Kontrola zasobu a marka Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu Hanna Grabowska

1. Kontrola zasobu a marka Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu Hanna Grabowska VII Forum Młodych Bibliotekarzy Łódź, 11-12 września 2012

2. Plan prezentacji • Podstawowe terminy (marka, zarządzanie marką, zarządzanie marką w bibliotece). • Zadania Oddziału Kontroli Zasobu w kontekście zarządzania marką.

3. Marka • nazwa, termin, znak, symbol, wzór lub kombinacja tych elementów, stworzona w celu rozpoznania towarów i usług sprzedawcy lub grupy sprzedawców i odróżnienia ich od towarów i usług konkurentów, • symbolizuje obietnicę, mówi czego można się spodziewać po danym produkcie czy usłudze, • zapowiada, czego oczekiwać od osób zaangażowanych w dostarczanie nabywcom danego produktu.

4. Zarządzanie marką • jeden z elementów zarządzania organizacją wyróżniony ze względu na przedmiot zarządzania, • twórczy proces obejmujący formułowanie wizji rozwoju i funkcjonowanie marki oraz jej wdrażanie poprzez odpowiednie oddziaływanie na otoczenie oraz pracowników organizacji, • opracowanie koncepcji powiązania marki z innymi obszarami funkcjonowania organizacji, określenia środków finansowych oraz wyznaczenia osób odpowiedzialnych za decyzje w tym zakresie.

5. Zarządzanie markąw bibliotece • proces, w którym oferta biblioteki przeistacza się w obietnicę odpowiadającą oczekiwaniom czytelników i wyróżnioną w sposób pozwalający im na wybór tej oferty, • budowanie więzi miedzy biblioteka a użytkownikiem poprzez konieczność dostosowywania oferty do precyzyjnie zbadanych potrzeb klienta.

6. Struktura organizacyjnaOddziału Kontroli Zasobu Oddział Kontroli Zasobu Sekcja Melioracji Sekcja Skontrum

7. ZadaniaOddziału Kontroli Zasobu • inicjowanie oraz organizacja zadań związanych z systematyczną kontrolą stanu zasobu i szeroko rozumianym porządkowaniem księgozbioru biblioteki, • kontrola zgodności katalogów z księgozbiorem bibliotecznym, • prowadzenie skontrum, • selekcja, • retrokonwersja, • przesuwaniem zbiorów miedzy kolekcjami, • typowanie egzemplarzy, które należy kupić (np. w ramach zakupów uzupełniających na rynku antykwarycznym w przypadku zagubienia).

8. Kontrola zgodności katalogów z księgozbiorem bibliotecznym Z uwagi na to, jak istotny jest dostęp do informacji, a zwłaszcza znajomość i skuteczność procesu ich wyszukiwania pracownicy Oddziału Kontroli Zasobu starają się – poprzez systematyczną kontrolę źródeł informacji oraz księgozbioru – wspomóc działania wyszukiwawcze.

9. Katalog alfabetyczny Biblioteki Uniwersyteckiej Katalog alfabetyczny składa się z ponad 4 tysięcy kapsułek i odnotowuje wszystkie zgromadzone w Bibliotece Uniwersyteckiej książki, broszury, wydawnictwa ciągłe, atlasy, nuty, libretta itp., wydane po 1800 roku, a także zbiory kartograficzne wydane w latach 1801-1968. Katalog alfabetyczny jest katalogiem autorsko-tytułowym, tzn. w jednym ciągu alfabetycznym uszeregowane są karty z nazwami autora (hasło autorskie) lub tytułami (hasło tytułowe) dzieł anonimowych, zbiorowych i wydawnictw ciągłych.

10. Kontrola zgodności katalogów z księgozbiorem bibliotecznym • odpowiedzialność merytoryczna za stan katalogu alfabetycznego, dbanie o jego poprawność i przejrzystość, • melioracja - korekta błędów zarówno w tradycyjnych opisach katalogowych, jak i w opisach komputerowych (poprawa błędnych sygnatur,haseł osobowych i tytułowych, a także właściwe szeregowanie kart), • prace techniczne nad kapsułkami (wymiana okładek, podklejanie kart, uzupełnianie kapsułek), • digitalizacja katalogu kartkowego.

11. Tożsamość i wizerunek marki • Pozytywne doświadczenia czytelników związane z dostępem do sprawdzonej informacji oraz materiałów bibliotecznych przekładają się na budowanie pożądanej tożsamości marki i wizerunku biblioteki. • Tożsamość marki to: • wizja potencjalnego odbioru marki przez użytkownika, • pożądany sposób jej postrzegania kreowany przez sponsora marki, • kompleksowy komunikat o marce wysyłany do odbiorców. • Wizerunek marki to: • mentalne odzwierciedlenie związanych z marka skojarzeń, • następstwo i skutek odbioru marki, • obraz tożsamości marki w świadomości czytelnika.

12. Zadania Sekcji Melioracji • systematyczna współpraca z innymi oddziałami (m.in. przyjmowanie informacji o konieczności uporządkowania zasobu), • wyznaczanie egzemplarzy do retrokonwersji, • scalanie poszczególnych tytułów książek, • wyznaczanie zniszczonych, uszkodzonych, wymagających nowej oprawy egzemplarzy i przekazywanie ich do Pracowni Restauracji Książki Oddziału Magazynowania i Ochrony Zbiorów, • wskazywanie tytułów przeznaczonych do selekcji retrospektywnej (w oparciu o zasady polityki zarządzania zasobami w systemie biblioteczno - informacyjnym oraz po przeprowadzeniu konsultacji ze specjalistami dziedzinowymi oraz członkami Zespołu ds. Selekcji Retrospektywnej), • wskazywanie tytułów przeznaczonych do użytkowania prezencyjnego, • poszerzanie i aktualizacja księgozbiorów czytelń, wypożyczalni, Narodowego Zasobu Bibliotecznego, Pracowni Muzycznej, Pracowni Ikonografii, Pracowni Kartografii, Pracowni Starych Druków, Pracowni Dokumentów Życia Społecznego (poprzez proponowanie włączenia danych tytułów zgodnie z profilem poszczególnych jednostek).

13. Zadania Sekcji Skontrum • porównywanie ksiąg inwentarzowych ze stanem faktycznym księgozbioru, • wskazywanie zagubień (wyłączanie kart z zagubieniami z katalogu kartkowego i systematycznego oraz włączanie ich do kuponoteki dzieł zagubionych, wprowadzanie sygnatury książek zagubionych bądź wyselekcjonowanych do bazy braków), • kwalifikowanie do włączenia do księgozbioru bądź selekcji książek odnalezionych , tj. regresów (zgodnie z profilem gromadzenia biblioteki oraz w oparciu o konsultacje z członkami Zespołu do Spraw Selekcji Retrospektywnej).

14. Podsumowanie • Wykonując codzienne obowiązki pracownicy Sekcji Melioracji i Sekcji Skontrum Oddziału Kontroli Zasobu kształtują jakość usług w bibliotece. • Jakość usług w bibliotece wiąże się z takimi pojęciami, jak: dokładność, solidność, niezawodność, szybkość, pewność jej uzyskania (fachowość instytucji i kompetencje jej pracowników), indywidualne podejście do obsługi każdego klienta i namacalność (realna, rzeczywiście doznana). • Jeśli usługi w bibliotece świadczone są na takim poziomie, niewątpliwie przyczynia się to do wzrostu zadowolenia klienta, czyli poprawy jego stanu psychicznego odczuwanego w trakcie korzystania z usługi bibliotecznej. • Zadowolenie(bądź jego wzrost) wynika ze stopnia zgodności oczekiwań z faktycznie dostarczonymi wartościami. W momencie, kiedy jakość usługi jest odpowiednio wysoka i następuje przekroczenie oczekiwań, zaczyna wytwarzać się lojalność klienta. • A posiadanie lojalnych i wiernych klientów - odbiorców usług - to marzenie każdej organizacji. • Zapewnienielojalności wśród odbiorców usług biblioteki jest elementem budowania kapitału marki instytucji. • Pozyskiwanie nowych klientów jest tak samo ważne, jak budowanie lojalności wśród istniejącej grupy użytkowników, zabieganie o to, żeby świadomie, po raz kolejny, zechcieli skorzystać z usług biblioteki i aby do niej wracali. • Lojalność jest efektem nauczenia się przez klienta, że dana marka zaspokaja jego potrzeby i przynosi mu wyjątkowe korzyści.

15. Podsumowanie Efektywna realizacja celów i zadań, jakie stoją przed Oddziałem Kontroli Zasobu - a więc wykonywanie niezbędnych prac nad zamkniętym katalogiem alfabetycznym, prowadzenie selekcji „retrospektywnej”, wyznaczanie książek do retrokonwersji, kierowanie dzieł do restauracji bądź oprawy, scalanie wydawnictw rozproszonych i niepełnych, sprawdzanie zamówień czytelniczych niezrealizowanych z powodu zagubień, współpraca z bibliotekami sieci w zakresie przekazywania im materiałów z zasobu Biblioteki Uniwersyteckiej - przyczyniają się do budowania marki biblioteki, oddziałują na jej wizerunek i budują lojalność wśród użytkowników.

16. Dziękuję za uwagę Hanna Grabowska VII Forum Młodych Bibliotekarzy Łódź, 11-12 września 2012