מבוא לניהול פרויקטים

1. מבוא לניהול פרויקטים ד"ר אורן שדות המחלקה להנדסת מכונות

2. מטרות ההרצאה: • להכיר מהו "פרויקט", • מושגי יסוד בו, • מה הם שלביו, • כיצד הוא מתבצע. • ולהכיר כלים לנהל אותו בסוף ההרצאה לא תצאו "מנהלי פרויקטים" אך תרכשו מושגי יסוד וכלים בסיסיים בכדי "לנהל" את פרויקט שנה ד' עם הנחייה.

3. נושאי ההרצאה • מהו פרויקט, הגדרות בסיסיות. • תכונות של פרויקט. • עקרונות תכנון פרויקט. • ניהול ובקרת הפרויקט • אי וודאות בפרויקט – ניהול הסיכונים בפרויקט. • דוגמא לפרויקט.

4. מהו פרויקט? • קיימים שלושה סוגים עיקריים של התארגנות לביצוע משימות: מסובכות היצור פרויקט ייצור סדרתי ייצור המוני משך היצור

5. הגדרת הפרויקט: • משימה חד פעמית שיש לבצעה במסגרת לוח זמנים ותקציב מוגדרים. • משימה מוגדרת ומורכבת, הניתנת לביצוע בצורה מתוכננת ושיטתית.

6. הגדרת הפרויקט – פרוש (הרחבה) • אוסף מסודר של פעולות בעלות תלות הדדית, אשר השלמתן המוצלח תביא להשגת יעדים ומטרות מוגדרים מראש. • דוגמאות: • הקמת מבנה • שיפוץ מטוס • פיתוח מוצר • מחקר הנדסי

7. תכונות של פרויקט • מטרה מוגדרת היטב • משימה חד פעמית (לא שגרתית ולא מחזורית). • משך זמן לסיום מוגדר • משאבים מוגבלים ומתוקצבים (כסף וכוח אדם). • פעולות מתוכננות מראש. • תוצאות ניתנות לאומדן במונחי כסף וזמן.

8. סוגי פרויקטים • מחקר ופיתוח – חקר מעבירי מחלות בגידולי חיטה • הנדסי – תכנון ובנייה פרט במטוס קרב • פיתוח שירותים – תכנון ובניה של מערכת תקשורת • כלכלי – ניתוח כדאיות הקמת מפעל • מסחרי –בדיקת שוק להחדרת מוצר • מערכותמידע – הקמה והטמעה של מערכת מלאי • ניהולי – פיתוח שיטת תמריץ לעובדים • משולב לכול אחד מסוגי הפרויקטים יש "דפוס" מסוים וייחודי.

9. 5 השלבים לפרויקט: • שלב הייזוםוהתנעה Initiate - השלב שבו נולד הפרויקט, מדובר על שלב שבו עולה הרעיון לפרויקט. • שלב התכנוןPlan - זהו השלב המהותי ביותר בפרויקט, הצלחה בתכנון תוביל לסיכוי רב לעמידה ביעדי הפרויקט, שביעות רצון המזמין, עמידה בלוחות הזמנים, עמידה באיכות ועוד. • שלב הביצועExecute - השלב היקר ביותר בפרויקט, שלב זה כולל הפעלת אנשים ומשאבים שונים לפי תוכניות העבודה שנקבעו. • שלב הבקרהControl - שלב זה מספק איזון חוזר לאינטגרציה של כלל החלקים, לווידוא שהתכולה הושלמה ובאיכות הנדרשת. הבקרה על הלו"ז, עלויות, ניהול משאבים וכוח-אדם, דיווחים לבעלי העניין. • שלב הסגירהClosing - השלב האחרון בפרויקט והסופי. השלב הזה כולל את סיום הפרויקט וסגירת החוזים המשפטיים הרלוונטיים.

10. ניהול הפרויקט • עמידה בלוחות זמנים. • טיב העבודה. • העלות הסופית. גורמי הצלחה קריטיים לפרויקט • בהירות מטרת הפרויקט!!! – מפרט דרישות ברור • תכנון הפרויקט. • מעורבות המזמין בתהליך ביצוע הפרויקט. • טיב הביצוע.

11. גורמי הצלחה קריטיים לפרויקט - פרוט • שלב הייזום: • בהירות המטרה • מעורבות המזמין • שלב התכנון: • בהירות המטרה • משאבים זמינים • הזדהות המזמין עם הפתרון • שלב הביצוע: • בהירות המטרה • תכנון נכון • יכולת טכנולוגית • מעורבות המזמין • שלב הסיום: • בהירות המטרה • מעורבות המזמין

12. מחזור חיי פרויקט: • רעיון • הגדרה • תכנון • תכנון מפורט • בניית דגם • ביצוע • יישום • תיקון והשלמה • ניסויים סופיים • השלמה

13. נושאי ההרצאה  • מהו פרויקט, הגדרות בסיסיות. • תכונות של פרויקט. • עקרונות תכנון פרויקט. • ניהול ובקרת הפרויקט • אי וודאות בפרויקט – ניהול הסיכונים בפרויקט. • דוגמא לפרויקט. 

14. עקרונות תכנון וניהול הפרויקט • חלוקת הפרויקט לנושאי עבודה עיקריים. • חלוקת נושאי העבודה לפעילויות. • הערכת דרישות המשאבים (כ"א כסף). • תכנון הזמנים של הפעילויות והמשאבים. • בחירת צוות הביצוע (אתם או משאבים חיצוניים). • תיעוד התקדמות העבודה. • חיזוי תקלות אפשריות.

15. יחסי גומלין בין המשאבים כוח אדם כסף זמן

16. נושאי ההרצאה  • מהו פרויקט, הגדרות בסיסיות. • תכונות של פרויקט. • עקרונות תכנון פרויקט. • ניהול ובקרת הפרויקט • אי וודאות בפרויקט – ניהול הסיכונים בפרויקט. • דוגמא לפרויקט.  

17. כלים לתכנון וניהול פרויקטים • ישנם כלים שונים לתכנון הפרויקט. • בשנות ה 50 פותחו שתי שיטות במקביל: • C. P. MCritical Path Method • PERT – פיתוח של ה NAVY לצורך בניית טיל שהביא לקיצור משך הפרויקט בשנתיים לעומת פרויקט דומה.

18. בניית "PERT" • Pert הינו תרשים של פעילות המרכיבות את הפרויקט והיחסים ביניהם A 3 משך שם הפעילות B 1 D 1 E 2 C 2 F 3 G 3

19. כלים לתכנון פרויקט - רשתות פעולות עוקבות A B C D פעולות מקבילות A B C D E

20. אילוצים שונים בפרויקטים • PDR – Preliminary design review סקר תיכון ראשוני המציג את עיקרון ביצוע הפרויקט וחלופות. • CDR- Critical design review סקר תיכון המציג את התכנון המפורט של דרך הפיתרון. אחרי סקר זה שינויים יעקבו את התקדמות הפרויקט (וייקרו אותו). • אבני דרך – תאריך יעד לביצוע חלק מהפרויקט שיכול להווה נקודת החלטה על המשך הפרויקט, תשלום חלקי של המזמין, בחינה מחודשת של החלופות וכ'ו.

21. A 3 ניהול ובקרת הפרויקט - נטיב קריטי B1 • נטיב קריטי הוא נטיב של הפעילויות שכל דחייה באחת מהן, תגרום לדחייה של סיום הפרויקט (הוא גם הארוך ביותר). • לפעילות שלא על הנטיב הקריטי יש מרווח זמן שבו ניתן לדחותן או להאריכן מבלי להשפיע על סיום הפרויקט. • על מנהל הפרויקט "להשגיח" על ביצוע הפעילות על הנטיב הקריטי לפי התכנון !!! D 1 E 5 C 2 F 3 G 3

22. הנטיב הקריטי ב "PERT" • Pert הינו תרשים של פעילות המרכיבות את הפרויקט והיחסים ביניהם A 3 פעילות משך B 1 E 5 D 1 F 3 C 2 G 3 3+1+1+5+3=13 3+2+3+3=11

23. תרשים "גנט" ה "גנט" הנו תרשים של חבילות העבודה על פני לוח כרונולוגי והקשר ביניהם

24. נושאי ההרצאה  • מהו פרויקט, הגדרות בסיסיות. • תכונות של פרויקט. • עקרונות תכנון פרויקט. • ניהול ובקרת הפרויקט • אי וודאות בפרויקט – ניהול הסיכונים בפרויקט. • דוגמא לפרויקט.   

25. ניהול סיכונים • מהו סיכון? • חשיפה לאפשרות שאירוע עם תוצאה בלתי רצויה יתרחש בהסתברות מסוימת. • ניהול הסיכון: תהליך שיטתי שמטרתו להקטין את השפעת הסיכון על מהלך הפרויקט.

26. ניהול סיכונים-דוגמאות לסיכון בפרויקט • המערכת לא עוברת את מבחני האינטגרציה • המתכנת הראשי עזב את הצוות • איחור בהספקת רכיב קריטי • שרפה באתר העבודה • תביעה משפטית על הצבת אנטנת שידור • המזמין איבד עניין • נכשלתי במועד א', אני חייב מועד ב' (אין לי זמן לכתוב את דו"ח האמצע).

27. ניהול סיכונים- רמזים לקיום סיכונים • מרכיב חדש גדול • ההיקף של חלק מהעבודה (או כולה) לא לגמרי מוגדר • חלק מהדרישות יגיעו במהלך התקדמות הפרויקט. • צוות חסר ניסיון • ריבוי שינויים בתכנון

28. ניהול סיכונים-מפת סיכונים • מפת הסיכונים תעזור לנו בהחלטה על איזה סיכון כדאי "לבזבז" זמן ומשאבים הסתברות High C F medium D B A השפעה על הפרויקט low low medium high

29. ניהול סיכונים-מפת סיכונים • מפת הסיכונים תעזור לנו בהחלטה על איזה סיכון כדאי "לבזבז" זמן ומשאבים הסתברות High C F medium D B A השפעה על הפרויקט low low medium high

30. ניהול סיכונים - טיפול בסיכון • הקטנת ההסתברות • שינוי בתכולת העבודה (לא כל ביצים בסל אחד) • שימוש בטכנולוגי חליפית • ביצוע ניסויים להקטנת אי הוודאות • צמצום הנזק • הכנת אמצעי מיגון בפני האירוע • הכנת עתודה (משאבים, זמן עודף, כסף ...) • העברת הסיכון לגורם אחר (ביטוח) • העברת המשימה לגורם אחר אשר אצלו הסיכון נמוך יותר הסתברות נזק

31. דוחות • חשיבות הגשת הדוחות : • עמידה בלוחות זמנים • שינוי הנתיב הקריטי • עדכון המזמין על ביצוע שותף ועל בעיות במשאבים. • בעיות גדולות מתחילות כבעיות קטנות שלא טופלו, לבעיות קטנות נטייה להיזנח. • על מקבל הדוח לזהות בעיות קטנות עם פוטנציאל לבעיות גדולות.

32. עצה והמלצה בטיפול בסיכונים: הגיון

33. נושאי ההרצאה  • מהו פרויקט, הגדרות בסיסיות. • תכונות של פרויקט. • עקרונות תכנון פרויקט. • ניהול ובקרת הפרויקט • אי וודאות בפרויקט – ניהול הסיכונים בפרויקט. • דוגמא לפרויקט.    

34. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח • המזמין • מטרה: החלפת המטבח הישן במטבח חדש. • מגבלות – זמן וכסף, • האם סיום בזמן מוגדר מהווה אילוץ? • כמה כסף יש לצורך השיפוץ? • בניית מפרט הדרישות: • מהם הצרכים מהמטבח החדש

35. תכנון ראשוני • סקיצה עקרונית של המטבח • סקר שוק עם נגרים שונים לבחינת עליות + לוחות זמנים לביצוע. • סקר שוק עם יצרני שיש • סקר שוק עם מבצעי עבודת השיפוץ (פרוק המטבח הישן ובניית החדש) • סקר שוק עם חשמלאים לביצוע עבודות החשמל סקר חלופות • הצגת החלופות למזמין • בחירת החלופה המובילה.

36. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח • בנית תוכנית עבודה ע"י פרוק המשימות לחבילות עבודה. החלפת מטבח פרוק המטבח הישן הרכבת המטבח החדש הרכבת הכיור התאמת מערכת החשמל הרכבת קרמיקה שיש החדש הרכבת הארונות חיבורי אינסטלציה מדידת הארונות להתאמת השיש תכנון מפורט של הארונות התקנת נקודות חדשות יצור השיש יצור ארונות חידוש נקודות קימות התקנת השיש הרכבה בבית כיווני דלתות

37. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח PERT משך פעילות יצור ארונות 60 תכנון המטבח 2 הרכבת ארונות 2 פרוק המטבח הישן 1

38. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח PERT יצור ארונות 60 תכנון המטבח 2 הרכבת ארונות 2 פרוק המטבח הישן 1 מדידות לשיש 1 התאמת אינסטלציה 1 יצור שיש לפי מידה 10 הרכבת כיור 1 הרכבת שיש 1

39. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח PERT יצור ארונות 60 תכנון המטבח 2 הרכבת ארונות 2 התקנות חשמל שלב 2 א' (קווי חשמל מאחורי הארונות) פרוק המטבח הישן 1 מדידות לשיש 1 הדבקת קרמיקה 3 התאמת אינסטלציה 1 יצור שיש לפי מידה 10 הרכבת כיור 1 התקנות חשמל שלב 1 ב' (שקעים ותאורה מעל השיש) הרכבת שיש 1

40. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח "גנט"

41. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח "גנט"

42. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח "גנט"

43. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח "גנט"

44. דוגמא לפרויקט – שיפוץ מטבח "גנט"

45. נושאי ההרצאה - סיכום  • מהו פרויקט, הגדרות בסיסיות. • תכונות של פרויקט. • עקרונות תכנון פרויקט. • ניהול ובקרת הפרויקט • אי וודאות בפרויקט – ניהול הסיכונים בפרויקט. • דוגמא לפרויקט.     

46. עצה והמלצה הגיון האינטרס להשלמת הפרויקט הוא כפול, שלכם ושל המזמין

47. חלוקת הפרויקט לנושאי עבודה עיקריים • נושאי העבודה הם "חבילות" של פעולות הדרושות להשלמת הפרויקט. • לדוגמא: • לבניית רובוט יש לכלול: • מערכת התמצאות (חישנים) • זרוע • תוכנת בקרה

48. חלוקת נושאי העבודה לפעילויות • את כול אחת מחבילות העבודה יש לפרט לפעולות ברורות ומוגדרות היטב. • תוצר פעולות אלה חייב להיות מוגדר ומשולב בפעולות נוספות. • דוגמא: • יצור זרוע לרובוט • תכנון מפורט (ע"פ מפרט דרישות) • רכש חומרי גלם • יצור בבית מלאכה • תכנות מערכת בקרה מקומית • הרכבת מנועים • חווט החישנים • בדיקות סופיות

49. משאבים לפרויקט • לכל חבילת עבודה יש עלות בזמן ובמחיר. • העלות הכולל של הפרויקט היא סכום עלויות חבילות העבודה. • כ"א = כסף. • קיצור לוחות הזמנים עולה כסף (חלופיות בין משאבים)

50. תכנון לוחות זמנים • משך חבילת העבודה בפרויקט הוא זמן קלנדרי !!! • הוא מורכב מ: • מועד זמינות המשאב (מתי בית המלאכה יהיה פנוי לביצוע העבודה שלי) קובע מתי תתחיל הפעילות. • משך ביצוע העבודה בפועל (ליצור החלק דרושים שלושה ימי עבודה) • "באפר" תוספת זמן בלתי צפוי מראש. באפר זמינות ביצוע