הארגון והמידע מבוא למערכות מידע

1. נושא מס' 1 הארגון והמידעמבוא למערכות מידע

2. מהם נתונים? • סדרה של סמלים לא אקראיים, מספרים, ערכים או מילים. • סדרת עובדות המושגות על ידי תצפית או בדיקה ונרשמות. • אוסף של עובדות שאינן אקראיות. • רישום של מקרה או עובדה.

3. מהו מידע? • נתונים שעובדו כך שהפכו למשמעותיים. • נתונים שעובדו למטרה מסוימת. • נתונים שעברו אינטרפרטציה והובנו על ידי המקבל. • מידע מצמצם את אי הביטחון לגבי סיטואציה או מאורע.

4. נתונים מול מידע מי מהבאים הוא מידע? • התאריך? • מצב חשבון בנק? • המספר 1355.76? • מאזן שנתי של חברה?

5. פעולה, ביצוע קבלת החלטות מידע עיבוד מנתונים לביצוע נתונים ממקורות שונים

6. ?מהי מערכת מערכת היא אוסף מרכיבים הקשורים זה לזה, יוצרים שלמות ועובדים יחד להשגת מטרה משותפת גבולות המערכת סביבה מערכתית קלט פלט תהליך מנגנון פיקוח משוב משוב

7. מהי מערכת? לכל אחת מהמערכות הבאות קיים קלט, עיבוד, פלט ומנגנוני משוב ובקרה. • אדם. • חברה עסקית. • מחשב אישי. מערכת לא חייבת להיות דווקא מערכת מידע

8. הגדרת מערכת מידע מערכות מידע הן האמצעים שבעזרתם חברות ואנשים המשתמשים בטכנולוגיית מידע אוספים, מעבדים, מאחסנים, משתמשים ומפיצים מידע במטרה להקל על תכנון, בקרה, קואורדינציה, ניתוח וקבלת החלטות.

9. תפוקת מידע איסוף נתונים עיבוד אחסון מהי מערכת מידע?

10. מערכות מידע בסביבה העסקית • סוגי ארגונים להשוואה: • שירות. • ייצור. • שירות ציבורי (ביה"ח). • מחלקה במשרד ממשלתי. • מלכ"ר. • כל יחידה בארגון... ט כ נ ו ל ו ג י ה גורמים כלכליים ד ע ת ה צ י ב ו ר יחסי עובדים ס פ ק י ם ל ק ו ח ו ת מערכות מידע של הארגון מתחרים חקיקה

11. זרימת המידע בארגון – מודל המשפך ההפוך כיוון זרימת המידע

12. אפיון המידע ברמות השונות

13. תהליך קבלת החלטות מודל סיימון: מתאר פעילות של קבלת החלטות כתהליך הבנוי משלושה שלבים איטראטיביים (מאפשרים חזרה לאחור). המודל משמש הן להחלטות פשוטות וקצרות טווח והן להחלטות אסטרטגיות ארוכות טווח.

14. מודל סיימון

15. מודל סיימון – קשיים בבחירת החלופה • העדפות מרובות. • אי וודאות. • אינטרסים מנוגדים. • שליטה ובקרה – פתרון הניתן לניהול/בחינה/בקרה • צורך בהחלטה קבוצתית = פשרה!

16. מע' מידע ושילובן במודל סיימוןשלב 1 – שלב הזיהוי • מע' מידע המספקת נתונים ומסוננים. • מע' המאפשרת השוואות בין אפשרויות. • צורך בדו"חות שגרה. • צורך בדו"חות על חריגים. • צורך בשאילתות. זיהוי תמונת מצב נוכחית של הארגון, זיהוי מגמות ואיתור חריגים.

17. מע' מידע ושילובן במודל סיימוןשלב 2 – שלב הניתוח והעיצוב • שילוב מודלים לחיזוי תסריטים שונים ואפשרויות שונות. • שימוש במידע של חקר ביצועים. • שימוש במודלים סטטיסטיים.

18. מע' מידע ושילובן במודל סיימוןשלב 3 – שלב הבחירה • ציון הפתרונות הטובים ביותר מתוך מגוון החלופות. • ניתוחי What if. • שימוש בכלי סימולציה.

19. סוגים של החלטות • מובנות: • החלטות שגרתיות המתבססות על משתנים ידועים. • יכולות להתקבל אוטומטית ע"י המערכת. • מובנות למחצה: • החלטות בעלות סיכון המתבססות על משתנים שחלקם אינם ידועים. • בלתי מובנות: • החלטות ייחודיות בעלות סיכון ומשתנים בלתי ידועים. • רמת חוסר ודאות גבוהה. • מחייבת שיקול דעת אנושי.

20. רמות וודאות בקבלת החלטות • רמת הוודאות המושלמת • ניתן להשתמש באלגוריתם. • רמת וודאות הסתברותית • כולל החלטות בלתי מובנות. • שימוש בחוקים סטטיסטיים • מכונה גם החלטה בתנאי סיכון. לדוגמא הערכת פרמיות ע"י חברת ביטוח • רמת וודאות אקראית. • מצב של אי וודאות מוחלטת.

21. המודל של אנתוני קבלת החלט ו ת הנהלה בכירה מגדיר היררכיה של קבלת החלטות בארגון הנהלת הביניים הנהלה זוטרה כח אדם תפעולי

22. כוח אדם תפעולי -ביצוע • עבודה יום – יומית • החלטות מובנות, ודאות מושלמת • אחראי על רב איסוף המידע והנתונים בארגון • מגעים עם גורמים החיצונים (לקוחות, ...) פקיד בנק, נהג מונית, בודק מונים, מלצר, ... • נתונים מפורטים ביותר • בסיס למידע בכל הארגון

23. הנהלה זוטרה - בקרה תפעולית • קבלת נתונים מדרג תפעולי. • בקרה ועיבוד. • העברת מידע להנהלת ביניים. • טיפול בבעיות טכניות (כרטיס אשראי לא עובר, ...). • הפעלת סמכויות (אישור ביצוע של פעולה מעל סכום מסוים). • ביצוע יעיל ואפקטיבי של מטלות מוגדרות היטב . • ההחלטות מובנות ברמה יומית. • טיפול בחריגות מהרמה השוטפת; לדוגמה: • בקרת יצור יומית, מנהל משמרת

24. הנהלת ביניים - בקרה טקטית • החלטות טקטיות (חודשים), מובנות למחצה • שימוש יעיל במשאבים להשגת מטרות הארגון • העברה של החלטות אסטרטגיות של הנהלה בכירה לפסים מעשיים לדוגמה: • תוכנית יצור חודשית • הקצאת מכונות וכוח-אדם

25. הנהלה בכירה - תכנון אסטרטגי • החלטות בלתי מובנות, תנאי אי-ודאות, ארוכות טווח (שנים) • מטרות הארגון • השגת משאבים • הקצאת משאבים לדוגמה: • תקציב שנתי של הארגון • נפח יצור שנתי

26. 5 פונקציות הניהול של הנרי פאיול • תכנון – קביעת מטרות שיש לבצע. • ארגון – קביעת המבנה המתאים למימוש התכנון. • איוש – בחירתו של כח אדם המתאים לביצוע ותיאום פעולותיו. • ניהוג – ניהוגו של כ"א להשגת התוכניות. • בקרה – בקרת הפעילויות לשם השגת המטרות.

27. שילוב המודלים של פאיול ואנתוני

28. סיכום: מאפייני המידע הארגוני

29. סוגי מע' מידע

30. סוגים שונים של מערכות מידע • מערכות לניהול תנועות Transaction Processing Systems – TPS • מערכות לעבודת ידע Knowledge Work Systems - KWS • מערכות משרד אוטומטי Office Automation Systems - OAS • מערכות מידע ניהוליות Management Information Systems - MIS • מערכות תומכות החלטה Decision Support Systems - DSS • מערכות מידע למנהלים בכירים Executive Support Systems – ESS (EIS)

31. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות לניהול תנועות (TPS) רמה: תפעולית קלט: מאורעות, תנועות עיבוד: מיון, רישום, איחוד, עדכון פלט: דו"חות מפורטים, סיכומים משתמשים: כ"א תפעולי, מפקחים דוגמאות: ניהול ייצור, ניהול הזמנות לקוח, ניהול מלאי, ניהול חשבונות

32. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות לניהול תנועות (TPS) מתעדת באופן שוטף את הפעילות הארגונית קליטה ועיבוד נתונים החלטות מובנות, וודאות מושלמת קופה רושמת, הנהלת חשבונות, הוצאת הזמנות, מערכת המידע של המכללה, מערכת מידע של הספרייה ועוד.

33. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות לניהול תנועות (TPS) • עיבוד הנתונים מתבצע ב: • אצווה – Batch • מקוון - Online

34. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות לעבודת ידע (KWS) רמה: מבוססת ידע קלט: מפרטים, נתונים טכניים עיבוד: בניית מודלים, עיבודים יעודיים פלט: נתוני מודלים, ייצוג גרפי משתמשים: כ"א טכני ומקצועי דוגמאות: מערכות CAD (Computer Aided Design), סימולטורים

35. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות משרד אוטומטי (OAS) רמה: מבוססת ידע קלט: מסמכים, לו"ז עיבוד: ניהול מסמכים, שיבוץ, תקשורת פלט: מסמכים, לו"ז, דואר משתמשים: כ"א פקידותי דוגמאות: OUTLOOK

36. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות מידע ניהוליות (MIS) רמה: ניהולית קלט: סיכומי תנועות, נתונים בנפח גבוה עיבוד: מודלים פשוטים, ניתוח, חישוב פלט: סיכומים, מדדים, חריגות משתמשים: מנהלים (דרגי ביניים ומעלה) דוגמאות: מערכת לניהול תקציב

37. TPS KWS OAS MIS DSS EIS נתוני מכירות נתוני עלות מוצר נתוני שינויי מוצר בייצור נתוני הוצאות TPS כקלט למערכות MIS MIS TPS מערכת מכירות קובץ הזמנות מערכת תכנון ייצור ומלאי MIS דו"חות קובץ הוראות ייצור מערכת הנהלת חשבונות מנהלים קבצי הנהלת חשבונות MIS קבצי

38. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות מידע ניהוליות (MIS) נתונים שוטפים  מידע תקופתי לדרגי ניהול שונים בארגון דוחות ומאזנים: מכירות, שינויי מלאי, שינויים עונתיים, לפי חנויות, לפי מוצרים, לפי תאריכים, לפי אזורים, לפי גילאי הלקוחות

39. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות מידע ניהוליות (MIS) • דוגמה: מערכת לניהול מלאי (החלטות מובנות) דו''ח הזמנות מספקים הזמנותהלקוחות מערכת ניהול הזמנות קובץ מלאי

40. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות תומכות החלטה (DSS) רמה: ניהולית קלט: נתונים בנפח נמוך, מודלים אנליטיים עיבוד: אינטראקטיבי, סימולציות, ניתוח פלט: הערכת חלופות, ניתוחי what-if משתמשים: מנהלים ואנשי מקצוע דוגמאות: מערכת לבחינת כדאיות השקעה

41. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מרכיבי DSS מימשק משתמש • תוכנת DSS • כלי OLAP (OnLine Analytical Process) • כלי כריית נתונים • מודלי קבלת החלטות בסיס נתונים הנהלת חשבונות מכירות תכנון ייצור ומלאי מערכות מידע ארגוניות

42. TPS KWS OAS MIS DSS EIS דוגמאות של DSS

43. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות מידע למנהלים בכירים (EIS) רמה: אסטרטגית קלט: מידע מצרפי פנימי וחיצוני עיבוד: סימולציות, ניתוח, הצגה גרפית פלט: תחזיות, מענה לשאילתות משתמשים: מנהלים בכירים דוגמאות: תכנון 5 שנתי

44. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מערכות מידע למנהלים בכירים (EIS) • מאפיינים: • החלטות בלתי מובנות • מצבים בלתי צפויים • תנאי אי-וודאות • הסתמכות על מידע של כל הארגון ומידע חיצוני

45. TPS KWS OAS MIS DSS EIS מרכיבי EIS מימשק משתמש מקורות מידע חיצוניים תוכנת EIS ניתוח נתונים גישה לנתונים תקשורת תצוגה בסיס נתונים הנהלת חשבונות מכירות תכנון ייצור ומלאי מערכות מידע ארגוניות

46. ORGANIZATIONAL LEVEL TYPE OF DECISION OPERATIONAL KNOWLEDGE MANAGEMENT STRATEGIC ACCOUNTS STRUCTURED RECEIVABLE PRODUCTION ELECTRONIC COST OVERRUNS SCHEDULING TPS MIS OAS SEMI- BUDGET STRUCTURED PREPARATION PROJECT DSS SCHEDULING FACILITY LOCATION ESS KWS UNSTRUCTURED PRODUCT DESIGN NEW PRODUCTS NEW MARKETS סוגי מערכות, רמות בארגון וסוגי החלטות

47. ESS MIS DSS KWS OAS TPS קשרים בין מערכות

48. אינטגרציה תוך ובין- ארגונית מערכות מדף כוללות (ERP) מערכות בפיתוח עצמי (Legacy) פתרונות נקודתיים ("איי מיחשוב") 1960 1970 1980 1990 2000 מערכות מידע בארגונים:סקירה היסטורית

49. מערכות בפיתוח עצמי (Legacy) • מערכות שפותחו עבור הארגון או חלקים ממנו ועל בסיס ניתוח מפורט של צרכיו ותהליכיו. • בדרך כלל בטכנולוגיה מיושנת של שנות ה 80-70. • קשיחות ואינן פתוחות לשינויים שחלו מאז ועדיין חלים בארגון. • קשיחות ואינן פתוחות למימשק עם מערכות נוספות. • לעתים קרובות באות בשילוב עם איי מיחשוב. • במקרים רבים התיעוד לוקה בחסר. • מהוות מאגר ידע על הארגון.

50. מערכות מדף כוללות (ERP) • מערכות מדף, המיועדות לתמוך במגוון הצרכים והתהליכים במגוון ארגונים באופן אינטגרטיבי. • בעלות גישה תהליכית לתמיכה בארגון. • תומכות בתהליכים סטנדרטיים בתעשיה ושירותים. • בנויות בטכנולוגיה מתקדמת (נכון להיום). • גמישות ומאפשרות התאמה לארגונים שונים וכן לצרכים משתנים לאורך זמן של ארגון. • מאפשרות מימשקים למערכות נוספות בקלות יחסית.