Urząd Statystyczny w Rzeszowie

1. Automatyczne zbieranie danych i sprawozdawczość z zakresu zakwaterowania Dorota Jasiukiewicz Ośrodek Statystyki Sportu i Turystyki Urząd Statystyczny w Rzeszowie

2. Wprowadzenie Turystyczne obiekty noclegowe posiadające 10 i więcej miejsc noclegowych objęte są miesięczną sprawozdawczością (KT-1) przekazują: • co miesiąc dane dotyczące wykorzystania obiektu w ciągu miesiąca – średnio ok. 15 zmiennych • raz w roku za lipiec dodatkowo dane o liczbie pokoi i miejsc noclegowych oraz placówkach gastronomicznych – 11 zmiennych • co trzy-cztery lata dane dotyczące zaplecza konferencyjnego, sportowo-rekreacyjnego oraz udogodnień dla osób niepełnosprawnych ok. 40 zmiennych

3. Przekazywanie danych do GUS Od 2009 r podstawową metodą przesyłania formularzy statystycznych jest wypełnianie ich na portalu sprawozdawczym Dane z badania KT-1 napływają do GUS: • drogą elektroniczną poprzez wypełnienie formularza bezpośrednio na stronie https://raport.stat.gov.pl (możliwość przekazywania od 2006 r.) • w sposób tradycyjny tj. poprzez dostarczenie formularza papierowego Obecnie ok. 50% obiektów noclegowych korzysta z elektronicznej formy przekazywania danych 3

4. Przekazywanie danych do GUS Wypełnianie formularzy w postaci elektronicznej ułatwiło znacznie sprawozdawczość, ciągle jednak wymaga: • przygotowania danych na potrzeby wymagań sprawozdania KT-1 (automatycznie, ręcznie) • wprowadzenia danych uwierzytelniających ID i Hasło na stronie logowania do portalu sprawozdawczego • ręcznej rejestracji danych Przeciętny czas wypełniania sprawozdania w PS – ok. 30 min

5. Projekt ESSnet - założenie Prawie wszystkie hotele i podobne obiekty posiadają zainstalowane w recepcjach oprogramowanie zarządzające, rejestrujące podstawowe dane o gościach, służące jednocześnie do sporządzania sprawozdań dotyczących wykorzystania obiektów noclegowych

6. Cel projektu ESSnet Zmniejszenie obciążenia obiektów noclegowych sprawozdawczością poprzez: • automatyczne generowanie miesięcznych sprawozdań KT-1 z systemu zarządzania obiektu i przesyłanie bezpośrednio na portal sprawozdawczy GUS • wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych Poprawa jakości i terminowości przekazywanych danych

7. Możliwości Portalu Sprawozdawczego GUS • Portal Sprawozdawczy GUS jest potencjalnie przygotowany do pobierania plików XML – pozwala na wczytywanie sprawozdań generowanych bezpośrednio z systemów zarządzania obiektów hotelowych w postaci pliku XML • Struktura pliku przesyłanego pliku XML musi być dostosowana do wymagań Portalu Sprawozdawczego

8. Rozpoznanie przeprowadzone w 2011 r. wśród obiektów hotelowych i dostawców oprogramowania • W celu zaprojektowania struktury pliku niezbędne były informacje o danych rejestrowanych przez systemy zarządzania w obiektach noclegowych pod kątem zmiennych: • comiesięcznych • zbieranych raz w roku • zbieranych co trzy lata • przekazywanych do Eurostatu

9. Rozpoznanie przeprowadzone w 2011 r. wśród obiektów hotelowych i dostawców oprogramowania Ankiety w formie papierowej i elektronicznej zostały wysłane do: • 1200 wybranych hoteli, a następnie do wskazanych przez obiekty • 30 firm dostarczających oprogramowanie do zarządzania w tych obiektach Na ankiety odpowiedziało: • 411(tj. 34%) hoteli • 11 dostawców oprogramowania

10. Wyniki rozpoznania • 85% zbadanych obiektów dysponuje oprogramowaniem wykorzystywanym w swoim systemie zarządzania/rezerwacji • Zakres zbieranych informacji zabezpiecza potrzeby informacyjne zarówno na poziomie krajowym jak i europejskim • Wszystkie systemy zarządzania/rezerwacji rejestrują podstawowe dane dotyczące wykorzystania obiektu służące do sporządzenia miesięcznego sprawozdania  KT-1, tj. adres obiektu, liczbę miejsc noclegowych i pokoi ogółem, a także dzienne dane dotyczące liczby osób korzystających z noclegów, udzielonych noclegów i liczby wynajętych pokoi • W większości przypadków rejestrowane są również dane o turystach według kraju zamieszkania oraz liczbie pokoi i miejsc noclegowych dostępnych każdego dnia

11. Wyniki rozpoznania • W przypadku informacji zbieranych co kilka lat na potrzeby krajowe (np. sale konferencyjne i ich wyposażenie, zaplecze sportowo-rekreacyjne) producenci oferowali gromadzenie ich w systemach jako opcjonalne • Z systemów zarządzania są lub mogą być generowane i drukowane gotowe sprawozdania KT-1 (wykorzystane do wprowadzenia danych na Portal Sprawozdawczy lub przesłania w wersji papierowej do urzędu statystycznego) • Zainstalowane programy umożliwiają również wykonanie raportów i zestawień na indywidualne życzenie odbiorcy • Prawie wszyscy producenci zadeklarowali, że istnieje możliwość dołączenia do oferowanego przez nich oprogramowania dodatkowego modułu do automatycznego generowania danych i przekazywania do GUS w postaci pliku XML

12. Opracowanie i przetestowanie nowego narzędzia • W oparciu o wyniki ankiety dotyczące zawartości systemów zarządzania obiektów noclegowych przygotowana została instrukcja zawierająca wszystkie niezbędne informacje dla programistów do opracowania nowego narzędzia w systemach zarządzania obiektów hotelowych – automatycznego generowania sprawozdań KT-1 w postaci pliku XML, • Przesłano instrukcje producentom oprogramowania • Przetestowano automatyczne generowanie sprawozdania KT-1 oraz przesyłanie go na Portal Sprawozdawczy.

13. Automatyczne przekazywanie danych z obiektów noclegowych On line • przygotowanie danych (automatycznie, ręcznie) • wprowadzenie danych uwierzytelniających ID i Hasło na stronie logowania do portalu sprawozdawczego • ręczna rejestracja danych Automatycznie • automatyczne wygenerowanie poprawnego pliku XML • wprowadzenie danych uwierzytelniająch ID i Hasło na stronie logowania do portalu sprawozdawczego • przesłanie pliku

14. Raport zwrotny dla obiektów przesyłających sprawozdanie KT-1 w formie pliku XML Dla obiektów przesyłających automatycznie sprawozdanie KT-1 będzie generowany raport zwrotny pozwalający na analizę sytuacji obiektu na tle obiektów tego samego rodzaju i kategorii w województwie i kraju Raport będzie zawierał miesięczne dane dotyczące: • liczby korzystających • liczby udzielonych noclegów • stopnia wykorzystania miejsc noclegowych Dane adresowe obiektów, które powinny otrzymać raport zwrotny będą pobierane z portalu sprawozdawczego. Po naliczeniu odpowiednich danych (z uwzględnieniem wymogu zachowania tajemnicy statystycznej) raport będzie przesyłany drogą elektroniczną do poszczególnych obiektów.

15. Wdrażanie automatycznego przekazywania danych z obiektów noclegowych w 2014 • Sprawdzenie zgodności automatycznego sposobu przekazywania danych z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi przekazywania dokumentów w formie elektronicznej • Aktualizacja instrukcji dla producentów oprogramowania zaproponowanej w trakcie realizacji projektu • 1) Ponowne nawiązanie kontaktu z głównymi dostawcami oprogramowania dla obiektów noclegowych i dostarczenie zaktualizowanej instrukcji 2) Ponowne nawiązanie kontaktu z obiektami, które w trakcie realizacji projektu wyraziły chęć przekazywania danych w postaci pliku XML w celu uzgodnienia przetestowania poprawności utworzonych plików XML

16. Wdrażanie automatycznego przekazywania danych z obiektów noclegowych w 2014 • Sprawdzenie poprawności przekazywanych plików XML na portalu testowym • Umieszczenie na PS informacji dla obiektów noclegowych o możliwości automatycznego przekazywania danych z zakresu statystyki zakwaterowania • Udostępnienie: • dostawcom oprogramowania struktury pliku XML na Portalu Sprawozdawczym • Portalu Sprawozdawczego do przyjmowania automatycznie przesyłanych plików XML z turystycznych obiektów noclegowych – II połowa 2014 r

17. DZIĘKUJĘZA UWAGĘ