Prof.dr. Srečko Devjak

1. Prof.dr. Srečko Devjak VODENJE PROJEKTOV September2007

2. VODENJE PROJEKTOV • Vsebina predmeta • Osnovni pojmi • Projekt • Metode vodenja projekta - PRINCE • Mrežni program • Vrednotenje uspešnosti projektov • Spremljanje izvajanja projektov • Posebnosti vodenja projektov v javnem sektorju

3. Terminski plan

4. NAMEN PREDMETA • Študenti spoznavajo in se naučijo kvantitativnih metod vodenja projektov v upravi. • Vsebina predmeta je taka, da nadgrajuje in dopolnjuje predmet gospodarski račun in osnovna organizacijska znanja o projektni organizaciji • Slušatelji spoznajo bistvene sestavine projektnega vodenja, PRINCE metodologijo, metodo mrežnega programiranja, pomen projektnega vodenja v javnem sektorju.

5. Obveznost študentov • Obisk vaj. • Izdelava primera mrežnega plana in opredelitev mrežnih diagramov, z ustrezno računalniško programsko opremo

6. Predmetno-specifične kompetence: Študentje osvojijo: opredeljevanje projektnih ciljev, Celovit in sistemski način obravnavanja projektov Pomen teama in teamskega dela merjenje in spremljanje doseganja projektnih ciljev, uporaba metode za vodenje projektov: PRINCE, mrežno planiranje,metode ekonomskega vrednotenja projektov.

7. Literatura Devjak S (2002) Kvantitativne metode za analize v upravi, Visoka upravna šola, Ljubljana Burke R.(2003) Project Management, Planing and Control Techniques, Wiley London (Str:371) Hauc A (2002) Projektni management, GV Založba, Ljubljana, (Str. 336) Newell M (2002) Preparing for the Project Management Professional (PMP) Certification Exam, AMACOM Kerzner H (2003) Project Management, John Wiley&Sons,Inc., New Jersey (Str.888) Rant M, Jeraj M, Ljubič T ((1995) Vodenje projektov, Radovljica POIS, Radovljica. Young T L (2000) Successful Project Management, Kogan Page, London (Str. 155)

8. 1. OPREDELITVE OSNOVNIH POJMOV Projekt: pomeni prizadevanje za pravočasno ustvarjanje unikatnega izdelka ali storitve. Pravočasno pomeni, da je vsak projekt časovno opredeljen. Unikaten izdelek ali storitev pomeni, da se ali rezultat projekta razlikuje od podobnih izdelkov ali storitev ali pa je razlika v postopku njihovega nastajanja (Burke, R. 2003).

9. 1. OPREDELITVE OSNOVNIH POJMOV Program projektovje skupina medsebojno povezanih projektov, koordinirano vodenih za doseganje želenih izidov. Program je fazno opredeljen, vsaka faza je odvisna od predhodne faze(Young,T L, 2000). Projektni management –je proces povezovanja vseh dejavnikov, ki morajo biti zagotovljeni, da bo projekt skozi njegove faze dosegel svoje cilje (Morris v Burke, R. 2003).

10. 2. PROJEKT2.1. Prvine projekta Projekt lahko obravnavamo kot sistem, kjer je: • usmerjeno delovanje k doseganju ciljev,- delovanje določeno z omejitvami vhoda in izhoda - proces tehnološko opredeljen, sestavljen iz medsebojno povezanih aktivnosti, izvedenih ob omejitvah vhoda in izhoda, običajno nikoli povsem ponovljiv,- izvajanje aktivnosti projekta poteka v posebej opredeljeni organizacijski obliki, ki omogoča udeležencem projekta doseganje projektnih ciljev. Pri projektugre za množico aktivnosti in dejavnikov(terminov, tehnoloških ali normativnih zakonitosti, omejitev resursov ipd.), ki jih je treba upoštevati pri časovno določenem in dobro opredeljenem cilju/rezultatu.

11. Lastnosti projekta Ima opredeljene (merljive) cilje, ki jih želimo z izvajanjem doseči. Ima časovne omejitve: začetek, zaključek, kontrolne točke po fazah projekta. Sestavljajo dejavnosti, ki so medsebojno povezane/odvisne. Organizacijsko in vsebino poteka v pogojih, ki omogočajo uspešen management projekta. Ni ponovljiv pod povsem enakimi pogoji, spremembe nastopajo v vseh elementih: ciljih, omejitvah, tehnologiji, organizacijskem okolju.

12. Vrste projektov Enkratni – neponovljivi: investicije, prireditvePonavljajoči – podobni: proračuni, javni razpisi

13. Tabela 1: Identificiranje bistvene značilnosti projekta

14. Tabela 1: Identificiranje bistvene značilnosti projekta

15. 2. PROJEKT2.2. Projektni cilji Cilje izražamo tako, da je možno meriti njihovo uresničevanje. Opredelitev ciljev je pogoj za opredelitev projekta, cilje je treba opredeliti pred pričetkom projekta. Ločimo glede na mesto/vlogo projekta: namenske cilje - cilji so doseženi z več projekti, izražajo širši namen izvajanja projektov, od katerih je eden tudi obravnavani projekt, projektni cilji, konkretneje izraženi cilji projekta, s katerimi se uresničujejo namenski cilji.

16. Projektne cilje delimo v:I. glavne cilje - dosežene z izvedbo celotnega projekta, II. stranske cilje – dosežene v času izvajanja, z opredeljeno dinamiko, so praviloma pogoj za doseganje glavnih ciljev. Projektni cilji so običajno izraženi z rezultati (npr.: izdelki, storitvami, dogodki) ki izhajajo iz uspešno zaključenih (skupine) aktivnosti projekta. 2. PROJEKT2.2. Projektni cilji

17. 1. Projektni ciljiRazumevanje uspeha - uspešnosti projekta:uspešnost projekta je treba razumeti kot stopnjo doseganja projektnih ciljev. 2. PROJEKT2.2. Projektni cilji Projektni cilji so izraženi s kriteriji in vrednostmi kriterijev. Projektni cilji morajo biti zato dobro definirani in merljivi. Pri projektih se zbirajo (združijo, povežejo) različni udeleženci (deležniki): uporabniki, izvajalci, financerji.

18. Projektni cilji se za sodelujoče v projektu razlikujejo, odvisno od vloge in odgovornosti, ki jo ima pri projektu.Primer:uporabnik- kupec-naročnik: meri učinke (storitve, stroške, kakovost,...)odgovorni vodja projekta – vodi projekt v smeri doseganja čim večje koristi njegovega podjetja,vodja projektni – odgovoren za potek projekta, pravočasno izvedbo in obvladovanje stroškov,projektni team – skupina ljudi ki želi izvesti vse aktivnosti v skladu s planiranimi omejitvami in pravočasno,manager zmogljivosti – skrbi za vključevanje vseh resursov po opredeljenem planu in v ustreznem obsegu. 2. PROJEKT2.2. Projektni cilji

19. 2. Sestava projektnega teama

20. 2. Sestava projektnega teama

21. 1. Identificiranje projekta - Inicializacija projekta – ključni koraki!- pobuda,ideja, strokovna priprava predloga - ocena osnovnih lastnosti in smiselnosti projekta, - identifikacija ključnih korakov za uspešnost projekta,- identifikacija tveganj- odločitev o projektu 2. PROJEKT2.3. Osnovne faze projekta-1 2. Koncipiranje in vzpostavitev projekta! - izhodiščna usmeritev, cilji - ocena vlaganj in učinkov po variantah - okvirna opredelitev faz in aktivnosti projekta - organizacija, udeleženci, delni cilji in naloge - izbor variante in koncepta izvedbe - plan minimizacije tveganj

22. 4. Zagon in izvedba projekta- operativno planiranje izvajanja dejavnosti - izvajanje dejavnosti- controlling – spremljanje in usmerjanje k ciljem 2. PROJEKT2.3. Osnovne faze projekta-2 3. Definiranje projekta in plan izvedbe projekta - določitev organizacije projekta - plan ugotavljanja uresničevanja ciljev - plan aktivnosti izvajanja projekta - plan omejitev in zagotavljanja virov/resursov terminski plan - opredelitev finančnih omejitev in kriterijev uspešnosti

23. 5. Zaključek in eksploatacija- zaključek, preizkus, prevzem- management eksploatacije- merjenje učinkov projekta6. Poprojektna evaluacija- evaluacija posameznih faz življenskega cikla projekta- merjenje uspešnosti celotnega projekta 2. PROJEKT2.3. Osnovne faze projekta-3

24. 1. Identificiranje projekta - Inicializacija projekta – ključni koraki! 2. PROJEKT2.3. Osnovne faze projekta-4 3. Definiranje projekta in plan izvedbe projekta 4. Zagon in izvedba projekta 2. Koncipiranje in vzpostavitev projekta! 5. Zaključek in eksploatacija 6. Poprojektna evaluacija

25. Slika 1

26. 2. PROJEKT2.4. Uspešnost projekta 1. Dobra opredelitev ciljev projekta: z njimi se morajo strinjati člani teama. 2. Motivacija teama, ki se zna uskladiti in prilagajati ! 3. Planiranje in sodelovanje s člani teama: ugotoviti ali bodo dosegljivi vsi elementi (material, izvajalci, oprema, finančna sredstva, dokumentacija) do v okviru planiranih terminov in obsegov. 4. Prizadevanje za čim višjo prilagodljivost: spreminjanje planov, preizkušanje variant, ipd. 5. Razpoloženje- klima kot dejavnik doseganja uspešnosti - projektnih ciljev – razpoloženje- motivacija za uspeh! - ustvarjanje razpoloženja za doseganje uspeha, - vloge in odgovornosti za ustvarjanje razpoloženja,

27. 2. PROJEKT2.4. Uspešnost projekta • Uspešnost projekta uresničujemo v vsaki fazi projekta: • koncept projekta: pobudniki projekta se strinjajo s predstavljeno vizijo: cilj- kriteriji merjenja, finance, čas, ipd. • definicija projekta:ključni ljudje soglašajo s predlogom izvedbe in planom merjenja uresničevanja delnih ciljev in simulacije doseganja končnih ciljev • planiranje projekta: aktivnosti, sredstva, izvajalci in druge stvari zagotovljene, ocene tveganj pri doseganju planiranih delnih in končnih ciljev, robnih pogojev projekta • zagon in izvedba projekta: sprotno izvajanje funkcij controllinga • zaključek projekta: ocena faznih rezultatov in simulacije za življenjski cikel projekta • post-projektna evalvacija: ocena rezultatov, plan aktivnosti in spremljanja uresničevanja v celotni življenski dobi projekta

28. 2. PROJEKT2.4. Uspešnost projekta • Drugi pogoji uspešne izvedbe • usklajenost projekta: plan projekta preverjen in usklajen z vsemi udeleženci projekta, • projektni manager izvaja plan, vodi team za doseganje ciljev, • uporaba primernih kvantitativnih metod vrednotenja in optimiranja izvajanja projekta • napredek na projektu se prikazuje, plan se prilagaja če nastale razmere to pogojujejo • management tveganja: na projektu sprejemajo vsi udeleženci ukrepe za management tveganja, • prioriteta projekta – sprejemljiva.

29. 2. PROJEKT2.4. Uspešnost projekta • Izbor najprimernejšega projekta: • maksimiranje kriterija (dobiček, obseg storitev, ekonomičnost, učinkovitost, ipd.) • maksimiranje tržnega deleža, • maksimiranje izrabe zmogljivosti, • zmanjšuje tveganje, • itd. • Zagon projekta • sestava teama, • opredelitev ciljev, • ugotovitev potreb uporabnikov, • osrednje člani teama, • drugi, ki lahko vplivajo na potek projekta.

30. 2. PROJEKT2.4. Uspešnost projekta • Pričakovanja in potrebe kupcev – uporabnikov • razumevanje kupcev – uporabnikov, • razumevanje pogojev delovanja uporabnikov/kupcev, • demonstracija tehničnih pogojev uspešne izvedbe projekta, • pretvorite napačno ovrednotene potrebe v praktično rešitev, • pustite odprto mnenje in kreativen pristop, • analizirati mešana spoznanja pridobljena pri osebnih stikih, • predstavite skrita pričakovanja.

31. 2. PROJEKT2.4. Uspešnost projekta • Identifikacija projektnih omejitev • finančne omejitve, • časovne omejitve, • kakovosti – standardi in meje ki se jih ne sme preseči.

32. 2. PROJEKT2.4. Uspešnost projekta

33. 2. PROJEKT2.6. Projektna dokumentacija

34. 2. PROJEKT2.5. Projektna dokumentacija

35. 2. PROJEKT2.5. Metodologija vodenja projekta • Metodologija zajema: • - opredelitev ciljev, • opredelitev procesa, • opredelitev dokumentov, pristojnosti, zadolžitev • metode oblikovanja modela projekta in optimizacije postopka, • optimizacije uspešnosti projekta, • minimizacije tveganj.

36. 2. PROJEKT2.5. Metodologija vodenja projekta • Osnovna vprašanja: • - Določanje dokumentacije in evidenc, • Metode iskanja optimizacije izvedbe projekta, • Minimizacija tveganj.

37. 2.5. Metodologija vodenja projekta - PRINCE • PRojctcs IN a Controlled EnvironmentProjekti v nadzorovanem okolju • Usmerjen v končne izdelke oziroma stanja ter faze projekta • UREJA: • Način vodenja projekta • Vodenje dokumentacije • Upravljanje z izdelki • Poročanje • Obrazce

38. 3. Projektni management Projektni management – je proces povezovanja vseh dejavnikov, ki morajo biti zagotovljeni, da bo projekt skozi njegove faze dosegel svoje cilje (Morris v Burke, R.2003). 3.1 Opredelitev projektnega managementa

39. 3. Projektni management • Projektni management (Hauc, 2002,str. 120): • usmerja sodelujoče k prioritetnim aktivnostim, • usmerja k opredeljevanju in doseganju ciljev, • upošteva vse faze razvoja projekta, • upošteva interese vseh sodelujočih.

40. 3. Projektni management 3.1 Opredelitev projektnega managementa Nekatere konkretne naloge projektnega managementa (Hauc, 2002, str.259): programiranje ciljev projekta, planiranje, organiziranje izvajanja, zagon (lansiranje ) projekta, kontrola izvajanja, naloge v zvezi z ekonomiko projekta, naloge v zvezi s kakovostjo izvedbe, vzdrževanje projektnega informacijskega sistema, motiviranje.

41. 3. Projektni management Razvoj pojmovanja projektnega managementa (Burke, 2003):I. V sedemdesetih se je razvijal zaradi vojne v Vietnamu, oljne krize, okoljskih problemov ipd. Uspešnost projektov so vrednotili z analizo časov in stroškov - ocenjevanjem višine in odmikov pri realizaciji projektov.II. V osemdesetih se zaradi vpliva in pritiska deležnikov (lastnikov in drugih udeležencev) je bila pri projektnem managementu uspešnost projektov definirana trikriterijsko: čas , stroški in kakovost.III. V zadnjem obdobju pa projektni management usmeri ocenjevanje uspešnosti projektov v analizo življenjskega cikla projektov z vidika donosov in stroškov pri projektih; vlagatelje zanima pri upoštevanih tveganjih donosnost in verjetnost donosov obravnavanih projektov. Življenjski cikel vključuje faze:zagon, dizajn ali razvoj projekta(rešitve) gradnja ali izvedba, preizkušanje(garancija) eksploatacija projekta. 3.2 Pojmovanje projektnega managementa

42. 3. Projektni management Program projektovje skupina medsebojno povezanih projektov, koordinirano vodenih za doseganje želenih izidov. Program je fazno opredeljen, vsaka faza je odvisna od predhodne faze(Young,T L, 2000).Management programaprojektov se ukvarja z uspešnostjo doseganja ciljev programa projektov kot strateških kategorij. 3.2 Pojmovanje projektnega managementa

43. 4.1 MREŽNI PROGRAM Naloge controllinga: • koordinacija, • podpora (metodološke, analitične) managementu • razvoj informacijske podpore Mrežni program – model projekta, namenjen optimalnemu vodenju projektov Mrežno planiranje – metoda za izvajanje funkcij controllinga pri projektnem vodenju procesov. Controlling je funkcija managementa.

44. 4.2. MREŽNI PROGRAM-OBLIKOVANJE • Mrežni program je model projekta. • Postopek oblikovanja modela členimo v dve fazi: • analizo sestavin, ciljev in pogojev izvede projekta, • analizo optimalne izvedbe projekta . • Rezultat prve faze bo struktura projekta z elementi za sestavo modela projekta. • Rezultatov druge faze je lahko več, odvisno od ciljev projekta: • časovna analiza projekta, • analiza stroškov projekta in • analizo porabe kritičnih resursov(zmogljivosti, izbrane vrste materiala, finančnih sredstev, ipd.)

45. 4.2. FAZE ANALIZE PROJEKTA • Uporaba metode mrežnega planiranja je fazna. • Postopek oblikovanja modela členimo v dve fazi: • analizo sestavin, ciljev in pogojev izvede projekta, • analizo optimalne izvedbe projekta . • Rezultat prve faze bo struktura projekta z elementi za sestavo modela projekta. • Rezultatov druge faze je lahko več, odvisno od ciljev projekta: • časovna analiza projekta, • analiza stroškov projekta in • analizo porabe kritičnih resursov(zmogljivosti, izbrane vrste materiala, finančnih sredstev, ipd.)

46. 4.2.1 Analize sestavin, ciljev in pogojev izvedbe projekta Naloge sestave modela se nanašajo na opredelitve : • aktivnosti , • izvajalcev aktivnosti, • Normativov: trajanja aktivnosti, časovnih/materialnih normativov porabe zmogljivosti in normativi porabe drugih resursov, • tveganj – doseganja normativov, • medsebojna odvisnost in logično zaporedje izvajanja aktivnosti, • Z vidika časovnega razvoja projekta in poznavanja njegovih lastnosti pri projektu nastopajo: • faza načrtovanja projekta, • faza projektiranja izvedbe projekta, • faza izvajanja projekta in • faza analiziranja projekta

47. Opredelitev elementov /strukture projekta Definiranje seznama aktivnosti projekta/brez ocenjevanja tveganj: • Oznake aktivnosti Di (i=1,2,…,I) ali skupine aktivnosti, • Opis aktivnosti • Trajanje aktivnosti ti (i=1,2,…,I); • Predhodne aktivnosti,/zaporedje izvajanja aktivnosti • Izvajalci aktivnosti, ( prostorske, strojne ali kadrovske zmogljivosti ) • Trenutek pričetka / zaključka projekta in druge časovne omejitve/razlike med pričetki izvajanja aktivnosti • Časovni in materialni normativi in elementi kalkulacije projekta,

48. 4.2.2. Analiza optimalne izvedbe projekta Naloge, ki jih v tej fazi izvajamo, razporedimo v naslednje skupine: • časovne analize projektov • opredelitev vnaprej določenih rokov – • načrtovanje časovnega izvajanja in kritične poti, • načrtovanje stroškov, • načrtovanje zasedenosti uporabljenih zmogljivosti projekta.

49. Metode za izvajanje časovne analize projekta • Učinkovitost metode mrežnega planiranja je v razvitih postopkih analize proučevanih projektov in predvsem v metodah nazornega grafičnega prikazovanja projektov in rezultatov analiz. • Grafični prikaz mrežnega plana projekta se imenuje mrežnimi diagram. Obstajajo tri vrste mrežnih diagramov: • časovni mrežni diagrami, • dogodkovni mrežni diagrami in • aktivnostni mrežni diagrami.

50. Časovni mrežni diagram • Aktivnostim priredimo povezave, dogodkom pa vozlišča. • Dolžina povezave je prirejena trajanju aktivnosti. • Odvisnost med aktivnostmi pri njihovem izvajanju predstavimo z navideznimi aktivnostmi.