PACMAN, czyli Project&Client Manager INSTRUKCJA OBSŁUGI Lipiec 2012

1. PACMAN, czyliProject&Client ManagerINSTRUKCJA OBSŁUGILipiec 2012 Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

2. Analizy dotyczące sprzedaży danego zespołu • Analizy dotyczące sprzedaży dla danego Klienta • Przykładowe analizy np. sprzedaż po miesiącach, kwartałach, typie badania, metodologii. • Baza danych na temat wszelkich aktywności: oferty/wyceny, projekty zespołu (w tym kluczowa technika, hasło, miejsce fieldu, wykorzystanie platformy) • Dostęp do Plików w ramach aktywności/projektów zespołu oferty/wyceny/kwestionariusze/scenariusze AKTUALNOŚCI AKTYWNOŚCI ZESPOŁU PROJEKTY SPRZEDAŻ ZESPOŁU • Wyszukiwarka projektów prowadzonych przez inne zespoły • Możliwość przeglądania dokumentacji zgromadzonej w ramach innych projektów (przez szefów zespołów) BAZA FIRM BIBLIOTEKA BAZA OSÓB • Dodawanie nowej oferty/wyceny • Dodawanie nowego projektu z wygranej oferty/wyceny • Dodawanie nowego kontaktu • Projekty czekające na nadanie numeru przez Księgowość • Brakujące dane do projektu (dane do uzupełnienia) • Niezakończone projekty • Baza danych na temat realizowanych w zespole projektów • Dostęp do Plików w ramach projektów zespołu ny/kwestionariusze/scenariusze • Dostęp do Karty Projektu • Weryfikacja wartości faktury przez Dział Księgowości Kluczowe funkcjonalności systemu (sprzedażowe) • Baza danych teleadresowych dotycząca firm – Nowego Klienta dodaje jedynie Administrator! • Podział na klientów na Aktywnych/Nieaktywnych/Potencjalni/Partnerzy PLIKI TABELA SPRZEDAŻOWA • Baza danych dotycząca osób w ramach poszczególnych Klientów • Wpisywanie przez Dział Mkt wszelkich aktywności PR’owych • Szablon wyceny ilościowej • Szablon wyceny jakościowej dla Zespołu Badawczego • Szablon wyceny jakościowej dla Działu Realizacji Badań • Zestawienie sprzedaży wszystkich zespołów (widoczna tylko na spotkaniach Seniorów) nowość nowość

3. INSTRUKCJA OBSŁUGI:JAK JĄ CZYTAĆ? Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

4. Instrukcja do instrukcji… • Niniejsza instrukcja została przygotowana dla osób, które przeszły stosowne szkolenie, aby wspierać je w codziennej pracy. • Dokument opisuje poszczególne zakładki zawarte w nowej bazie oraz ich funkcjonalności • Dokument został podzielony na dwie części: • Karta Projektu • Pozostałe funkcjonalności Pacmana • W razie jakichkolwiek problemów bądź trudności w korzystaniu z bazy zwróć się do ADMINISTRATORA. Jesteśmy po to, aby Ci pomóc!

5. Jeśli chcesz szybko przejść do interesującego Cię zagadnienia: Część 1: • Jak zrobić wycenę projektu badawczego? • Jak przejść do Karty Projektu? • Jak uzupełnić Kartę Projektu? • Jak zamknąć projekt? • Co zrobić jeśli pojawiły się dodatkowe koszty po nadaniu numeru? • Co zrobić jeśli zmienia się kosztorys i wartość projektu po nadaniu numeru? • Jak korzystać z Karty Projektu? Część 2: • Jak wprowadzić nowego Klienta? • Jak wprowadzić nową wycenę/ofertę? • Jak wprowadzić nowy projekt? • Jak wprowadzić kolejny nowy projekt dla wygranej wyceny/oferty? • Co zrobić kiedy współdzielimy projekt z innym zespołem? • Jak wprowadzić nowy Kontakt? • Jak korzystać z tabeli Aktywności Zespołu? • Jak korzystać z analiz sprzedaży danego zespołu? • Jak korzystać z bazy firm? • Jak korzystać z bazy osób? • Jak korzystać z biblioteki? • Słownik – kluczowe pojęcia • Kontakt do Administratora

6. CZĘŚĆ 1:Karta ProjektuINSTRUKCJA OBSŁUGILipiec 2012 Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

7. INSTRUKCJA OBSŁUGI:JAK ZROBIĆ WYCENĘ? Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

8. Uruchamianie bazy Krok pierwszy: uruchom pacmana: https://mail.iqs-quant.com.pl/pacman/ I wpisz identyfikator i hasło NOVELLA, wg wzoru: Login: jkowalski Hasło: …. (to samo, które używasz do uruchomienia NOVELLA

9. Gdzie znaleźć szablony do wyceny? • Krok drugi: wybierz odpowiedni szablon wyceny: • szablon wyceny ilościowej • szablon wyceny jakościowej dla Zespołu Badawczego • szablon wyceny jakościowej dla Działu Realizacji Badań W tym miejscu możesz ściągnąć interesujący Cię szablon W tym miejscu możesz ściągnąć interesujący Cię szablon W tym miejscu możesz ściągnąć interesujący Cię szablon

10. Jak uzupełnić szablon wyceny ilościowej? Krok trzeci: uzupełnij plik wyceny ilościowej 1/3 Po włączeniu szablonu pamiętaj o aktywacji makr (plik aktualizuje się m.in. o kursy walut)

11. Uzupełnij o wartości otrzymane od DRB Po włączeniu szablonu pamiętaj o aktywacji makr (plik aktualizuje się m.in. o kursy walut) Jak uzupełnić szablon wyceny ilościowej? Krok trzeci: uzupełnij plik wyceny ilościowej 2/3 Uzupełnij wszelkie dodatkowe pola, niezbędne do wyceny danego projektu badawczego, w tym taryfikator Uzupełnij wszelkie dodatkowe pola, niezbędne do wyceny danego projektu badawczego, w tym taryfikator

12. Jak uzupełnić szablon wyceny ilościowej? Krok trzeci: uzupełnij plik wyceny ilościowej 3/3 W tym miejscu możesz wpisać zakładany poziom kosztów (uwzględniający narzuty na obsługę respondenta i zakup panelu w PL) Do ostatecznej wyceny użyj KALKULATORA: W tym miejscu zobaczysz rzeczywisty poziom kosztów (liczony m.in. do prowizji) Możesz też wpisać zakładaną wartość projektu (ile Klient jest w stanie zapłacić) aby wyliczyć poziom kosztów Uwzględnij współczynnik fluktuacji przy międzynarodowych projektach długoterminowych

13. Jak uzupełnić szablon wyceny ilościowej? • WAŻNE: • Wyjątki w poziomie kosztów: • Obsługa respondenta (kwoty powyżej 10 zł) & Zakup próby/panelu w Polsce - do wstępnej wyceny są liczone z 12% narzutem (w razie realizacji projektu w pacmanie uwzględnione zostaną rzeczywiste koszty badania) • Amortyzacja platformy • Wycena uwzględnia amortyzację platformy na poziomie 1000 zł • Przekraczanie stawek w taryfikatorze: • Wycena dopuszcza przekroczenie maksymalnej stawki określonej w taryfikatorze (będzie to jednak widocznie zaznaczone zarówno w wycenie, jak i później w pacmanie)

14. Jak uzupełnić szablon wyceny jakościowej? Krok trzeci: uzupełnij plik wyceny jakościowej 1/3 Po włączeniu szablonu pamiętaj o aktywacji makr (plik aktualizuje się m.in. o kursy walut)

15. Jak uzupełnić szablon wyceny jakościowej? Zacznij od wczytania pliku wyceny jakościowej od DRB Krok trzeci: uzupełnij plik wyceny jakościowej 2/3 Uzupełnij pozostałe dane niezbędne do wyceny danego projektu, w tym dotyczące realizacji badania przez zespół badawczy, jak i koszty taryfikatora

16. Jak uzupełnić szablon wyceny jakościowej? Krok trzeci: uzupełnij plik wyceny jakościowej3/3 W tym miejscu możesz wpisać zakładany poziom kosztów (uwzględniający narzuty) W tym miejscu zobaczysz rzeczywisty poziom kosztów (liczony m.in. do prowizji) Możesz też wpisać zakładaną wartość projektu (ile Klient jest w stanie zapłacić) aby wyliczyć poziom kosztów Uwzględnij współczynnik fluktuacji przy międzynarodowych projektach długoterminowych

17. Jak uzupełnić szablon wyceny jakościowej? • WAŻNE: • Wyjątki w poziomie kosztów: • Produkty zakupione na badania (refaktura na Klienta), Tłumaczenia symultaniczne, Tłumaczenie transkrypcji, Tłumaczenie materiałów badawczych dostarczonych przez Klienta, Tłumaczenia inne, Transmisja badania on-line, Prace przygotowawcze, Produkty zakupione na badania liczone z 12% narzutem do wstępnej wyceny. • Przekraczanie stawek w taryfikatorze: • Wycena dopuszcza przekroczenie maksymalnej stawki określonej w taryfikatorze (będzie to jednak widocznie zaznaczone zarówno w wycenie, jak i później w pacmanie)

18. INSTRUKCJA OBSŁUGI: JAK PRZEJŚĆ DO KARTY PROJEKTU? Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

19. Jak przejść do Karty Projektu? Krok pierwszy: dodaj nową ofertę/wycenę W tym miejscu możesz wprowadzić nową ofertę lub wycenę lub ofertę W tym miejscu możesz wprowadzić nową ofertę lub wycenę lub ofertę

20. Jak przejść do Karty Projektu? Krok drugi: zmień status oferty na „wygrana” W przypadku wygrania zmień aktualny status oferty

21. Jak przejść do Karty Projektu? Krok trzeci: uzupełnij kreatora projektu Uzupełnij wszelkie brakujące dane. W miejscu „Pliki” dodaj ostateczną wersję wyceny excel Po uzupełnieniu kreatora zostaniesz automatycznie przekierowany do Karty Projektu. Kliknij na tę ikonke aby przejść do Karty Projektu.

22. INSTRUKCJA OBSŁUGI: JAK UZUPEŁNIĆ KARTĘ PROJEKTU?Etap planowania Etap ten uwzględnia wszelkie zaplanowane koszty do momentu nadania numeru przez Dział Finansowy Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

23. Jak uzupełnić Kartę Projektu? • Krok pierwszy: uzupełnij OPIS BADANIA 1/2: • wpisz brakujące dane Uzupełnij wszelkie brakujące dane (jeśli uzupełnione wcześniej będą widoczne), Bardzo ważne: zaznacz badanie ilościowe czy jakościowe (warunkuje dalsze funkcjonalności)

24. Jak uzupełnić Kartę Projektu? • Krok pierwszy: uzupełnij OPIS BADANIA 2/2: • wgraj wycenę DRB Poproś Dział Realizacji Badań o wgranie swoich kosztów

25. Jak uzupełnić Kartę Projektu? Uzupełnij koszty taryfikatora. Aby to zrobić kliknij na ikonkę „UZUPEŁNIJ” • Krok drugi uzupełnij KOSZTORYS 1/4: • taryfikator UWAGA ! Na etapie planowania kosztów nie przypisujemy taryfikatora do konkretnych osób. Podział na osoby następuje dopiero przed zamknięciem projektu w FAZIE WYKONANIA.

26. Jak uzupełnić Kartę Projektu? • Krok drugi: uzupełnij KOSZTORYS 2/4: • taryfikator Wgraj koszty taryfikatora z wyceny excel (patrz dół strony otworzonej po kliknięciu ikonki). W przypadku jeśli projekt nie był wyceniany poprzez szablon wyceny excel konieczne jest ręczne uzupełnianie wszelkich pozycji. Jeśli jedno z działań (np. oferta) będzie realizowana przez dwie osoby należy zaznaczyć POWIĄZANIE poprzez wstawienie tej samej cyfry przy dwóch pozycjach

27. Jak uzupełnić Kartę Projektu? • Krok drugi: uzupełnij KOSZTORYS 3/4: • pozostałe koszty zespołu badawczego Uzupełnij POZOSTAŁE KOSZTY ZESPOŁU BADAWCZEGO. Aby to zrobić kliknij na ikonkę „UZUPEŁNIJ”

28. Jak uzupełnić Kartę Projektu? • Krok drugi: uzupełnij KOSZTORYS 4/4: • pozostałe koszty zespołu Wgraj koszty pozostałe zespołu z wyceny excel (patrz dół strony otworzonej po kliknięciu ikonki). W przypadku jeśli projekt nie był wyceniany poprzez szablon wyceny excel konieczne jest ręczne uzupełnianie wszelkich pozycji.

29. Jak uzupełnić Kartę Projektu? Krok trzeci: uzupełnij ELEKTRONICZNĄ KARTĘ BADANIA Zespoły ilościowe: Zespoły jakościowe: Uzupełnij niezbędne dane Dołącz odpowiedni plik ze schematem badania

30. Jak uzupełnić Kartę Projektu? Jeśli uzupełniłeś wszelkie dane w OPISIE BADANIA oraz KOSZTORYSIE (taryfikator + pozostałe koszty zespołu)+ ELEKTRONICZNĄ KARTĘ BADANIA oznacza to, że badanie może ruszyć w zakładanym kształcie i uwzględniłeś wszelkie koszty z nim związane. Możesz teraz poprosić Dział Finansowy o NADANIE NUMERU. Pamiętaj! Od tego czasu nie będziesz mógł zmienić planowanych kosztów badania. Poziom kosztów zostanie „zamrożony” i do niego będą porównywalne koszty rzeczywiste po zamknięciu danego projektu. Wyjątek od tej reguły stanowi sytuacja kiedy zmienia się zarówno kosztorys, jak i wartość projektu. W takim przypadku konieczne jest skierowanie prośby do Działu Finansowego o zdjęcie numeru celem aktualizacji danych. Na zakończenie …POPROŚ O NADANIE NUMERU Poproś Dział Finansowy o nadanie numeru poprzez naciśnięcie tej ikony.

31. INSTRUKCJA OBSŁUGI: JAK ZAMKNĄĆ PROJEKT W KARCIE PROJEKTU?Etap wykonania Etap ten uwzględnia wszelkie koszty poniesione w ramach danego projektu badawczego Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

32. Jak zamknąć Kartę Projektu? Krok pierwszy: uzupełnij WYKONANIE TARYFIKATORA 1/2 Przed zamknięciem projektu uzupełnij w KOSZTORYSIE TARYFIKATOR – WYKONANIE DO ROZLICZENIA Aby to zrobić kliknij na ikonkę „DOSTĘP”

33. Jak zamknąć Kartę Projektu? Krok pierwszy: uzupełnij WYKONANIE TARYFIKATORA 2/2 POBIERZ Z POZYCJI PLANOWANYCH i następnie uzupełnij brakujące pola WPISZ ILOŚĆ jeśli dotyczy >1 (np. jeśli pisałeś np. 2 raporty) Dopasuj do czynności odpowiednią OSOBĘ (wybór spośród wcześniej zaznaczonych osób – biorą udział w projekcie)

34. Jak zamknąć Kartę Projektu? Jeśli w trakcie realizacji badania pojawiły się dodatkowe koszty, nie uwzględnione we wcześniejszym planowaniu, uzupełnij w KOSZTORYSIE tabelkę „DODATKOWE KOSZTY” (kwota + opis) Jeśli w trakcie realizacji badania pojawiły się dodatkowe koszty, nie uwzględnione we wcześniejszym planowaniu, uzupełnij w KOSZTORYSIE tabelkę „DODATKOWE KOSZTY” (kwota + opis) Krok drugi: uzupełnij DODATKOWE KOSZTY (niezaplanowane)

35. Jak zamknąć Kartę Projektu? Krok trzeci: ZAMKNIJ PROJEKT ZAMKNIĘCIE PROJEKTU NASTĘPUJE MAX 2 MIESIĄCE PO WYSTAWIENIU OSTATNIEJ FAKTURY DLA KLIENTA. Aby zamknąć projekt każda ze stron, tj. zespół badawczy, dział realizacji badań i dział finansowy zobowiązane są potwierdzić zakończenie wszelkich rozliczeń poprzez kliknięcie ikonki zaznaczonej poniżej. Aby zamknąć projekt wybierz odpowiednią ikonkę Aby zamknąć projekt wybierz odpowiednią ikonkę Aby zamknąć projekt wybierz odpowiednią ikonkę

36. INSTRUKCJA OBSŁUGI: CO ZROBIĆ JEŚLI POJAWIŁY SIĘ DODATKOWE KOSZTY PO NADANIU NUMERU? Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

37. Gdzie wpisać dodatkowe koszty po nadaniu numeru(niezaplanowane wcześniej)? Dostęp do danej Karty Projektu możliwy jest poprzez tabelę PROJEKTY lub/i AKTYWNOŚCI zespołu W tym miejscu należy wpisać wszelkie dodatkowe, niezaplanowane koszty w ramach badania (wartość + opis) Po nadaniu numeru w kosztorysie pojawi się dodatkowa kolumna „Dodatkowe koszty”. Uzupełnij ją jeśli na etapie realizacji dojdą niezaplanowane wcześniej koszty (osobno DRB i ZB). Koszty zaplanowane w FAZIE PLANOWANA po nadaniu numeru dostępne są jedynie w formie podglądu (nie możesz ich modyfikować).

38. INSTRUKCJA OBSŁUGI: CO ZROBIĆ JEŚLI ZMIENIA SIĘ KOSZTORYS I WARTOŚĆ BADANIA PO NADANIU NUMERU? Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

39. Jak zmienić kosztorys i wartość projektu po nadaniu numeru? Do czasu nadania numeru zarówno kosztorys, jak i wartość projektu można modyfikować dowolną ilość razy. Etap negocjacji z Klientem Prośbę o nadanie numeru wysyłamy do Działu Finansowego dopiero wtedy, kiedy jesteśmy przekonani, że projekt rusza w ostatecznie ustalonym kształcie, a zatwierdzona kwota za badanie i dokonana kalkulacja jest poprawna i ostateczna. Etap zatwierdzenia projektu Jeśli w trakcie realizacji badania zmieniają się założenia, a co za tym idzie zmienia się kosztorys i wartość projektu należy skierować się bezpośrednio do DZIAŁU FINANSOWEGO Z PROŚBĄ O ZDJĘCIE NUMERU. Zdjęcie numeru na określony czas umożliwi stosowną aktualizację. Po dokonaniu zmiany ten sam numer zostanie ponownie nadany do danego projektu badawczego i zostanie zamrożony nowy kosztorys i cena za badanie. Etap realizacji projektu

40. INSTRUKCJA OBSŁUGI: JAK KORZYSTAĆ Z KARTY PROJEKTU? Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

41. Karta Projektu – ogólne założenie MONITOROWANIE KOSZTÓW OD KOSZTÓW ZAPLANOWANYCH PO ZREALIZOWANE (przez Dział Realizacji Badań i Zespół badawczy) Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS Zespół badawczy Zespół badawczy Zespół badawczy wpisywane FIX Księgowość wpisywane Dział Realizacji Dział Realizacji Dział Realizacji

42. Jak monitorować koszty? Podgląd kosztów możliwy jest w OPISIE BADANIA (dół strony) Wszelkie zaplanowane koszty w ramach danego projektu badawczego Aktualnie poniesione wydatki (wg stanu faktur) – ściągane z systemu księgowego FIX Ostateczny poziom kosztów po zamknięciu projektu przez wszystkie strony: ZB, DRB, DF.

43. Jak dostać się do wybranej Karty Projektu? Dostęp do danej Karty Projektu możliwy jest poprzez tabelę PROJEKTY lub/i AKTYWNOŚCI zespołu

44. CZĘŚĆ 2:Dodatkowe funkcjonalności w ramach PacmanaINSTRUKCJA OBSŁUGILipiec 2012 Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

45. INSTRUKCJA OBSŁUGI:AKTUALNOŚCI Instrukcja obsługi nowej bazy Klientów Grupy IQS

46. Po zalogowaniu się do bazy automatycznie znajdziesz się w zakładce „Aktualności”

48. Jak wprowadzić nowego Klienta/nową osobę? W tym miejscu możesz wysłać prośbę o dodanie nowego Klienta (firmy) lub osoby przypisanej dla danego Klienta (firmy)

49. Uzupełnij dane teleadresowe w pustych polach Uzupełnij dane teleadresowe w pustych polach Wprowadź szacowaną wartość wyceny/oferty

50. Jak wprowadzić nową ofertę/wycenę? W tym miejscu możesz wprowadzić nową wycenę lub ofertę W tym miejscu możesz zmienić status wysłanej oferty lub wyceny W tym miejscu znajduje się spis wysłanych ofert i wycen przez dany Zespół