Evaluación de sistemas de cómputo

1. Evaluación de sistemas de cómputo Tema XV Presentación Ejecutiva Edna Martha Miranda Chavez Sergio Fuenlabrada Velázquez

2. XVII. Presentación ejecutiva • Descripción • Objetivo • Resumen ejecutivo • Presentación ejecutiva • Copias de la presentación • Recomendaciones para el momento de la presentación de la evaluación

3. Objetivo • El reporte ejecutivo, resumen ejecutivo o presentación ejecutiva tiene como objetivo el que Usted resuma el trabajo de evaluación que realizó y lo presente al área directiva para que se autorice el desarrollo o compra del sistema de cómputo. • El resultado de este proceso es el documento de autorización del desarrollo y/o compra del sistema de cómputo.

4. Reporte ejecutivo • La mayoría de los directivos no cuentan con el tiempo suficiente para analizar a detalle toda la información generada durante el proceso de evaluación inicial, por lo tanto se debe generar y entregar un resumen o reporte ejecutivo. • Por lo general este documento no debe exceder de 10 hojas. • El resumen ejecutivo contendrá toda la información relevante y necesaria para que los directivos puedan tomar una decisión. • El documento ejecutivo debe tener una excelente presentación. Se debe cuidar: • La ortografía, • Saltos de línea, • Redacción, • Limpieza, • Tamaño de letra adecuado • Si es posible se debe imprimir a color, o hacer uso de tonos de grises para resaltar la información. • Si se colocan graficas, estás deben contener notas que permitan que los directivos puedan interpretar la información presentada. • Se debe entregar engargolado o en un fólder (en la mayoría de las empresas se cuenta con fólder especiales para entregar información al área directiva)

5. Reporte ejecutivo • Se debe tener cuidado que el reporte ejecutivo contenga la información necesaria, si se agrega mucha información se puede correr el riesgo de que los directivos se pierdan entre tantos datos, por el contrario si se contiene muy poca información se puede ocasionar que se generen conjeturas erradas y en el peor de los casos se tome una decisión errónea. • Se debe tener en cuenta que los directivos tienen una visión completa de la organización, por lo tanto en el proceso de presentación y autorización del proyecto pueden generar aportaciones o correcciones al mismo.

6. Reporte ejecutivo En términos generales el resumen ejecutivo debe contener la siguiente información: • Estudio de la organización, análisis del entorno externo e interno. • Definición del área y el problema (y su relación con otras áreas de la organización) • Requerimientos • Definición de la Seguridad • Bench Mark • Costos de desarrollo y operación • Ahorros, beneficios y/o utilidad • Retorno de la inversión • Análisis de riesgos.

7. Reporte ejecutivo • El reporte ejecutivo deberá ser: • Breve • Concreto • Claro • Pertinente • Coherente • Concluyente Pensar a fondo para escribir con fondo. La mayor virtud de un escrito es que sea legible.

8. Presentación de la información En muchas organizaciones se integra un comité para la autorización del desarrollo o compra de un sistema de cómputo. La presentación se debe desarrollar utilizando cualquier software de presentación por ejemplo: Power Point, Flash, o cualquier otro que considere adecuado. La presentación debe contener la misma información que se presenta en el resumen ejecutivo

9. Presentación de la información Cuide las recomendaciones para la generación de presentaciones, tales como: • Cada lamina debe contener el mínimo de información indispensable. No llene la diapositiva de texto, resuma y sólo ponga los importante o títulos que le den pie para desarrollar el tema. • Si ocupa letra de color negro u oscuro, utilice fondos claros y viceversa. • Cuide mucho la ortografía ya que es más notorio un error cuando se proyecta la lamina. • Redacte en tercera persona y de forma impersonal (se realizo, se requiere, se concluyo). Esto además de ser una redacción mas adecuada, ayuda a qué en el caso de que el documento y el proyecto se haya generado por un equipo se utilice la despersonalización (yo hice, determine, analice), en los escuchas se puede generar descontento por referirse a una persona y no al equipo. ¿Si él realizo todo, que hicieron durante ese tiempo las demás personas?.

10. Presentación de la información Cuide las recomendaciones para una presentación, tales como: • Practique su presentación. Proyecte las diapositivas y practique varias veces lo que Usted va a hablar o decir con respecto al estudio de evaluación del sistema de cómputo. • Antes de la presentación hable con su equipo de trabajo en el sentido de que si se genera una diferencia en el momento que se esta haciendo la presentación, no traten de arreglarlo ahí mismo, esperen y en privado arreglen diferencias, ya que cuando hay diferencias que se ventilan en publico genera en los oyentes dudas sobre el profesionalismo en la evaluación. • Manejen su tiempo, los ejecutivos tienen un horario saturado y si les dijeron que tienen 10 minutos, 20 minutos, media hora, etc., para escuchar la propuesta, RESPETELO. Procuren no ver el reloj, sino que otra persona del equipo discretamente les marque el tiempo. • Siga todas las recomendaciones que conoce para efectuar una presentación, • RECUERDE – USTED PROPONE, POR LO TANTO EN ESTAS PRESENTACIONES PUEDE QUE CAMBIEN COSAS O INCLUSO CAMBIEN SU PROPUESTA. Analice el impacto de dichos cambios y de preferencia pida tiempo para re-planificar y analizar las situaciones de riego que establece la nueva alternativa.

11. Copias del reporte ejecutivo • Es importante que todos los directivos del comité de autorización cuenten con toda la información requerida para la toma de decisiones. • Es recomendable que el reporte ejecutivo y la presentación se impriman y se entregue una copia de estos a cada uno de los directivos que conforman el comité de autorización del proyecto. • Algunas organizaciones no están de acuerdo con esta política, por su costo, prefieren recibir la información en un CD, o por correo electrónico, etc., por lo tanto si Usted considera que es conveniente imprimir copias, debe preguntar si no existe inconveniente.

12. Recomendaciones para el momento de la presentación de la evaluación Recuerde que en el momento de la presentación Usted esta haciendo una venta de su trabajo por lo tanto: • Prepárese. • Practique su discurso. • Piense posibles preguntas que le podrían hacer y traiga consigo la información que considere puede ayudarle a responderlas. • Prepare una presentación a detalle, de los puntos críticos, por si algún directivo quisiera profundizar. • Si le hacen muchos cambios o muchas veces tiene que repetir los mismos puntos porque no se ha comprendido, NO SE MOLESTE, recuerde que un ambiente cordial es lo mejor para una buena toma de decisiones. • Recuerde que no es SU PROYECTO, es un proyecto de la organización. • Recuerde que todas las opiniones son validad incluso las de las personas que tienen una actitud negativa, porque le están indicando posibles fallas en su proyecto.

13. Desarrollo de la presentación. Tarea • Desarrolle la presentación de su evaluación