Formal menjalankan manajemen dan kepemimpinan karena berfungsi sebagai manajer sekretaris ini mempunyai bawahan. Contoh : sekretaris wilayah daerah, sekretaris lembaga pendidikan, dll. • Perbedaan Sekretaris. Organisasi dan Sekretaris Pribadi terlihat pada struktur Organisasi sbb :

10. DIREKTUR SEKRETARIS Bag. II Bag. III Bag. I Bagan Struktur Organisasi 1

11. DIREKTUR SEKRETARIS Bag. II Bag. III Bag. I 2

12. Keterangan : • 1. Pada bagan I tempat kerja sekretaris berada dalam satu ruang dengan Direktur, sedangkan bagan 2 kedudukan sekretaris berada di luar ruang Direktur yang satu tidak secara langsung bekerja bersama dengan direktur. • 2. Pada bagan 1 jelas menunjukkan kedudukan sekretaris pribadi sebagai pembantu pribadi direktur secara langsung, sedangkan bagan 2 kedudukan sekretaris tidak secara langsung bekerja bersama Direktur. • 3. Pada bagan 1 menunjukkan sekretaris pribadi, tepai pada bagan 2 kedudukannya sebagai kepala staf sehingga sekretaris ini mempunyai bawahan.

13. Dalam praktek sehari-hari dijumpai berbagai macam sekretaris organisasi yang dapat dibedakan dari tugas jabatannya dalam organisasi sbb : 1. Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan Tata warkat. Contoh : Sekdes, Panitera. 2. Sekretaris orgns. sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan Adm. Contoh : Sekwilda, Sekwilcam. 3. Sekretaris orgns. sebagai pejabat pembantu dalam bidang politik. Contohnya : di AS, Secretary of State dan Secretary of Defence; di Indonesia, Menteri luar negeri dan menteri pertahanan. 4. Sekretaris orgns. pejabat pembantu Adm dan Politik. Contoh : Sekjen PBB, pasal 97 Piagam PBB : Sekjen PBB adalah Kepala Adm. Pasal 99 Piagam PBB : Sekjen PBB juga menjalankan kegiatan politik.

14. SEKRETARIAT Pengertian: Sekretariat merupakan satu kesatuan organisasi dimana sekretaris dan para pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau Adm (bersifat statis) Sekretariat/ satuan organisasi, harus mencakup unsur-unsur : 1. Tempat terselenggaranya kerja pekerjaan kantor yang dipimpin oleh sekretaris.2. Manusia / pegawai pelaksana3. Sarana

15. KESEKRETARIATAN : aktifitas yang dilakukan sekretaris (bersifat dinamis). KESEKRETARISAN : seluk beluk tentang sekretaris.

16. KEDUDUKAN SEKRETARIS DLM JENJANG ORG 1.Sekretaris sebagai pimpinan kantor. Sekretaris ini bertindak sebagai kepala sekretaris mempunyai tugas mengarahkan dan mempengaruhi agar tugas sekretaris tercapai. (melaksanakan tugas-tugas manajer bid. Tata usaha). Untuk mempengaruhi dan menggerakkan bawahannya, sekretaris harus : a. Memberi bimbingan sebaik-baiknya.b. Menyelenggarakan sistem komunikasi dengan baikc. Memberi perintah, instruksi dan pengawasand. Memberi fasilitas pembantu pekerjaan dapat berlangsung dengan baik. 2. Sekretaris sebagai pembantu pimpinan. Sekretaris tersebut bertindak pimpinan (sekretaris non manajer). Sekretaris ini biasa disebuit staff ahli (sekretaris senior) 3. Sekretaris sebagai pegawai sekretarat. Contoh : juru tik, juru steno, juru arsip, dll. Sifat dan Sikap dasar yang baik bagi Sekretaris :

17. PERBEDAAN KANTOR SEKRETARIAT DAN KANTOR TATA USAHA Perbedaan : 1. Kantor Sekretariat, dikepalai oleh seorang sekretaris. Keg sekretaris disebut kesekretariatan. Sedang kantor TU dikepalai oleh seorang Kep. TU 2. Pelaksanaan kerja kantor Sekr bersifat khusus yaitu membantu pucuk pimp. Sec langsung.Sedangkan kantor TU lebih menitik beratkan pada pelayanan yang bersifat umum dalam kepentingan. Kantor TU disebut ke. Ketata usahaan. 3. Keg kerja sekretariat disebut keg. Kesekretariatan. Sedang dalam TU disebut kegiatan Ke-TU-an. 4. Sebagai seorang sekretaris memiliki profesional ilmu kecakapan dan jabatan. Sedang kepala TU tidak harus memiliki suatu profesional ilmu maupun kecakapan seperti sekretaris. 5. Keg yang bersifat kepribadian sekretaris dan jabatan disebut kesekretarisan. Sedang kegiatan kepala TU disebut keg ketatausahaan. 6. Seorang sekretaris kadang-kadang dapat bertindak sebagai manajer, sed kepala ketatausaha tidak dapat.

18. Persamaan :1. Sama-sama melaksanakan pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan. 2. Penyimpanan rahasia pimpinan kantor maupun rahasia jabatan. Sikap dasar yang harus dimiliki sekretaris:1. Kedislipinan 2. Kejujuran.3. Kerajinan.4. Kerapian.5. Kegairahan dan semangat kerja.6. Loyalitas.7. Ketegasan, kecepatan dan ketepatan bertindak.8. Keyakinankuat pada diri sendiri.9. Kemampuan.10. Tanggung jawab.

19. Peranan Sekretaris terhadap Atasan1. Sekr merupakan perantara/ saluran komunikasi dan pembina hubungan baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan2. Sekr merupakan sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi,tugas dan tanggung jawabnya.3. Kreativitas dan aktivitas sekretaris dalam pengusulan perbaikan kerja yang berdaya guna.4. Loyalitas yang dimiliki sekr menunjukkan ady kesetiaan dalam tugas dan rasa hormat kepada pimp dalam mencapai kesuksesannya.5. Sekr merupakan titik tolak berhasilnya pekerjaan dan merupakan cermin bagi bawahan. Peranan Sekretaris terhadap bawahan1. Menentukan kebijaksanaan yang berlaku bagi pegawai sec adil (the right man the right place)2. Memberikan semangat kerja bagi pegawai, sehingga pekerjaan berhasil baik.3. Ady rasa bangga dan puas pegawai sehingga menimbulkan rasa tanggung jawab tinggi.4. Dapat menerima pendapat dan usul bawahan yang bersifat membangun.

20. Tugas Sekretaris Pimpinan :1. Memproses surat masuk2. Memproses surat keluar3. Menyimpan dan memelihara arsip4. Melayani peminjaman surat5. Mengatur penerimaan tamu6. Melakukan hubungan dengan pesawat telepon7. Menyiapkan bahan laporan8. Menyusun jadwal kerja pimpinan9. Mengurus persiapan perjalanan pimp. Tugas Sekretaris Organisasi :1. Membantu pimpinan dalam memimpin dan menjalankan wewenang org di bid adm2. Membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi3. Menandatangani surat keluar atas nama pimpinan4. Memimpin rapat sekretariat5. Memproses surat masuk6. Memproses surat keluar

21. KESIMPULAN : Tugas Sekretaris dapat digolongkan menjadi : 1. Tugas pokoka. Tugas pokok di bid pelayanan kantor b. Tugas protokoler 2. Tugas Khususa. Pengurusan perjalanan dinas b. Pengurusan kas kecil c. Tugas khusus yang bersifat kemasyarakatan PENATAAN BERKAS / ARSIP

22. ANJURAN DAN LARANGAN BAGI SEKRETARIS ANJURAN : 1. Dia harus mengerti organisasi tempat kerja.a. Sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan umum organisasi. b. Luas kebijaksanaan yang berhubungan dengan kantor. c. Pengetahuan tentang metode-metode kerja dan tanggung jawab pimpinannya. 2. Dia harus memiliki pendekatan yang sistematis terhadap pekerjaan kesekretariatan.a. Mengetik paling sedikit 200 hentakan/ menit. b. Menyalin dari stenografi dengan kecepatan paling sedikit 100 suku kata/ menit. c. Memakai telepon dengan mahir dan ramah. d. Menyambut tamu dalam ramah dan senang. e. Memelihara arsip dalam keadaan baik. f. Memelihara kantor dalam keadaan baik dan menarik.

23. 3. Dia harus mengerti dan menghargai orang-orang dengan siapa pimpinannya bekerja.a. Bernaluri senang bekerja dengan orang. b. Dapat bekerjasama. c. Mempertimbangkan waktu orang lain, seperti menggunakan waktunya sendiri. 4. Dia harus dapat memelihara pengetahuan dirinya dan pimpinannya tentang peristiwa dalam kantora. Dapat menyimpan rahasia dalam kantor. b. Dapat bekerjasama. c. Adakalanya ingin tahu segala sesuatu, tetapi tidak semata-mata mencampuri urusan. 5. Dia harus rajin dan bekerja lembur jika diperlukan.a. Dapat merencanakan dan mengerjakan rencananya. b. Dia harus berhasil tanpa tampak sibuk.

24. LARANGAN : 1. Mengintrupsi pertemuan untuk suatu masalah yang remeh.2. Membocorkan rahasia kantor.3. Lambat.4. “Menutup kedai” sebelum waktunya.5. Memakai telepon untuk kepentingan pribadi.6. Menerima tamu pada saat kantor sedang sibuk.7. Nervous.8. Sering pergi ke kamar rias hanya untuk menghindari pekerjaan.9. Lalai memberikan kepada pimpinan tentang perjanjian yang sudah tepat waktunya.10. Berdagang di kantor.11. Nampak boros.12. Menjawab dengan tajam dalam melalui.

25. PERSYARATAN JABATAN SEKRETARIS A. Penggunaan bahasa dan pengetahuan umum. 1. Menggunakan bahasa Indonesia lisan dan tulisan dengan baik. Secara lisan : a). Suara jelas, b). Mempunyai perbendaharaan bahasa, c). Teknik mengucapkan bahasa dengan ekspresi.2. Menguasai min, satu bahasa asing secara aktif.3. Mengetahui perkembangan pengetahuan praktis dan teknologi.

26. B.Keterampilan praktis sekretaris. • 1. Sekretaris memimpin sekretariat ------>managerial skill ------> managerial work (planning,organization, actuating, dan controling). • 2. Sekretaris tidak menduduki pimpinan ------> Tecnicall skill ----> operational work (kemahiran bekerja). • 3. Sekretaris sebagai pegawai sekretariat ------> Technicall ability • -----> karya nyata. • 4. Sekretaris tanpa kecuali -----> human skill.

27. SYARAT-SYARAT SEKRETARIS (Drs. Ig. Wursanto) 1. Syarat Khusus. 2. Syarat umum.

28. Ad. 1 syarat Khusus: a. Mampu mengetik dengan sepuluh jari. b. Mampu menulis, menyalin dan membaca steno. c. Memiliki pengetahuan korespondensi. d. Mampu menggunakan berbagai mesin kantor. e. Memiliki pengetahuan di bidang pembukuan. f. Memiliki pengetahuan praktis di bidang telepon. g. Mampu membuat laporan dalam bentuk grafik/statistik.

29. Ad. 2 syarat umum 1. Sikap dan kepribadian : a. Sifat-sifat mental. b. Kemampuan berbicara. c. Kesehatan. d. Sikap-sikap yang berhubungan dengan perkantoran.

30. 2. Sikap dan tingkah laku : • a. Sopan dan ramah tamah. • b. Dapat dipercaya. • c. Dapat bekerjasama. • d. Setia. • e. Cepat dan rajin. • f. Penuh perhatian. • g. Baik hati. • h. Bijaksana. • j. Penuh inisiatif. • j. Obyektif. • k. Taktis.

31. 3. Kecakapan pribadi diperlukan sekretaris al : • a. Resourceful : panjang akal. • b. Ambisi. • c. Inisiatif. • d. Kerajinan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas. • e. Punya perasaan tenggang rasa dengan sesama. • f. Loyalitas.

32. CIRI SERTA EKSISTENSI KHUSUS A. Etika, Etik, Kode Etik dan Etiket. • 1. Etika dan Etik adalah adat kebiasaan manusia dalam pergaulan antar sesama dan menegaskan mana yang baik dan mana yang buruk. • Menurut O.P Simorangkir (dalam etika jabatan): Etika/etik berasal dari kata Yunani ethos yang berarti norma-norma, nilai-nlai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran bagi tingkah laku manusia yang baik. Sedang menurut Sidi Gazalba (dalam Sistematika filsafat) :

33. Kesimpulan: Etika adalah prinsip-prinsip yang berisi norma perilaku manusia yang baik lagi beradab dan menjadi landasan kepribadian dalam berperilaku sebaik-baiknya di masyarakat. • Etika adalah teori tentang tingkah laku perbuatan manusia dipandang dari segi baik dan buruk sejauh yang dapat ditentukan oleh akal.

34. 2. Kode Etik • Etika yang berlaku di lingkungan profesi tertentu. Kode etik adalah persetujuan bersama yang timbul dari diri sendiri untuk lebih mengarahkan perkembangan mereka sesuai dengan nilai-nilai ideal yang diharapkan. (O.P Simorangkir). • Kode Etik dihimpun bukan untuk menjatuhkan sanksi atas pelanggaran, tetapi justru untuk menjaga agar para anggota terhindar dari pelanggaran dan tetap setia terhadap profesinya. Pelanggaran kode etik memperoleh cela dan noda.

35. 3. Etiket • Berasal dari bahasa Perancis (Etiquette) artinya aturan tata cara pergaulan manusia yang beradab dan menjamin tata tertib sesuai dengan norma-norma etika. • Seorang sekretaris harus terampil melakukan praktek etiket pergaulan kantor dan luar kantor sebagai pancaran sifat pancaran sifat etis kepribadian profesinya.

36. 4. Moral, Norma dan Kaidah. • Hubungan Etika dan Moral, etika lebih banyak membicarakan teori sedang moral bersifat praktek, etika membicarakan bagaimana seharusnya, sedang moral membicarakan bagaimana adanya. • Norma: berasal dari kata norm (Belanda) yang berarti patokan hukum, kaidah hukum atau ukuran. Jadi norma = kaidah (bahasa Arab).

37. IDENTITAS PRIBADI SEORANG SEKRETARIS Sekretaris menyandang 2 (dua) identitas pribadi : • 1. Sebagai pegawai profesional terikat dengan disiplin, etika jabatan dan etika kantor (ketiga masalah tersebut tercantum dalam kode etik sekretaris). • 2. Sebagai pegawai berkepribadian. Kode etik sekretaris: berisi pedoman dan perbuatan yang menjadi panutan bagi sekretaris yang berwatak susila, berkepribadian menarik berperilaku sesuai dengan profesinya.

38. KODE ETIK SEKRETARIS • 1. Disiplin = mentaati peraturan-peraturan sehingga akan dapat lebih efektif, efisien dan produktif. • 2. Etika jabatan = norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang diterima oleh para pegawai yang berupa kebiasaan (yang baik) dan dianggap setiap pegawai sudah mengetahui dan melaksanakan. • 3. Etika kantor = petunjuk pergaulan kantor secara wajar, sopan dan simpatik.

39. Pergaulan kantor yang bertentangan dengan etika kantor : • 1. Membentuk klik. • 2. Sering tidak masuk kerja dengan berbagai alasan. • 3. Terlambat datang dan cepat pulang. • 4. Menggunakan telepon untuk kepentingan pribadi. • 5. Bersifat menjilat ke atas dan menekan ke bawah. • 6. Boros/tidak hemat. • 7. Menggunakan fasilitas kantor tanpa ijin.

40. “Sekretaris sebagai pegawai yang berkepribadian : • “Sekretaris hendaknya menggunakan pedoman dasar-dasar kepribadian, kesusilaan, etika dan moral yang sesuai dengan adat kesusilaan bangsa Indonesia yang berfalsafah Pancasila. Apa yang dimaksud dengan Profesionalisme ? • Adalah sikap dan kemampuan seseorang untuk hal-hal yang benar dan melakukannya dengan benar pula (to do the right thing and do it right).

41. KETERKAITAN TUGAS-TUGAS KESEKRETARISAN DENGAN AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS • P.R: Usaha terencana yang menyeluruh di dalam organisasi yang dilakukan melaui proses komunikasi dua arah baik ke dalam melalui keluar perusahaan dalam rangka mencapai tujuan spesifik perusahaan. (International Center of P.R) • Aktifitas P.R harus selaras dengan tujuan perusahaan, terutama mengenai hal-hal yang ingin di capai oleh manajemen dalam aktivitasnya.

42. CONTOH KAITAN ANTARA TUJUAN MANAJEMEN DAN AKTIVITAS P.R : • Membangun citra perusahaan • Ketika menghadapi krisis • Mempromokasikan kepentingan masyarakat ICPR membeberkan 10 hal yang dapat di lakukan P.R dalam mendukung tujuan perusahan. • 1. Mempromokasikan barang / jasa. • 2. Mendeteksi Key Issue dan peluang-peluang yang mempengaruhi perusahaan. • 3. Menetapkan Organization Posture dalam berhubungan dengan publik. • 4. Meningkatkan good will terhadap seluruh karyawan.

43. 5. Mencegah dan meyelesaikan masalah ketenaga-kerjaan. • 6. Meningkatkan good will pemegang saham. • 7. Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan. • 8. Menginvestasikan perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi. • 9. Memformulasikan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya. • 10. Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan P.R.

44. Agar tugas-tugas sekretaris sebagai P.R dapat berjalan dengan baik, sekretaris harus bisa membangun hubungan yang baik internal dan eksternal. Hubungan ini akan membentuk suatu jaringan kerja (network). a. Untuk mengubah citra perusahaan. • Tujuan perusahaan yang membutuhkan dukungan dari aktivitas P.R berkaitan dengan citra perusahaan. b. Untuk mendukung usaha-usaha pemasaran dan promosi perusahaan. c. Untuk mengimbangi publikasi yang merugikan perusahaan dan mengembalikan kepercayaan konsumen.

45. d. Untuk membuat pemerintah dan lembaga legislatif memperhatikan aktivitas perusahaan. e. Menunjukkan semangat untuk memberikan yang terbaik kepada masyarakat dengan menarik produk yang dianggap gagal atau rusak. f. Untuk menjelaskan kebingungan konsumen dengan masuknya produk palsu.

46. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENGENAL DIRI DG BAIK : a. Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan tugas sekretaris b. Mencari kelebihan diri (membangun rasa optimis). c. Menghilangkan kebiasaan-kebiasaan buruk. d. Terbuka dengan rekan. e. Jangan merusak diri dengan ketakutan-ketakutan yang tak beralasan.

47. KENAL DIRI DENGAN BAIK

48. a. Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan tugas sekretaris.

49. KIAT DALAM MENGHADAPI KRITIK a. Jangan bersikap reaktif dalam menerima. b. Mintalah saran-saran/nasehat orang lain. c. Jangan mencari alasan dengan mengkambing hitamkan orang lain. d. Jika kritik hanya untuk menjatuhkan nama kita, kita tidak perlu menanggapi kritik tersebut.

50. BENTUK-BENTUK SIKAP YANG POSITIF DALAM DIRI SEKRETARIS a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada sekretaris. b. Ramah dalam menerima tamu walaupun tamu tersebut membuat jengkel sekretaris. c. Selalu mengoreksi hal-hal yang baru dikerjakan. d. Bersikap tidak panik saat menghadapi situasi genting. e. Mau belajar dari kesalahan yang diperbuatnya. f. Penuh perhatian terhadap pimpinan dan rekan kerja. g. Bersikap terbuka.