XXII Congreso Archivístico Nacional Clasificación documental en entornos electrónicos

1. XXII Congreso Archivístico Nacional Clasificación documental en entornos electrónicos María Teresa Bermúdez M.

2. ISO 15489 • Etapa B.- Análisis funcional permite: • documentar cada función, actividad y operación, • establecer una jerarquía entre ellas; • identificar y documentar el flujo de los procesos y operaciones; • determinar las relaciones entre los documentos y las actividades. • Resultado: descripción de los procesos y actividades, mapa de procesos y un cuadro de clasificación funcional.

3. Aclarando términos • Funciones • Procesos • Operaciones • Actividad • Transacciones • Tareas • Procedimientos • Gestión distribuida.

5. ISO 26122: 2008. Informe técnico. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos

9. Jerarquía de funciones • 1. Gestión de los Recursos Humanos • 1.1 Desarrollo de los Recursos Humanos • 1.1.1 Descripción de los puestos de trabajo

10. Gestión de procesos

11. Proceso Recursos Requisitos Proceso Salida/ resultados Usuarios Métodos/ Procedimientos

12. Gestión de procesos MACROPROCESO PROCESO 1 PROCESO 2 PROCEDIMIENTO 2 PROCEDIMIENTO 1 ACTIVIDAD/ TAREA 1 ACTIVIDAD/ TAREA 2

14. Clasificación de los procesos • Procesos estratégicos: Emisión de Políticas y directrices • Procesos claves u operativos: Servicio al cliente, gestión de la calidad. • Procesos de apoyo o soporte: Contabilidad, sistemas de información, recursos humanos.

15. Manual de Control Interno • 4.7. La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones organizacionales deberá contar con la autorización respectiva de parte de los funcionarios con potestad para concederla. Asimismo, los resultados de la gestión deberán someterse al conocimiento de los individuos que, en vista de su capacidad técnica y designación formal, cuenten con autoridad jerárquica para otorgar la aprobación correspondiente.

16. Sistema de Administración de Bienes y Contratación • Está conformado por los principios, métodos y procedimientos utilizados así como por los organismos participantes en el proceso de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios por parte de la Administración Central. • Procedimientos: Licitación pública, licitación por registro, licitación restringida, remate, licitación por financiamiento.

17. Contratación administrativa • Proveedurías • registro del proveedor, publicación, oferta, evaluación, adjudicación, recursos, contrato, refrendo y/o aprobación, recepción y pago. • Registro de proveedores • Expediente con su formalidades

18. MER-LINK • Es el sistema electrónico de contratación pública que automatiza todas las etapas del proceso de adquisiciones públicas, incluyendo el Registro de Proveedores y Catálogo de Productos y Servicios.

20. Mer-link • Licitación electrónica (compras directas, licita­ciones abreviadas y públicas y contrataciones exceptuadas) • Subasta a la baja y remate • Contratación Electrónica • Compra por catálogo o convenio marco • Catálogo de Bienes y Servicios • Recursos electrónicos (apelaciones, revocatorias y objeciones) • Gestión y administración de documentos electrónicos • Refrendo y/o aprobación • Recepción de productos y servicios • Pago electrónico • Ejecución contractual electrónica (administración de garantías, sanciones, rescisiones, informes, evaluaciones, finiquitos, etc.)

21. Mer-link • Expediente electrónico completo. • Repositorio de información centralizado: • niveles de confidencialidad, protección de información y respaldo requerido por las organizaciones participantes. • Cada entidad participante será dueña y responsable de sus propios datos.

22. Gestión distribuida. ISO 15489 • Cuando el entorno legal y normativo lo permita, los documentos pueden almacenarse físicamente en otra organización pero la responsabilidad y el control de la gestión residirán en la organización que los ha creado o en cualquier otra autoridad competente. Almacenamiento, propiedad, responsabilidad.

23. Gestión distribuida SUPERINTENCIA DE PENSIONES Operadoras de pensiones: BN Vital INS Pensiones Popular Pensiones Vida Plena Órgano De Dirección: Junta Directiva Junta Adva. Consejo Superior ACTAS

24. Codificación

25. Codificación • Atribución de códigos a • un conjunto de documentos de archivo con el fin de ubicarlos en el sistema. • El código indica la «dirección» del documento de archivo y sirve para que éste pueda recuperarse.

26. Codificación numérica significativa decimal • Clase 40 000 Gestión de Recursos Humanos • SC 41 000 Dotación de personal • D(4) 41 100 Recl. Selec. Per. • D(5) 41 150 Sele. Personal Fuente: Roberge

27. Codificación alfanumérica significativa • Categoría 1 A Ges. Acti. Advas. • Clase HUM Gestión RH • SC HUM- 1000 Dot. RH • D(4) HUM- 1100 Recl. Sel. RH • D(5) HUM- 1110 Selec. RH Fuente: Roberge

28. Codificación numérica • A 100 Administración general y organización • B 100 Gestión de la información y de las comunicaciones • C 100 Representación y relaciones públicas • D 100 Gestión de los recursos humanos • F 100 Gestión de los recursos económicos • G 100 Gestión de los bienes muebles • H 100 Gestión de los bienes inmuebles • I 100 Normativa y asuntos jurídicos • J 100 Gestión de los recursos académicos • K 100 Organización de la docencia • L 100 Gestión de la investigación • M 100 Gestión de los servicios ofrecidos a la Comunidad Universitaria

29. Codificación numérica • J 100 GESTIÓN DE LOS RECURSOS ACADÉMICOS • Subdivisiones específicas: • E10 Títulos oficiales • E11 Primer ciclo • E12 Segundo ciclo • E13 Tercer ciclo • E20 Títulos propios • E21 Títulos propios transversales • J 101 ADMISIÓN • J 102 Relaciones con secretarías de centros adscritos

30. MUCHAS GRACIAS