Tude pr alable pour le projet gestion des ventes
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Étude préalable pour le projet Gestion des ventes. M. DUPONT s’organise : les Acteurs de l’étude préalable. MOA, expert en e-business, représentants de gestion commerciale et de gestion produits, distributeur management. Étude de faisabilité et d’opportunité.

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Étude préalable pour le projet Gestion des ventes

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Tude pr alable pour le projet gestion des ventes

Étude préalable pour le projetGestion des ventes


M dupont s organise les acteurs de l tude pr alable

M. DUPONT s’organise : les Acteurs de l’étude préalable

  • MOA,

  • expert en e-business,

  • représentants de gestion commerciale

  • et de gestion produits,

  • distributeur

  • management


Tude de faisabilit et d opportunit

Étude de faisabilité et d’opportunité

  • Définir le périmètre et les objectifs du projet

  • Évaluer l'existant : ses forces et ses faiblesses

  • Prendre en compte les contraintes et les objectifs de changement du système d’information

  • Définir les orientations du système cible

  • Établir les liens avec les systèmes existants

  • Évaluer le coût d'une solution spécifique

  • Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services spécialisée)

  •  Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet

  • Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs)

  • Faire une analyse coûts/bénéfices

  • Faire la synthèse de la faisabilité et de l’opportunité


Tude de faisabilit et d opportunit p rim tre

Gestion de l’entreprise

Stratégie

Analyse de l’activité

Comptabilité

Ressources humaines

Immobilisations

Gestion de la production

Gestion des produits

Approvision-nements

Fabrication

Commandes

Distribution

Gestion des affaires

Ressources humaines

Facturation

Gestion des commissions

Gestion commerciale

ventes

Étude de faisabilité et d’opportunité Périmètre


Les activit s pour supporter le business 1

Les activités pour supporter le business (1)

  • Gestion de l’entreprise

    • Stratégie : plans d’évolution de la société

    • Analyse de l’activité : recueil des informations sur les ventes, analyse de croissance, comparaison avec la profession

    • Comptabilité : Comptabilité  générale, contrôle de gestion

    • Immobilisations : Gestion des biens immobiliers, gestion des amortissements

    • Ressources humaines : salaires, gestion des carrières, formations


Les activit s pour supporter le business 2

Les activités pour supporter le business (2)

  • Gestion de la production

    • Gestion des produits : Gestion des références et de la description des produits

    • Approvisionnements : gestion de stocks des composants des produits, gestion des achats

    • Fabrication : planification de la fabrication des produits de OrdiSup, lancement et suivi de la fabrication

    • Commandes : prise en compte des commandes à partir sa validation par le Service Commercial, transmission de la commande au service livraison dès que les produits commandés sont disponibles, suivi de l’état des commandes jusqu’à la livraison et la facturation 

    • Distribution : gestion des livraisons aux distributeurs


Les activit s pour supporter le business 3

Les activités pour supporter le business (3)

  • Gestion des affaires

    • Facturation : envoi et suivi des factures

    • Gestion des commissions : calcul des commissions dues aux commerciaux et prise en compte dans leur paie

    • Gestion commerciale : suivi des distributeurs, recherche de nouveaux distributeurs

    • Ventes : Mise à disposition des distributeurs du catalogue des produits, prise en compte et validation des commandes émises par les distributeurs


Tude de faisabilit et d opportunit objectifs

Gestion de l’entreprise

Stratégie

Analyse de l’activité

Mettre en place

Comptabilité

Aide à la décision

Immobilisations

Gestion de la production

Gestion des produits

Approvision-nements

Fabrication

Commandes

Distribution

Gestion des affaires

Ressources humaines

Facturation

Gestion des commissions

Rénover

Gestion commerciale

Rénover

ventes

Rénover

Étude de faisabilité et d’opportunité Objectifs


Tude de faisabilit et d opportunit analyse de l existant

Étude de faisabilité et d’opportunité Analyse de l’existant

  • Le catalogue est vite obsolète

  • Prise de commande longue

  • Le système de prise de commande (ventes) n'est plus adaptée à la taille de la société. Il ne permet pas à la société de croître ; Ne pourra pas absorber de nouveaux distributeurs

  • Les retours sur les commandes entraînent : coûts de gestion, retards, mécontentement des distributeurs, Coûteux en personnel : surcroît de travail

  • Retard technologique par rapport à la concurrence

  • Le système ne fournit pas de données synthétiques sur les affaires


Tude de faisabilit et d opportunit les objectifs du projet

Étude de faisabilité et d’opportunité Les objectifs du projet

  • Catalogue produit en temps réel

  • Mettre en place un processus des ventes plus efficace ; Permettre aux distributeurs le suivi des commandes

  • Apporter les données d’analyse d’activité au Management

  • Traiter au moins 200 distributeurs et 50 000 commandes par mois


Tude de faisabilit et d opportunit les grandes orientations du syst me cible

Étude de faisabilité et d’opportunité Les grandes orientations du système cible

  • Mettre en place un SI des ventes

  • Mettre en place un catalogue électronique à jour en temps réel

  • Mettre en place un Extranet à disposition du distributeur pour construire et envoyer sa commande ; pour suivre sa commande

  • Mettre en place un système de suivi du Chiffre d’affaires d’un distributeur (détaillé)

  • Assurer la diffusion de l’information  introduire des outils de synthèse de l’information (Data Warehouse ??)

  • liens avec les autres projets et systèmes existants

    • Intégrer à PME


Tude de faisabilit et d opportunit les liens avec les syst mes existants

Étude de faisabilité et d’opportunité les liens avec les systèmes existants

Prestige

ventes

Gestion commerciale

Gestion des commissions

Analyse de l’activité

Commande

Suivi

Catalogue

Commissions

CA des ventes

Gestion des produits

commandes

Ressources humaines

comptabilité

Approvisionnements

Fabrication

Distribution

PME


Valuer le co t d une solution sp cifique

Le développement d’une solution clés en main suppose

Un cycle de développement classique

Une étude préalable complète

Une ingénierie (spécification, chartre graphique, maquettes, architecture, réalisation des logiciels, intégration, tests)

 3 ingénieurs pendant 12 mois

+ coûts de la maintenance

Corrections d’erreurs

Évolutions

Adaptation aux nouveaux contextes ; Adaptation des règles de gestion

Évaluer le coût d'une solution spécifique


Comparaisons entre solutions sp cifiques et solutions progiciels

Spécifiques

Progiciels

Forces

Faiblesses

Comparaisons entre solutions spécifiques et solutions progiciels

  • Force de proposition des acteurs

  • VA apportée par le progiciel

  • Constitue un levier de changement pour l’organisation

  • Architecture plus stabilisée et mobilisant moins de ressources après démarrage

  • Evolution/potentiel du progiciel

  • Maîtrise des délais

  • Répond précisément aux besoins tels qu’exprimés par les utilisateurs

  • Possibilités de prise en compte des exceptions de gestion

  • Maîtrise directe des applications

  • Développement progressif

  • Perception atténuée des coûts

  • Parfois trop structurant

  • Dépendance vis à vis de l’éditeur

  • Energie à déployer dans la mise en oeuvre

  • Coûts d’acquisition et de mise en oeuvre

  • ROI parfois difficile à justifier

  • Pas de remise en cause des habitudes

  • Coût souvent plus élevé au final (mise en oeuvre et évolution)

  • Dépendance vis à vis des concepteurs & développeurs

  • Délais de réalisation

  • Inertie importante relative aux évolutions majeures


Recenser les solutions du march progiciel ou soci t de services sp cialis e

SAP

Itentia consulting

JD Edwards

Oracle

PeopleSoft

Baan

Arès

Quad

Autres

Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services spécialisée)

  • SAP

  • JD Edwards

  • Oracle

  • Baan


Co ts d un erp

Coûts d’un ERP

  • Coûts de licences : entre 0,1 et 1,5 M€

  • Coûts des services : multiplication par 3 à 10

    • En amont : prototype, paramétrage

    • En aval : formation, reprise de l’existant, migration, développement spécifique, maintenance

  • Mise en place éventuelle d’un nouveau SGBDR

  • Varie en fonction de : la nature du projet, taille de l’entreprise, nombre d’utilisateurs, nombre de sites


Estimer les moyens et les co ts n cessaires au projet solution progiciel

 Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet (solution progiciel)

  • Moyens : deux ingénieurs pendant 8 mois

  • Coûts :

    • Achat de licences : 100 K€

    • Services : 300K€


Valuer les apports du projet quantitatifs et qualitatifs

Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs)

  • Économies de coûts: réductions de coûts induites par l'automatisation de certains processus, ainsi qu'à l'élimination de dépenses d'impression et de distribution.

  • Augmentation des Ventes

  • Productivité du processus de ventes

  • Compétitivité

  • Service client Grâce aux e-mails, FAQ et aux politiques de service, les entreprises peuvent améliorer de façon sensible le flux d'informations et réduire le coût du service client


Faire une analyse co ts b n fices

Faire une analyse coûts/bénéfices

  • ROI estimé en général à 18 mois


Risques d une solution e business

Risques d'une solution e-business

  • Rejet des distributeurs

  • Changement d'organisation, de rôles, dans la société  rejet du personnel

  • Les procédures de traitement des commandes vont changer

  •  à prendre en compte dans la future gestion des risques


Synth se de la faisabilit et de l opportunit

Synthèse de la faisabilité et de l’opportunité

  • Type d’application largement développée et supportée par des progiciels

  • Existence de sociétés spécialisées

  • Apport appréciable

  • ROI

  • Mais : risques pour ce type de solutions


Expression des besoins fonctionnels

Expression des besoins fonctionnels

  • Recueillir les informations sur le système existant

  • Faire la liste des processus, procédures, leur performance

  • Analyser les processus, procédures,

  • Analyser les dysfonctionnements du système existant (pertinence de l'information, évolution des règles de gestion ou de l'organisation, etc.) et les palliatifs utilisés

  • Recueillir les besoins des utilisateurs (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.)

  • Formaliser les besoins des utilisateurs sous forme de modèles conceptuels de communication (MCC ou WorkFlow) et de modèles conceptuels des données (MCD)

  • Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …


Recueillir les informations sur le syst me existant

Recueillir les informations sur le système existant

  • Périmètre : Ventes ; Gestion des commissions ; Gestion commerciale ; Analyse de l’activité 

  • Utilisateurs : distributeurs, commerciaux, DG

  • Environnement : PME

  • Règles de gestion : calcul de ristourne ; calcul des commissions


Faire la liste des processus proc dures leur performance

Faire la liste des processus, procédures, leur performance

  • Production du catalogue :

    • Création Catalogue Produits personnalisé

    • Impression Livraison

    • Réception Mise à disposition

  • Prise en compte d’une commande

    • Réception commande

    • Vérification de la commande

    • Saisie de la commande dans le SI (PME)

    • (Préparation de la commande et expédition)


Analyser les dysfonctionnements du syst me existant

Analyser les dysfonctionnements du système existant

  • Catalogue non à jour

  • De nombreuses manipulations papier

  • Erreurs sur les commandes

  • Délais longs pour la Prise en compte d’une commande


Proc dure consultation des donn es business

Procédure : Consultation des données Business

  • Le Manager : Exprime une demande

  • Un financier

    • Rassemble les données

    • Les analyse

    • Produit le rapport

  • Dysfonctionnement

    • Processus fastidieux et long

    • Peu de diversité dans les rapports

    • Peu de nouveaux rapports

    • coûteux

  • Voie d'amélioration : Disposer de la base de données de business consultable directement par les manager


Besoins des utilisateurs

Besoins des utilisateurs

  • (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.)


Propositions de modification des proc dures

Propositions de modification des procédures

  • Production du catalogue :

    • Génération du catalogue

    • Mise à disposition au travers du site Extranet

    • Édition ; envoi d’un catalogue de promotions

    • Mise à jour en temps réel

  • Prise en compte d’une commande

    • Saisie et génération de la commande (avec utilisation du catalogue en ligne)

    • Vérifications automatiques de la commande au moment de la saisie

    • Vérification en ligne de la commande

    • Transmission de la commande pour traitement (gestion de commandes)


Autres dialogues

Autres dialogues

  • Suivi de la commande

    • Interrogation de PME (gestion des commandes)

    • A partir du numéro de commande

  • Transaction : transmission des commissions au système de paye

  • Saisie d’informations :

    • Conditions commerciales

  • Export d’informations

    • CA Réalisés


Flux de donn es

Flux de données

vérification de validité commande

Distributeur

Commercial

Direction

Commande

Suivi de commande

CAs réalisés

Analyse de l’activité

Conditions commerciales

Prestige

Gestion commerciale

Gestion des commissions

ventes

Suivi

Catalogue

PME

Commissions

Commande


Les donn es

Les données

Produit

Catégorie

Id_prod

code

Id_Cat

Nom

Nom

Image

tarif

création

LG_Comm

Image

MAJ

création

commentaire

Id_LG

MAJ

Prix

commentaire

Qté

création

MAJ

Distributeur

Commande

Id_Distr

Id_COMM

code

D_Valide

code_confid

D_Livre

Nom

création

Email

MAJ

création

MAJ


Besoins en donn es

Besoins en données

  • Distributeur

  • Catégorie de produit

  • Produit

  • Commande ; État d’une commande

  • Ligne de commande

  • Conditions commerciales ; ristourne

  • CA ; CA d’un commercial ; commission ; CA par distributeur


Besoins en donn es1

Besoins en données

  • Catégorie : les produits sont regroupés en familles. Par exemple : Ordinateurs de bureau, Multimédia, shuttles, portables

  • Produit : une référence d'ordinateur avec ses caractéristiques

  • Ligne de commande : ligne comportant les informations de commande d'un produit

  • Commande : émise par un distributeur et regroupe plusieurs lignes de commande

  • Distributeur : un revendeur client de OrdiSup


Besoins en fonctions

Besoins en fonctions

  • Création du site Extranet

  • Génération du catalogue ; mise à disposition sur Extranet

  • Saisie et génération de la commande

  • Vérifications automatiques de la commande

  • Vérification en ligne de la commande

  • Suivi de la commande

  • Introduction et mise à jour des distributeurs et des Conditions commerciales

  • Consultation et export des CA Réalisés


Besoins en interfaces avec pme

Besoins en interfaces avec PME

  • Import des informations sur le catalogue (gestion de produits)

  • Transaction : Transmission de la commande pour traitement à PME (gestion de commandes)

  • Interrogation : suivi d’une commande (gestion de commandes)

  • Export des commissions vers la paye


Valuer la volum trie du si volumes de donn es nombre de transactions

Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …


Contraintes non fonctionnelles

Contraintes non fonctionnelles

  • Performances maximum : accès au système : 10s ADSL, visualisation d'un produit : 5s, saisie d'une ligne de commande 1 mn

  • Capacité du système : Nb maxi de distributeurs, de produits, de commandes par mois, …

  • Sécurité : classique

  • Disponibilité du système : 24/24 7/7

  • Sauvegarde des données : 4 fois par jour

  • Tolérance aux pannes : 4 heures par mois, pas d'arrêt de plus de 1/2 heure

  • Solution dégradée en cas de panne : envoi de commande par fax ou par mail


Analyse des risques

Analyse des risques

  • Les utilisateurs ne fournissent pas l'effort attendu

  • La Direction ne soutient pas le projet

  • Le projet a été sous-estimé

  • Le progiciel retenu ne convient pas

  • Le fournisseur du progiciel est fragile


Sc narios de solutions

Scénarios de solutions

  • Définir les scénarios de solutions et de mise en œuvre du futur système d'information

  • Élaborer les scénarios de solution (fonctionnelles et techniques) informatique

  • Positionner le futur système dans l'architecture fonctionnelle de l ’ensemble de l’entreprise. identifier les interfaces

  • Type de site, Autonomie, Répartition des données et des traitements, Choix d'ergonomie, Plate-forme matérielle, Sauvegarde, Outils de développement, Environnement logiciel, Sécurité, Scénarios de déploiement, Évaluation des coûts et des risques, Lotissement et planning (I)


Validation de l tude pr alable

Validation de l’Étude Préalable

  • Valider l’étude préalable et obtenir le passage à l'étape des spécifications générales

  • Revoir l'analyse coûts / bénéfices (U)

  • Planifier sommairement le projet (U)

  • Rédaction d'un dossier de choix (Bilan comparatif de chaque scénario) (I)


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