KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE I POSLOVNE KNJIGE

1. KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE IPOSLOVNE KNJIGE KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE - Sastavljanje i razvrstavanje knjigovodstvenih isprava - Tokovi kretanja knjigovodstvenih isprava - Sadržaj knjigovodstvenih isprava - Odgovornost za sastavljanje i kontrola knjigovodstvenih isprava - Nalog za knjiženje - Čuvanje knjigovodstvenih isprava POSLOVNE KNJIGE - Temeljne knjige - Pomoćne knjige

2. KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE • Predstavljaju pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni te odražavaju njezinu istinitost. • Služe kao podloga za unošenje podataka u poslovne knjige i za nadzor nad obavljanjem poslovnog zahvata. • One su nositelji informacija o nastalim poslovnim promjenama koje su predmet knjigovodstvene obrade, a odraz su promjena elemenata financijskih izvještaja tj. imovine, obveza, kapitala, rashoda, prihoda i rezultata poslovanja.

3. Sastavljanje i razvrstavanje knjigovodstvenih isprava • Sastavljaju se na mjestu i u vremenu nastanka poslovne promjene, osim onih isprava koje se sastavljaju u računovodstvu. • Razlikujemo slijedeće kriterije razvrstavanja knjigovodstvenih isprava: - mjesto nastanka; - namjena isprava; - obuhvatnost poslovnih promjena; - računalna obrada isprava; - ostali kriteriji.

4. Sastavljanje i razvrstavanje knjigovodstvenih isprava • Prema mjestu nastanka razlikujemo: - unutrašnje (interne) i - vanjske (eksterne) isprave. • Unutrašnje knjigovodstvene isprave • sastavljaju se u poduzeću i to u funkcijskom ustrojstvu i u računovodstvu. • dokazuju kretanje imovine unutar poduzeća i njezino pretvaranje u učinke. • služe za pravilan obračun cjelokupnog procesa reprodukcije koji se odvija u okviru poduzeća te kao sredstvo kontrole. • izdatnice, fakture kupcima, uplatnice, isplatnice, isplatne liste…

5. Sastavljanje i razvrstavanje knjigovodstvenih isprava • Vanjske knjigovodstvene isprave • nastaju izvan poduzeća, a opisuju poslovne promjene koje uzrokuju promjenu stavki imovine, obveza i glavnice poduzeća. • Prema namjeni razlikujemo: - naredbodavne isprave i - isprave dokazivanja poslovnog događaja. • Naredbodavne isprave • Nazivaju se još i nalozi za izvršenje poslovnih promjena. • Prethode nastajanju poslovnih promjena te ne mogu služiti kao temelj za knjiženje budući da poslovne promjene još nisu nastale.

6. Sastavljanje i razvrstavanje knjigovodstvenih isprava • Tek po izvršenju naloga izdaje se isprava o izvršenju koja predstavlja temelj za knjiženje. • Uobičajeno je da je naredbodavna isprava istodobno i opravdavajuća i dokaziva isprava. • Isprave dokazivanja poslovnog događaja • Predstavljaju temelj za knjiženje, a često su sastavni dio naredbodavnih isprava. • Prema kriteriju obuhvatnosti poslovnih promjena: - pojedinačne (izvorne, osnovne, originalne) i - zbirne (izvedene) isprave.

7. Sastavljanje i razvrstavanje knjigovodstvenih isprava • Pojedinačne isprave • Sadrže podatke o jednoj poslovnoj promjeni te se mogu neposredno koristiti kao temelj za knjiženje. • Dokazuju one poslovne promjene zbog kojih su i sastavljene • Zbirne isprave • Nastaju iz većeg broja pojedinačnih isprava • Koriste se radi racionalizacije rada u knjigovodstvu. • Prema kriteriju kompjutorske obrade isprava razlikujemo: - primarni ulaz izvornih knjigovodstvenih isprava i - izvedene isprave na temelju programa unosa knjigovodstvenih podataka

8. Tokovi kretanja knjigovodstvenih isprava • Tok kretanja knjigovodstvenih isprava je slijedeći: - sakupljanje podataka odnosno knjigovodstvenih isprava po mjestima njihova nastanka, - kontrola prikupljenih isprava, - knjiženje poslovnih promjena na osnovi isprava i - pohrana knjigovodstvenih isprava.

9. Sadržaj knjigovodstvene isprave • Knjigovodstvena isprava mora sadržavati bitne sastojke koji je čine vjerodostojnom. • Sadržaj mora biti takav da nedvojbeno i istinito predstavlja poslovnu promjenu i da obuhvaća sve podatke potrebne za unos u poslovne knjige. • Bitni sastojci isprave jesu: - naziv i adresa izdavatelja isprave, - naziv funkcijskog dijela izdavatelja, - naziv isprave, - datum izdavanja isprave, - imena osoba koje sudjeluju u izvršavanju poslovnih promjena za koje je isprava sastavljena, - osnova za izvršenje poslovne promjene,

10. Sadržaj knjigovodstvene isprave - količine, - svote izražene u kunama i - potpisi osoba koje su ovlaštene za potpisivanje konkretne isprave.

11. Odgovornost za sastavljanje i kontrola knjigovodstvenih isprava • Za sastavljanje knjigovodstvenih isprava odgovorno je poduzeće. • Za istinitost i realnost nastale poslovne promjene koju dokumentira knjigovodstvena isprava jamči odgovorna osoba svojim potpisom što je u skladu s činjenicom da za svaku knjigovodstvenu ispravu sastavljenu u poduzeću mora postojati pojedinačna odgovornost. • Prije unosa u poslovne knjige svaka primljena ili izdana isprava mora se kontrolirati (likvidirati). • Kontrola se provodi u posebnom funkcijskom dijelu poduzeća.

12. Odgovornost za sastavljanje i kontrola knjigovodstvenih isprava • Razlikujemo slijedeće vrste kontrole: - kontrola formalne ispravnosti, - kontrola bitne ispravnosti i - kontrola računske ispravnosti. • Cilj kontrole knjigovodstvenih isprava je pouzdanost računovodstvenih informacija. • Na temelju kontroliranih knjigovodstvenih isprava ovlaštena osoba (konter) izdaje pismeni nalog za knjiženje isprave u kojem su određeni računi na kojima treba knjižiti poslovnu promjenu.

13. Nalog za knjiženje • Pismeni je zahtjev voditelja računovodstva ili od njega ovlaštene osobe da se knjiženje podataka iz određene kontrolirane isprave mora obaviti u odgovarajuće poslovne knjige. • Najvažniji dio naloga je označavanje računa tj. kontiranje iz kontnog plana poduzeća na koji treba knjižiti podatke iz knjigovodstvenih isprava. • Mogu postojati različiti nalozi za knjiženje što ovisi o ustrojstvu knjigovodstva poduzeća.

14. Čuvanje knjigovodstvenih isprava • Nakon obavljenih knjiženja knjigovodstvene isprave se odlažu na čuvanje. • Isprave se mogu čuvati: - u obliku izvornika - ili na određenom mediju. • Ovisno o vrsti knjigovodstvene isprave različit je i vremenski rok njezinog čuvanja.

15. POSLOVNE KNJIGE • Predstavljaju evidencije u kojima se kronološki i na sustavan način obuhvaćaju nastale poslovne promjene utemeljene na vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama, a koje se odnose na promjene imovine, glavnice, dugova, rashoda i prihoda. • S obzirom na njihov sadržaj i način knjiženja poslovnih promjena razlikujemo: - Temeljne knjige: a) dnevnik b) glavna knjiga - Pomoćne knjige: a) analitičke knjige b) druge pomoćne knjige

16. POSLOVNE KNJIGE

17. Temeljne knjige • Dnevnik • Poslovna knjiga u koju se unose poslovne promjene kronološkim redom njihova nastanka. • Može se voditi kao jedinstvena knjiga (opći dnevnik) ili kao više specijaliziranih knjiga (analitički dnevnici) za bilježenje poslovnih promjena. • Promet dugovnih i potražnih strana dnevnika i glavne knjige mora bit jednak jer se bilježe jednake poslovne promjene samo na različit način.

18. Temeljne knjige • Glavna knjiga • Sustavna knjigovodstvena evidencija u koju se unose iste poslovne promjene koje su zabilježene i u dnevniku, razvrstane po određenim segmentima koji se grupiraju : - s aspekta bilance na: a) imovinu, b) glavnicu i c) obveze (dugove). - s aspekta računa dobiti i gubitka na: a) rashode, b) prihode i c) rezultat poslovanja.

19. Temeljne knjige • Glavna knjiga sadrži račune, i to onoliko njih koliko je potrebno da se udovolji zahtjevima iz propisane sheme financijskih izvještaja kao i zahtjevima vlasnika glavnice za računovodstvenim informacijama.

20. Pomoćne knjige • Za razliku od temeljnih poslovnih knjiga u kojima se bilježe skupni podaci o poslovnim promjenama izraženi vrijednosno, u pomoćnim se knjigama bilježe podrobniji podaci izraženi vrijednosno i naturalno kako bi se dobio dublji uvid u stanje i kretanje imovine, dugova, kapitala, rashoda, prihoda i u konačnici rezultata poslovanja. • Analitičke evidencije • Pomoćne knjige u kojima su raščlanjeni sintetički računi sadržani u glavnoj knjizi kako bi se lakše došlo do potrebnih podataka.

21. Pomoćne knjige • U poduzećima postoje slijedeće analitičke evidencije: - stalne imovine, - kupaca, - dobavljača, - sirovina i materijala, - sitnog inventara, - gotovih proizvoda, - trgovinske robe itd. • Poduzeće može samo odlučiti koliko će analitičkih evidencija voditi.

22. Pomoćne knjige • Druge pomoćne knjige • Mogu se voditi kako bi poduzeće raspolagalo dodatnim podacima o određenim stavkama. • U ovu grupu spadaju: - knjiga inventara, - knjiga ulaznih faktura, - knjiga izlaznih faktura, - knjiga blagajne, - knjiga dioničara itd.

25. Literatura • Grupa autora: Računovodstvo, HZRiFD, Zagreb, 2003. str. 134 – 139 i 157 – 174 • Grupa autora: Računovodstvo, HZRiFD, Zagreb, 1994. str. 53 - 68 • Zakon o računovodstvu, Narodne novine br. 90/92