EXCEL ampliació

1. EXCEL ampliació 2n cicle d’ESO

2. PLA DEL CURS EXCEL (ampliació) • Repàs dels conceptes d’EXCEL del curs anterior • Unitat 1: Usabilitat i seguretat • Unitat 2: Fórmules condicionals • Unitat 3: Visualització. Immobilització i mobilització de pannells • Unitat 4: Format de les cel·les • Unitat 5: Format condicional • Unitat 6: Validació i rètols d’avís • Unitat 7: Bloqueig de cel·les • Unitat 8: Restriccions d’usuari. • Unitat 9: Retocs finals

3. EXCEL ampliació Unitat 1usabilitat i seguretat

4. Característiques d’una aplicació EXCELben dissenyada:

5. DEFINICIONS • Idoneïtat: Una aplicació informàtica direm que és idònia quan podem realitzar correctament les operacions per les quals ha estat ideada. • Usabilitat: Conjunt de característiques d’una aplicació que fan que el seu ús, així com les dades obtingudes, sigui còmode, comprensible i fiable. • Seguretat: Es diu que una aplicació és segura quan els seus procediments no poden ser alterats (seguretat operativa) i el seu ús només és accessible als usuaris autoritzats (seguretat d’accés)

6. Exemple d’aplicació idònia però amb usabilitat defectuosa i seguretat nul·la L’usuari ignora quines son les cel·les a les que cal entrar les dades. Cal explicar-li. Son les marcades en roig. Les altres són dades prefixades o bé autocalculables per fórmula Però no ho sap, cal dir-li Si l’usuari s’equivoca de cel·la, pot donar lloc a dades errònies i, fins i tot, inutilitzar l’aplicació!

7. Una opció podria ser ombrejar les cel·les que NO s’han d’omplir i, a més, fer-ho saber amb un rètol que destaqui.

8. Però aquesta opció (o d’altres com emmarcar les cel·les a emplenar) no son del tot satisfactòries per: • No elimina del tot la possibilitat de cometre errors involuntaris. • Ni, per suposat, de cometre errors deliberats. • La seguretat continua essent nul·la A les unitats posteriors veurem com optimitzar la usabilitat i la seguretat.

9. EXCEL ampliació Unitat 2fórmules condicionals

10. Ara presentem un exemple format per un full de càlcul en el que hi ha un seguit d’elements molt comuns: • Rètols • Cel·les per les entrades • Cel·les autocalculables per fórmules simples • Cel·les autocalculables per fórmules condicionals Es tracta del registre resumit de les vendes anuals dels productes d’una indústria làctia a un determinat client, contemplant també els IVA facturats i els descomptes per bonificació

11. Full a escala de visualització del 100 %: No podem veure totes les files ni totes les columnes

12. Full a escala de visualització del 75 %: Podem veure totes les columnes a l’hora, però no totes les files. La lectura es comença a fer incòmoda degut al tamany dels caràcters.

13. Aquest full de càlcul, presenta expressament els següents defectes: • No presenta seguretat d’accés: Pot accedir-hi qualsevol persona i utilitzar-la • No té seguretat operativa. Qualsevol pot no sols utilitzar-la sinó fins i tot provocar “avaries” a l’aplicació • La usabilitat és molt defectuosa. Però de la forma de corregir tot això ja en parlarem a les properes unitats; la temàtica de la present unitat és fórmules condicionals

14. Fixem-nos en les columnes indicades per les fletxes: El preu del total de cada producte (columna preu net €) està rebaixat si el nombre d’unitats adquirides és superior a la quantitat especificada a la columna inc. Bonif . A més, a la columna bonificació, les cel·les seran SI o NO segons si a les cel·les de quantitat hi ha un valor més gran o més petit que a les de inc. Bonif Per tant, les fórmules que intervenen a les columnes bonificació i preu net €, son CONDICIONALS

15. La fórmula a aplicar a les cel·les de la columna G (preu net), seria, sense bonificació: = C11*F11 I, amb bonificació: = C11*F11*(100 -$b$8)/100 Aplicarem una o altra segons el cas, és a dir es tracta d’una fórmula condicional

16. Sintaxi: SI([condició];[fórmula si es compleix condició];[fórmula si no es compleix]) També podem fer aparèixer símbols alfanumèrics (“lletres” o “paraules” o “frases”) segons sigui el resultat d’una condició

17. A la columna E (bonificació) apareix l’expressió “SI” o “NO” segons si hi ha bonificació o no, és a dir segons si el elements de la columna “quantitat” són o no superiors als elements de la columna “inc. Bonif” La sintaxi serà: =SI([condició];”[expressió si es compleix]”;”[expressió si no]”)

18. EXCEL ampliació Unitat 3 Visualització. Immobilització i mobilització de pannells

19. Recursos de visualització per millorar la usabilitat: Treballar amb varis fulls a l’hora Treballar en un full amb vàries finestres a l’hora Treballar amb files i/o columnes fixes (immobilització de pannells)

20. Treballar amb varis fulls a l’hora De manera semblant a com es fa amb el Word, mitjançant algun d’aquests tres procediments: Anar al menú ventana i triar el document que vulguem. Tindrem així dues (o les que vulguem) finestres superposades i podrem alternar entre una i l’altra mitjançant les icones de la barra d’estat. Mitjançant Archivo → Abrir també podrem procedir com en el cas anterior També podem alternar les finestres amb CTRL F6

21. Treballar en un full varies finestres alhora ▪Quan? Quan necessitem treballar alhora dues parts del mateix document, que per la seva posició allunyada no podem visualitzar en una sola finestra. ▪Com? Opció Ventana-dividir per obtenir dues finestres. Per tornar a la visualització normal, fer Ventana-quitar división

23. Treballar amb files i/o columnes fixes És el que es coneix com a “immobilització de pannells”. Es tracta d’un mecanisme molt útil quan es tracta de fulls que no es poden visualitzar totalment en una finestra, cosa que és molt freqüent, com és el cas del full que utilitzem com exemple en aquest curs

24. Això és tot el que podem veure en una finestra:

25. Doncs, això Què succeeix si volem veure les dades de l’article “mantega 500 g” que està al final de la taula? Les files de la part superior no es visualitzen (a més de continuar sense poder visualitzar les columnes de la dreta).

26. Immobilitzar pannells consisteix en bloquejar files de la part superior i columnes de l’esquerra, de manera que aquests elements no es moguin i sempre restin visibles. Aquestes parts són precisament a on hi ha els encapçalaments i títols de les files i columnes i, per tant, és bàsica la seva visualització Columnes que cal immobilitzar Files que cal immobilitzar

27. Procediment per immobilitzar pannells Seleccionem una cel·la tal, de manera que totes les files que vulguem immobilitzar restin immediatament pel damunt i totes les columnes immediatament a l’esquerra cel·la seleccionada

28. Després anem a Ventana- Inmovilizar paneles (Per tornar a l’estat anterior tornar a picar al mateix lloc –que ara apareixerà com Movilizar paneles) Veurem que passa si volem consultar la zona més inferior i més a la dreta del full de càlcul

29. Les columnes A i B continuen visualitzades, i també les files de la 1 a la 10 Que passa si els pannells no estan immobilitzats?

30. doncs això: On són les referències del que és cada cosa?

31. EXCEL ampliació Unitat 4 Format de les cel·les

32. Podem accedir al format de cel·la clicant sobre la cel·la amb el botó dret del ratolí i seleccionant Formato de celdas... O mitjançant la barra de menús, desplegant Formato i seleccionant Celdas...

33. I ens apareix el següent quadre amb pestanyes A la pestanya “Número”, podem seleccionar les diferents categories de números i determinar les seves característiques. Així pe. Seleccionant Número, podrem establir el nombre de decimals i si desitgem separador de milers.

34. Com ja vàrem veure el curs passat, també podrem establir la alineació, els tipus de caràcter, els bordes i l’entramat de fons

35. La pestanya Proteger Per defecte apareix seleccionada l’opció Bloqueada Però aquesta opció només és efectiva si alhora està activadala opció “Proteger” del menú“Herramientas” L'ús d’aquesta pestanya és molt important per la seguretat operativa, tal com veurem en el tema que tracta del bloqueig de cel·les

36. EXCEL ampliació Unitat 5 Format condicional

37. Fixem-nos amb aquest exemple (fictici), consistent en una part d’un full utilitzat per calcular les qualificacions de Tecnologia d’un grup de 3r d’ESO Les qualificacions apareixen en 4 formats diferents: • Caràcters de color negre • Caràcters blaus • Caràcters en blau i subratllats • Caràcters vermells

38. Podem utilitzar de forma condicional, fins a quatre formats diferents (el predeterminat i tres més que podem programar) a cada cel·la • Com? A la barra de menús, seleccionem Formato  Formato condicional... Apareix el següent quadre de diàleg:

39. En el que podrem treballar amb fórmules o amb valors de cel·la. El més usual és treballar amb valors de cel·la Tipus de condicions Les condicions i els formats els configurem amb els botonsAgregar>> i Formato...

40. En aquest exemple quedaria així:

41. EXCEL ampliació Unitat 6validació i rètols d’avís

42. Rètols i avisos per optimitzar la usabilitat Ja tenim immobilitzats els pannells adients, amb la qual cosa em millorat la usabilitat També fora convenient establir el nombre de decimals en 2 (treballem amb euros i així tindrem una aproximació fins el cèntim). Això es fa, com sabeu, amb la utilitat “Formato de celdas...” També caldria recordar a l’usuari que no passi dels límits pel que fa als descomptes per bonificació: Això es fa amb la utilitat “Validación”, que veurem a continuació.

43. Suposem que ens volem mantenir dins un mínim del 5% de descompte i un màxim del 15 %. Aquesta és la cel·la on s’entra el % de descompte per bonificació Volem que ens surti un avís si intentem entrar un descompte fora dels límits establerts Aquesta és la cel·la on s’entra el % de descompte per bonificació Volem que ens surti un avís si intentem entrar un descompte fora dels límits establerts Ens situarem amb el cursor sobre la cel·la esmentada

44. Després, a la barra de menús, anirem a Datos→Validación Sortirà el següent quadre de diàleg:

45. A la pestanya Configuración s’estableixen els criteris de valoració. En el cas que ens ocupa, ho deixem així Tipus de entrada permesa Valor mínim Valor màxim Aquí s’estableix el mode de condicionalitat de la dada

46. Per establir si volem i com un missatge entrant (al situar el curso sobre la cel·la), utilitzarem la pestanya “Mensaje entrante”

47. Si volem que ens comuniqui un missatge en el cas de cometre un error, seleccionem la pestanya “Mensaje de error”

48. En el nostre exemple hem configurat el missatge d’error així:  Si introduïm un valor no vàlid (30, per exemple) surt el següent advertiment:

49. EXCEL ampliació Unitat 7bloqueig de cel·les

50. Que passa si, per error, entrem una dada a una cel·la autocalculable per fórmula? Doncs que no sols tenim una dada errònia, sinó que, a més, en aquesta cel·la la fórmula queda esborrada. • Com podem evitar-ho? Amb el bloqueig de les cel·les en les que no s’ha d’escriure. • Com es bloquegen les cel·les? Amb el procediment que es descriu a continuació: