Roles y Responsabilidades en el marco de HACT y Marco de Control Interno

1. Roles y Responsabilidades en el marco de HACT y Marco de Control Interno

2. Marco de Control Interno • El propósito del marco de control interno es que se implemente de forma efectiva las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo de una entidad. • Este alcance incluye la planeación, el monitoreo, la comunicación, segregación de funciones, autoridades individuales y rendición de cuentas.

3. Objetivos del Marco de Control Interno • La regularidad de la recepcion, custodia y disposicion de todos los recursos financieros • La conformidad de los compromisos y gastos con las asignaciones, consignaciones • El uso efectivo, eficiente y economico de todos los recursos

4. OFICIAL DE PROGRAMA • En conjunto con el asociado, diseñar un plan de trabajo, que responda a las metas y resultados definidos en el Plan de Trabajo anual (AWP) de la agencia. • Verificar y obligar los fondos correspondientes para cubrir los requerimientos de cada plan de trabajo. • Organizar y participar en sesiones de capacitación grupales e individuales según se requiera por los asociados en ejecución. • Revisar y certificar las solicitudes de transferencia de fondos que presente el asociado, verificando que los fondos requeridos correspondan a las cantidades y actividades aprobadas en el presupuesto del plan de trabajo.

5. OFICIAL DE PROGRAMA • Mantener contacto con el asociado y responder a sus necesidades de información y/o autorización de cambios en la implementación del plan de trabajo. • A nivel interno contable de cada agencia, requerir los fondos, certificar las solicitud de fondos y/o las rendiciones de cuentas sobre transferencias de fondos previas. • Monitorear los resultados del plan de trabajo conjuntamente con el asociado.

6. OFICIAL DE PROGRAMA • Planificar y participar conjuntamente con el Oficial de Finanzas o individualmente en las revisiones IN SITU y realizar revisiones esporádicas de la documentación que ampara los desembolsos efectuados. • Participar en planificación e implementación de las actividades de garantía definidas por el equipo HACT interagencial e identificar los fondos necesarios para cubrir sus gastos.

7. ASOCIADO de IMPLEMENTACION • Participar en la evaluación de la capacidad de gestión financiera (microevaluación). • Designar al funcionario que firma el plan de trabajo anual quien normalmente será el mismo que certifica el formulario FACE (de lo contrario el AWP deberá incluir el nombre de cualquier otro funcionario autorizado para certificar FACE). • El funcionario designado por el asociado en ejecución debera completar la sección “Certificaciones” para certificar la veracidad de los datos y exactitud de la información suministrada.

8. ASOCIADO de IMPLEMENTACION • Dar fé de que la solicitud de fondos representa los gastos estimados de conformidad del plan de acción del programa del país o el plan de trabajo anual y el presupuesto aprobado anteriormente. • Completar el FACE para solicitar transferencias de efectivo o para solicitar reembolsos por gastos ya efectuados. • Implementar los fondos de acuerdo al presupuesto detallado de cada trimestre • Cuando los gastos ya han sido efectuados completar el FACE para informar sobre la utilización del efectivo recibido.

9. ASOCIADO/ASISTENTEDE PROGRAMA • Las transferencias de efectivo desembolsadas pero no utilizadas, podran reprogramarse de común acuerdo si son compatibles con el propósito y el marco cronológico de la fuente de financiación. De lo contrario deberán reembolsarse a la agencia. • Implementar y reintegrar fondos no utilizados en un período no mayor de 6 meses. • Cumplir con los requisitos contables y fiscales vigentes de acuerdo a las leyes del país. • Sellar facturas y/o documentos contables con sello que diga… “Pagado con fondos de >>>>>>”

10. ASOCIADO/ASISTENTEDE PROGRAMA • Participar en las actividades de garantía; analizar y adoptar las medidas oportunas para aplicar las recomendaciones efectuadas. • Mantener los documentos disponibles para su revisión por 5 años

11. ASOCIADO/ASISTENTEDE FINANZAS • Organizar y participar en sesiones de capacitación grupales e individuales según se requiera por los asociados en ejecución. • En el momento del desembolso de fondos corrobora que el FACE cumpla con los requisitos de certificación tanto por el asociado como por el oficial de programas. • Operar dentro del sistema contable propio de la agencia las rendiciones de cuentas que han sido certificadas por el Oficial de Programas y el asociado.

12. ASOCIADO/ASISTENTEDE FINANZAS • Revisar y confirmar que se han ingresado los datos y códigos correctos en el sistema contable propio de la agencia, mismos que aparecen en el formulario FACE. • Participar conjuntamente con el Oficial de Programas en las revisiones IN SITU y revisiones esporádicas de la documentación que ampara los desembolsos efectuados. • En conjunto con el Oficial de Programas, colaborar con las actividades de garantía, que se hayan definido y planificado por el equipo HACT interagencial y que respondan al riesgo que cada asociado tiene.

13. ASOCIADO/ASISTENTEDE FINANZAS • Participar en las actividades de garantía colaborando con la revisión de la solidez de los controles financieros del asociado, veracidad de la documentación que ampara los gastos presentados y cumplimiento con los requisitos del HACT. • En coordinación con el equipo HACT interagencial, para los casos en que se detecte problemas o deficiencias estructurales del asociado, colaborar con el diseño de controles internos adecuados. • Realizar verificaciones al azar de conformidad con las normas y procedimientos de cada organismo.