Curs de formació Plans d’ocupació local “Impuls-treball”: Arxius

1. Curs de formacióPlans d’ocupació local “Impuls-treball”: Arxius 19-23 juliol 2010 Irene Llop i Jordana

2. 19 juliol • Breu marc legal dels arxius municipals 10-11.45 • Els agents implicats: administració i usuaris 12-13 • L’equipament d’arxius municipals: circuits 13-14, 15-16 • Concepte d’arxiu, document d’arxiu i sistema de gestió documental 16-16.45

3. Breu marc legal dels arxius municipals

4. 1. Breu marc legal dels arxius municipals LLEI D’ARXIUS 1985 • Nous organismes i infraestructures culturals • Política catalana de patrimoni cultural • Multiplicació nombre d’arxius • Administració pública transparent i democràtica • Demanda social LLEI D’ARXIUS I DOCUMENTS 2001

5. Eixos de la Llei 10/2001, de 13 dejuliol, d’arxius i documents (LAD) • Contribució a l’establiment del règim jurídic aplicable als documents públics i als documents privats. • Reconeixement de les actuacions de les administracions catalanes en matèria d’arxius. Tot respectant la competència superior que correspon a l’Administració de la Generalitat, constitueix un objectiu fonamental d’aquest nou text legal la incorporació de les diverses administracions públiques perquè col·laborin en les tasques de protecció i difusió del patrimoni documental i se’n responsabilitzin. • Regulació dels arxius existents a Catalunya, especialment dels arxius de les administracions públiques. Creació explícita d’un sistema, amb • òrgans de direcció i assessorament • centres • normativa • Establiment d’una normativa bàsica comuna a tots els arxius del país. • Regulació del dret d’accés als documents integrants del patrimoni documental català.

6. 2 mancances ...que no permeten la normalització de l’arxivística catalana: • Manca de la normativa que permeti l’adequació al marc estatutari de l’Arxiu Reial de Barcelona, dit també ACA, és a dir, la regulació de la composició i fundació del Patronat, d’acord amb la Disposició Addicional Segona de l’Estatut. • Reconeixement de l’encara no retorn dels fons documentals espoliats a Catalunya arran de la passada Guerra Civil (1936-39).

7. Estructura de la llei: • Preàmbul • 5 títols • 41 articles • 7 Disposicions Addicionals • 3 Disposicions Transitòries • 1 Disposició Derogatòria • 1 Disposició Final

8. Contingut de la llei 1. Títol I: Disposicions generals. (5 articles) 2. Títol II: Dedicat als Documents • Capítol I: Als documents públics: 7 articles • Capítol II: Als documents privats: 3 articles 3. Títol III: El Sistema d’Arxius de Catalunya: 18 articles 4. Títol IV: L’accés als documents : 4 articles 5. Títol V: Infraccions i sancions administratives: 4 articles 6. Disposicions Addicionals: 7 7. Disposicions Transitòries: 3 8. Disposició Derogatòria i Disposició Final

9. Cap. I: Els doc. Públics (7 art.) Relaciona els documents públics a efectes de la llei: • 1. Els documents generats o rebuts per Autoritats i Administracions Públiques dins l’àmbit de Catalunya, sense distinció de dependència institucional (Unió Europea, Estat, Generalitat, Administració Local), i les institucions depenents. • 2. Documents generats o rebuts per concessions rares de serveis públics de Catalunya. • 3. Dels registres públics i els fedataris • 4. La de corporacions privades de dret públic

10. Fixa les responsabilitats dels titulars dels documents públics • 1. Obligació de disposar d’un únic sistema de gestió documental • 2. Obligació de garantir l’autenticitat dels dits documents, i, si cal, la confidencialitat. • 3. Obligació de transferir, acabada la seva fase activa, a l’arxiu corresponent • 4. Obligació de garantir l’accés de les persones que hi tinguin dret, tot garantint les reserves protegides per la llei. • 5. Obligació de les administracions i organismes titulars d’aquests documents a destinar-hi els recursos necessaris per assolir els objectius de la llei. • 6. Subsidiarietat del Departament de Cultura, si no es compleixen obligacions, encarregant temporalment gestió a un altre arxiu públic.

11. Fixa com a obligació dels titulars l’organització, avaluació i conservació dels documents públics, i en el cas de contractació d’empreses alienes, obliga als titulars a definir el sistema de gestió documental així com la direcció i supervisió de l’activitat contractada. • Estableix com a norma l’obligatorietat de l’avaluació, després d’haver-se conclòs les fases actives i semiactives dels documents, i prohibeix la seva eliminació sense la prèvia avaluació.

12. Transferiment de l’arxiu en el cas de supressió o traspàs d’un ens públic a un altre, i la destinació de la documentació en el supòsit de privatització d’un servei públic • Estableix la inalienabilitat, inembargabilitat i imprescriptibilitat dels documents públics obligant als seus titulars a “prendre les mesures legals pertinents” per a recuperar-los en el cas de possessió per terceres persones.

13. Sistema d’Arxius de Catalunya • El Sistema d’Arxius de Catalunya és el conjunt d’òrgans de l’Administració i d’arxius que, amb normes i procediments, garanteixen, d’acord amb els seus valors, la gestió, la conservació, la protecció, la difusió correctes de la documentació de Catalunya, i l’accés a aquesta documentació.

14. SAC Arxius de la Generalitat de Catalunya Arxiu de la Corona d’Aragó Arxius de les diputacions provincials i els dels municipis +10.000 hab. Arxius de les universitats Altres (20.2) Arxiu Històric de Protocols de Barcelona Arxius històrics provincials Arxius diocesans i capitulars de l’Església catòlica

15. Requisits per pertànyer al SAC • Aplicar el sistema de gestió documental ( art. 21.1.a ) • Tenir personal qualificat i suficient • Instal·lacions i equipaments adequats • Horari mínim d’obertura

16. Article 32: Els arxius municipals 1. Els arxius municipals defineixen, implanten i mantenen el sistema de gestió de la documentació administrativa en fase activa i semiactiva, i gestionen i conserven la documentació en fase semiactiva i la documentació històrica. Fan aquestes funcions en relació amb la documentació de l’administració respectiva, dels seus organismes autònoms i de les seves empreses públiques, dels consorcis en què tinguin participació majoritària i de les fundacions i altres entitats finançades majoritàriament per l’ajuntament de què es tracti. 2. Els arxius municipals tenen les responsabilitats següents quant al patrimoni documental dels seus respectius àmbits territorials: • a) Vetllar per conservar-lo. • b) Col·laborar amb l’arxiu comarcal en l’elaboració de l’Inventari del patrimoni documental. • c) Potenciar l’organització d’activitats de divulgació i de foment de la recerca. 3. Els arxius municipals poden acollir, si l’ajuntament ho acorda amb el titular respectiu, documentació d’interès històric o cultural d’altres persones físiques o jurídiques relacionades amb el municipi.

17. Valoració de la llei • La definició dels Sistema d’Arxius de Catalunya, establint les part que l’integren: centres, òrgans de direcció i d’assessorament. Així mateix precisa una normativa bàsica al respecte, alguns aspectes de la qual s’hauran de desenvolupar en el futur. • L’obligatorietat de les AAPP de crear i implantar el seu propi sistema de gestió documental. • La regulació bàsica del dret d’accés als documents, i al respecte, l’ampliació de les funcions, de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.

18. Disposició Transitòria 1. Obliga als arxius municipals de poblacions de més de 10.000 habitants a adaptar-se en el termini de 5 anys als requeriments de la Llei per a formar part del Sistema d’Arxius de Catalunya. Durant aquest període transitori els Ajuntaments poden acordar dipòsit de la seva documentació en fase semiactiva i històrica

19. Prov. de Barcelona Municipis Població Menys de 1.000 hab. 99 37.806 De 1.001 a 5.000 hab. 89 219.670 De 5.001 a 10.000 hab. 47 328.841 De 10.001 a 25.000 hab. 42 658.762 De 25.001 a 50.000 hab. 15 507.241 Més de 50.000 hab. 19 3.474.034 TOTAL 311 5.226.354 Nombre de municipis per franges de població, 2005.

20. Diputació de Barcelona Àrea de Cultura, estructurada en quatre unitats o serveis: • el Servei de Biblioteques (www.diba.cat/biblioteques/default.asp), • l’Oficina de Difusió Artística (www.diba.cat/oda/default.asp), • l’Oficina de Patrimoni Cultural (www.diba.cat/opc/default.asp), • i el Centre d’Estudis i Recursos Culturals (www.diba.cat/cerc/default.asp).

21. L’Oficina de Patrimoni Cultural coordina la Xarxa d’Arxius Municipals: • Optimitzar els recursos destinats als arxius municipals i al patrimoni documental en general. • Potenciar la qualitat dels serveis i accions dels arxius municipals. • Estimular la col·laboració entre arxius municipals. • Facilitar als ajuntaments el compliment de la normativa sobre arxius vigent a Catalunya. • Potenciar l'accés i la difusió dels fons documentals municipals, tant a nivell de recerca, apropament a les escoles, com per als ciutadans en general.

22. La XAM • Programa de Manteniment: suport de manteniment en l’organització dels municipis sense Servei d’Arxiu Municipal propi. • Central de Serveis Tècnics: treball en xarxa amb municipis amb Servei d’Arxiu Municipal propi. • Organització: tractament i inventari dels fons documentals de municipis de menys de deu mil habitants.

23. 2. Els agents implicats: administració i usuaris

24. 2. Els agents implicats: administració i usuaris Liberalització de l’accés als documents contemporanis a partir de la consolidació del concepte de dret a la informació, les millores tècniques i de capacitat dels arxius, la millora dels instruments de descripció i de recuperació de la informació (Actes, 1982), l’augment del temps d’oci en les societats avançades, la moda per la genealogia i la història local, l’aparició de nous temes d’investigació que han provocat l’interès general d’un públic cada cop més interessat pel seu passat, els efectes dels esforços de popularització, publicitat i captació de nous usuaris realitzats pels mateixos arxivers (Ermisse, 1993), l’apropament dels estudis històrics a èpoques cada cop més recents, el desenvolupament de mètodes quantitatius d’investigació que suposen la consulta de grans volums de documentació, el major interès pels aspectes econòmics i socials de la història, que ha suposat la utilització de nous fons documentals (Duchein, 1983), l’aparició de nous mètodes d’investigació en apropiar-se els historiadors de tècniques llavors més pròpies de l’economia i de la sociologia, i que han provocat l’aparició de noves especialitzacions.

25. L’accés a la documentació pública • 57.1 LPHE • Títol IV de la Llei d’Arxius i Documents. L’accés als documents • 37 Llei 30/ 1992, Dret d’accés a Arxius i Registres

26. Qui en pot demanar la consulta? • La pròpia administració • Una altra administració • Els representants polítics • Els interessats • Les persones amb interès legítim • Els ciutadans • Els investigadors

27. Usuaris interns • Organisme o institució que genera la documentació • Organitzar, recollir, conservar i fer accessible la documentació.

28. Consulta o recerca de documentació amb finalitats administratives, informatives o jurídiques • Realització de transferències de documentació des dels arxius de gestió a l’arxiu central o administratiu • Ajut i assessorament en l’organització de la documentació en la fase de tramitació i de gestió, o bé per implantar sistemes de tractament integral de la documentació

29. Documents de lliure accés Sense límits Documents d’accés limitat D’acord amb el que digui la normativa interna En el seu defecte, autorització expressa de l’òrgan superior de la unitat productora i la peticionària Consulta per la pròpia administració

30. Consulta per part dels regidors Dret dels membres de les corporacions locals a disposar de la informació que necessitin per al desenvolupament del càrrec • Regidors amb responsabilitats a l’area: accés lliure • Regidors membres d’organs col.legiats: accés lliure a partir de la convocatòria (ROF) • Tots els regidors: accés lliure a partir de la convocatòria d’organ decisori (LMC) • Altres regidors i casos: autorització expressa de l’alcalde

31. I les altres administracions? • No tenen accés indiscriminat i general a les dades de les altres administracions • Sí, quan l’administració sol.licitant ho necessita per al desenvolupament de les seves funcions Principi de coordinació (103 CE, 3 Llei 30/92)

32. Usuaris externs • Els investigadors professionals, els investigadors aficionats, els estudiants i els ciutadans en general • Consultes per satisfer necessitats personals o administratives

33. Els investigadors aficionats • Sense formació científica • Interès per la genealogia i la història local • Fan demandes concretes, però sense coneixement de tècniques d’investigació

34. Els investigadors professionals • Usuari tradicional • Formació universitària, generalment coneix l’organització i el funcionament dels arxius, així com la utilització dels sistemes de classificació i dels inventaris de documentació. • Coneix les dificultats de localitzar els documents o la informació desitjada i està disposat a invertir una part important del seu temps en la realització de la recerca.

35. Els estudiants • Estudiants no universitaris: • Activitats de difusió cultural i de captació d’usuaris potencials • Arxiu com a recurs pedagògic

36. Estudiants universitaris: • Característic, relacionat amb la seva carrera (en una determinada època de l’any) • Desconeixement de tècniques d’investigació i d’arxivística

37. La consulta per part del ciutadà 105b CE • Garantia de transparència administrativa • Afavoreix defensa dels drets i interessos dels ciutadans • Afavoreix la participació ciutadana

38. Principis generals: • Tot ciutadà té dret ala consulta de documents que formin part d’expedients resolts (37.1 L30/92 i 34.1 LAD) • Tot ciutadà de la UE i no comunitaris en funció, en cada cas, dels convenis i tractats • A Catalunya, totes les persones: comunitària, física o jurídica (34.1 LAD) • Motivació de les excepcions

39. Alguns documents es regulen per normativa pròpia • Alguns documents queden exclosos de consulta • Límit temporal de les exclusions: 30 anys (36.1 LAD)

40. Documents exclosos ciutadà: • Doc amb referències a la intimitat de les persones • Doc que afecten raons d’interès públic • Doc amb referències a interessos de tercers més dignes de protecció • Doc reservats per llei • Actuacions dels governs no subjectes a dret administratiu • Doc que afectin la defensa i la seguretat • Doc relatius a l’averiguació dels delictes • Dades que afectin el secret industrial i comercial

41. Matèries classificades – secrets oficials Dades sanitàries personals Documentació electoral Documents estadístics Registres públics Fons dels arxius històrics L’accés per part de càrrecs polítics electes Documentació militar Documentació notarial Documentació tributària Documents regulats per normes pròpies

42. Consulta per part de l’interessat L’interessat té dret a • Conèixer en qualsevol moment l’estat de tramitació • Identificar autoritats i personal responsable de la tramitació • Obtenir còpia segellada dels documents • Accedir a l’expedient en qualsevol moment • Fer corregir dades incompletes o inexactes

43. Qui té interès legítim? • La consulta ha de ser per part de qui té interès legítim Aquelles persones que, per raó de la situació subjectiva en què es troben, són titulars d’un interès propi, diferent d’un ciutadà qualsevol (STS 1 de juliol de 19985) Totes les persones tenen dret a.. en base als seus drets i interessos legítims (24.1 CE)

44. Dubtes d’Ermisse • Com es poden minimitzar els efectes o corregir la manca de formació i de mètode dels nous usuaris? • Com es poden afrontar les exigències d’un públic que reclama uns amplis horaris d’obertura, compatibles amb els horaris laborals i amb el temps d’oci? • Com es pot mentalitzar els nous usuaris que la recerca de documentació i d’informació necessita el seu temps o que els arxius no són uns simples serveis de reprografia? • Com se’ls pot fer comprendre que una recerca o investigació històrica no es pot fer per correspondència, o que no es pot respondre immediatament a la sol·licitud d’una dada o d’una informació per telèfon? • Com es poden compatibilitzar els recursos i els mitjans dels arxius amb la gran afluència estacional que alguns pateixen en determinades èpoques de l’any? • Dubtes de 1993

45. Quin és el coneixement i la imatge dels arxius a Catalunya? 208.79.233.16/.../163-17-el-coneixement-i-la-imatge-dels-arxius-a-catalunya.html

46. 3. L’equipament d’arxius municipals: circuits

47. 3. L’equipament d’arxius municipals: circuits ÀREES D’INGRÉS ÀREES DE DIFUSIÓ EDIFICI ÀREES DE TRACTAMENT ÀREES DEL PERSONAL ÀREES DE CONSERVACIÓ

48. Circuit dels documents ÀREES TÈCNIQUES – PROHIBIT EL PAS Aula didàctica, auditori, aules de treball Direcció, reg. D’entrada, oficines Sala de consulta Accessos, vestíbul, destribuidor ÀREES PÚBLIQUES

49. Circuit dels documents Sala de neteja i desinfecció Magatzem material Material i productes específics Sala d’ingrés Tallers de tractament tècnic Moll de descàrrega Taller de restauració Destructora Àrees internes Laboratori fotogràfic Reprografia i microfilmació Dipòsits de conservació Stock de publicacions ÀREES TÈCNIQUES

50. Circuits ARXIUS PRIVATS TRANSFERÈNCIES COMPRES PETITES DONACIONS MOLL DE DESCÀRREGA SALA INGRESSOS REGISTRE D’ENTRADA TALLER DIPÒSITS SALA DE CONSULTA Transferències internes