SESIUNE DE INSTRUIRE PROGRAMUL OPERATIONAL COMUN ROMANIA – UCRAINA – REPUBLIC A MOLDOVA 2007-2013

1. SESIUNE DE INSTRUIRE PROGRAMUL OPERATIONAL COMUN ROMANIA–UCRAINA– REPUBLICA MOLDOVA 2007-2013

2. NEREGULI. RISCURI.

3. NEREGULI. RISCURI 1. Nereguli: • Definitie. Principaleletipuri • Exemple • Identificare • Măsuri de prevenirepentruevitareaneregulilor • Consecințe (conform contractului) 2. Riscuri: • Exemple de factori de risc in timpulimplementariiproiectului • Consecinte

4. NEREGULI - Definiţie Orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cudispoziţiile legale naţionale şi/sau comunitare, precum şi cu prevederilecontractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestordispoziţii, care prejudiciază bugetul general al Comunităţii Europeneşi/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum şibugetele din care provine cofinanţarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită.

5. NEREGULI – principalele tipuri Nereguli fără impactfinanciar Reprezintă situaţiile în care acestea au fost identificate înainte de realizarea plăţii de către/către beneficiar. Nereguli cu impact financiar Reprezintă o situaţie în care s-a realizat plata unor fonduri ce constituie cheltuieli nejustificate. Fraudă Orice acţiune sau omisiune intenţionată în legătură cuobţinerea, utilizarea sau gestionarea fondurilor comunitare, precum şi/sau din bugetele de cofinanţare aferente.

6. NEREGULI - Exemple (1) Există o neregulă in situațiile de maijos : • Utilizarea/prezentarea de declaraţii sau documente false/ incorecte/incomplete; • Alocarea/dobândirea/utilizarea nepotrivită sau incorectă a fondurilor; • Cheltuirea eronată a acestor fonduri în alte scopuri decât cele prevăzute iniţial; • Primirea de avantaje nejustificate (avantaj personal sau de afaceri), evitarea plăţii.

7. NEREGULI - Exemple (2) Există nereguli dacă: • Declaraţii false, facturi false; • Facturifictivesau false(servicii, bunurisaulucrări care nu au fostrealizate/achiziţionatedarsuntraportate ca fiindrealizate) • Facturi emise în duplicat • Facturi pentru sume incorecte • Aceleaşi facturi transmise pentru justificarea cheltuielilor din proiecte diferite • Facturi majorate nejustificat • Transferul fraudulos al unor fonduri către alte conturi decât cele declarate iniţial pentru desfăşurarea activităţii • Falsificarea şi modificarea unor conturi şi/sau documente • Falsificarea concluziilor rezultate din verificarea documentaţiei/ verificarea la faţa locului

8. NEREGULI – Exemple (3) Este neregula cand o persoana este neglijenta sau încalcă procedurile în vigoare Exemple: • Greşeli şi erori cauzate de neglijenţă; • Încălcarea neintenţionată a procedurilor în vigoare; • Rezultate din definirea neclară sau insuficientă a mediului de control sau a sistemului de management financiar.

9. IDENTIFICAREA NEREGULILOR CÂND? Peparcursul implementării proiectului Ulterior finalizării implementării CINE?Beneficiarul poate semnala în mod voluntar cazurile de nereguli STC Suceava dacă sunt descoperite in timpul procesului de monitorizare, verificării documentelor şi în timpul verificărilor la faţa locului; ACM și alteorganisme implicate (DLAF, OLAF, DNA, CurteaEuropeană de Conturi etc.); Sesizări anonimeprimite de STC/ACM/CCM

10. NEREGULI – Acţiuni preventive de evitare a neregulilor (1) • Folosireaunuisistem de evidenţă contabilă analitică distinctă aproiectului; (art.16.1 din Condiţii generale) • Asigurareauneiînregistrari contabile exacteşi periodice, utilizând un sistem adecvat de contabilitate şi înregistrare în partidă dublă;(art.16.1 din Condiţii generale) • Furnizarea unei notificări în scris dacă intervin modificări in perioada de implementare a proiectului şi solicitarea aprobării ACM - art. 9 din Condiţii Generale • Furnizarea unor rapoarte financiare şi narative precise şi realiste cu privire la progresul proiectului (art 2 din Condiţii Generale)

11. NEREGULI – Acţiuni preventive de evitare a neregulilor (2) • Folosiţi proceduriscrisetransparente • Selectaţi şi implicaţi personal calificat corespunzător, bine instruit şi asiguraţi-vă de faptul că procedurile de lucru sunt cunoscute de aceştia • Asiguraţi un control financiar al proiectului • Verificaţi dacă procedurile de achiziţii publice sunt conforme cu legile naţionale şi europene • Asiguraţi-vă că este pus în funcţiune un sistem transparent şi controlat de înregistrare şi arhivare a documentelor • Colectaţi, întocmiţi, păstraţi documentele justificative aferente desfăşurării activităţilor

12. NEREGULI – Consecințe • suspendarea plăţilor fără/cu notificarea prealabilă (art 7.1.10 din Condiţii Speciale, art 12.6 din Condiţii Genrale) • recuperarea sumele deja platite, proporţional cu gravitatea faptei(Condiţii Speciale art 7.1.10) • rezilierea contractului fără notificare prealabilă (Condiţii Generale art 12.2) • Excluderea Beneficiarului din toate contractele finanţate pentru o perioadă determinata de 5-10 ani(Condiţii Generaleart 12.3).

13. RISCURI (2) O problemă (situaţie, eveniment etc.) care poate apărea în viitor, reprezentând o amenințare în atingerea rezultatelor /obiectivelor proiectului. Existăo cauză(situaţie, circumstanţă) pentrufiecarerisc un efect(consecinţă) al risculuinumaidacă acesta se materializeaze Măsurile de atenuarea riscurilor se formuleazăpornind de laCAUZE şi nu de la riscuri sau impact. Când identificaţi riscuri, încercaţi să definiţi şi cauzele şi efectele.

14. RISCURI – Exemple de factori de risc pe perioada de implementare a proiectului • Descrierea sumară a Acțiunii • Echipă de proiect necalificată • Deviaţii de la planul de actiune (planificare, secvenţialitatea activităţilor) • Deviaţii ale activitatilor proiectului (metodologie, grup ţintă) • Deviatii ale indicatorilor (descriere, valoare ţintă) • Deviaţii de la Buget (cheltuieli neeligibile) • Modificări neaprobate ale proiectului

15. RISCURI - Consecințe • Cheltuieli neeligibile • Suspendarea plăţilor de către ACM • Rezilierea contractului