Etkk tkk n s hk isen toimintaymp rist n uudistaminen
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 14

eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen PowerPoint PPT Presentation


  • 89 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen. Sähköinen asianhallinta- ja arkistointi korkeakouluissa 26.10.2006 http://etkk.tkk.fi. Projektikokonaisuus. Toimintakenttä. Yhteistä kaikille järjestelmille Talo tarjoaa valmiit työvälineet kaikille Uudet toimintatavat

Download Presentation

eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Etkk tkk n s hk isen toimintaymp rist n uudistaminen

eTKK – TKK:n sähköisen toimintaympäristön uudistaminen

Sähköinen asianhallinta- ja arkistointi korkeakouluissa

26.10.2006

http://etkk.tkk.fi


Projektikokonaisuus

Projektikokonaisuus

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


Toimintakentt

Toimintakenttä

  • Yhteistä kaikille järjestelmille

    • Talo tarjoaa valmiit työvälineet kaikille

    • Uudet toimintatavat

    • Uusi toimintalogiikka

  • Yhteistä teknisesti

    • Shibboleth

    • Järjestelmien välillä liikkuva tieto pyritään siirtämään WS–I basic profile 1.1:llä

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


Projektikokonaisuus1

Projektikokonaisuus

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


S hk inen asiank sittelyj rjestelm eage

Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE

  • Lomakkeiden kierrättäminen sähköisesti (opinto- ja henkilöstöhallinto)

    • Opintohallinnon lomakkeet hajanaisia, eri lomakkeet ja eri prosessit osastoilla -> tarve yhtenäistää

    • Henkilöstöhallinnon lomakkeet yhdenmukaisia

  • Tarjoaa asiakkaalle samanlaiset palvelut, lomakkeiden täyttämisen, lomakkeen tilan seurannan

  • Mahdollisuus ajasta ja paikasta riippumattomaan asiointiin

  • Minimoi manuaalisen työn tarpeen

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


S hk inen asiank sittelyj rjestelm eage1

Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE

Asiakas

Vireille- pano + liitteet

Oikaisu-pyyntö

Asiakirja- rekisteri

Kyselyt

Allekirjoi-tu

Suostu-mukset

Asian käsittelijä(t)

Vaiheen käsittely

Palaute ja lausunnot

Asiakirja- rekisteri

Allekirjoi-tus

Pää- käyttäjä(t)

Lomakkei-den luonti ja määrittelyt

Vaiheet ja kohdenta-minen

Lomakkeen ryhmittely

Prosessi-järjestys

Lomakkeen luonnin varmennus

Roolien ja vaiheiden luonti

Prosessien ylläpito

Järjestelmä

Ilmoitukset

Muistutuk-set

Roolipoh-jaiset käyttäjä-oikeudet

Roolipoh-jaiset näkymät

Siirtotie-dostot

Hajautettu käyttäjän-hallinta

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


S hk inen asiank sittelyj rjestelm eage2

Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE

  • Aikataulut

    • Testikäyttö aloitetaan 30.11. -> 2 viikon testijakso käytettävyyden testaukseen. 3 osastoa, kirjasto, Tky

    • Pilotti joulukuun alusta -> 1-2 lomaketta, koko yliopisto

    • Tuotantovalmius 1.1.2007

      • Lomakkeita ja prosesseja lisätään sitä mukaa kun saadaan käytyä läpi

      • Henkilöstöhallinnon lomakkeita aletaan tuoda järjestelmään

    • Toisen vaiheen haut; tavoite käyttää järjestelmää syyskuun hakuihin. Vaatii lisämoduleja.

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


S hk inen asiank sittelyj rjestelm eage3

Sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä eAGE

Käyttö TKK:lla

  • Opintohallinnon lomakkeet

  • Henkilöstöhallinnon lomakkeet

  • 2. vaiheen haku

    • Sisäiset siirtyjät

    • Suomesta siirtyvät

    • KV-opiskelijat

  • Järjestelmä ei arkistoi mitään, vaan kaikkien käsiteltävien asioiden tieto tallennetaan kohdejärjestelmään. Arkistointia varten erillinen arkistointisovellus.

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


Projektikokonaisuus2

Projektikokonaisuus

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


Halli projektinhallintaj rjestelm

Halli - projektinhallintajärjestelmä

  • Koskee koko TKK:n tutkimusprojektien hallintaa, järjestelmätoimittajaksi valittiin kilpailutuksen jälkeen Culmentor Oy.

  • Tärkeimmät ominaisuudet:

    • Projektisuunnittelu: resurssit, budjetointi, tavoitteet, hakemukset, aikataulu, ...

    • Budjetinhallinta: varaukset ja niiden autom. poistot, henkilöstökulut, toteumat, ennusteet, ...

    • Dokumenttien hallinta: yhteinen työtila projektin dokumenteille, sisältäen versionhallinnan

    • Raportointi ulkopuolisille rahoittajille ja TKK:n sisällä esim. Johdon raportointi

    • Sähköinen arkisto projektissa tuotetulle, arkistoitavalle materiaalille

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


Halli projektinhallintaj rjestelm1

Halli - projektinhallintajärjestelmä

  • Tarjotaan keskitetty työtila, joka mahdollistaa

    • AMS:n noudattaminen keskitetysti – projektikansio verkossa

    • Sähke- ja VAPA-yhteensopivuuden varmistaminen (Metadatat)

    • Versionhallinta - dokumentit tallessa, uusin versio aina saatavilla

    • Extranet – toiminnallisuudet projektin muille osapuolille

  • Dokumentaation varmentaminen: voidaan osoittaa, miten ja kuka dokumentaatiota käsitellyt

  • Projektipäällikön päättäessä projektin tarpeellinen dokumentaatio arkistoituu AMS mukaisesti

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


Halli projektinhallintaj rjestelm2

Halli - projektinhallintajärjestelmä

  • Vaiheet

    • I vaihe: Työajan kohdentaminen

      • Pilotointi: marraskuu 2006

      • Käyttöönotto: erillispäätös; tuotantovalmius joulukuu 2006

    • II vaihe: Budjetointi, budjetin seuranta, kustannusraportointi

      • Pilotointi: maaliskuu 2007

      • Käyttöönotto: huhtikuu 2007

    • III vaihe: Projektisuunnittelu, resurssisuunnittelu, projektin seuranta, raportit

      • Pilotointi: toukokuu 2007

      • Käyttöönotto: elokuu 2007

    • IV vaihe: Dokumenttien hallinta, sähköinen arkistointi

      • Pilotointi: elokuu 2007

      • Käyttöönotto: lokakuu 2007

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


Halli projektinhallintaj rjestelm3

Halli - projektinhallintajärjestelmä

Käyttö TKK:lla

  • Ulkoisen rahoituksen projektit

  • Työajan kirjaus lähtökohtaisesti koko talolle (kokonaiskustannusmalli)

  • Sisäiset projektit

  • Keskitetty arkistointi

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


Lis tietoja

Lisätietoja

  • http://etkk.tkk.fi

  • Markus Melin

    • [email protected]

    • (09)451 2998 / 0400-941121

eTKK - 24.10.2006 - Markus Melin


  • Login