HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI

1. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİİDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI

2. YAZIŞMA USULLERİ

4. GEREKÇE Hazırlanan Yönetmeliğin gerekçesi: • Elektronik İmza Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun uygulanması, e-devlete geçişin güçlendirilmesi, • Resmi kurumlar arasında bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde kağıt ve elektronik ortamda yürütülmesi, • Kırtasiyeciliğin ve bürokrasinin azaltılması, • Posta, kırtasiye ve personel giderlerinde tasarruf sağlanması,

5. GEREKÇE • Belge ve elektronik ortamda yapılacak yazışmaların düzene bağlanması, • Karar ve işlem sürecinin hızlandırılmasıdır. Elektronik İmza Kanununun 22. maddesi ile Borçlar Kanununun 14. maddesine: “Güvenli elektronik imza elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haizdir.”

6. GEREKÇE Bilgi Edinme Hakkı Kanununun 5. ve 12. maddesi: “Bilgi verme yükümlülüğü: Kurum ve kuruluşlar bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere, gerekli idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür.” “Başvuruların cevaplandırılması: Kurum ve kuruluşlar, bilgi edinme başvurularıyla ilgili cevaplarını yazılı olarak veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirir.”

7. Resmî YazışmalardaUygulanacak Esas ve Usuller HakkındaYönetmelik2004/8125 Sayılı BKK

8. AMAÇ Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

9. TANIMLAR Resmî Yazı Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belge.

10. Resmî Belge Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belge.

11. Resmî Bilgi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgiler.

12. Elektronik Ortam Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri.

13. Elektronik Belge Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belge.

14. Dosya Planı Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait liste.

15. Yazı Alanı Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alandır.

16. YAZIM ALANININ TANIMI 2,5 cm Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm

17. Güvenli Elektronik İmza Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan imza.

18. Resmî Yazışmalarda Güvenlik Resmî yazılar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir. Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir.

19. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır. Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon,Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır. Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

20. NÜSHA SAYISI Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. _._ _._._ _._._._._ _._._._. _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._._ _._ _._._ _._._._._ _._._._. _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._._

21. Belge Boyutu Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

22. BELGE BOYUTU • Resmi yazışmalarda 210 mm 210 mm 148 mm A5 297 mm A4

23. YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunda kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

24. RESMİ YAZIŞMALARDA BULUNMASI GEREKEN BÖLÜMLER

25. BAŞLIK Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.

26. BAŞLIK Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. X.X. XXXXX XXXXXXX xxxxx xxxxx

27. ÖRNEK BAŞLIK T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı T.C. EGE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı T.C. İZMİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü T.C. KARŞIYAKA KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

28. BAŞLIK Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

29. Örnek Başlık T.C HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı T.C EZİNE KAYMAKAMLIĞI Geyikli İlköğretim Okulu Müdürlüğü

30. Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır.

31. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

32. KOD FORMATI A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH • KOD YAPISINDA BİRİNCİ SIRADA YER ALAN (A) KURUMUN NİTELİĞİNE GÖRE DEĞİŞMEKTEDİR. • (A) Yasama (B) Yürütme (C) Yargı (D) Dernekler olarak adlandırılır ve Alfabetik 1 karakterle gösterilir. • Bizde sistem (B) ile başlar. • KOD YAPISINDA İKİNCİ SIRADA GÖRÜLEN (BB) Numerik 2 karakter ile gösterilir. Y.Ö.K. 30 olarak belirlenmiştir. Doğal olarak ikinci hane Üniversitemiz içinde 30 dur. • KOD YAPISINDA ÜÇÜNCÜ SIRADA GÖRÜLEN (C) Numerik 1 karakter ile gösterilir. Merkez Kuruluş 0 Bağlı kuruluş 1 İlgili kuruluş 2, Bizde bu karakter (2) dir. • KOD YAPISINDA DÖRDÜNCÜ SIRADA GÖRÜLEN (DDD) Alfanumerik 3 Karakter. Kuruluşun kısa adını gösterir nitelikte olmalı. Bizde bu karakter HAC dır. • KOD YAPISINDA BEŞİNCİ SIRADA GÖRÜLEN (E) Numerik 1 Karakter 0 Merkezi 1 Bölge 2 işletme 3 Yurtdışı teşkilatı 4 İl 5 Bağlı ortaklık. Bizde E (0) • KOD YAPISINDA ALTINCI SIRADA GÖRÜLEN (FF) BİR ÖNCEKİ KARAKTER E (0) ise Bağlı birimler Üniversitelerde Başbakanlık genelgesi ile belirlenmiş ve İdari işler 73 olarak belirlenmiştir. Personel 71 Sağlık İşleri 79 gibi her bir birim numaralandırılmıştır. • KOD YAPISINDA YEDİNCİ SIRADA GÖRÜLEN (GG) Bölümü bizde Başkanlık 00, Satınalma Müdürlüğü 03 ve Tahakkuk Şb. Md.lüğü 04 tür.

33. SAYI VE KAYIT BÖLÜMÜÖRNEK: Sayı: B.08.0.TKB.0.02.01.00. – 606 - 7812/6712 Kod no Dosya Kayıt Genel Evrak No No Kayıt No Sayı: 8491 - 17 Kod Kayıt No No

35. Tarih Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.

36. TARİH (ÖRNEK) T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlğı 2 Ara Sayı:01.01-314/ .. / .. / ….

37. KONU Konu, sayının bir aralık altına “ Konu: " yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “ T.C. " kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

38. KONU (ÖRNEK) T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlğı 2 Ara Sayı:01.01-314/ .. / .. / …. Konu : TC’nin C sini geçmeyecek şekilde

39. Gönderilen Makam Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

40. GÖNDERİLEN MAKAM (ÖRNEK) T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlğı 2 Ara Sayı:01.01-314/ .. / .. / …. Konu : TC’nin C sini geçmeyecek şekilde Yazının Uzunluğuna göre 2-4 ara İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)

41. GÖNDERİLEN MAKAM Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

42. GÖNDERİLEN MAKAM (ÖRNEK) T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlğı 2 Ara Sayı:01.01-314/ .. / .. / …. Konu : TC’nin C sini geçmeyecek şekilde Yazının Uzunluğuna göre 2-4 ara ……………BANKASI Kemer Altı 123. Sokak 2 Ara

43. GÖNDERİLEN MAKAM (KİŞİLERE YAZILAN YAZI) Kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın " kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır

44. KİŞİLERE GÖNDERİLEN (ÖRNEK) T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlğı 2 Ara Sayı:01.01-314/ .. / .. / …. Konu : TC’nin C sini geçmeyecek şekilde Yazının Uzunluğuna göre 2-4 ara Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLI Türk Dil Kurumu Başkan Danışmanı

45. İlgi • Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. • "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. • İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

46. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır. • İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. • İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

47. Örnek • 12 / 03 / 2005 tarihli ve 542 / 273 sayılı yazı. • 28 / 09 / 2006 tarihli ve B.02.482-03 / 281 sayılı makamınız yazısı. • 30 / 11 / 2007 tarihli ve B.05.O.03.G.608 / 3714 sayılı yazınız.

48. İLGİ (ÖRNEK) T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlğı 2 Ara Sayı:01.01-314/ .. / .. / …. Konu : TC’nin C sini geçmeyecek şekilde Yazının Uzunluğuna göre 2-4 ara İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) Yazının Uzunluğuna göre 2-4 ara İlgi: 13/02/2005 tarihli ve B.02.0.İGB. 542/263 sayılı yazı

49. İLGİ (a),(b),(c) (ÖRNEK) T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlğı 2 Ara Sayı:01.01-314/ .. / .. / …. Konu : TC’nin C sini geçmeyecek şekilde Yazının Uzunluğuna göre 2-4 ara İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) Yazının Uzunluğuna göre 2-4 ara İlgi: a) 13/02/2005 tarihli ve B.02.0.İGB. 542/263 sayılı yazı b) 17/02/2005 tarihli ve B.02.0.DİB. 482-03/281 sayılı yazı c) 17/02/2005 tarihli ve B.05.0.PİGM 0.06-03/945 sayılı yazı d) 17/02/2005 tarihli ve B.05.0.PİGM 0.06-03/945 sayılı yazı ekinde gönderilen dosya

50. Metin Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. Metne,"İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.