Colloque du DRMG de Montérégie Le dossier médical : du papier au clavier D re Yolaine Galarneau

1. Colloque du DRMG de Montérégie Le dossier médical : du papier au clavier Dre Yolaine Galarneau Direction de l’organisation des services de première ligne intégrés 13 juin 2012

2. Le dossier médical électronique (DMÉ) : • est un dossier du patient tenu sur support électronique par une clinique médicale • qui contient tous les renseignements consignés par les cliniciens de cette clinique au moment de la consultation ou de l’épisode de soins • dont les renseignements sont confidentiels et leur accès est exclusivement limité à ces cliniciens, à moins que le patient ne donne son consentement à leur communication à d’autres personnes ou d’exceptions prévues à la loi Différences entre DSQ, DCI, DMÉ

3. Le Dossier clinique informatisé (DCI) : est un dossier du patient tenu sur support électronique par un établissement qui contient tous les renseignements consignés par les cliniciens de cet établissement au moment de la consultation ou de l’épisode de soins dont les renseignements sont confidentiels et leur accès est exclusivement limité à ces cliniciens, à moins que le patient ne donne son consentement à leur communication à d’autres personnes Différences entre DSQ, DCI, DMÉ - suite

4. Le Dossier de santé du Québec (DSQ) Contient un certain nombre de renseignements de santé jugés essentiels tels que : les résultats des examens ou des analyses de laboratoire, les résultats des examens d'imagerie médicale, et la médication prise par un patient. Ces renseignements proviennent de tous les points de service participant au projet DSQ où un patient reçoit des soins ou des services de santé. Le DSQ ne donne pas accès à certaines informations qui demeurent locales, tels les notes du médecin ou les antécédents médicaux familiaux. Il est un complément aux dossiers cliniques des établissements de santé, des cliniques médicales ou des pharmacies dont l’accès est régi par des règles rigoureuses en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. Différences entre DSQ, DCI, DMÉ - suite

5. Différences entre DSQ, DCI, DMÉ - suite Le Dossier de santé du Québec (DSQ) - suite • Le DSQ est disponible progressivement à la suite d’une campagne d’information régionale et d’une période permettant aux personnes d’exprimer au préalable leur refus. 6 septembre 28 octobre 31 août 19 septembre 3 au 24 octobre X X X X X Constitution du DSQ Début de la période du refus préalable Publication d’un avis dans les journaux Campagne aux professionnels (3 semaines) Publication de l’arrêté ministériel dans la Gazette officielle Début de la campagne à la population (5 semaines)

6. La consultation des renseignements de santé se fait par l’intermédiaire des applications locales qui intègrent les données du DSQ (application des pharmacies communautaires, DME, DCI, SIGDU ou autres). • En l’absence d’une telle application ou d’une intégration, la consultation se fera au moyen du visualiseur du DSQ. • L’accès se fait sur une base volontaire. • Prérequis : des infrastructures technologiques et des liens de télécommunications sécurisés. Les orientations cliniques du déploiement du DSQ

7. Pour les patients, les professionnels de la santé et les régions www.dossierdesante.gouv.qc.ca Un projet majeur 7

8. Niveau 1 • L’ordonnance électronique et l’alerte aux interactions médicamenteuses supportant la rédaction de l’ordonnance, sa transmission à la pharmacie et l’intégration d’un aviseur pharmacothérapeutique. • L’accès à de l’information clinique sur les patients intégré au DME : examens de laboratoire, imagerie médicale, liste des médicaments, antécédents, notes d’évolution, vaccins, problèmes et allergies, etc. • L’échange d’informations entre cliniciens permettant un travail multidisciplinaire sur un patient et facilitant le processus de référence. • La gestion des RV : optimisation du service à la clientèle facilitant la gestion améliorée de la prise de rendez-vous. Portée d’un DME

9. Niveau 2 • La gestion des requêtes d’examens permettant la transmission et le suivi de demandes d’examens de laboratoire ou d’imagerie médicale. • La gestion des épisodes de soins/suivis cliniques systématiques pour suivre les périodes de traitement en équipe multidisciplinaire et la mise en œuvre de suivi systématique pour des patients ayant des besoins particuliers. • L’intégration fonctionnelle des données cliniques probantes permettant de valider certains diagnostics et traitements. • Les analyses et les rapports permettant la production de résumés cliniques et la production d’autres documents telles des lettres de référence, des listes de patients, etc. Portée d’un DME- suite

10. Niveau 3 • L’accès à distance par un médecin à ses dossiers. • L’inscription des renseignements et notes cliniques via du texte libre saisi par les médecins ou encore des informations utilisant des terminologies normalisées (ex. CIM-10-CA, SNOMED, LOINC). Niveau 4 • Le portail destiné aux patients leur permettant l’accès à certaines informations et à d’autres fonctionnalités (prise de RV via WEB, saisie de glycémie…). Autre : • Facturation Portée d’un DME- suite

11. Processus de validation de critères : • technologiques • de sécurité • cliniques de mise en œuvre et de suivi de clientèle • adaptables pour l’enseignement • intégratif au DSQ • durée de 3 ans avec ajout annuel de critères • an 1 : SQIM • an 2 : labo DME-Homologation

12. En négociations avec FMOQ pour soutien : • équipement • coûts d’implantation • coûts d’acquisition et d’opération des licences DMÉ (logiciel) • gestion du changement • formation et familiarisation DME : étapes et soutien financier à l’acquisition

13. Que choisir? • selon sa facilité avec informatique : de dinosaure à léopard • visualiseur seul • DMÉ (niveaux) avec ou sans saisie, clavier ou écriture • recherche et profilage (standardisation) • selon son type de pratique • groupe ou solo • type de clientèle • enseignement ou pas • établissement ou cabinet • selon le choix du rythme de changement : radical ou progressif • au moment opportun • selon une démarche planifiée Questions fréquentes

14. Années • suivantes MOIS 1 à 3 MOIS 3 à 9 Implantation/Utilisation Planification/Préparation Bénéfices cliniques et organisat. Révision des processus de travail Impl. Engagement des médecins au programme Sensibilisation/ information sur le DME et le PQADME Planification Acquisition d’un DME Utilisation du DME Monitorage Préparatifs technologiques Allocations et remboursements Schéma de la démarche du programme

15. En tant que médecin, pourquoi adopter le DSQ? Le DSQ vous donnera accès à des renseignements de santé jugés essentiels aux services de première ligne et à un continuum de soins de qualité. Par exemple, vous aurez rapidement accès dans un premier temps : • aux résultats des examens de laboratoire prescrits à votre patient pendant son récent séjour à l'hôpital ou ceux prescrits par d'autres; • aux médicaments qui lui auront été servis auparavant dans d'autres pharmacies participantes; • à certaines images radiologiques ou aux résultats d’imagerie. NB : Le DSQ permet de visualiser, pas d’interagir sous forme de requêtes/résultats.

16. Je désire informatiser un(e) GMF/clinique prochainement. Devrais-je plutôt attendre le DSQ? Non L'implantation d'un dossier médical électronique (DMÉ) et celle du DSQ ne dépendent pas l'une de l'autre. Si votre GMF/clinique a besoin de s'informatiser et est prêt à implanter un système informatique pour soutenir votre pratique clinique et votre gestion, passez à l'action. Nous vous conseillons : • de communiquer avec votre agence pour connaître ses orientations concernant l'informatisation clinique et la mise en place du projet DSQ dans votre région; • de n’utiliser que des solutions DMÉ homologuées. Questions fréquentes - suite

17. Est-ce que tous les cliniciens pourront consulter le DSQ? Non. Les renseignements du DSQ seront progressivement accessibles aux professionnels autorisés qui prodiguent des soins et des services de santé et à ceux qui travaillent sous leur autorité immédiate, et uniquement à eux. Par ailleurs, chacun des intervenants autorisés à consulter un DSQ n'aura pas nécessairement accès à tous les renseignements qu'il contient. Leur droit d'accès est contrôlé en fonction de leur rôle professionnel. Il est défini selon la nécessité pour eux d'avoir accès, dans l'exercice de leurs fonctions, aux renseignements de tel ou tel domaine clinique. Donc, certains professionnels auront accès à une partie seulement des renseignements contenus dans le DSQ de leurs patients tandis que d'autres, dont les médecins, auront accès à la totalité de ces renseignements. Questions fréquentes - suite

18. Quelles mesures sont prévues pour assurer la confidentialité du DSQ des usagers? Des mesures de sécurité rigoureuses et un mécanisme d'accès hautement sécurisé sont en place afin d'assurer que les renseignements de santé des personnes soient protégés. Afin d'obtenir les droits d'accès au DSQ, vous devrez vous soumettre à des règles d'accès strictes, dont : • effectuer une demande de profil d'accès Q; • se soumettre à un processus de vérification de votre identité; • s'authentifier au système à l'aide d'un dispositif de sécurité et d'un mot de passe personnels; • consulter ou transmettre des renseignements à partir d'un poste de travail spécialement configuré; • s'authentifier régulièrement, puisque le système se verrouille de manière automatique après un court laps de temps d'inactivité. Le système garde des traces de toute intervention ou tout accès aux renseignements que rend disponibles le DSQ d'une personne, de manière à en garantir la confidentialité et les recours possibles en cas d'infraction. Questions fréquentes - suite

19. Le professionnel exerçant dans plusieurs points de service aura-t-il accès aux mêmes renseignements du DSQ? Oui. L'intervenant autorisé aura accès aux mêmes renseignements, quel que soit son lieu de pratique à condition que ce site participe au projet DSQ. • Les cliniciens seront-ils accompagnés durant la période de transition vers l’utilisation du DSQ ? Oui. Vous serez conviés, en temps opportun, à participer à des rencontres d'information concernant l'implantation du DSQ dans votre région. À cette fin, diverses activités d'accompagnement et de formation préparatoires vous seront offertes. • La stratégie de promotion prévoit-elle recourir à des professionnels? Oui. L'adhésion des professionnels est essentielle au soutien des activités de mise en oeuvre du projet DSQ. Les cliniciens convaincus des bénéfices de l'informatisation sont les mieux placés pour convaincre leurs collègues des avantages que leur apportera le DSQ ainsi qu'à leurs patients. Questions fréquentes - suite