Otomasi kearsipan
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 25

OTOMASI KEARSIPAN PowerPoint PPT Presentation


  • 541 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

OTOMASI KEARSIPAN. Arsip Nasional Republik Indonesia. " Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa ". BIODATA. Nama:Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI Pendidikan: S2 Sistem Informasi, Universitas Gunadarma Jabatan:Pranata Komputer Madya Telp:0812-9380103 Email: [email protected]

Download Presentation

OTOMASI KEARSIPAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Otomasi kearsipan

OTOMASI KEARSIPAN

Arsip Nasional Republik Indonesia

"ArsipsebagaiSimpulPemersatuBangsa"


Biodata

BIODATA

Nama:Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI

Pendidikan: S2 Sistem Informasi, Universitas Gunadarma

Jabatan:Pranata Komputer Madya

Telp:0812-9380103

Email: [email protected]

Pengalaman Kerja :

  • Dosen pada STMIK Bani Saleh – Bekasi (2001 – Sekarang)

  • Arsip Nasional RI (2006 – Sekarang)


Pengaruh perkembangan tik terhadap pengelolaan arsip

Pengaruh Perkembangan TIK terhadap Pengelolaan Arsip


Otomasi kearsipan

FAKTOR UTAMA

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

  • Kebijakan dan Peraturan (komitmen pimpinan)

  • Kelembagaan dan Proses Kerja

  • Sumber Daya Manusia

  • Pembiayaan

  • Pemeliharaan

  • Sistem Pendukung Terkait

  • Manajemen Perubahan


Otomasi kearsipan

PERKEMBANGAN

TEKNOLOGI INFORMASI

DAN KOMUNIKASI (TIK)

Internet

Client/Server

( LAN )

Personal

Computer

( PC )

Mainframe


Otomasi kearsipan

  • Andal, terutama untuk proses yang

    berulang-ulang

Mengapa komputer dipakai?

 Kecepatan

 Ketepatan

  • Daya tampung data

    yang besar


Otomasi kearsipan

BENTUK BARU ARSIP

  • E-mail

  • Website Internet

  • Basisdata

  • Dokumen Multimedia

  • Spread Sheet, dll.


Otomasi kearsipan

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI

DAN KOMUNIKASI ( TIK )

TERHADAP MANAJEMEN ARSIP

Penciptaan

Komunikasi/

Diseminasi

Penilaian

Preservasi

Cara

Penyimpanan

Pemindahan/

Transfer

Media

Penyimpanan

Akses


Otomasi kearsipan

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

  • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual

  • Dari gedung ke server

  • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (Disket, USB flash, hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)


Otomasi kearsipan

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP

  • Penemuan kembali yang efisien

  • Kontrol akses

  • Akses jarak jauh

  • On-line Finding Aid


Otomasi kearsipan

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI

DAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN

Teknologi

Informasi & Komunikasi

Kearsipan

Otomasi Pengelolaan Arsip

Arsip Elektronik

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK


Otomasi kearsipan

MODEL PENGELOLAAN ARSIP

BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

PROSES KEGIATAN

dilakukansecara

MANUAL

MANUAL &

ELEKTRONIK

ELEKTRONIK

menghasilkan

SISTEM

PENGELOLAAN

ARSIP HIBRIDA

(berbasis TIK)

ARSIP

NON-ELEKTRONIK

ARSIP ELEKTRONIK

SISTEM

PENGELOLAAN

ARSIP MANUAL

SISTEM

PENGELOLAAN

ARSIP ELEKTRONIK


Otomasi kearsipan

SASARAN

OTOMASI KEARSIPAN

  • Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien;

  • Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah;

  • Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel;

  • Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien;

  • Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi.


Otomasi kearsipan

TANGGUNG JAWABPENGELOLAAN ARSIP

  • Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamisadalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun tingkatannya.

  • Pengelolaan dan preservasi arsip statisadalah tanggung jawab bersama antara lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota).


Otomasi kearsipan

MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN

  • Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.

  • Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja.

  • Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.

  • Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).

  • Meningkatkan pelayanan publik.


Otomasi kearsipan

MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

  • Mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang.

  • Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance.


Otomasi kearsipan

PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

  • Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” (captured) ke dalam sistem kearsipan

  • Penentuan berapa lama arsip harus disimpan

  • “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem

  • Pencatatan / registrasi

  • Klasifikasi

  • Penyimpanan dan penanganan

  • Akses

  • Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip)

  • Pelaksanaan penyusutan

  • Dokumentasi proses manajemen arsip


Otomasi kearsipan

INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN

DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

A. INSTRUMEN PRINSIP:

1)Klasifikasi Arsip

2)Jadwal Retensi Arsip

3)Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

B.INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS:

1)Thesaurus

2)Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya

C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM:

1)Analisis Kerangka Kerja Regulasi

2)Analisis Resiko ‘Bisnis’

3)Aturan Pendelegasian

4)Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem


Otomasi kearsipan

POLA KERJA ADMINISTRASI

SECARA MANUAL

Pegawai/unit kerja bekerja secara manual, belum menggunakan komputer, dan menyimpan arsip bermediakan kertas secara sendiri-sendiri.


Otomasi kearsipan

Komputer sudah dipergunakan baik secara “stand-alone” ataupun dalam sebuah jaringan, namun belum sampai pada penggunaan secara sistematis sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip. Arsip bermediakan kertas ataupun dalam format elektronik masih dikelola oleh masing-masing pegawai/unit kerja.

PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM

SERVER


Otomasi kearsipan

PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPAN

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS

TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI

Komputer sudah digunakan sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip dalam berbagai format, termasuk arsip elektronik. Arsip dikelola secara sistematik, sebagai “aset instansi”, tidak lagi sebagai “milik” pegawai/unit kerja.

SERVER


Otomasi kearsipan

MODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

UNIT PENGOLAH

Caraka / Pos

(masuk)

Penyimpanan

Arsip Konvensional

Penyampaian kopi digital

komunikasi

kedinasan

elektronik

Registrasi &

Digitasi

Penggunaan Arsip

Kontrol Operasi

APLIKASI

KEARSIPAN

PEMINDAHAN

ARSIP INAKTIF

Registrasi

Registrasi &

Penyimpanan

Arsip Elektronik

UNIT

KEARSIPANSATUAN

KERJA

Penggunaan Arsip

Pengurusan surat / dokumen

non-elektronik

Surat

elektronik

(e-mail)

UNIT PENGOLAH

INTERNET

Caraka / Pos

(keluar)


Otomasi kearsipan

APLIKASI

KEARSIPAN

MODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Penyimpanan Arsip Non-elektronik

penggunaan manual

PENGGUNA

pencarian &

adm. layanan

PENYERAHAN ARSIP STATIS

PEMINDAHAN

ARSIP INAKTIF

PEMUSNAHANARSIP

penggunaan

elektronik

UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA

kontrol

Digitasi untuk

preservasi/

akses

PENGGUNA

UNIT KEARSIPAN

LEMBAGA PENCIPTA ARSIP


Otomasi kearsipan

APLIKASI

KEARSIPAN

MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Penyimpanan Arsip Statis Non-elektronik

penggunaan manual

PENGGUNA

pencarian &

adm. layanan

SISTEM

J I K N

PENYERAHAN

ARSIP STATIS

penggunaan

elektronik

UNIT KEARSIPAN

LEMBAGA PENCIPTA ARSIP

kontrol

Digitasi untuk

preservasi dan

akses

PENGGUNA

UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS

Pengumpulan; Penyimpanan;

Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan


Otomasi kearsipan

Terima Kasih

Semoga Bermanfaat


  • Login