SESIUNE DE INSTRUIRE PROGRAMUL OPERA Ţ IONAL COMUN

1. SESIUNE DE INSTRUIRE PROGRAMUL OPERAŢIONAL COMUN ROMÂNIA–UCRAINA– REPUBLICA MOLDOVA 2007-2013

2. IMPLEMENTARE FINANCIARĂ

3. IMPLEMENTARE FINANCIARĂ • Reguli de bază pentru implementarea financiară a proiectului • Verificarea cheltuielilor • Costuri eligibile • Tipuri de cheltuieli suportate în timpul implementării proiectului • Alte prevederi contractuale referitoare la implementarea financiară

4. Reguli de bază pentru o implementare de succes(1) • Folosiţi numai conturile speciale • Deschise de toţi partenerii de proiect înainte de semnarea contractului de grant • Plăţile sunt efectuate exclusiv în / din conturile speciale ale proiectului Conturi speciale ale proiectului: • Conturi în EURO • Conturi în moneda naţională

5. Reguli de bază pentru o implementare de succes (2) • Transferul sumelor corespunzătoare către parteneri (Condiţii Speciale art. 4.4, Acordul de Parteneriat art. 5.3) • Plăţile sunt făcute de ACM în conturile în EURO • Beneficiarul trebuie să transfere sumele corespunzătoare din grant către partenerii săi, în conformitate cu contribuţia fiecărui partener la Acţiune • Prima tranşă de pre-finanţare– va fi transferată nu mai târziu de 20 zile calendaristice de la data în care a fost plătită de ACM în contul Beneficiarului • Dovezi ale transferului – vor fi înaintate către ACM nu mai tîrziu de 45 de zile calendaristice de la data transferului

6. Reguli de bază pentru o implementare de succes (3) • Plata tranşei(lor) intermediare de pre-finanţare • Sunt plătite numai în cazul în care cheltuielile suportate efectiv se ridică la ►cel puţin 70% din plata anterioară şi ► 100% din orice alte plăţi anterioare • Dacă NU, suma de prefinanţare nouă se va reduce cu sumele neutilizate din tranşa de prefinanţare precedentă (Condiţii generale, art.15.1)

7. Reguli de bază pentru o implementare de succes (4) • Plata tranşei(lor) intermediare de pre-finanţare– excepţie de la regulă(Condiţii Generale art. 2.5) Dacă Beneficiarul nu reuşeşte să prezinte un Raport Intermediarşi o Cerere de Plata Intermediarăpână la sfârşitul fiecărei perioade de 12 luni: • Beneficiarul trebuie să informeze ACM cu privire la motivele pentru care nu poate face acest lucru • Beneficiarul trebuie să prezinteun rezumat al progresului Acţiunii

8. Reguli de bază pentru o implementare de succes (5) • Plata transei finale • Poate fi cerută în 3 luni de la terminarea perioadei de implementare (Condiţii Generale art.2.3) SAU • Poate fi cerută în 6 luni de la terminarea perioadei de implementaredacă Beneficiarulnu are sediul central în ţara în care este implementată Acţiunea • Un Raport Final (narativ şi financiar)însoţit de o Cerere de plată a tranşei finaletrebuie transmis către STC/ACM • Plata este efectuată după ce ACM aprobă Raportul Final (în 45 de zile de la primirea acestuia, dacă nu există niciun răspuns scris)

9. Reguli de bază pentru o implementare de succes (6) • Înregistrări contabile exacte si periodicecu privire la implementarea proiectului sistem de contabilitate şi înregistrare în partidă dublă(Condiţii Generale art. 16.1 ) • Înregistrări separateîn contabilitate pentru fiecare proiect (conturi analitice) (Condiţii generale art. 16.1 ) • Înregistrările şi cheltuielile proiectului să fie identificabile şi verificabile, inclusiv dobânda provenită din fondurile publice • Oricedobânzi sau beneficii echivalenterezultate din prefinanţarea plătită – să fie menţionate în rapoartele intermediare şi cel final (Condiţii Speciale art. 7.2.5) Notă: Dobânda nu va fi datorată ACMpentru pre-finanţarea acordată Statelor Membre ale CE(Condiţii Speciale art. 7.2.5)

10. VERIFICAREA CHELTUIELILOR – Paşi de urmat (1) • Numirea controlorilor naţionali şi a firmelor de audit(Condiţii Speciale art. 5.2) • ACM este informată cu privire la firmele de audit care efectuează verificarea cheltuielilor(Ucraina/Republica Moldova)– înainte de plata primei tranşe de pre-finanţare • ACM va informa Beneficiarii despre controlorul naţional care va efectua verificarea cheltuielilor (beneficiari români) • Beneficiarul şi partenerii săivor avea auditori/controlori diferiţi pentrufiecare partener(Condiţii Speciale art. 7.2.4)

11. VERIFICAREA CHELTUIELILOR – Paşi de urmat (2) • Raportul de verificare a cheltuielilor(Condiţii speciale art. 7.2.4) • Verificarea cheltuielilor este realizată pentru fiecare partener (format raport - Anexa VII (Anexa 3A) • Raportul de verificare a cheltuielilor trebuie ataşat la: ►orice cerere de platăpe an financiar(Condiţii Speciale art.7.2.4) ►orice Raport Final • Beneficiarul transmite către STC/ACMRaportul de verificare consolidată a cheltuielilor(format raport - Anexa VII (Anexa 3B) • Fiecare raport de verificare individuală a cheltuielilorva fi ataşat acestuia ca anexă

12. COSTURI ELIGIBILE COSTURI DIRECTE(Anexa III Bugetul Acţiunii) • personalul numit pentru realizarea Acţiunii • călătorie şi costuri de subzistenţă • costuri de achiziţionare sau închirierea echipamentelor sau bunurilor • costuri cu consumabile • cheltuieli de subcontractare • alte costuri, care decurg direct din cerinţele contractului • provizioane pentru cheltuieli neprevăzute (maxim 5% din costurile directe eligibile) COSTURI INDIRECTE • maxim 7% din costurile directe eligibile(CondiţiiSpeciale art.3.3)

13. TIPURI DE CHELTUIELI (1) Resurse umane (capitolul 1) • Salarii şi costuri - nu trebuie să le depăşeascăpe cele suportate în mod normal de Beneficiar sau partenerii săi • Să fie eligibile doar pentru personalul numit să realizeze Acţiunea • Norma de lucru– să nu depăşească timpul legal maxim de lucruprevăzut de către legislaţia naţională în vigoare

14. TIPURI DE CHELTUIELI (2) Per diem (sub-capitolul 1.3) • Per diem-urileacoperă cazarea, masa şitransportul localîn locul misiunii şi diverse cheltuieli asociate. • Per diem-urilesunt platite când călătoriile / deplasările sunt necesare pentru Acţiune • Nu trebuie să depăşească nivelul prevăzutîn Anexa III Bugetul Acţiunii. • Per diem-urilepot fi plătite echipei de proiectşi de asemenea participanţilor la seminarii / conferinţe (aşa cum este prevăzutîn Anexa III Bugetul Acţiunii).

15. TIPURI DE CHELTUIELI (3) Echipamente şi bunuri • Echipamentele să fie folosite pentru realizarea obiectivelor /rezultatelor proiectului • Să corespundă numărului de unităţi, rată unitară şi cost total, aşa cum este prevăzut în Anexa III Bugetul acţiunii Birou local • 4.1 Costuri pentru vehicule – doar pentru vehicule utilizate pentru implementarea proiectului (ex.cost combustibil) • 4.2 Chirie birou - pentru birou închiriat special pentru managementul proiectului • 4.3 Consumabile,rechizite de birou – necesare pentru implementarea proiectului, aşa cum este prevăzut în Anexa III Bugetul acţiunii • 4.4 Alte servicii - telefon, fax, electricitate, încălzire, curăţenia biroului special închiriat pentru proiect

16. TIPURI DE CHELTUIELI (4) Servicii subcontractate (1) Publicaţii • Pentru elaborarea şi diseminarea de informaţiilegate de proiect sau de rezultatele proiectului Studii, cercetări • Aşa cum sunt prevăzute în Anexa I Descrierea AcţiuniişiAnexa III Bugetul acţiunii Verificarea cheltuielilor • Pentru auditorul/auditorii selectaţi de beneficiarul / partenerul din Ucraina / Republica Moldova să realizeze verificarea cheltuielilor

17. TIPURI DE CHELTUIELI (5) Servicii subcontractate (2) Evaluare (dacă este cazul) • Aşa cum sunt prevăzute în Anexa I Descrierea AcţiuniişiAnexa III Bugetul acţiunii Traduceri, interpreţi • Serviciile de traducere / interpretarerealizate de companii / persoane fizice autorizate Servicii financiare • Comisioane bancare, dacă sunt menţionate în Buget

18. TIPURI DE CHELTUIELI (6) Servicii subcontractate (3) Costuri pentru conferinţe / seminarii • Pentru evenimentele din proiect, în conformitate cu bugetul aprobat (instruiri, târguri, expoziţii, etc.) Acţiuni de vizibilitate • În scopul promovării rezultatelor Acţiunii Experţi externi • Pentru orice expertiză necesară în timpul implementării proiectului (contabilitate, instruire, IT, etc.)

19. TIPURI DE CHELTUIELI (7) Altele • alte bunuri şi servicii necesare implementării proiectului şi • costuri care nu au fost descrise în liniile bugetare anterioare Provizioane pentru cheltuieli neprevăzute • Nu trebuie să depăşească 5% totalul costurilor directe eligibileale proiectului • Pot fi folosite numai cu aprobarea anterioarăa Autorităţii Contractante (Condiţii Speciale art. 7.2.2 ) • Nu pot fi transferate prin notificarea ACM, doar prin act adiţional aprobat de ACM

20. TIPURI DE CHELTUIELI (8) Costuri administrative • Trebuie să respecte valoarea si procentul indicate în Contract (Condiţii Speciale, art.3.3) • Pot acoperi: încălzire, electricitate, curăţenie, gaze naturale, securitate, telefon, fax, servicii poştale, curierat rapid şi internet • Sunt furnizate ca sumă globală, nefiind necesar să fie justificate prin documente contabile (Condiţii generale art.14.4)

21. ALTE PREVEDERI ALE CONTRACTULUI CU PRIVIRE LA IMPLEMENTAREA FINANCIARĂ • Orice conversie în Euro ale costurilor reale suportateîn alte monede naţionale se va realiza la cursul calculat ca medie a cursurilor publicate în InforEuropentru lunile acoperite de raportul în cauză • In cazul unei fluctuaţii neobişnuite a cursului de schimb, Părţile se vor consulta reciproc în vederea restructurării Acţiunii cu scopul de a reduce impactulunei asemenea fluctuaţii (Condiţii Generale art. 15.8)